Basta versie 5.7
Versie 5.7 van Basta is, net als de versies 5.4 tot en met 5.6, een update waar tussendoor aan gewerkt werd. De onderstaande punten zijn gewijzigd, verbeterd of toegevoegd:
Basta financiëel:
- De gratis module "Historische saldi" (meestal programmakeuze 124 of programmanaam BISH00) is uitgebreid met de mogelijkheid om de gegevens niet alleen op overzichten af te drukken, maar ook om de gegevens over te zetten naar een ASCII-tekstbestand (CSV-formaat), zodat de betref- fende overzichten in een pakket als "Ms-Excel" ingelezen kunnen worden. Dit is mogelijk bij de Saldilijst debiteuren, Saldilijst crediteuren, Kolommenbalans, Proefsaldibalans, Overzicht verlies & winst, Gecompri- meerde balans en Gecomprimeerd overzicht verlies & winst. De belasting- dienst vraagt bijvoorbeeld steeds meer om dit soort electronisch vastge- legde overzichten. Ook voor uw accountant kan deze mogelijkheid handig zijn. Naast gegevens uit de historie kan voortaan ook van de huidige periode in deze module een overzicht of een ASCII-tekstbestand gemaakt worden. Gebruik daarvoor de <F1>-toets bij de ingave van de periode. Op dat moment worden de actuele gegevens van de huidige periode in de historie opgenomen en geselecteerd. - Ook het programma "Info historie financieel" (meestal programmakeuze 128 of programmanaam BIF010) is uitgebreid met de mogelijkheid om de gegevens, die normaal gesproken op rekeningkaartjes afgedrukt worden, over te zetten naar een ASCII-tekstbestand in CSV-formaat. De rekeningkaartjes kunnen dan in een pakket als "Ms-Excel" ingelezen worden. De belastingdienst vraagt regelmatig om dit soort electronisch vastgelegde gegevens en ook voor uw accountant kan deze mogelijkheid handig zijn. - Eén van de grootste problemen bij het werken met zoeksleutels is dat je niet kon zoeken naar een stukje tekst in bijvoorbeeld een artikel, debiteur of crediteur, dat niet van tevoren als zoeksleutel opgenomen was. Aan dit probleem is nu iets gedaan. Tijdens de algemene functie "zoeken via een zoeksleutel" (wordt meestal via de <F3>-toets gestart op een veld waar het betreffende programma bijvoorbeeld een artikel, debiteur- of crediteur- nummer wil hebben) kan voortaan de <F7>-toets gebruikt worden om de nieuwe functie "Help me met zoeken" te starten. Deze nieuwe functie kan in de betreffende bestanden zoeken aan de hand van maximaal twee in te geven willekeurige zoektermen. Het maakt niet uit of deze zoektermen met 'HOOFD- LETTERS' of 'kleine letters' worden ingegeven. In het geval van twee zoek- termen kiest u of beide zoektermen in bijvoorbeeld het betreffende artikel of in de betreffende debiteur of crediteur aanwezig moeten zijn (de tweede zoekterm achter 'en:' invullen) of dat één van beide termen aanwezig moet zijn (de tweede zoekterm achter 'of:' invullen en de zoekterm achter 'en:' leeglaten). Vervolgens leest de zoekroutine het bestand door en toont het programma een aantal velden, zoals het nummer en de naam of de omschrijving van records waarin de ingegeven zoektermen volgens de gekozen selectie ergens in een veld aanwezig zijn. Uiteraard is vooruit en achteruit bladeren mo- gelijk. Selecteert u een bepaald nummer voor gebruik, dan wordt dat nummer mee teruggenomen naar het ingaveveld, waarop de oorspronkelijke zoekfunctie gestart werd. Via de <F3>-toets kan in deze zoekfunctie een andere zoekterm geprobeerd worden en via de <F4>-toets kan teruggegaan worden naar de plaats waar <F7> gegeven werd in het voorafgaande zoekscherm. - Ook bij het zoeken naar grootboekrekeningen kan in de standaard zoekroutine voortaan de <F7>-toets gebruikt worden om de nieuwe functie "Help me met zoeken" te starten, maar dan om te zoeken naar tekst in grootboekrekeningen. In een aantal programma's was nog een oude routine voor het zoeken naar grootboekrekeningen aanwezig. Deze oude versie kende bijvoorbeeld de