Basta versie 5.9
Draai alleen in overleg met Saldata na de installatie van deze update direct het programma BPR590 om de debiteur-, de crediteur- en de artikelzoeksleutels (Basta in- en verkoop) te converteren.
Versie 5.9 van Basta is, net als de versies 5.4 tot en met 5.8, een update waar tussendoor aan gewerkt wordt. De onderstaande punten zijn gewijzigd, verbeterd of toegevoegd:
Algemeen:
- De openstaande posten overzichten voor debiteuren en crediteuren zijn voorzien van de vraag of de regel met de gekoppelde crediteur of debiteur wel of niet op de overzichten afgedrukt moet worden. De koppeling tussen debiteur en crediteur kan via programma BADC00 gelegd worden. - Binnen alle Basta-programma’s en de daaraan gekoppelde ‘losse’-modules zijn vragen als "Ingaves accoord? Geef <J>/<N>" aangepast. Voortaan kunnen de antwoorden op dit soort vragen ook in ‘kleine’ letters worden ingegeven, <J> of <j>, <N> of <n> als ingave maakt dan niet meer uit. - De zoeksleutels van debiteuren, crediteuren en artikelen binnen Basta in- en verkoop zijn veranderd. Veel gebruikers willen in de namen van de debi- teuren en van de crediteuren en in de omschrijvingen van artikelen 'HOOFD' en 'kleine' letters door elkaar gaan gebruiken. Dit gaf in de programmatuur echter problemen bij de zoeksleutels. In principe moeten de zoekgegevens 'NAAM', 'Naam', 'naam' of zelfs 'nAmE' in de toekomst dezelfde zoekresul- taten gaan opleveren. Net als in het Kavta-pakket is daarom besloten om de zoeksleutels in de Basta- en Agfta-zoeksleutelbestanden altijd in hoofd- letters weg te schrijven, onafhankelijk van de ingave van de naam of de omschrijving. Stel dat je bij de naam van een debiteur hebt ingegeven: <F1>Naam<F3> <F1>debiteur<F3> De teksten 'Naam' en 'debiteur' fungeren dan als zoeksleutel. In het debi- teurbestand staat dan 'Naam debiteur' in het betreffende veld, maar in de zoeksleutelbestanden worden 'NAAM' en 'DEBITEUR' weggeschreven. Op het moment dat je gaat zoeken met 'NAAM', 'Naam', 'naam' of 'nAaM', dan wordt het ingegeven zoekgegeven eerst (automatisch) omgezet in hoofdletters (dus altijd 'NAAM') en daarmee wordt dan naar het betreffende nummer gezocht. Op dat moment maakt het dus bij het zoeken niet meer uit welke variant ge- bruikt wordt, je vindt iedere variant. In de praktijk (Kavta-pakket) blijkt deze oplossing al enkele jaren heel goed te werken. Daarom is besloten om deze techniek ook in Basta en Agfta toe te passen. Na de installatie van de komende update moeten eenmalig de zoeksleutel- bestanden geconverteerd worden met programma BPR590 (opstarten vanuit het menu achter 'Keuze:', wel met de hoogste prioriteit inloggen). Dit pro- gramma moet per bedrijf uitgevoerd worden. Daarna kan men op zijn gemak de namen van de debiteuren, de namen van de crediteuren en de omschrijvingen van de artikelen omzetten in hoofd- en kleine letters. Dat hoeft dan ook allemaal niet in één keer te gebeuren en het hoeft zelfs niet eens, maar BPR590 moet wel uitgevoerd worden. Voor het omzetten van deze namen is ook een hulpprogramma beschikbaar, dat het bulkwerk voor u kan verrichten. Om te zien, of dit hulpprogramma ook voor uw bedrijf bruikbaar is, kunt u dit het beste eerst een keer uitpro- beren in een testbedrijf. Voor het aanmaken van een nieuw testbedrijf kunt u programma BPR610 gebruiken (opstarten vanuit het menu achter 'Keuze:', wel met de hoogste prioriteit inloggen). Het bulkwerk van het omzetten naar kleine letters kunt u met programma BPR580 laten doen (opstarten vanuit het menu achter 'Keuze:', wel met de hoogste prioriteit inloggen). Dit programma is op dit moment beschikbaar voor het BASTA-orderpakket. Voor de andere pakketten (Kavta, Meuta, Drankta) volgen aangepaste versies zo spoedig mogelijk. Na de start van het programma verschijnt