Algemeen
Het Agf-pakket wordt altijd als een stuk individuele programmatuur afgeleverd; iedere klant heeft zijn eigen versie van het pakket. Deze documentatie bevat algemene richtlijnen. Daar waar programmanamen genoemd worden zal op de eerste positie altijd een punt staan. Deze punt wordt vervangen door de 'eigen' programmaletter van de klant.
Normale volgorde
De normale volgorde binnen het pakket is:
1) Prijsingave: Door middel van het programma 'Prijsingave artikelen' dienen dagelijks de prijzen te worden ingebracht. 2) Orderinvoer: Binnen de orderinvoer zijn de volgende mogelijkheden: - Laadlijsten; - Baliefacturen; - Afleverbonnen; - Proformafacturen; - Verzamelfacturen.Laadlijsten
Een laadlijst krijgt men door bij de orderinvoer voor een laadlijst (code 0) te kiezen. Indien bij de debiteur het veld 'code bon' op nul staat, dan zal het programma zelf met deze code komen. Na het invoeren van de order drukt het programma direct een laadlijst af. Een laadlijst moet altijd twee keer gereedgemeld worden:
1) Gereedmelden laadlijsten (.OR070) of automatisch gereedmelden laadlijsten (.OR100); men krijgt nu een afleverbon (code 4). Een gereedgemelde laadlijst is dus een niet gereedgemelde afleverbon geworden. 2) Gereedmelden afleverbon (.OR090); nadat een laadlijst is ge- reedgemeld moet deze verder als afleverbon afgehandeld worden.Opmerking: voor het pakket is het niet noodzakelijk om eerst een laadlijst voor een bepaalde order te maken. Het is ook mogelijk om direct een afleverbon te produceren.
Baliefacturen
Een baliefactuur kan direct als een order worden ingevoerd. Direct nadat de order is ingevoerd wordt de baliefactuur afgedrukt. Daar het hier een factuur betreft, wordt deze factuur niet gereedgemeld en kan de betreffende bon ook niet meer gewijzigd worden. Wel dient men voor de statistische verwerking het programma 'Verwerken orders' te draaien en voor de financiële verwerking het programma 'Doorverwerken facturen'.
Afleverbonnen
Een afleverbon krijgt men door bij de orderinvoer voor een afleverbon (code 2) te kiezen. Indien bij de debiteur het veld 'code bon' op twee staat, dan zal het programma zelf met deze code komen. Na het invoeren van de order drukt het programma direct een afleverbon af. Een afleverbon kan nog worden gewijzigd (.OR090). Er zijn dan de volgende mogelijkheden:
1) Toevoegen van één of meerdere regels; 2) Verwijderen van één of meerdere regels; 3) Muteren van één of meerdere regels.Indien er geen correcties of een afleverbon zijn dan dienen de afleverbonnen gereedgemeld te worden. Dat kan op twee manieren:
1) Per bon (.OR090): elke afleverbon wordt apart gereedgemeld. Per afleverbon krijgt men dan een dagnota. De sluitregel van deze dagnota wordt op de week/maandfactuur vermeld. 2) Alle bonnen van één debiteur (.OR130): Alle afleverbonnen die op dit moment in het orderbestand aan- wezig zijn worden per debiteur op één dagnota worden afgedrukt. Op de dagnota wordt het afleverbonnummer apart vermeld. De sluitregel van deze dagnota zal ook op de week/maandfactuur vermeld worden.Opmerking: Indien men voor een bepaalde debiteur aan het gereedmelden is, dan kan men voor deze debiteur geen orders invoeren.
Proformafactuur
Een proformafactuur kan direct ingevoerd worden. Direct nadat de order is ingevoerd wordt de proformafactuur afgedrukt. Van de proformafactuur wordt verder niets in het systeem opgeslagen.
Verzamelfacturen
Een verzamelfactuur kan direct als een order worden ingevoerd. Het verschil met een baliefactuur is echter dat hier niet direct een factuur wordt afgedrukt. Dat doet men met het programma 'Afdrukken verzamelfacturen'. Daar het hier een factuur betreft, wordt deze factuur niet gereedgemeld en kan de betreffende bon ook niet meer gewijzigd worden. Wel dient men voor de statistische verwerking het programma 'Verwerken orders' te draaien en voor de financiële verwerking het programma 'Doorverwerken facturen'.
Verwerken orders
Ten behoeve van de statistieken en het artikelomzetbestand is het noodzakelijk om het programma 'Verwerken orders' (.OR110) te draaien. Afhankelijk van de statistieken die men bij het pakket heeft, zal er naar de betreffende bestanden worden geschreven. Nadat een order is verwerkt zal deze worden verwijderd. Om het systeem te ontlasten is het aan te raden dit programma dagelijks te draaien en buiten de piektijden.
Week/maandfacturering
Na het gereedmelden is het mogelijk om te factureren. Afhankelijk van de keuze die men bij de debiteur heeft gemaakt krijgt men per week of per maand een factuur. Dit programma werkt ook de journaalposten en het openstaande postenbestand bij.
Ordercode's
De rubriek 'Code bon' kan de volgende waarden hebben:
0: Laadlijst; 1: Baliefactuur; 2: Afleverbon; 3: Proformafactuur; 4: Verzamelfactuur. Schema hoe de rubriek 'code bon' wijzigt:
Order- Gereedmelden Gereedmelden Afdrukken Verwerken ingave laadlijst afleverbon verzamelf. orders voor na voor na voor na voor na voor na
0 0 0 4 4 2 2 - 1 1 1 - 2 4 4 2 2 - 3 - 4 5 5 1 1 -Schema
Schema van de programmaloop:
Programma Omschrijving Roept aan Omschrijving Variabelen
.OR010 Orderinvoer .OR01A Afdruk laadlijst etc. Bon voor verzamelfact.
.OR070 Gereedm. .OR01A Afdruk afleverbon N1$=2; A9$=1 laadlijst
.OR090 Gereedm. .OR01A Afdruk dagnota N1$=4; A9$=2 afleverbon
.OR100 Autom. gereed- .OR01A Afdruk afleverbon N1$=2; A9$=3 melden laad- lijst
.OR120 Besturing ver- .OR01A Baliefactuur N1$=1; A9$=4 zamelfactuur .OR900 Verwerken orders (zelfde functie als .OR110)
.OR130 Autom. gereed- .OR01A Afdruk dagnota N1$=4; A9$=5 melden afle- verbon
.OR110 Verwerken orders
.OR050 Week/maandfac- .OR05A/.AF01A/.AF01C tuur
.OR080 Doorverwerken- .OR08A/.AF01A/.AF01C baliefacturen
.OR140 Muteren verza- .OR120 melfacturenOpmerking: programma's .OR110 en .OR900 hebben dezelfde functie en verwerken ook dezelfde orders (wie het eerst komt). Eerst genoemd programma werkt zelfstandig, het tweede als overlay van .OR120