mogelijkheid niet om bij de aanwezigheid van meerdere boekjaren te kunnen kiezen in welk boekjaar men wil gaan zoeken. Deze oude versie is overal vervangen door de nieuwe versie met de <F7>-toets voor het zoeken naar willekeurige tekst en de mogelijkheid om bij de aanwezigheid van meerdere boekjaren te kunnen kiezen in welk boekjaar men wil gaan zoeken. - Programma “Info financiële historie” (meestal programma 128) en afgeleide programma’s: bij gebruik in de praktijk bleken in deze programmatuur enkele problemen aanwezig te zijn met het tonen van het (eind)saldo van de periodes. Het tonen of afdrukken van het saldo van een afgesloten periode bleek over- geslagen te worden als dat saldo precies op nul stond. Verder werd het saldo van de actuele periode niet getoond of afgedrukt na de betreffende boekingen. Dat was wat hinderlijk als ook boekingen voor de volgende periode aanwezig zijn. Dat saldo wordt voortaan met de tekst “Saldo huidige periode” afgebeeld of afgedrukt. Het saldo van de volgende periode wordt echter nooit afgedrukt bij de boekingen. Dat is immers altijd gelijk aan het saldo van het betreffen- de boekjaar en dat saldo staat in de kopgegevens vermeld. Bij de debiteuren en de crediteuren gegevens is het tekst bij het saldo aangepast omdat gesug- gereerd werd dat ook bij debiteuren en crediteuren sprake is van een boekjaar. Dat is niet het geval: een debiteur en een crediteur kennen alleen een actueel saldo. - Nieuw hulpprogramma BAXOPP: dit programma verwijdert de openstaande posten van debiteuren en crediteuren waarvan het saldo in de basisvaluta op nul staat. Naar een eventueel saldo in vreemde valuta wordt niet gekeken, dus facturen waarbij men vergeten is de vreeemde valuta af te boeken worden ook verwijderd, zolang het saldo in de basisvaluta maar op nul staat. Wel moet de dagafsluiting uitgevoerd zijn (wordt gecontroleerd) en andere gebruikers mogen de openstaande postenbestanden niet geopend hebben (wordt ook gecontroleerd). Extra adviezen: voer dit programma alleen uit als een verse backup aanwezig is (dus bijvoorbeeld 's morgens vroeg) en voer na afloop een evenwichtscontrole uit. Mochten problemen ontstaan zijn door het uitvoeren van dit programma, dan worden deze daardoor op tijd achterhaald en kan men eventueel teruggaan naar de laatste backup. - Sinds de vorige update waren binnen het programma “Openstaande posten overzichten crediteuren” (programmakeuze 319, programma BAK110) de keuze’s “Saldi-overzicht” en “Alternatieve versie ouderdomsoverzicht” niet meer bereikbaar. Dat is hersteld.Basta inkoopmodule:
- Bij het aanmaken van een nieuwe inkooporderregel worden onder in het scherm een aantal artikelgegevens getoond, zoals het aantal op voorraad, aantal in bestelling, aantal gereserveerd en de economische voorraad. - Het boeken van de inkoopfactuur binnen de inkoopmodule is samengevoegd met het boeken van de inkoopfactuur via programma 304. Het invoeren van de factuurgegevens is nu overal gelijk geworden. In het boekingsgedeelte voor de inkooporders zijn nu standaard zoekschermen voor de inkooporders en de inkooporderregels aanwezig. Het afboeken van een eventueel verschil kan nu gewoon op een grootboekrekening gebeuren (in plaats van relatie- codes 990 tot en met 999) en het is mogelijk om heen en weer te blijven schakelen tussen het verwerken van inkooporders en het afboeken van een verschil. - Bij de keuze "Info inkooporders per artikel" wordt voortaan ook het nog te leveren aantal getoond.Algemeen lijstprogramma in combinatie met ad-hoc module:
