A/M/V Inkooporders
Doel
Met hulp van dit programma kunnen handmatige inkooporders aangemaakt worden, wijzigingen in inkooporders aangebracht worden en inkooporders verwijderd worden.
Invoer
Voor deze verwerking zijn de volgende gegevens nodig:
- Crediteurnummers van de leveranciers of zoeksleutels. - Inkoopordernummers, wordt via het nummerbestand bepaald waarbij de eerste 2 posities het jaar is en de rest een volgnummer dat met 10 oplopend genummerd wordt. - Handmatige orderreferenties voor levertijden, betaal- en leve- ringscondities. - Artikelnummers, zoeksleutels of eenmalige artikelnummers. - Te bestellen aantallen, retouren (negatief aantal) zijn mogelijk. - Eventuele afwijkende inkoopprijzen (afspraken). - Eventuele aanvullende omschrijvingen per orderregel.
Verwerking
Na het starten van het programma heeft men de keuze:
1) Aanmaken inkooporders; 2) Wijzigen inkooporders voor afdrukken inkooporder; 3) Wijzigen inkooporders na afdrukken inkooporder.
In de mutatietak 2 en 3 kunnen ook regels verwijderd worden en kunnen ook de inkooporders uit het programma 'Vervaardigen inkooporders' gewijzigd worden.
Aanmaken inkooporders:
Als eerste wordt om het crediteurnummer gevraagd waarvoor inkooporders gemaakt moeten worden. U kunt eventueel ook een zoeksleutel van een crediteur ingegeven. Van de betreffende crediteur worden de stamgegevens gelezen en de adressering op het scherm getoond. Na een keuze goed/fout kunnen de kopgegevens worden ingebracht:
- Valutacode : Opgehaald vanuit het crediteurrecord
en eventueel te wijzigen in valutacode
'00' (de basisvaluta). Vanuit het valu-
tabestand wordt de valuta-omschrijving
opgehaald.
- Onze referentie : 20 posities alfanumeriek.
- Conditie 1 : 20 posities alfanumeriek.
- Conditie 2 : 20 posities alfanumeriek.
- Conditie 3 : 20 posities alfanumeriek.
- Besteldatum : 6 numeriek, via <RETURN> kan de systeem-
datum opgeroepen worden.
- Ordersoort : wordt op '0' gezet (normale order).
- Taalcode : wordt gevuld vanuit het crediteurenre-
cord, maar is te wijzigen (0 t/m 3).
- Weeknummer : wordt door het systeem berekend, maar
is te wijzigen. Met hulp van deze week
en de levertijd in weken per artikel
wordt per inkooporderregel de lever-
week van het betreffende artikel be-
rekend.
Vervolgens worden de regels aangemaakt, waarbij het regelnummer automatisch wordt uitgegeven. Na het ingeven van het artikelnummer of de zoeksleutel van een artikel worden onder in het scherm een aantal artikelgegevens getoond, zoals het aantal op voorraad, aantal in bestelling, aantal gereserveerd en de economische voorraad. Verder zijn in het scherm zichtbaar:
- Artikelnummer en omschrijving in de taal die door de taalcode uit de orderkop is bepaald; - Inkoopprijs in valuta; indien in de kop valutacode '00' staat, dan wordt alleen de prijs in valuta '00' opgehaald, ongeacht de valutacode in het artikel en het wel of niet ingevuld zijn van de inkoopprijs in valuta; - Berekende leverweek.
Hierna kan het aantal besteld ingegeven worden. U kunt echter ook teruggaan naar de ingave van het artikelnummer via de <F2>-toets. Na de ingave van het aantal volgt een keuze goed/fout, waarbij bij de optie W de mogelijkheid gegeven wordt om de inkoopprijs, het aantal en/of de leverweek te wijzigen, terwijl tevens de mogelijkheid aanwezig is om de regel te laten vervallen. Bij het goedkeuren van een regel is de mogelijkheid aanwezig om een aanvullende omschrijving in te geven. Een retourzending geeft u aan door het aantal besteld negatief in te geven.
Let wel, de valutacode vanuit het crediteurenbestand wordt meegenomen naar de regel. Indien de code in het artikel afwijkt van de code uit de crediteur, dan geeft het programma een waarschuwing. Dit gebeurt niet als in de kop de code handmatig naar '00' gewijzigd is. Het gevolg daarvan is, dan de inkoopprijs in valuta '00' wordt opgehaald in plaats van de inkoopprijs in valuta. Tevens wordt een signalering gegegeven als het crediteurnummer in het artikel afwijkt van het crediteurnummer van de betreffende inkooporder.
Een eenmalig artikel begint met een vraagteken, gevolgd door 6 cijfers. De eerste twee cijfers dienen de grootboekcode te zijn, de tweede 2 cijfers de artikelgroep. Bij een eenmalig artikel worden na de ingave van het nummer in een apart scherm om een aantal aanvullende gegevens gevraagd. Dat zijn: nummer bij de leverancier, omschrijving, omschrijving in de taal van de leverancier, inkoopprijs valuta, inkoopprijs basisvaluta (bijvoorbeeld de euro) en het aantal leverweken. De inkoopprijs in de basisvaluta geldt meteen als verrekenprijs voor de bepaling van de voorraadwaarde.
Wijzigen inkooporders (keuze 2):
Via deze keuze kunnen alleen inkooporders met status '0' worden verwerkt, dus inkooporders waarvan de inkooporder nog niet afgedrukt is. U hebt de mogelijkheid om orderkopgegevens of orderregelgegevens te wijzigen. Bij het wijzigen van de orderkopgegevens kunt u ook de hele inkooporder laten vervallen. Bij het wijzigen van de regels kunnen ook regels toegevoegd worden of regels verwijderd worden. Het aanmaken van regels verloopt via de hierboven beschreven aanmaaktak.
Zowel in de kop als in de regel is het wijzigen van gegevens mogelijk via het ingeven van een rubrieksnummer. In de kop kunnen de valutacode en de taalcode niet gewijzigd worden, omdat dat gevolgen voor de orderregels heeft.
Wijzigen inkooporders (keuze 3):
Via deze keuze kunnen alleen inkooporders met status '1' worden verwerkt, dus inkooporders waarvan de inkooporder al wel afgedrukt is. U hebt de mogelijkheid om orderkopgegevens of orderregelgegevens te wijzigen. De verwerking is in principe gelijk aan keuze 2, met de volgende uitzonderingen:
- Het toevoegen van regels is niet mogelijk, voor nieuwe regels een nieuwe order aanmaken. - De inkoopprijs kan niet meer gewijzigd worden als een ontvangst op de regel heeft plaatsgevonden. - Een hele order kan niet verwijderd worden. Wel wordt een orderkop verwijderd als alle regels verwijderd zijn. - Een regel kan niet verwijderd worden als op de regel een ontvangst heeft plaatsgevonden en aantal gefactureerd is niet gelijk aan het aantal ontvangen.
Uitvoer
De ordergegevens worden in de inkooporderbestanden vastgelegd. Bij keuze 3 wordt ook het artikelbestand indien noodzakelijk bijgewerkt.