Access rapporten

In een Access rapport worden verschillende gegevens gecombineerd tot één geheel. Elke gegeven dat wordt afgedrukt, noemt men een besturingselement (=control). Deze elementen kunnen in drie soorten worden onderscheiden:

• Gebonden element, zoals gegevens uit een tabel of query
• Gegevens uit het rapport ontwerp zelf:
  • Ongebonden elementen, zoals labels, logo's en lijnen
  • Berekende elementen, met het resultaat van een berekening, zoals een som() functie

Voor een eerste rapport ontwerp gebruikt men meestal een rapport wizard. Het door de wizard gegenereerde ontwerp wordt vervolgens naar smaak aangepast. Deze route werkt over het algemeen sneller dan het helemaal zelf opbouwen van een rapport. Men heeft de beschikking over de volgende wizards:

• Kolomvorm, waarbij de records en velden onder elkaar worden weerggeven
• Tabelvorm, waarbij de records onder elkaar en de velden naast elkaar worden weergegeven
• Etiket vorm, waarbij de uitvoer op een geschikt etiketformaat wordt gerangschikt

Rapport ontwerp

Elk Access rapport bestaat uit verschillende secties, zoals:

• Rapportkoptekst, wordt alleen aan begin van rapport getoond
• Paginakoptekst, wordt aan begin van elke pagina getoond
• Details, om de regels met gegevens te tonen
• Groepeerkop- en/of voettekst, voor subtotalen
• Paginavoettekst, wordt aan het einde van elke pagina getoond
• Rapportvoettekst, wordt alleen aan het eind van het rapport getoond

Men moet de teksten 'kop' en 'voet' niet al te letterlijk nemen. De inhoud van zo'n sectie kan desgewenst meerdere pagina's beslaan. Stel dat u een omzet overzicht voor een afnemer zou maken, dan kunt u in de rapportvoettekst desnoods een heel bestelformulier opnemen.

Hieronder is een afbeelding te zien van de ontwerpweergave van een rapport met verschillende secties.

Naast de ontwerpweergave beschikt men nog over de weergave als voorbeeld en de weergave voor het afdrukken. De weergave als voorbeeld is een verkorte, snellere versie van die voor het afdrukken. Bij een weergave als voorbeeld worden weliswaar alle onderdelen van het rapport getoond, maar niet alle detailrecords. Verder wordt in het voorbeeld weinig aandacht besteed aan de eventueel onderliggende query, zodat records uit de verkeerde groep kunnen worden getoond. De voorbeeldweergave gebruikt men daarom voornamelijk als het echter rapport veel records zal bevatten. In de andere gevallen zal men eerder kiezen voor de weergave voor het afdrukken. Hieronder wordt wordt het afdrukvoorbeeld getoond van de eerder getoonde ontwerpweergave.

Als men ooit secties mist, kan via de menu optie 'beeld' bekeken worden of die misschien verborgen zijn. Ook controle van de rapporteigenschappen kan wel eens nuttig zijn. Deze zijn op te roepen door te dubbelklikken op het vierkantje dat bij de ontwerpweergave linksboven zichtbaar is op het snijpunt van de horizontale en verticale lineaal.

Het toevoegen van tabel- of queryvelden aan het ontwerp

Om velden toe te voegen aan een rapport klikt men op de knop . Er wordt dan een lijst met beschikbare velden getoond. Uit deze lijst kunnen velden naar de gewenste sectie worden gesleept. Als men meerdere velden tegelijk selecteert en daarna versleept, worden deze velden onder elkaar uitgelijnd.

Als men een veld uit een tabel naar het ontwerp sleept, worden er automatisch twee controls aangemaakt - een labelveld met de veldnaam en een tekstvak voor de veldwaarde. Beide elementen worden bij aanleg aan elkaar gekoppeld, zodat ze later ook als paar kunnen worden verschoven.

Meestal vormt het toevoegen van velden nog maar het begin. Naarmate men meer velden toevoegt, ontdekt men dat ze eigenlijk wat verschoven moeten worden of dat de grootte moet worden aangepast. Gelukkig is dit binnen Access makkelijk te realiseren, maar als men het voor de eerste keer doet, lijkt het wellicht nogal ingewikkeld.

Wat men ook met een besturingselement wenst te doen, men zal eerst aan Access duidelijk moeten maken om welk element het gaat. Bij het selecteren van een elementen zijn er verschillende scenario's mogelijk:

• Selectie van één element
  Men klikt gewoon een keer op de gewenste control
• Selectie van meerdere naast elkaar gelegen elementen
  Men sleept de muis door de gewenste elementen heen. Men hoeft niet het hele elementoppervlak mee te nemen. Een deel volstaat
• Selectie van meerdere verspreid liggende elementen
  Houd de <SHIFT> toets ingedrukt en klik op de gewentste elementen. Let op dat men <SHIFT> gebruikt en niet <CTRL> wat onder Windows meestal wordt gebruikt om losse elementen te selecteren!

Een geselecteerd element wordt omgeven door vierkante blokjes. De kleine blokjes gebruikt men om de afmeting van een element aan te passen. Linksboven staat meestal een groter blok, dat gebruikt kan worden om een element naar een andere plaats te slepen. Zoals reeds eerder gezegd is, vormt een veld uit een tabel een speciaal geval, omdat daar een label en een tekstvak aan elkaar gekoppeld zijn. Als één van beide wordt geselecteerd, krijgen beide linksboven een blok om mee te verslepen. Met behulp van zo'n blok kan men het ene element los van het andere verschuiven. Als men beide elementen tegelijk wil verschuiven, kan dat ook. Ga dan op de rand van het element staan, zodat de muiscursor in een handje wijzigt.

