124 Info historische saldi

Met programma 124 kunt u info over de historische saldi van de debiteuren, van de crediteuren en van de grootboekrekeningen krijgen. Daarnaast kunnen verschillende overzichten met deze saldi gemaakt worden. Vanaf release 5.7 kunnen overzichten ook in de vorm van ASCII-tekstbestanden (CSV-formaat) aangemaakt worden.

Inhoudsopgave:

Algemeen

Met deze module worden tijdens de financiële periode- en jaarafsluitingen op basis van de af te sluiten periode de omzet- en saldogegevens van de debiteuren en de crediteuren (facultatief) en de budget- en saldogegevens van de grootboekrekeningen in aparte historische bestanden per periode opgeslagen. Voor de jaarafsluiting wordt periode '99' gebruikt, waardoor de saldi van de laatste periode van het jaar en van de jaarafsluiting beiden aanwezig zijn. Dit geldt alleen voor de grootboekrekeningen, niet voor de debiteuren en de crediteuren, want daar vindt de jaarafsluiting plaats bij de laatste periode-afsluiting van het jaar.

Vanuit deze bestanden kunnen via infoprogramma's de betreffende gegevens op het beeldscherm worden opgeroepen of (achteraf) op bepaalde overzichten (opnieuw) afgedrukt worden. Daarbij valt ondermeer te denken aan Saldilijsten, Kolommenbalans, Proefsaldibalans en Overzicht verlies & winst.

Uiteraard is het mogelijk om de gegevens van bepaalde periodes uit deze historie te verwijderen.

Vanaf release 1.1 is deze module ook op systemen met Windows95/98 of Windows NT te gebruiken, omdat deze systemen de lange bestandsnamen, die deze module nodig heeft, ondersteunen. Op Novell-systemen en MS-Dos systemen worden kortere namen gebruikt, omdat de betreffende bbx-versies lange bestandsnamen niet of onjuist ondersteunen.

De historische bestanden worden opgebouwd vanaf de eerste periode- of jaarafsluiting die uitgevoerd wordt, nadat deze module geactiveerd is. Het is niet mogelijk om gegevens van al afgesloten periodes en/of jaren opnieuw op te bouwen.

Vanaf release 1.1 van deze module kan de valuta, waarin de bedragen getoond worden, ingesteld worden. Hierdoor is het mogelijk om de overzichten in de door u gewenste valuta af te drukken, mits deze in het valutabestand is ingevoerd. Bij de overzichten in valuta kunnen de debet en credit-tellingen uiteindelijk uit evenwicht raken, vanwege de omrekeningen naar de valuta en de afrondingen die dan plaatsvinden. Dit wordt dan ook onderaan de betreffende overzichten vermeld. Voor controlewerkzaamheden dient men altijd het overzicht in valuta '00' (de basisvaluta) te gebruiken.

Vanaf release 5.7 van Basta financiëel kunnen overzichten ook in de vorm van ASCII-tekstbestanden (CSV-formaat) aangemaakt worden, zodat de betreffende overzichten in een pakket als "Ms-Excel" ingelezen kunnen worden. Dit is mogelijk bij de Saldilijst debiteuren, Saldilijst crediteuren, Kolommenbalans, Proefsaldibalans, Overzicht verlies & winst, Gecomprimeerde balans en Gecomprimeerd overzicht verlies & winst. De belastingdienst vraagt bijvoorbeeld steeds meer om dit soort electronisch vastgelegde overzichten. Ook voor uw accountant kan deze mogelijkheid handig zijn. Om van deze mogelijkheid gebruik te kunnen maken moeten een tweetal parameters bij 'Onderhoud konstanten' ingevoerd worden, n.l. het scheidingsteken tussen de velden van het tekstbestand en het decimaalsymbool bij bedragen.

Installatie module

Installatie: Hoofdmenu

Met programma 607 (A/I/M Programma's) moet het volgende programma op een vrije plaats in het menu worden opgenomen:

Programmanummer: 124
Omschrijving   : HIST.SALDI INFO/OVZ.
Programmanaam  : BISH00

Uiteraard mag het programma ook op een andere plaats in het menu worden opgenomen. Wanneer u met meerdere bedrijven werkt, moet dit programma in elk bedrijf afzonderlijk in het menu worden geplaatst.

