Goederenontvangsten
Doel
Het boeken van binnengekomen goederen, retour gestuurde goederen en het vastleggen van de ontvangen of geretourneerde aantallen. In het artikelrecord wordt bij een voorraadartikel de technische voorraad en het bestelde aantal gewijzigd. Bij een orderregel met een negatief aantal (retour) dient u met dit programma na het versturen van de retouren naar de leverancier aan te geven dat dat gedaan is. U kunt op dat moment eventueel aangeven dat de retouren uit magazijn 1 in plaats van magazijn 0 verstuurd zijn. De voorraad wordt dan automatisch gecorrigeerd. De ontvangst of retour wordt tegen de verrekenwaarde in het grootboek geboekt op de betreffende voorraadrekeningen en tegen de inkoopprijs op de tussenrekening inkopen, bijvoorbeeld 'Tussenrekening nog te ontvangen facturen'. Bij een eenmalig artikel wordt de inkoopprijs in de basisvaluta ook als verrekenprijs gehanteerd. Het verschil tussen verrekenprijs en inkoopprijs bij voorraadartikelen komt tot uitdrukking op de zogenaamde 'dekkingsrekeningen' (per grootboekcode uit het artikel). Een goederenontvangst zonder bestelling (inkooporder) kan niet met dit programma verwerkt worden. In dat geval eerst een inkooporder aanmaken en afdrukken.
Invoer
Na de start van het programma wordt om de boekingsperiode gevraagd. Het is mogelijk dat na het lezen van de crediteur gevraagd wordt of deze ontvangst in het beoordelngssysteem moet worden opgenomen. Deze keuze volgt alleen als de module 'Beoordelingssysteem leveranciers' bij u aanwezig is. Maak de gewenste keuze. Voor meer informatie: zie de documentatie van de betreffende module.
Het is alleen mogelijk om goederen te ontvangen op orders met status '1'. De betreffende orders kunnen op 2 manieren opgeroepen worden:
1) Via ingave van crediteurnummer, ordernummer en regelnummer; daarbij is het mogelijk om ook een zoeksleutel van een crediteur in te geven en bij het ordernummer via de <F1>-toets naar inkooporders te zoeken. Volg de aanwijzingen op het beeldscherm en selecteer de gewenste in- kooporderregel. 2) Via ingave van crediteurnummer (of zoeksleutel) en vervolgens via de ingave van het juiste artikelnummer leverancier met de <F3>-toets naar de betreffende inkooporderregel te zoeken. Volg de aanwijzingen op het beeldscherm en selecteer de gewenste inkooporderregel. Daarbij is het zoeken naar een orderregel sinds versie 5.5 mogelijk.
Per inkooporderregel moet het aantal ontvangen en het magazijnnummer ingegeven worden. Na een keuze goed/fout wordt de ontvangst verwerkt. Bij aanwezigheid van het beoordelingssysteem kan aangegeven worden, dat deze regel daarin niet verwerkt mag worden.
Verwerking
De verwerking van dit programma is per orderregel waarbij het mogelijk is eventuele deelleveringen te verwerken. Een ontvangst kan betrekking hebben op meer dan één order. Nadat de regel is ingegeven wordt de ontvangst vergeleken met het nog te ontvangen aantal. Wijkt dat af, dan krijgt u de keuze om terug te gaan naar de ingave van het aantal, kunt u het verschil accepteren omdat het restant nog nageleverd wordt of kunt u aangeven dat het restant niet meer geleverd wordt. Dit laatste geldt echter niet bij retouren. Bij een gewijzigd aantal retour dient u dat zelf van te voren via het wijzigen van de inkooporderregel aan te passen.
Het aantal besteld wordt bij een ontvangst verminderd met het ontvangen aantal of met het nog te ontvangen aantal als sprake is van een restant dat niet meer geleverd wordt. Bij retouren uit magazijn 1 wordt magazijn 0 automatisch gecorrigeerd.
Vanuit het artikelrecord wordt de actuele verrekenprijs opgehaald en gebruikt voor de financiële verwerking; bij eenmalige artikelen wordt de inkoopprijs in de basisvaluta als verrekenprijs gehanteerd.
Uitvoer
De volgende verwerkingen vinden plaats:
- Artikelbestand (alleen bij voorraadartikelen):
1) De technische voorraad van het betreffende magazijn wordt
verhoogd met het ontvangen aantal; bij retouren wordt
eventueel magazijn 0 gecorrigeerd als het retour vanuit
magazijn 1 verstuurd is.
2) Aantal besteld wordt verminderd het het ontvangen aantal
of met het nog te ontvangen aantal als sprake is van een
restant dat niet meer geleverd wordt; niet bij retouren.
3) Het veld 'Datum laatste inkoop' wordt gevuld met de huidige
maand en jaar (alleen bij een ontvangst).
- Orderregel:
1) Aantal ontvangen/retour wordt verhoogd met de ontvangst of
het retour aantal.
2) Aantal nog te ontvangen wordt verlaagd met de ontvangst of
op nul gesteld als sprake is van een restant dat niet meer
geleverd wordt.
De berekende verreken- en inkoopwaarden worden per grootboekcode
geteld en de volgende journaalpost wordt in het systeemdagboek 35
geschreven:
- Voorraad (tegen verrekenwaarde op de relatiecodes in de
4XX-serie, waarbij XX staat voor de grootboekcode uit het
artikelbestand). Bij eenmalige artikelen dient de inkoop-
prijs in basisvaluta als verrekenprijs en de eerste twee
cijfers van het eenmalige artikelnummer als grootboek-
code.
- Aan tussenrekening inkopen (tegen inkoopwaarde op relatie-
code 989).
- Aan dekkingsrekeningen (verschil tussen verreken- en inkoop-
waarde op relatiecodes in de 7XX-serie, waarbij XX ook hier
staat voor de grootboekcode uit het artikelbestand). Bij
eenmalige artikelen zal dit niet voorkomen omdat de inkoop-
prijs als verrekenprijs gehanteerd wordt.
Als u gebruiker bent van de Iris-module, dan wordt deze levering
daarin ook geregisteerd. U kunt eventueel de doorgegeven gegevens
aanpassen als u dat in het constantenbestand van de Iris-module
en/of in de aanvullende Iris-gegevens bij de crediteur heeft op-
gegeven. Zie de betreffende documentatie.
Waar nodig worden ook de hulpbestanden bijgewerkt. Na het beëindigen
van een ontvangst kunt u de afwijkingen in kwaliteit, kwantiteit,
etcetera ingeven (alleen als u gebruiker van de module 'beoor-
deling leverancier' bent).
Van de boekingen wordt een verslag afgedrukt, waarbij 'DL' aangeeft
dat sprake van een deellevering was.