een scherm met een korte beschrijving. Dit programma mag alleen uitgevoerd worden als niemand anders in het betreffende bedrijf aan het werk is. Ook dit programma dient per bedrijf uitgevoerd te worden. De volgende bestanden en gegevens worden omgezet: - FBAD01 (debiteurenstambestand): naam- en adresgegevens; - FBADB1 (verlengde adresgegevens): alle verlengde naam- en adresgegevens; - FBAD02 (afwijkende adressen debiteuren): naam- en adresgegevens; - FBAD03 (bankgegevens): alleen de plaats van de bank, niet de naam van de bank, anders zou 'ING' naar 'Ing' gaan, 'RABO' naar 'Rabo', et cetera; - FBAD11 (aanvullende gegevens): eventueel de 2e naam (indien gebruikt); - FBAK01 (crediteurenstambestand): naam- en adresgegevens; - FBAK03 (bankgegevens): alleen de plaats van de bank, niet de naam van de bank, anders zou 'ING' naar 'Ing' gaan, 'RABO' naar 'Rabo', et cetera; - FBAA01 (artikelstambestand): artikelomschrijving; - FBAA02 (artikelstambestand): artikelomschrijving; - FBAO01 (orderstambestand): eenmalig afwijkende afleveradres; - FBADB2 (verlengde adresgegevens orders): verlengde naam- en adresgegevens; - FBAOB1 (balieorderstambestand): eenmalig afwijkende afleveradres; - FBAA90 (aanvullend artikel inkoop): artikelomschrijving in afwijkende taal. - Historische saldi-informatie (BISH00, meestal programma 124): Op verzoek worden voortaan ook de bestanden met de extra-compatabele gegevens bij het afsluiten van een periode bewaard. Via de nieuwe keuze 12 van dit programma kunnen dan op een later tijdstip de extra comptabele overzichten opnieuw afgedrukt worden. Het gaat daarbij dus om de 4 verschillende over- zichten die betrekking hebben op de kostenplaatsen, hulpkostenplaatsen en kostensoorten. Let wel: dit is helaas niet mogelijk voor een al afgesloten periode, deze overzichten kunnen alleen opnieuw afgedrukt worden voor een periode, die vanaf het moment van installatie van deze update wordt afgeslo- ten. Vanuit dit programma is het ook mogelijk om deze 4 overzichten in een tekstbestand weg te schrijven voor gebruik in bijvoorbeeld Ms-Excel. - Verzamelboekingen in historie (BIF010, meestal programma 128): Onder bepaalde omstandigheden werden de verzamelboekingen van de dagafslui- ting op het eerste dagboekbladnummer van het betreffende dagboek van die dagafsluiting geboekt. Dat is gewijzigd. De boekingen worden nu (goed) ge- boekt op het dagboekbladnummer waarop de boekingen staan en met het eerst- volgende regelnummer voor de historie. - Uitbreiding EU-landen (btw-module): De afgelopen jaren is de EU uitgebreid met een fors aantal nieuwe deelnemers. Deze landen moeten dus eigenlijk aan de landentabel van de btw-module toe- gevoegd worden. Waarschijnlijk wordt door de gebruikers van de Saldata- programmatuur nog weinig handel bedreven met deze landen, want slechts een enkele klant heeft ons gevraagd hoe de landentabel aangepast kan worden. Dat is toen handmatig gedaan, maar de grote hoeveelheid toe te voegen land- codes heeft ons doen besluiten om een automatische aanpassing te maken. In het startprogramma van de btw-module wordt voortaan gecontroleerd welke landen nog ontbreken in de landentabel en, indien noodzakelijk, worden zij toegevoegd. Daarna zitten 27 verschillende landencode in de landentabel, te weten: BE, BG, CY, DK, DE, EE, FI, FR, EL, HU, IE, IT, LV, LT, LU, MT, NL, AT, PL, PT, RO, SI, SK, ES, CZ, GB en SE. - Nieuw programma BIFDAG (overzicht financiële historie gesorteerd): Met dit programma, dat ook vanuit programma's 124 en 128 op te starten is, kan een overzicht van de boekingen op één of op een serie dagboekbladen gemaakt worden. Vooringaves: - Boekjaar (JJ); - Dagboeknummer; - Periode boekingen (PP); - Dagboekbladnummer vanaf en t/m; alle bladen binnen de gemaakte selectie is ook