311 Inkoopmodule

Met de los verkrijgbare inkoopmodule kunt u ook de inkomende goederenstroom beter begeleiden.

Inhoudsopgave:

1.00 Installatie module

De hieronder beschreven installatie is bedoeld voor unix-systemen, waarbij de programma's op een tape worden aangeleverd. Ontvangt u de programma's op een ander medium, bijvoorbeeld op een diskette, dan geldt een andere procedure. Die procedure wordt dan op een bijlage bij de diskette beschreven.

Tijdens de installatie mag niet op het systeem gewerkt worden. Ga op een scherm of op de console naar 'unix' toe. Voor meer informatie over het inloggen op de console: In- en uitloggen op de console.

Als u in 'unix' staat geeft u achter het "#" in: cd /usr/bbx

Maak een nieuwe directory aan met: mkdir dra_ink.prg (Let op het '_' teken, dat is de 'underscore', die u niet moet verwarren met het '-' teken. Ze zitten meestal wel op dezelfde toets.)

Plaats de tape in de unit en geef in: tar -xvf /dev/rst4

Op het scherm is te volgen welke programma's op het systeem geplaatst worden. Als de unixprompt (het "#") weer verschijnt, kan de tape er uit gehaald worden.

Aan de configuratie van BBX moet de nieuwe directory toegevoegd worden. Ga weer naar /usr/bbx toe met cd /usr/bbx en geef dan vi config.bbx en de configuratie verschijnt op het scherm.

In deze configuratie staan zgn. dsksyn-regels. Als deze nog niet zichtbaar zijn, dan voorzichtig via de j-toets (zonder enter) door de regels naar beneden gaan. Commando's binnen vi zijn altijd zonder enter, dus let daar op! U kunt 2 typen dsksyn regels zien: regels zoals dsksyn B: (vrije regels) of regels als dsksyn B: /usr/bbx/alg.prg (gebruikte regels).

Het is de bedoeling dat we aan een vrije regel van het eerste type de directory toevoegen zodat deze in een regel van het tweede type verandert. Zoek dus eerst een vrije regel op (met de j-toets naar beneden of via de k-toets weer omhoog). Heeft u een vrije regel gevonden, dan met de l-toets in de betreffende regel naar rechts tot u niet verder kunt. Druk dan de a-toets en geef daarna een spatie gevolgd door /usr/bbx/dra_ink.prg/

De ingave moet in het beeldscherm verschijnen. Voorbeeld: als dsksyn L: leeg was, dan moet daar uiteindelijk dsksyn L: /usr/bbx/dra_ink.prg/ komen te staan, let op de 'underscore' en de laatste '/', geen enter gebruiken.

Procedure als er geen vrije dsksyn-regels zijn: in dat geval zullen zeker niet alle letters van het alfabet gebruikt zijn als dsksyn-regels. Zoek een niet gebruikte letter uit en ga naar het einde van de dsksyn regel toe, waarin de daaraan voorafgaande letter uit het alfabet staat. Ga via de l-toets naar het einde van de regel toe, dan de a-toets te drukken gevolgd door enter. Een lege regel verschijnt. Geef dsksyn L: /usr/bbx/dra_ink.prg/ in (denk om de 'underscore' en de laatste '/', geen enter). De letter 'L' achter dsksyn is een voorbeeld, neem daarvoor in de plaats de door u uitgezochte letter.

Afsluiten: bij beide procedures de ctrl-toets drukken, vasthouden en de c-toets erbij indrukken (piep). Druk de dubbele punt-toets in (:). Deze moet dan onderin het scherm verschijnen. Geef wq met enter en u bent terug in unix. De configuratie is nu aangepast en wordt gebruikt zodra men weer inlogt.

