101 A/I/M Dagboeken
Met programma 101 bouwt of wijzigt u uw dagboeken.
Soorten dagboeken
Alle boekingen worden vastgelegd in dagboeken. BASTA maakt hierbij onderscheid tussen de zogenaamde systeemdagboeken en handmatige dagboeken.
Handmatig
Voorbeelden hiervan zijn onder andere het Kas-, Bank- en Giroboek. De zogenaamde handmatige dagboeken legt u zelf aan en zijn beschikbaar in het Algemeen Boekingsprogramma, Automatische Betalingen Krediteuren, de module Electronisch Dagafschrift en de Incassomodule.
Wanneer u in éé van deze programma's wilt boeken kiest u in principe (door middel van een vooringave) het dagboek waarin één en ander wordt verwerkt. De handmatige dagboeken maakt u zelf aan met programma 101.
Systeemdagboeken
De systeemdagboeken worden door BASTA gebruikt om diverse (semi-)automatische boekingen in op te slaan. Deze dagboeken worden automatisch aangelegd wanneer in een bedrijf voor de allereerste keer programma 101 wordt opgeroepen.
Tijdens het boeken bepaalt BASTA zelf welk dagboek nodig is. De volgende systeemdagboeken worden gebruikt:
20 Verkoopboek voor debiteuren met een dagboekcode 0. 21 Verkoopboek voor debiteuren met een dagboekcode 1. 22 Verkoopboek voor debiteuren met een dagboekcode 2. 23 Verkoopboek voor debiteuren met een dagboekcode 3. Dagboek 20 tot en met 23 zijn alleen voor de met programma 204 geboekte verkopen. 24 Verkoopboek voor debiteuren met een dagboekcode 0. 25 Verkoopboek voor debiteuren met een dagboekcode 1. 26 Verkoopboek voor debiteuren met een dagboekcode 2. 27 Verkoopboek voor debiteuren met een dagboekcode 3. Dagboek 24 tot en met 27 zijn gereserveerd voor de verkopen uit de systeemfakturering. 28 Inkoopboek voor crediteuren met een dagboekcode 0. 29 Inkoopboek voor crediteuren met een dagboekcode 1. 30 Inkoopboek voor crediteuren met een dagboekcode 2. 31 Inkoopboek voor crediteuren met een dagboekcode 3. 35 Algemeen systeemdagboek. Dit dagboek verzamelt alle overige niet handmatige boekingen, zoals goederenontvangsten, voorraad-herwaarderingen, permanence en wijzigingen van de verrekenprijs.
Tegenrekening
De aan te leggen handmatige dagboeken kunnen worden voorzien van een tegenrekening; bij elke boeking in dat dagboek wordt dan automatisch de tegenboeking op die tegenrekening verricht. Dit is in ieder geval aan te raden bij het giroboek, het kasboek en de bankboeken. U hoeft dan niet bij elke mutatie (in bijv. het kasboek) de tegenboeking in te geven.
Controles
Aan de handmatige dagboeken kunt u naast een vaste tegenrekening twee soorten controles koppelen: de saldocontrole en de negatiefcontrole.
Bij saldocontrole zal aan het begin van het Algemeen Boekingsprogramma een waarschuwing verschijnen wanneer het daar ingegeven oud saldo ongelijk is aan het saldo van de gekoppelde tegenrekening. Tevens geeft u in het Boekingsprogramma een nieuw saldo in. Het programma houdt dan bij wat er per saldo nog te boeken is en waarschuwt u als aan het eind van het boeken het nieuwe saldo van de gekoppelde tegenrekening afwijkt van hetgeen u als nieuw saldo heeft ingevoerd. De kas-, giro- en bankboeken zijn bij uitstek geschikt om van zo'n controle te voorzien.
De negatiefcontrole zorgt er voor dat in het Algemeen Boekingsprogramma een waarschuwing weerklinkt wanneer een ingevoerde mutatie tot gevolg heeft dat het saldo van de gekoppelde tegenrekening negatief dreigt te worden. Vooral bij het kasboek is dit een aan te raden hulpmiddel.
Werkwijze Start programma 101. Waar dit onderin uw scherm vermeld staat kunt
u bij een ingave steeds met de <F2>-toets een stap terug doen, of
met de <F4>-toets het programma verlaten en terugkeren naar het
menu.