mogelijk; - Overzicht op scherm, printer of ASCII-tekstbestand; - Eventueel de gewenste printer, afhankelijk van de gemaakte keuze. Na de vraag of de verwerking gestart kan worden wordt de historie door- gelezen en worden de gegevens verzameld. Bij uitvoer naar een tekst- bestand wordt de naam van het bestand tekstbestand gegeven als dagboek<dagboeknummer>.txt en dat wordt op de gebruikelijke plaats weggeschreven. De boekingen worden op volgorde van blad- en regelnummer opgenomen, je krijgt als het ware een reconstructie op volgorde van de boekingen op de bladen ten tijde van de dagafsluiting. Per boeking worden de volgende gegevens getoond, afgedrukt of in het bestand opgenomen: - Periode van de boeking; - Dagboeknummer; - Bladnummer; - Regelnummer; - Rekening; - Omschrijving van de rekening; - Doument- of factuurnummer; - Datum; - Bedrag; - Omschrijving van de boeking; - Tegenrekening; - Eventueel D/K (debiteur of crediteur) van de onderliggende boeking in het subgrootboek; - Eventuele debiteur- of crediteurnummer; - Eventuele naam; - Kostenplaats; - Hulpkostenplaats. Per dagboekblad wordt een totaal debet en een totaal credit opgenomen (*); aan het einde ook een totaal debet en een totaal credit van alle dagboek- bladen samen (**). - Algemeen boekingsprogramma: Vanaf Basta versie 5.9 kunt u het actuele saldo van de tegenrekening via <F3> oproepen. - Invoerverslag: Dit programma is uitgebreid met de mogelijkheid om, naast de selectie op dagboek, te kunnen selecteren op invoerdatum (DDMMJJ) en/of afschriftnummer. De invoerdatum van (handmatige) boekingen werd tot nu toe nog niet vastge- houden. Vanaf deze release van Basta wordt dat wel gedaan en daarom kan op deze boekingen, die vanaf deze versie van Basta ingevoerd zijn, geselecteerd worden. Wordt van één van deze twee nieuwe mogelijkheden gebruik gemaakt, dan wordt per dagboekblad gecontroleerd of op dat blad minimaal één boeking staat, die aan de voorwaarden voldoet. Is dat het geval, dan wordt het hele dag- boekblad afgedrukt in verband met de tellingen per dagboekblad en de con- trole of het dagboekblad in evenwicht is. - Ingeven handmatige facturen crediteuren (304): Enkele malen is door gebruikers van Basta gevraagd of het mogelijk is om een verkeerd geboekte factuur in programma 304 na het invoerverslag (en dus eventueel ook nog na een dagafsluiting) weer tegen te kunnen boeken, zodat daarna een correcte factuur gemaakt kan worden. Zolang de openstaande post nog aanwezig is (dus geen betaling op de factuur geboekt is), kan een factuur vanaf deze versie van programma 304 automatisch teruggeboekt worden. Geef daarvoor bij het veld “Factuurnummer” het oorspronkelijke factuurnummer in. Als zogenaamde “rollback-gegevens” voor deze factuur aanwezig zijn, dan verschijnen de gegevens van de factuur en vraagt het programma “Factuurnummer aanwezig, inboeken ongedaan maken?”. Met <ENTER> terug naar het factuurnummer of met <J> de factuur terugboeken. De openstaande post wordt verwijderd en de factuur wordt gestorneerd. Dat betekent dat de bedragen tegengeboekt worden op de crediteur en in het grootboek aan dezelfde kant als de oorspronkelijke boeking. Met andere woorden: de terugboeking is dus geen betaling aan de debetzijde van de crediteur, maar een tegengestelde boeking aan de creditzijde. Omgekeerd geldt dat voor de boekingen van de uitspluitsing: daar waar bij de oor- spronkelijke factuur debet-boekingen staan, zijn bij het terugboeken van dezelfde factuur nu negatieve debet-boekingen te zien. In Basta-termen heet dat een stornering. Uiteraard worden journaalposten van deze terug- boeking voor de dagafsluiting weggeschreven. Bij het verwerken van de betaling op een factuur tijdens de dagafsluiting worden, samen met het verwijderen van de openstaande post, ook de roll-back