Draaitabel

Een draaitabel (pivot table) is een speciale manier om tabelgegevens te bekijken. Men kan gegevens makkelijk rangschikken, filteren en totaliseren, waardoor men ze kan bekijken op de manier die men wenst.

Een draaitabel bestaat uit twee hoofddelen. Er is een draaitabelscherm, met de gegevens en een draaitabellijst met gegevens over de beschikbare velden en eventuele subtotalen. De draaitabellijst wordt gebruikt om de te gebruiken velden naar het draaitabelscherm te slepen. Wanneer men vervolgens (sub)totalen aan het scherm toevoegt, worden die in de draaitabellijst opgenomen. Via die lijst zijn de (sub)totalen dan zo nodig weer te verwijderen.

Een draaitabelscherm bestaat uit verschillende zones:

• Filterzone
• Rijzone
• Kolomzone
• Detailzone

Elk veld kan bij slechts één van deze zones worden ondergebracht. Welke zone het beste kan worden gebruikt is afhankelijk van de manier waarop men de gegevens wenst te bekijken. Gelukkig kan men een veld makkelijk van de ene zone naar de andere slepen om te bekijken wat dat voor resultaat geeft. Men is ook niet verplicht om alle zones te vullen.

Men zou misschien denken dat alleen filterzones dienen om velden te filteren, maar dat is niet zo. Ook de rij- en kolomzone kunnen als filter dienen. Het zijn wel allemaal vrij eenvoudige filters. Men roept met de pijltjesknop in de veldnaam een lijst op met mogelijke filterwaardes. Men kan alle waardes van een veld kiezen, een enkele waarde of een paar, maar bijvoorbeeld niet met van.. t/m.. grenzen werken. Als men dergelijke condities wenst te gebruiken, kan men die natuurlijk altijd in de query opnemen die de gegevens voor de draaitabel bij elkaar moet sprokkelen.

De filter-, rij- en kolomzone werken als titels in spreadsheets. Ze blijven altijd in beeld, ook als men door de detailgegevens heen wandelt. Zo kan men eenvoudig zien waarop de detailgegevens betrekking hebben.

Naast de pijltjesknop voor het kiezen van filterwaardes beschikken de in de rij- en kolomzone opgenomen velden ook nog over +/- knoppen waarmee het al dan niet tonen van velden in de detailzone wordt bestuurd. Die knoppen hebben eigenlijk alleen nut als er (sub)totalen in de draaitabel zijn opgenomen. Met + ziet men dan de detailwaardes en die (sub)totalen en met - ziet men alleen de (sub)totalen.

Als men een draaitabel heeft, kan men op zoek naar de beste manier om de gegevens te bekijken. Om een idee van de mogelijkheden te krijgen, is een voorbeeld waarschijnlijk het beste. Stel dat men belangstelling heeft voor de historie van de boekingen op een grootboekrekening. Die gegevens zitten in een tabel die te gebruiken is, maar het is waarschijnlijk makkelijker om even een query te maken en de gegevens te koppelen met de tabel met grootboekrekeningen, zodat in plaats van het grootboekrekeningnummer de grootboekrekeningomschrijving kan worden gebruikt. Vervolgens wordt van de query een draaitabel view gemaakt met de volgende indeling:

Zone	Veld(en)
Filter	Dagboek
Kolom	Grootboekrekeningomschrijving
Rij	Boekingsperiode
Detail	Boekingomschrijving en bedrag (inclusief subtotaal)

• Als men de periodes naast elkaar wenst te zien, zet men het veld, zoals hier, in de kolomzone. Indien men alle periodes wil zien, kiest men als veldfilter voor 'alle waardes'.
• Als men gegevens van één periode wil zien, voert men een veldfilter in voor die periode. Het maakt dan verder niet uit of het filterveld in de filterzone of de kolomzone staat.
• Als men gegevens van meerdere leverweken wenst te zien, maakt het wel uit of men die selectie aanbrengt in de filterzone of de kolomzone. Bij plaatsing van de leverweek in de filterzone komt er voor de gekozen leverweken maar één kolom beschikbaar, waarin de gegevens van de gekozen weken worden verzameld. Bij plaatsing van de leverweek in de kolomzone krijgt elke geselecteerde leverweek een eigen kolom ter beschikking.
• Als men alleen belangstelling heeft voor de subtotalen kiest men voor het verbergen van de detailgegevens. Dit kan per kolom of rij door van de +/- gebruik te maken, of voor alle rijen en kolommen via de icoontjes in de werkbalk.
• Men kan niet selecteren op een detailveld, als men dat toch wil doen, sleept men gewoon het betreffende detailveld naar een andere zone.
• In dit voorbeeld worden niet alle velden van de query gebruikt. De gebruikte velden worden vet afgedrukt in de draaitabellijst. Stel dat men ook zou willen filteren op tegenrekening dan sleept men dat veld eenvoudigweg naar de gewenste zone.

Menu