1 - Wanneer het programma voor de eerste maal in dit bedrijf wordt
opgestart, worden de systeemdagboeken aangelegd; tevens wordt
dan gecontroleerd of de relatiecodes 290 tot en met 301 aanwezig
zijn. Ontbreken deze, dan dient u de betreffende codes eerst aan
te maken.
Wanneer de systeemdagboeken (reeds) zijn aangelegd verschijnen de
dagboek-stamgegevens in uw scherm. Zijn er meer dagboeken aanwezig
dan er op het beeldscherm passen, dan kunt u eventueel met <RETURN>
de rest van de dagboeken zien.
2 - Dagboek Geef het dagboeknummer in (1 t/m 19 of 50 t/m 99).
3 - Omschrijving Geef een omschrijving in van maximaal 15 posities.
4 - Tegenrekening Geef het nummer van de eventuele grootboekrekening in, die aan
dit dagboek moet worden gekoppeld. Met de <F1>-toets kunt u on-line
zoeken in het grootboekrekeningschema.
5 - Saldocontrole Geef in of een saldocontrole moet plaatsvinden (<J>) of niet (<N>).
6 - Negatiefcontrole Geef in of u een negatiefcontrole voor de gekoppelde tegenrekening
wilt (<J>) of niet (<N>).
7 - Accoord? INGAVES GOED? <J>/<N>
Wanneer u hier <N> antwoordt, kunt u de ingegeven rubrieken
eventueel wijzigen, wanneer u hier <J> geeft wordt het nieuwe
dagboek opgeslagen en keert u terug naar het eerste scherm.
Verwijderen dagboek
Werkwijze Start programma 101. Waar dit onderin uw scherm vermeld staat kunt
u bij een ingave steeds met de <F2>-toets een stap terug doen, of
met de <F4>-toets het programma verlaten en terugkeren naar het
menu.
1 - De gegevens van de bestaande dagboeken verschijnen in uw scherm.
Zijn er meer dagboeken aanwezig dan er op het beeldscherm passen,
dan kunt u eventueel met <RETURN> de rest van de dagboeken zien.
2 - Dagboek Geef het dagboeknummer van het te verwijderen dagboek.
Dagboek 20 t/m 35 (systeemdagboeken) kunnen niet worden verwijderd.
3 - Keuze Kies voor <V> (verwijderen).
4 - Bevestiging WEET U ZEKER DAT U DIT DAGBOEK WILT VERWIJDEREN? <J>/<N>
Wanneer u hier <N> geeft gaat u terug naar de vorige ingave.
Wanneer u hier <J> antwoordt wordt het dagboek verwijderd indien
er nog niet in geboekt is. Als er al in het betreffende dagboek
is geboekt dan mag het dagboek niet worden verwijderd en volgt
hiervan een melding. Deze melding beantwoordt u met <RETURN> om
terug te keren naar punt 2.
Wijzigen bestaand dagboek
Werkwijze Start programma 101. Waar dit onderin uw scherm vermeld staat kunt
u bij een ingave steeds met de <F2>-toets een stap terug doen, of
met de <F4>-toets het programma verlaten en terugkeren naar het
menu.
1 - De gegevens van de bestaande dagboeken verschijnen in uw scherm.
Zijn er meer dagboeken aanwezig dan er op het beeldscherm passen,
dan kunt u eventueel met <RETURN> de rest van de dagboeken zien.
2 - Dagboek Geef het dagboeknummer in (1 t/m 19 of 50 t/m 99).
Kies in het volgende scherm met <M>
5 - Saldocontrole Geef in of een saldocontrole moet plaatsvinden of niet.
Default is de huidige inhoud.
6 - Negatiefcontrole Geef in of u een negatiefcontrole voor de gekoppelde tegenrekening
wilt of niet. Default is de huidige inhoud.
7 - Accoord? INGAVES GOED? <J>/<N>
Wanneer u hier <N> antwoordt, kunt u de ingegeven rubrieken
eventueel nogmaals wijzigen, wanneer u hier <J> geeft worden
de nieuwe gegevens opgeslagen en keert u terug naar het eerste
scherm.
Overzichten
Een overzicht op papier van de aanwezige dagboeken verkrijgt u met programma 116.