gegevens van de betreffende factuur verwijderd (programma BAG710). Terug- boeken is daarna niet meer mogelijk. Deze mogelijkheid geldt alleen voor facturen die met versie 5.9 van pro- gramma 304 worden ingeboekt. - Ingeven handmatige facturen debiteuren (204): Ook dit programma is uitgebreid met de mogelijkheid om een factuur na het invoerverslag of de dagafsluiting nog tegen te kunnen boeken, net als in programma 304. - Modules 'Automatische betalingen' en 'Sepa-module': Deze modules zijn uitgebreid met de mogelijkheid om een factuur voor betaling te (de)blokkeren. Een voor betaling geblokkeerde factuur wordt niet in de betaaladvieslijst opgenomen. Pas na deblokkering en (opnieuw) opbouwen van de betaaladvieslijst verschijnt de betreffende factuur weer op het overzicht en kan de factuur betaald worden. Via de programma's BAX130 (616) en BAX135 is het via het menu met de overige stuurprogramma's en daarna keuze 8 mogelijk om automatisch alle handmatige facturen uit programma 304 te blokkeren voor betaling via de betreffende module's. De facturen verschijnen dan niet op de betaaladvieslijst totdat de facturen accoord verklaard zijn en op bovengenoemde wijze gedeblokkeerd zijn. Naast deze algemene blokkade is het ook mogelijk om deze blokkade per crediteur in te stellen. Daarvoor is in het scherm met de aanvullende gegevens in programma "A/I/M Crediteuren" het veld 'Code blokkade' opgenomen. Dit veld kent de volgende mogelijkheden: J: Alle ingeboekte facturen van deze crediteur worden altijd geblok- keerd, onafhankelijk van bovenstaande algemene blokkade. Dit is vooral handig als de betreffende crediteur de facturen via een incasso bij u af laat schrijven. N: Alle ingeboekte facturen van deze crediteur worden nooit geblok- keerd, onafhankelijk van bovenstaande algemene blokkade. Als in dit veld niets ingevuld wordt, dan geldt voor de betreffende crediteur de algemene blokkade als deze aangezet is. - BTW-module: In deze module is het mogelijk om de ICT/ICP-aangifte per maand af te drukken in plaats van per kwartaal. Voor bedrijven, die per kwartaal meer dan 100.000 euro aan goederen en/of diensten leveren in andere EU-landen is het vanaf 1 januari 2010 verplicht dat per maand te gaan doen. Deze aanpassing in onze Btw-module kan u daarbij van dienst zijn. Vanaf het moment dat deze update op uw systeem geactiveerd is, worden de ICT/ICP-gegevens zowel per kwartaal als per maand binnen de btw-module geregistreerd. Vanaf dat moment kun u de aangifte per maand of per kwar- taal afdrukken. Geregistreerde gegevens van voor deze update zijn alleen per kwartaal beschikbaar. - Dagafsluiting: Voortaan is het mogelijk om de uitvoer van de dagafsluiting niet naar een printer te sturen, maar naar een tekstbestand voor gebruik in bijvoorbeeld Ms-Excel. Standaard wordt de uitvoer naar een printer gestuurd, maar door het instellen van een systeemparameter kan dat gewijzigd worden. Via de <F1>-menu's van BAX130 of BAX135, keuze 9, kan deze parameter ingesteld worden. Kiest u voor het vastleggen in een tekstbestand, dan worden twee tekstbestanden aangemaakt: dagafsl_DDMMJJ_HHMMSS.txt voor de dagafsluiting zelf en betovz_DDMMJJ_HHMMSS.txt voor de overzichten met de betalingen. Deze bestanden worden in dezelfde directory/folder aangelegd waar ook alle andere tekstbestanden uit bijvoorbeeld de historische module worden aangelegd. Deze bestanden kunt u dus net zo lang bewaren als u wilt, in tegenstelling tot printbestanden, die naar verloop van tijd automatisch verwijderd worden. - Betalingen aan crediteuren: Op verzoek is het mogelijk gemaakt dat bij de optie "Met verrekenen credit- nota's" in plaats van het vermelden van de eigen interne factuurnummers een samenvoeging van de "Omschrijving bank" meegenomen kan worden in de betaling. In