- De integratie tussen deze twee modules is weer een stap verder. In de vorige versie moesten na het aanmaken of wijzigen van de indelingen van "eigen"-bestanden of van samenvoeg-bestanden (FLCS-bestanden) de inde- lingen na iedere wijziging opnieuw handmatig overgezet worden van de data- base van het algemeen lijstprogramma naar de database van de ad-hoc module. Dat is vanaf deze release niet meer nodig. Nieuwe, gewijzigde of verwijderde bestandsindelingen worden voortaan automatisch in beide databases verwerkt. Wel dienen nog steeds bij het eerste gebruik van deze combinatie eenmalig de bestandsindelingen van de "eigen"-bestanden en samenvoegbestanden (FLCS- bestanden) overgezet te worden naar de database van de ad-hoc module. Dit kan via het menu 'Diversen' van het algeneen lijstprogramma, keuze 1 (Kopi- eerfuncties en hulpprogramma's), keuze '7' (Overbrengen bestandsindelingen naar de ad-hoc module) en daar functie 'O' (Alle ontbrekende bestanden uit het A.L.P. importeren) kiezen. - Eén van de grootste problemen in het Algemeen lijstprogramma en de Ad-hoc module is altijd het bepalen van het bestand waarin een bepaald gegeven staat. Het is altijd mogelijk geweest om te zoeken naar bestanden, maar als je niet goed weet in welk bestand een bepaald gegeven staat, dan heb je daar ook niets aan. Aan dit probleem is nu iets gedaan. Tijdens de be- staande functie "zoeken bestand" (wordt meestal via de <F3>-toets gestart op een veld waar het betreffende programma een bestandsnaam wil hebben) kan voortaan de <F7>-toets gebruikt worden om de nieuwe functie "Help me met zoeken" te starten. Deze nieuwe functie kan in de database met bestands- indelingen naar bestanden zoeken aan de hand van maximaal twee in te geven willekeurige zoektermen. Het maakt niet uit of deze zoektermen met 'HOOFD- LETTERS' of 'kleine letters' worden ingegeven. In het geval van twee zoek- termen kiest u of beide zoektermen in de betreffende bestandsindeling aan- wezig moeten zijn (de tweede zoekterm achter 'en:' invullen) of dat één van beide termen aanwezig moet zijn (de tweede zoekterm achter 'of:' invullen en de zoekterm achter 'en:' leeglaten). Vervolgens wordt de database door- gelezen en toont het programma alle bestanden, waarin de ingegeven zoek- termen volgens de gekozen selectie aanwezig zijn. De gevonden veldomschrij- ving(en), de bestandsnaam, de pakketletter en de omschrijving van het be- stand worden getoond. Uiteraard is vooruit en achteruit bladeren mogelijk. Selecteert u een bepaalde bestandsindeling voor gebruik, dan worden be- standsnaam en pakketletter mee teruggenomen naar het ingaveveld, waarop de oorspronkelijke zoekfunctie gestart werd. Via de <F3>-toets kan in deze zoekfunctie een andere zoekterm geprobeerd worden en via de <F4>-toets kan teruggegaan worden naar de plaats waar <F7> gegeven werd in het zoekscherm voor de bestanden.Beveiliging en menubestanden:
Deze aanpassing geldt alleen voor systemen met meerdere gebruikers en waarop het beveiligingspakket geïnstalleerd is. Voortaan is het mogelijk om terminal- afhankelijke menubestanden te koppelen aan de prioriteiten en deze menu- bestanden automatisch te genereren. Deze menubestanden tonen alleen de pro- gramma’s die lager of gelijk zijn aan een bepaalde prioriteit. Daardoor krijgen gebruikers alleen nog de programma’s op hun scherm te zien, die ze volgens zijn of haar prioriteit mogen opstarten. Aanpassingen in het menu hoeven ook alleen nog maar in het standaard menubestand aangebracht te worden. Daarvoor zijn enkele eenvoudige handelingen nodig, die onder prioriteit 9 uitgevoerd moeten worden: - Via het nieuwe programma SEQPRI worden aan de prioriteiten (0 t/m 9) eenmalig een eigen basisterminal gekoppeld. Start dit programma op in het belangrijkste bedrijf. De met dit programma gemaakte koppelingen gelden voor alle bedrijven op het systeem. Door deze koppeling gaat iedere opgegeven prioriteit zijn eigen menubestand krijgen. Koppel bijvoorbeeld aan prioriteit 3 terminal 223, aan prioriteit 4 terminal 224, aan prioriteit 5 terminal 225 et cetera. Uiteraard is men in de keuze van de terminalnummers helemaal vrij. Onbekende terminal- nummers worden, na de mededeling dat ze nog