Installatie: Bestanden

Als deze module geactiveerd wordt op een ongetest systeem, dan verschijnt een melding. Na <RETURN> wordt het programma gestopt. Neem dan contact op met Saldata.

Deze module gebruikt naast de bestanden die u reeds op uw systeem heeft staan een extra bestand met de naam FB.MSH (waarbij op de plaats van de punt de bedrijfsletter staat).

Als de module voor het eerst opgestart wordt, dan verschijnt de mededeling:
BESTANDEN SALHIS-MODULE ONTBREKEN
DEZE DIENEN EERST AANGELEGD TE WORDEN

Met toets <F4> wordt op dit punt het programma afgebroken en met toets <RETURN> worden de bestanden aangelegd. Komt deze melding op het moment dat u al een tijdje met de module werkt, dan betekent dat dat één of meerdere bestanden ontbreken. Neem dan kontakt met Saldata op.

Na afloop van de installatie verschijnt het menu van deze module op het beeldscherm.

Het is mogelijk om ook de huidige periode alvast in de historie op te nemen. Steeds als het programma BISHCP vanuit het menu wordt opgestart, worden de aktuele saldi naar de historie gedupliceerd. Tijdens de periode-afsluiting worden deze door de 'definitieve' saldi overschreven. Dit kan men op ieder gewenst moment opnieuw uitvoeren.

Installatie: Systeemparameters

Voor deze module hoeven geen systeemparameters aangepast te worden, wel dienen een aantal stuurgegevens ingevuld te worden.

De zoekroutine voor debiteuren en crediteuren, die met deze module meekomt, is instelbaar. Standaard worden van de debiteur en de crediteur alleen naam en woonplaats getoond. Met hulp van een stuurprogramma is het mogelijk om het tonen van het adres en het land van de betreffende debiteur of crediteur tijdens het zoeken aan- of uit te zetten. Start daarvoor het programma BISHZA op vanuit het menu. Onderin het scherm is zichtbaar of adres en land wel of niet getoond worden. Via een <J>/<N> keuze is deze mogelijkheid instelbaar. Volg daarvoor de aanwijzingen op het beeldscherm.

Installatie: Relatiecodes

Voor deze module hoeven geen relatiecodes ingebracht te worden.

Werkwijze

Als de module is geïnstalleerd kunt u ermee gaan werken. Dit hoofdstuk bevat een overzicht van de globale werkwijze van de module als geheel en een meer gedetailleerde beschrijving van de verschillende onderdelen.

Werkwijze: Algemeen

In grote lijnen verloopt het werken met de module als volgt: 