dat veld kan per factuur het factuurnummer van de crediteur vermeld worden en in de betaling zelf worden dan, voor zover ruimte aanwezig is, deze factuur- nummers vermeld. In het verleden werden bij het verzamelen van facturen tot één betaling per crediteur (dus bij de optie "Met verrekening creditnota's") de factuurnummers die bij veld "01 Factuurnummer" ingevuld waren in de omschrijving van de be- taling vermeld als sprake was van een betaling van meerdere facturen tegelijk. Dat kan grote verwarring opleveren als bij veld "01 Factuurnummer" een interne factuurnummering wordt gebruikt. In programma 304 vult u bij veld "01 Factuurnummer" uw eigen, interne, factuur- nummer in en bij veld "21 Omschr. bank" vult u het factuurnummer van de cre- diteur in. In het programma waarmee de betaalopdrachten verwerkt worden is bij de vraag "Factuurnummers in omschrijving vermelden" de optie "<O>=Omschrijving bank samenvoegen" toegevoegd. Kiest u voor deze optie, dan worden niet de in- terne factuurnummers in de omschrijving van de betaling vermeld, maar worden de gegevens die bij veld "21" vermeld zijn samengevoegd als omschrijving voor de betaling. Stel, u heeft 3 facturen met de interne nummers 10251, 10276 en 10301. Vroeger zou de omschrijving dan hebben bestaan uit "10251/10276/10301". Als u nu bij deze 3 facturen in veld "21" de factuurnummers van de leverancier vermeld, zoals "2010-0501" respectievelijk "2010-0576" en "2010-0605", dan wordt bij de nieuwe optie de omschrijving "2010-0501/2010-0576/2010-0605". - Dagafsluiting (programma 141): Tot nu toe werden alle dagboeken bij de dagafsluiting afgesloten, maar op verzoek van een tweetal Basta-gebruikers is daar nu verandering ingekomen. Na de start van het programma verschijnt een scherm met de volgende mogelijk- heden: SELECTIE OP DAGBOEK J/N: N DAGBOEK VANAF : DAGBOEK T/M : AUTOMATISCHE DAGBOEKEN (20-35) AFSLUITEN J/N: J Door op de eerste selectie "N" in te geven wordt de dagafsluiting als vanouds uitgevoerd. Wordt "J" ingegeven, dan kan een selectie op "Dagboek vanaf" en "Dagboek t/m" gemaakt worden. Het gaat daarbij altijd om de handmatige dag- boeken 01 t/m 19 of 50 t/m 99. U kunt dus voortaan bijvoorbeeld een specifiek dagboek (bijvoorbeeld een bepaalde bank) apart afsluiten. Naar keuze kunnen de automatische dagboeken wel of niet afgesloten worden, gelijk met het geselecteerde dagboek. Wilt u twee totaal verschillende dagboeken afsluiten, die niet opelkaar vol- gen, dan de dagafsluiting twee keer starten, voor ieder dagboek apart. - Auditfile voor accountant of belastingdienst: Met het nieuwe programma BIF040 kan een auditfile in adf-formaat (voor de accountant of voor de belastingdienst) of in csv-formaat (voor gebruik in bijvoorbeeld Excel) aangemaakt worden. Vooringaves: Jaar (EEJJ) : 2011 Formaat (A = adf, C = csv) : A Fiscaalnummer (facultatief) : 1234 Naam onderneming (verplicht) : Bedrijf BV Adres onderneming (facult.) : Adres BV Plaats onderneming (facult.) : 1234 AA WN Plaats BV De velden fiscaalnummer t/m plaats onderneming zijn deels verplicht en/of facultatief voor de belastingdienst; het programma 'onthoudt' de bedrijfs- gegevens voor volgend gebruik. Het tekstbestand heet audiJJJJ.adf of audiJJJJ.csv, afhankelijk van het ingegeven jaar (JJJJ) en het gekozen formaat. Deze bestanden worden in dezelfde directory/folder aangelegd waar ook alle andere tekstbestanden uit bijvoorbeeld de historische module worden aangelegd. - Algemeen boekingsprogramma: Voortaan is het mogelijk om bij het boeken van betalingen het te af te boeken bedrag automatisch te laten vullen met het bedrag van de geselecteerde open- staande post. Via de <F1>-menu's van BAX130 of BAX135, keuze 4, kan een para- meter ingesteld worden waarmee u dat kunt aangeven (derde keuzemogelijkheid).