niet aanwezig zijn, automatisch in het systeem aangemaakt. Als het betreffende terminal-afhankelijke menu- bestand al bestaat, dan wordt de naam van dat bestand getoond. Bestaat het menubestand nog niet (en dat is de eerste keer meestal het geval), dan wordt dat gemeld en toont het programma de naam van het standaard menubestand. Be- vestig deze melding gewoon met <RETURN>; verdere actie op deze melding is niet nodig. Vervolgens vraagt het programma of het ingegeven nummer van de basis- terminal goed is. Geef <RETURN> of <N>. Herhaal deze procedure voor alle ge- bruikte prioriteiten. - Voer programma SEQTRM uit. Dit programma bouwt de in programma SEQPRI opgegeven prioriteits- en terminal-afhankelijke menubestanden (opnieuw) op. Dit programma moet per bedrijf uitgevoerd worden. Worden in de toekomst nieuwe aanpassingen in het menu gemaakt, dan dient dit programma opnieuw uitgevoerd te worden om de overige gekoppelde menubestanden aan te passen. - De laatste handeling is het (eenmalig) op de juiste manier koppelen van een menubestand aan de gebruikers met SEQMUT. Bij bestaande gebruikers staan nog de oude basis-terminalnummers en deze moeten vervangen worden door het juiste, nieuwe nummer. Loop door de verschillende velden van de gebruiker heen met de <RETURN> toets. Het juiste, bij de prioriteit van de gebruiker horende, nummer van de basisterminal kan ingegeven worden, maar het is eenvoudiger om ook <RETURN> op het veld basis-terminal te geven. Het programma kan melden dat voor de betreffende basis-terminal geen menubestand aanwezig is. Gewoon <RETURN> geven, verdere actie op deze melding is niet nodig. Vervolgens vergelijkt het programma de basis-terminal van de gebruiker met de basis-terminal die aan de prioriteit is gekoppeld. Zijn deze (nog) niet gelijk, dan geeft het programma het juiste nummer onder in het scherm en vraagt of dat nummer alsnog bij de gebruiker moet worden overgenomen. In de meeste gevallen <J> geven, alleen als de gebruiker bewust naar het opgegeven menubestand moet, dan <RETURN> geven. Herhaal deze procedure voor alle gebruikers. Als de gebruiker zich opnieuw aan- meldt, dan krijgt hij, als daarvoor gekozen is, het menuscherm te zien dat bij zijn of haar prioriteit hoort. - Na het afsluiten van programma 607 (A/I/M Programma’s, BPR045) wordt, indien het bestand met de koppelingen tussen prioriteit en basisterminal aanwezig is, auto- matisch programma SEQTRM gestart. Indien gewenst kunnen daarmee de terminal- afhankelijke menubestanden opnieuw opgebouwd worden.Nummering facturen programma “handmatige facturen crediteuren” (304):
Bij sommige gebruikers van het Basta-pakket wordt met een nummerator op de crediteur- facturen gewerkt. Per beeldscherm worden daarbij series facturen met opeenvolgende factuurnummers verwerkt. Programma 304 stelt echter als factuurnummer het laatst ge- bruikte factuurnummer met één verhoogd voor. Dat levert problemen met de factuur- nummering op als men op meerdere schermen tegelijk facturen aan het invoeren is, die per scherm op volgorde genummerd zijn. Via programma BAX135, keuze <F1> (menu met overige stuurprogramma’s), keuze 5 (instellen nummering handmatige facturen credi- teuren) kan het gedrag van programma 304 op dit punt voortaan ingesteld worden. Keuze 1 is het 'oude' gedrag en geeft, ongeacht het scherm, steeds het laatst gebruikte factuurnummer met één verhoogd. Keuze 2 staat het werken met een serie opeenvolgende factuurnummers per beeldscherm toe. Bij de eerste factuur in programma 304 stelt het programma nog wel altijd het hoogst geregistreerde factuurnummer met één verhoogd voor, maar daar dient men dus het eerste factuurnummer van de 'eigen serie' in te geven. Bij iedere volgende factuur wordt het factuurnummer van deze serie steeds met één verhoogd. Alleen het hoogst gebruikte nummer van de verschil- lende series wordt geregistreerd.