Met vi moet nauwkeurig gewerkt worden, je slaat vaak veel te snel enter aan, en dan is de configuratie fout. Gebeurd dat, of maakt u een tikfout, dan de ctrl-toets indrukken, vasthouden en de c-toets erbij indrukken. Waarschijnlijk hoort u een piepje. Daarna de dubbele punt-toets (:) indrukken. Deze verschijnt onderin het scherm en daarachter moet u q! ingeven met enter. U staat nu weer in unix en kunt u opnieuw beginnen (de configuratie is dan niet gewijzigd). Heeft u problemen met vi, bel dan even! Desnoods kunnen wij deze wijzigingen ook via het modem aanbrengen. Bel ons dan even op, terwijl het modem al aanstaat en geef even het telefoonnummer van het modem door. Wij bellen dan in om de wijzigingen aan te brengen.

Stuur de tape met de grootste spoed weer terug.

1.01 Installatie: Hoofdmenu

Met programma 607 (A/I/M Programma's) moet het volgende programma op een vrije plaats in het menu worden opgenomen:

Programmanummer: 311
Omschrijving   : INKOOPMODULE
Programmanaam  : BDI010

Uiteraard mag het programma ook op een andere plaats in het menu worden opgenomen. Wanneer u met meerdere bedrijven werkt, moet dit programma in elk bedrijf afzonderlijk in het menu worden geplaatst.

1.02 Installatie: Bestanden

Bij de eerste start van deze module in een bedrijf meldt het programma dat de bestanden ontbreken. Geef <RETURN> om de bestanden aan te leggen of <F4> om terug naar het menu te gaan. Daarna wordt het menu van deze module zichtbaar.

1.03 Installatie: Systeemparameters

Voor deze module hoeven geen systeemparameters aangepast te worden, wel dienen een aantal constanten ingevuld te worden.

1.04 Installatie: Relatiecodes

Voor deze module hoeven geen relatiekodes ingebracht te worden.

2.01 Werkwijze: Onderhoud constanten

U dient als eerste te bepalen op welk moment de inkooporders verwijderd worden uit het systeem. Daarbij zijn twee mogelijkheden: 

1) Verwijderen bij de goederenontvangst (keuze '0'). U dient dan
   bij het inboeken van de inkoopfactuur zelf het bedrag te
   bepalen dat op de tussenrekening inkopen afgeboekt moet
   worden. De inkooporder wordt maar één keer doorlopen, n.l.
   bij de goederenontvangst.
2) Verwijderen bij het inboeken van de inkoopfactuur (keuze '1').
   Het bedrag dat op de tussenrekening inkopen afgeboekt moet
   worden, wordt uit de inkooporderregels bepaald. Het gevolg 
   gevolg is wel, dat de inkooporder twee keer doorlopen
   ('afgeletterd') moet worden: bij de goederenontvangst en
   bij het boeken van de inkoopfactuur.

Waarschuwing: Denk goed na over welke methode u kiest. Als u al een tijd met de inkoopmodule werkt, kunt u niet straffeloos van het ene systeem op het andere overstappen. Gaat u van '0' naar '1', houdt er dan rekening mee, dat volledig ontvangen inkooporderregels al verwijderd zijn. Gaat u van '1' naar '0', dan kunnen inkooporderregels, die volledig ontvangen zijn, maar nog niet gefactureerd waren, in het systeem aanwezig blijven. Deze dient u met de hand te verwijderen. Lees deze documentatie daarom eerst door, voor u een keuze maakt. Bij de verschillende programma's vindt u meer gegevens over het verwijderen van de inkooporders en de journalisering.

Naast deze keuze kan ook de grootboekrekening, waarop eventuele prijsverschillen tussen de inkoopwaarde en de verrekenwaarde geboekt moeten worden, ingegeven worden. Naast een algemene rekening kunt u ook voor specifieke crediteuren afwijkende verschillenrekeningen ingeven (zie beschrijving 'goederenontvangst').