     - Eenmalig moet via 'Onderhoud constanten' aangegeven worden, of
       de omzet/saldo-gegevens van de debiteuren en van de crediteuren
       ook opgenomen moeten worden in de historie. Wordt voor 'N' ge-
       kozen, dan worden alleen de budget- en saldo-gegevens van de
       grootboekrekeningen in de historie opgenomen. Verder dient
       vanaf versie 5.7 het scheidingsteken tussen de velden van de
       ascii-bestanden ingegeven te worden. Daarbij kan gekozen worden
       uit de komma, de puntkomma en het 'TAB'-teken. Het laatste teken
       is voor Ms-Excel het default-teken. Ook dient het decimaalsym-
       bool voor de numerieke velden ingesteld te worden. Daarbij kunt
       u kiezen uit de komma of de punt. Uw keuze dient overeen te
       stemmen met het gebruikte decimaalteken binnen het pakket
       waarin u de bestanden gaat importeren. 
     - Tijdens de financiële periode- en jaarafsluitingen worden
       duplicaten van de betreffende bestanden gemaakt, waarin de
       saldi van het moment van de betreffende afsluiting staan.
       Deze bestanden worden vervolgens door de module gebruikt
       om de gewenste informatie samen te stellen.
     - Binnen deze module zijn 3 info-programma's beschikbaar,
       waarmee resp. de omzet/saldo-gegevens van de debiteuren,
       van de crediteuren (beiden indien aanwezig) en de bud-
       get/saldo-gegevens van de grootboekrekeningen op het
       beeldscherm kunnen worden opgeroepen. Binnen een bepaal-
       de periode kunnen ook de historische mutaties uit de mo-
       dule 'Info historie financieel' geraadpleegd worden.
       De ingestelde valuta is op het scherm te zien.
     - Binnen deze module kunnen van een te selecteren perio-
       de de volgende historische overzichten afgedrukt worden:
       Saldilijst debiteuren, Saldilijst crediteuren (alleen in-
       dien in de historie aanwezig), Kolommenbalans, Proefsal-
       dibalans, Overzicht verlies & winst, Gecomprimeerde ba-
       lans en Gecomprimeerde verlies & winst.
       Omdat de precieze stand van een periode gedupliceerd is
       (incl. de saldi van dat moment van de grootboekrekeningen
       van een op dat moment nog openstaand oud boekjaar) kun-
       nen deze overzichten gereproduceerd worden. Op het over-
       zicht wordt de ingestelde valuta afgedrukt.
     - Indien gewenst kunnen de gegevens van de historische over-
       zichten ook in de vorm van ascii-tekstbestanden (CSV-formaat)
       aangemaakt worden. Deze kunnen daarna rechtstreeks in een
       pakket als Ms-Excel ingelezen worden.
     - Historische gegevens van periodes die niet meer nodig zijn
       kunnen verwijderd worden. 
     - In het hoofmenu is zichtbaar in welke valuta de bedragen
       afgebeeld worden. De laatst ingestelde valuta wordt in het
       constantenbestand vastgehouden. Via de <F1>-toets in het
       hoofdmenu kan de valuta ingesteld worden. Bij het instel-
       len van de valuta kan men via de <F3>-toets een zoekscherm
       oproepen.

Werkwijze: Onderhoud constanten

Met dit programma kunnen de konstanten ingevoerd en/of gewijzigd worden. Het eerste gegeven is de keuze: Omzet/saldo-gegevens deb./cred. ook opnemen in de historie <J>/<N>. Geef <J> als dat wel gewenst is of een <N> als dat niet gewenst is.

Let op! Als deze keuze op 'N' staat en men sluit een bepaalde periode af en wijzigt daarna de keuze naar 'J' toe, dan geldt die keuze vanaf de eerstvolgende af te sluiten periode. Reeds afgesloten periodes zijn dus niet opnieuw op te bouwen door deze code op 'J' te zetten.

De tweede keuze is: Scheidingsteken tussen de velden van het ascii- tekstbestand. Geef <1> of een komma voor een komma als scheidingsteken, een <2> of een puntkomma voor een puntkomma als scheidingsteken of een <3> voor het 'TAB'-teken als scheidingsteken. Het laatst genoemde teken is voor Ms-Excel het default-teken.

De derde keuze is: Decimaalsymbool in een numeriek veld. Geef <1> of een punt voor een punt als scheidingsteken of een <2> dan wel een komma voor een komma als scheidingsteken. Uw keuze dient overeen te stemmen met het gebruikte decimaalteken binnen het pakket waarin u de bestanden gaat importeren.

Werkwijze: Informatie-programma's

Binnen de module zijn 3 informatie-programma's aanwezig, n.l. voor de debiteuren, voor de crediteuren (beiden indien aanwezig) en voor de grootboekrekeningen. De bediening voor deze programma's is gelijk.

Het informatie-programma vraagt als eerste om een nummer. Geef het debiteur-, het crediteur- of het grootboekrekeningnummer in. Met <F4> kan het programma verlaten worden of met <F3> kan een zoekgegeven afgesloten worden (debiteuren en crediteuren) of met <F3> de grootboekrekening afgesloten worden, waar vanaf gezocht moet worden.

