Vervaardigen inkooporders
Doel
Met hulp van dit programma worden op basis van de besteladviezen in het tussenbestand inkopen inkooporders aangemaakt.
Invoer
Voor deze verwerking zijn de volgende gegevens nodig:
- Tussenbestand met besteladviezen; - Inkoopordernummers, wordt via het nummerbestand bepaald waarbij de eerste 2 posities het jaar is en de rest een volgnummer dat met 10 oplopend genummerd wordt. - Handmatige orderreferenties voor levertijden, betaal- en leve- ringscondities. - Eventuele afwijkende inkoopprijzen (afspraken). - Eventuele aanvullende omschrijvingen per orderregel.
Verwerking
Als eerste wordt om het crediteurnummer gevraagd waarvoor inkooporders gemaakt moeten worden. U kunt op dit punt ook het programma verlaten. Van de betreffende crediteur worden de stamgegevens gelezen en de adressering op het scherm getoond. Hierna kunnen de kopgegevens worden ingebracht:
- Valutacode : Opgehaald vanuit het crediteurrecord
en eventueel te wijzigen in valutacode
'00' (de basisvaluta). Vanuit het valu-
tabestand wordt de valuta-omschrijving
opgehaald.
- Onze referentie : 20 posities alfanumeriek.
- Conditie 1 : 20 posities alfanumeriek.
- Conditie 2 : 20 posities alfanumeriek.
- Conditie 3 : 20 posities alfanumeriek.
- Besteldatum : 6 numeriek, via <RETURN> kan de systeem-
datum opgeroepen worden.
- Ordersoort : wordt op '0' gezet (normale order).
- Taalcode : wordt gevuld vanuit het crediteurenre-
cord, maar is te wijzigen (0 t/m 3).
- Weeknummer : wordt door het systeem berekend, maar
is te wijzigen. Met hulp van deze week
en de levertijd in weken per artikel
wordt per inkooporderregel de lever-
week van het betreffende artikel be-
rekend.
Vervolgens worden de regels aangemaakt. Per artikel worden op het scherm getoond:
- Artikelnummer en omschrijving in de taal die door de taalcode uit de orderkop is bepaald; - Inkoopprijs in valuta; indien in de kop valutacode '00' staat, dan wordt alleen de prijs in valuta '00' opgehaald, ongeacht de valutacode in het artikel en het wel of niet ingevuld zijn van de inkoopprijs in valuta; - Aantal van het besteladvies; - Berekende leverweek.
Inkoopprijs, aantal en leverweek zijn handmatig te wijzigen, terwijl tevens de mogelijkheid aanwezig is om de regel te laten vervallen. Indien alle regels vervallen, wordt ook de orderkop aan het einde verwijderd. Bij het goedkeuren van een regel is de mogelijkheid aanwezig om een aanvullende omschrijving in te geven.
Nadat op deze wijze alle records van het tussenbestand inkopen van deze leverancier verwerkt zijn, komt een boodschap op het scherm, waarna de order wordt afgesloten. Deze verwerking wordt herhaalt met de volgende leverancier.
Het is mogelijk om ordergegevens te wijzigen en/of regels achteraf toe te voegen met het programma 'A/M/V Inkooporders'.
Uitvoer
De ordergegevens worden in de inkooporderbestanden vastgelegd. In de regels wordt het bestelde aantal in 'Aantal besteld' en in 'Aantal nog te ontvangen' vastgelegd. Bij een binnenlandse order wordt de inkoopprijs in valuta '00' ook in de inkoopprijs in valuta opgenomen. De orderstatus wordt op '0' gesteld.