Als men elementen verschuift, wil men vaak dat ze op dezelfde horizontale of verticale lijn blijven ten opzichte van de oude positie. Houd in dat geval de <SHIFT> toets ingedrukt, selecteer het element en sleep het naar de gewenste plek. De gebruikte uitlijning is afhankelijk van de richting waarin men begint te slepen.

Elk besturingselement beschikt over een groot aantal eigenschappen. Als men dubbelklikt op een element krijgt men die te zien. Voor het gemak zijn de eigenschappen meestal verdeeld over een aantal tabbladen, maar er is ook een tabblad aanwezig waarin ze allemaal verzameld zijn. Let op bij velden uit een tabel, want hoewel label en tekstvak aan elkaar gekoppeld zijn, verschillen de eigenschappen van elk element wel degelijk. Dubbelklik dus wel op het juiste element.

Overige besturingselementen

Meestal stelt men hogere eisen aan een rapport dat het afdrukken van veldwaardes. Daarom wordt hier iets dieper ingegaan op de mogelijkheden voor het verfraaien van de lay-out. Een goede lay-out is namelijk geen overbodige luxe. Het vergroot de leesbaarheid van een rapport en aangezien een rapport bedoeld is om te lezen, is dat mooi meegenomen.

Als men een element aan het ontwerp wenst toe te voegen, klikt men in de toolbox met besturingselementen op het gewenste icoontje, gaat in het ontwerp op de gewenste plek staan en klikt daar nog eens, om het element op die plaats te verankeren. In de toolbox staan diverse controls. Een aantal daarvan zal men bij het ontwerpen van een rapport zelden gebruiken. Die komen meer tot hun recht bij het ontwerpen van formulieren. Voor de meeste rapporten zal men met vier icoontjes prima uit de voeten kunnen:

		Label Als men een label over meerdere regels wil verdelen, kan men met <CTRL+ENTER> een overgang naar de volgende regel forceren. Als men naderhand het lettertype of de lettergrootte herziet, past de tekst soms niet meer in het element. Kies dan in het menu voor de optie 'opmaak'. In het getoonde menu is een keuze aanwezig om het element passend te maken.
		Tekstvak Tik binnen het tekstvak de gewenste berekening in
		Lijn
		Kader Meestal wordt een kader naderhand om andere besturingselementen heen gezet. Dat is lastig, want het kader is niet 'hol' van binnen. Het verbergt de ingesloten elementen. De oplossing is in zo'n geval om in het menu voor 'opmaak' te kiezen en het kader naar de achtergrond te verplaatsen Als men een kader en ingesloten elementen heeft, wil men die meestal ook allemaal tegelijk verplaatsen als men aan het schuiven gaat. Om alles te selecteren klikt men iets buiten de linkerbovenhoek van het kader en sleept men daarna de muis over het hele kader Als men een rand om één besturingselement wil zien, zoals bijvoorbeeld een eindtotaal, heeft men helemaal geen kader nodig. Men kan ook de rand van het besturingselement zelf van een kleurtje voorzien.

Op bijna alle rapporten worden wel zaken afgedrukt zoals de datum van afdruk en een paginanummer. Om deze gegevens aan een ontwerp toe te voegen, kan men tijdens het ontwerpen in het menu op de optie 'invoegen' klikken.

Gegevens sorteren en groeperen

Om gegevens te sorteren en groeperen, klikt men tijdens de ontwerpweergave op . Er verschijnt een dialoogvenster in beeld dat veel weg heeft van het ontwerpscherm voor tabellen. Bovenaan komen per regel het te gebruiken veld en (eventueel) de gewenste sortering te staan. Onderaan ziet men de groeperingsgegevens van de huidige regel.

Men kan kan niet alleen sorteren en groeperen en velden. Men kan ook van expressies gebruik maken. Zo'n expressie kan bijvoorbeeld een nieuwe waarde berekenen uit meerdere velden. Het is meestal handiger om zo'n expressie niet in het rapport zelf op te nemen, maar in de query waarop het rapport gebaseerd is. Binnen het rapport is de berekende waarde dan een gewone veldwaarde, welke men eenvoudig naar een sectie kan slepen als men deze ook wenst af te drukken.

Men kan op maximaal tien rijen groeperen. Door hetzelfde veld op meerdere rijen op te nemen, kan men een veld in meerdere groepen splitsen. Denk bijvoorbeeld aan een datumveld. Als men op de eerste rij kiest men voor een jaargroep en op de tweede voor een maandgroep, krijgt men op het overzicht zowel maand- als jaartotalen te zien.

Het veldtype bepaalt wat voor type groepering mogelijk is. Elk type kan gegroepeerd worden op 'elke waarde'. Als men voor deze optie kiest en tevens geen groepstekst afdrukt, wordt er alleen gesorteerd en niet gegroepeerd.

Veldtype	Groeperen op		Groepeerinterval
	Interval	Begintekens
Tekst		toegestaan	= aantal tekens
Numeriek	toegestaan		bv. 100 (= 0..99, 100..199 etc.)
Datum/tijd	jaar, kwartaal, maand, etc.

Het groepsveld 'bijeenhouden', wordt gebruikt om te voorkomen dat aan het eind van een blad een groepkoptekst wordt afgedrukt en dat de gegevens van de groep op het volgende blad beginnen. Als de groepen niet te groot zijn, kan men kiezen voor 'hele groep' zodat altijd de hele groep op een blad past. Indien de groepen te groot kunnen zijn voor een blad, is het veiliger om voor 'eerste detail' te kiezen, zodat men zeker weet dat er na de groepkoptekst in ieder geval één detailregel op hetzelfde blad zal volgen.

Menu