Het zoeken vindt plaats in een 'window'. Binnen dit window kan men met <RETURN> verder zoeken, met <F2> steeds een scherm terugbladeren of met <F4> terug naar de oorspronkelijke ingave van het nummer cq. het zoekgegeven gaan. Door de aan het begin van iedere regel staande code met <RETURN> in te geven kan een debiteur, een crediteur of een grootboekrekening geselecteerd worden.

Vervolgens worden bij een debiteur of een crediteur de omzet- en financiële gegevens van de huidige periode getoond. Bij een grootboekrekening zijn dat de budget- en financiële gegevens. Het programma gaat verder bij de ingave van de periode waar vanaf in de historie gezocht moet gaan worden.

Wordt een ingegeven nummer niet gevonden, dan kan deze in de actuele bestanden verwijderd zijn, maar in bepaalde historische bestanden nog wel aanwezig zijn. Het programma meldt, dat het betreffende nummer niet gevonden is en vraagt of in de historie verder gezocht moet worden. Geef <RETURN> of <N> in. Met <N> terug naar de ingave van het nummer cq. het zoekgegeven en met <RETURN> verder bij de ingave van de periode waar vanaf in de historie gezocht moet gaan worden.

Het programma vervolgt met de bovengenoemde ingave van de periode, waar vanaf in de historie gezocht moet gaan worden. Met <F2> kan men terug naar de ingave van het nummer cq. het zoekgegeven of met <F3> kan men in de aanwezige periodes gaan zoeken naar de gewenste periode of men kan de gewenste periode in de vorm PPJJ met <RETURN> ingeven. Is een ingegeven periode niet in de historie aanwezig, dan blijft het programma op deze ingave staan.

Het zoeken vindt plaats in een 'window'. Binnen dit window kan men met <RETURN> verder zoeken, met <F2> steeds een scherm terugbladeren of met <F4> terug naar de oorspronkelijke ingave van de periode. In het zoekscherm staan de periodes genoemd in de vorm JJJJPP omdat in deze module uiteraard al rekening wordt gehouden met de eeuwwisseling. Als de periode op '99' staat, dan is dat een jaarafsluiting geweest (de saldi van de grootboekrekeningen van de laatste periode van het jaar en van de jaarafsluiting blijven gescheiden bewaard). Door de aan het begin van iedere regel staande kode met <RETURN> in te geven kan een bepaalde periode geselecteerd worden.

De historische gegevens van de (eerstvolgende) periode worden getoond, op dezelfde manier als bij de gegevens van de huidige periode, met vermelding van het periode-gegeven. Het programma vraagt of de volgende periode getoond moet worden. Geef <N> om terug te gaan naar ingave van de periode, <RETURN> om de volgende periode te tonen of <I> om informatie op te roepen over de mutaties van de betreffende rekening en periode, zoals deze in de module 'Info historie financieel' zijn vastgelegd.

Deze historische mutaties worden getoond in een 'window'. Binnen dit window kan men met <RETURN> verder bladeren, met <F2> steeds een scherm terugbladeren of met <F4> terug naar bovenstaande keuze gaan.

Zijn geen periodes meer aanwezig, dan volgt de mededeling 'Geen informatie (meer) gevonden; geef <RETURN>'. Het programma keert terug op de ingave van de periode.

Werkwijze: Overzichten

Zoals reeds verteld is, kunnen vanuit de historische bestanden een aantal overzichten gereconstrureerd worden met de saldi, zoals deze waren tijdens de betreffende periode- of jaarafsluiting. Het gaat om de overzichten 'Saldilijst debiteuren', 'Saldilijst crediteuren' (beiden alleen mogelijk indien aanwezig), 'Kolommenbalans', 'Proefsaldibalans', 'Overzicht verlies & winst', 'Gecomprimeerde balans' en 'Gecomprimeerde verlies & winst'.

De bediening van deze programma's en de indeling van de overzichten is gelijk aan de overeenkomstige programma's van het 'Basta-financieel'. De bediening van de programma's kan men in deze handleidingen terug vinden en worden daarom niet opnieuw beschreven. Wel worden enkele uitzonderingen hieronder beschreven en zijn de teksten op het beeldscherm aangepast aan deze module.

