Voorbeeld van een append query

Met behulp van een append query kan men gegevens uit twee verschillende tabellen samenvoegen tot één tabel. Zo kan men bijvoorbeeld de inkopen en verkopen van artikelen in een tabel combineren. Om te beginnen even een eenvoudig schema dat de grote lijn laat zien:

Dit schema geeft een wat vereenvoudigd beeld van de werkelijkheid. Als men namelijk alleen het artikelnummer en de datum in de combinatietabel als sleutel zou gebruiken, is de kans niet denkbeeldig dat men ooit in de problemen komt met dubbele sleutels. Men kan op één dag tenslotte best eenzelfde artikel ontvangen en verkopen. In dit voorbeeld wordt besproken hoe men dit probleem kan voorkomen.

Hieronder een tabel met de velden per betrokken tabel:

Inkooptabel	Verkooptabel	Combinatietabel
Artikel	Artikel	Artikel
Datum	Datum	Datum
Volgnummer	Volgnummer	Volgnummercode
	Debiteur
	Order
Aantal		Aantal inkoop
	Aantal	Aantal verkoop

Zoals te zien is, zijn niet alle velden van belang voor de nieuw samen te stellen combinatietabel. Zo worden debiteur en order uit de verkoopgegevens genegeerd. Verder worden de aantallen in de combinatietabel gesplitst, zodat de ontvangen en verkochte aantallen elk over een eigen kolom beschikken.

Een speciaal geval vormt het veld volgnummer. Zowel de ontvangsten als de verkopen beschikken over een uniek volgnummer om records te identificeren. Bij elke ontvangst of verkoop wordt de waarde van het betreffende volgnummer met één verhoogd. In dit voorbeeld beschikken de inkopen en de verkopen elk over een eigen volgnummerteller. Dit betekent dat een volgnummer 3 zowel bij de inkopen als bij de verkopen gebruikt kan worden. Dit zou in de combinatietabel tot problemen kunnen leiden met dubbele sleutels. Om die problemen te voorkomen, wordt het volgnummer in de append query omgebouwd tot een volgnummercode. Die code bestaat uit een I (inkoop) of een V (verkoop) gevolgd door het volgnummer.

De werkwijze wordt nu als volgt:

• Geef de opbouw van de combinatietabel op. Het is niet verplicht om voor velden in deze tabel dezelfde namen te gebruiken als voor velden uit de in- of verkooptabellen, zolang het datype en de lengte maar wel gelijk blijven. Geef aan dat de eerste drie velden als sleutel dienen.
• Maak een selectie query voor de inkopen. Let op de kunstgreep om de volgnummercode samen te stellen.

  

• Test de selectiequery om te zien dat deze de juiste waardes oplevert
• Kies voor de 'design view' van de query en klik op de rechtermuisknop
• Kies voor query type en vervolgens voor append query
• Er verschijnt een venster waar men de naam van de combinatietabel in kan geven
• Als dat venster wordt gesloten, ziet men in de query grid een nieuwe regel staan met 'append to' waar men de velden van de combinatietabel kan opgeven die als bestemming dienen. In dit voorbeeld zijn op die regel al een paar namen ingevuld. Dit betreft velden die in de inkooptabel en de combinatietabel dezelfde naam hebben. Sommige velden op de regel zijn nog leeg en moeten nu gevuld worden. In de onderstaande afbeelding is de lijst te zien, waaruit men bestemmingsvelden kan kiezen. Daar het hier om ontvangsten gaat, zal het veld 'aantal verkoop' nergens als bestemming worden gekozen. Dit veld wordt dan bij het uitvoeren van de append automatisch met nul gevuld.

  

• Als de bestemming voor elk veld is opgegeven, kan de append query worden uitgevoerd

  Normaal gesproken levert het uitvoeren van de query geen problemen op, maar het kan gebeuren dat er een melding verschijnt over 'key violations'. In dat geval probeert men mogelijk records toe te voegen, die al in de combinatietabel aanwezig zijn. Zo mogelijk kan men de combinatietabel eerst legen. Als in die tabel echter gegevens staan die men wil bewaren, zal men selectiecriteria in de append query moeten opnemen, zodat bijvoorbeeld alleen gegevens vanaf een bepaalde datum voor toevoeging aan de combinatietabel aanmerking komen.

• Stel op dezelfde manier als voor de inkopen een append query voor de verkopen samen en voer die ook uit. Let op dat de mutatiecode nu moet beginnen met een "V" in plaats van een "I"
• Hierna is de combinatietabel gevuld met zowel in- als verkoopgegevens

Menu