Nadat voor een bepaald overzicht gekozen is, vraagt het menu-programma nog naar de gewenste periode, voordat het betreffende programma opgestart wordt. Via <F3> kan een zoekscherm worden opgeroepen. Geef de gewenste periode in als PPJJ, waarbij voor een overzicht uit de jaarafsluiting bij PP '99' moet worden ingegeven. Geef dus bijvoorbeeld '9997' in voor een overzicht uit de jaarafsluiting van 1997 of '1097' voor een overzicht uit de afsluiting van periode 10 van 1997. Bij de 'Saldilijst debiteuren' en 'Saldilijst crediteuren' kan niet voor een overzicht uit de jaarafsluiting worden gekozen, want daar heeft de jaarafsluiting al plaatsgevonden bij de laatst periode-afsluiting van het boekjaar.

Uitzonderingen in de bediening van de programma's: 

     - Bij de 'Kolommenbalans' en het 'Overzicht verlies & winst'
       kan niet gekozen worden voor 'vorig jaar' of voor 'inclu-
       sief volgende periode'. Daarvoor dient men gewoon de
       juiste periode te kiezen.
     - Bij de gecomprimeerde overzichten kan niet gekozen worden
       voor een overzicht van het oude of van het nieuwe jaar.
       Ook daarvoor dient men de juiste periode te kiezen.

Werkwijze: Overzichten in de vorm van ASCII-tekstbestanden (CSV-formaat)

Naast de hierboven genoemde overzichten kunnen de gegevens, die op deze overzichten staan, ook in de vorm van ascii-tekstbestanden (CSV-formaat) aangemaakt worden. Deze bestanden kunnen in programma's als Ms-Excel ingelezen worden.

Om van deze mogelijkheid gebruik te kunnen maken moeten via 'Onderhoud Konstanten' het scheidingsteken tussen de velden en het decimaalsymbool vastgelegd zijn.

De bediening van de programma's zelf wijkt niet af van de hierboven beschreven werkwijze. De programma's leggen alleen ascii-bestanden aan volgens het CSV-formaat. In principe worden deze bestanden aangelegd in de tmp-directory, op unixsystemen meestal /usr/bbx/tmp en op windowssystemen meestal /basis/vpro5/tmp. Dit kan echter van systeem tot systeem verschillen.

Het importbestand wordt aangelegd en gevuld. Op het beeldscherm is dit te volgen. Na het afdrukken gaat het programma terug naar het ingeven van de stuurgegevens voor een importbestand.

Het importbestand zal, afhankelijk van de instellingen van Bbx/Pro5/Visual Pro5, meestal in de /usr/bbx/tmp directory worden aangemaakt. Dit kan echter per systeem verschillen. Het bestand krijgt de naam van de indeling in kleine letters, gevolgd door de extentie .txt; in ons voorbeeld zal dus het bestand /usr/bbx/tmp/test.txt aangemaakt worden.

De namen van de bestanden zijn als volgt, waarbij JJJJPP voor het betreffende jaar en periode staan: 

Debiteuren saldilijst                                  : hisdbsJJJJPP.txt
Crediteuren saldilijst                                 : hiscdsJJJJPP.txt
Kolommenbalans                                         : hisklbJJJJPP.txt
Proefsaldibalans                                       : hispsbJJJJPP.txt
Overzicht verlies en winst                             : hisovwJJJJPP.txt
Gecomprimeerde balans                                  : hisgb1JJJJPP.txt
Gecomprimeerde balans (toelichting)                    : hisgb2JJJJPP.txt
Gecomprimeerde overzicht verlies en winst              : hisgv1JJJJPP.txt
Gecomprimeerde overzicht verlies en winst (toelichting): hisgv2JJJJPP.txt

Het gebruik van een dergelijk ascii-bestand in bijvoorbeeld Ms-Excel

Hierboven wordt dit bestand in Ms-Excel via 'file' en 'open' geopend. De open-wizard begeleidt u verder bij het op de juiste manier openen van het importbestand.

In stap 1 laat u 'Delimited' gewoon aanstaan en ook aan 'File Origin' doet u niets. Klik dan op 'next'.

Omdat voor dit importbestand als scheidingsteken de 'TAB' opgegeven is, hoeft u hier niets te doen. Heeft u echter voor de komma of de puntkomma gekozen, dan dient u dit in stap 2 aan te vinken en de tab-optie uit te zetten. De 'Text Qualifier' op het dubbele aanhalingsteken laten staan. Klik op 'next'.

In stap 3 doen we verder niets, alleen op 'finish' klikken.

Na het vergroten van de cellen en het opmaken van kolommen met bedragen is het importbestand in Ms-Excel ingelezen en kunt u ermee 'echt' aan de slag.

Het gebruik van een dergelijk ascii-bestand door derden

U kunt de betreffende bestanden ook op een cd-rom branden en ze daarna aan derden (belastindienst, uw accountant) ter beschikking stellen.

Werkwijze: Verwijderen historische gegevens

De volgende ingaves dienen gemaakt te worden: 

     - Periode vanaf (PPJJ); met <F2> naar keuze of met <F3> op
       de inmiddels bekende wijze zoeken. De periode moet in de
       historie aanwezig zijn.
     - Periode t/m (PPJJ); met <F3> naar de vorige ingave of
       met <F3>> zoeken. De periode moet ook hier aanwezig zijn
       en na 'Periode vanaf' vallen.
     - Het programma stelt daarna de vraag 'Gegevens van boven-
       staande periode(s) verwijderen? Geef <J>/<N>'. Met <J>
       worden alle bestanden en gegevens van de betreffende pe-
       riode(s) verwijderd. Dit is definitief en onherroepelijk
       (alleen het terugzetten van een backup kan dan nog hel-
       pen)! Met <N> terug naar de ingave van 'Periode vanaf'.

Wijzigingen module 'Financiële historie'

In het programma 'Info financiële mutaties' (meestal als programma 128 in het menu gezet) zijn koppelingen met de module 'Historische saldi-informatie' gemaakt.

In de eerste plaats zijn de zoekschermen op debiteuren, crediteuren en grootboekrekeningen aangepast. Het zoeken vindt nu ook plaats in het al eerder beschreven 'window'.

Verder is de mogelijkheid ingebouwd om tijdens het 'bladeren' door de mutaties via '<I>=Info op saldo-gegevens' de historische saldo-gegevens van de omzetten, financiële gegevens en budgetgegevens te raadplegen.

Als voor <I> gekozen is, worden bij een debiteur of een crediteur de omzet- en financiële gegevens van de huidige periode getoond. Bij een grootboekrekening zijn dat de budget- en financiële gegevens.

Het programma vervolgt met de ingave van de periode, waar vanaf in de historie gezocht moet gaan worden. Met <F4> kan men terug naar het punt, waar vandaan men naar deze info is gegaan of met <F3> kan men in de aanwezige periodes gaan zoeken naar de gewenste periode of men kan de gewenste periode in de vorm PPJJ met <RETURN> ingeven. Is een ingegeven periode niet in de historie aanwezig, dan blijft het programma op deze ingave staan.

De historische gegevens van de (eerstvolgende) periode worden getoond, op dezelfde manier als bij de gegevens van de huidige periode, met vermelding van de periode. Het programma vraagt of de volgende periode getoond moet worden. Geef <N> om terug te gaan naar ingave van de periode, <RETURN> om de volgende periode te tonen of <I> om informatie op te roepen over de mutaties van de betreffende rekening en periode, zoals deze in de module 'Info historie financiëel' zijn vastgelegd.

Deze historische mutaties worden getoond in een 'window'. Binnen dit window kan men met <RETURN> verder bladeren, met <F2> steeds een scherm terugbladeren of met <F4> terug naar bovenstaande keuze gaan.

Zijn geen periodes meer aanwezig, dan volgt de mededeling 'Geen informatie (meer) gevonden; geef <RETURN>'. Het programma keert terug op de ingave van de periode.

Terugkeren naar het hoofdmenu