2.02 Werkwijze: Onderhoud artikelen

Voor de inkoopmodule zijn een aantal aanvullende artikelgegevens nodig. In het programma 'Onderhoud artikelen' is daarvoor een extra scherm toegevoegd dat op de vraag AKKOORD? <J>/<N>/<A>=NAAR AANVULLEND INKOOPDEEL: via ingave van A te bereiken is. Dat scherm bestaat uit een bovenste deel waarin de crediteurgegevens, de minimum voorraad en de verrekenprijs getoond worden. In het onderste deel kunnen de volgende velden ingegeven of gewijzigd worden: 

- Maximum voorraad: Bij het afdrukken van het besteladvies
  wordt, als de economische voorraad onder de minimum voorraad
  komt, de bestelling aangevuld tot het nivo van de minimum
  voorraad als de maximum voorraad op nul staat. Is de maximum
  voorraad wel gevuld, dan wordt tot dat nivo besteld.
- Valutacode inkoopprijs.
- Inkoopprijs in valuta (alleen in te geven als de valutacode
  ongelijk aan '00' is, zie ook de opmerking bij het veld
  inkoopprijs over de in te vullen waarde).
- Inkoopprijs (wordt eventueel uit de inkoopprijs in valuta en
  de koers berekend). De inkoopprijs wordt alleen indicatief
  gebruikt. Dit houdt verband met het feit, dat ontvangsten
  plaats kunnen vinden in een accijnsvrij magazijn (magazijn
  5 t/m 9), waarbij de tussenrekening inkopen tegen inkoop-
  waarde excl. accijns geboekt wordt, of in een gewoon maga-
  zijn (0 t/m 4), waarbij de tussenrekening inkopen tegen
  inkoopwaarde incl. accijns geboekt wordt). Vul hier de waar-
  de voor de meest voorkomende situatie in.
- Levertijd in weken.
- Bestelgrootte. Bij het afdrukken van het besteladvies wordt
  de bestelling opgerond tot het eerstvolgende veelvoud van de
  bestelgrootte.

Na de keuze Ingaves goed? <RETURN>/<N> worden de gegevens weggeschreven in de bestanden.

2.03 Werkwijze: Aanmaken inkooporders

Het is mogelijk om op verschillende manieren inkooporders te laten ontstaan: 

1) Als u gebruikt maakt van het programma 407 (I/M Artikel
   bestellingen met bestelkaartjes) dan worden tijdens de
   afdruk van de bestelkaartjes automatisch inkooporders
   aangemaakt als deze module aanwezig is. Het nummer van
   de inkooporder wordt op het kaartje afgedrukt achter
   'ONZE INKOOPORDER:' en de leverweek wordt in de regel
   afgedrukt. Per magazijn wordt een aparte inkooporder
   aangemaakt. Het blijft mogelijk om het afdrukken van
   de bestelkaartjes nog uit te stellen of om geen bestel-
   kaartjes af te drukken. In dat geval worden ook geen
   inkooporders aangemaakt, houdt daar dus wel rekening mee.
2) Via 'Besteladvies' en 'Inkooporders via besteladvies'.
3) Handmatige aanmaak via 'Onderhoud inkooporders'.

2.04 Werkwijze: Besteladvies

Met dit programma worden de geselecteerde artikelen doorlopen en per artikel de totale economische voorraad van alle magazijnen bepaald via de berekening van 'Voorraad' + 'Besteld' -/- 'Gereserveerd' -/- 'In backorder'. Vervolgens wordt gekeken of de economische voorraad beneden de minimum voorraad ligt. Is dat het geval, dan wordt het besteladvies berekend. Als de maximum voorraad niet gevuld is, is dat de aanvulling tot de minimum voorraad en in het andere geval de aanvulling tot de maximum voorraad. In beide gevallen wordt het advies opgerond tot het eerstvolgende veelvoud van de bestelgrootte, als deze groter dan '1' is. Op het overzicht worden, gesorteerd op leverancier, het artikelnummer, de omschrijving, de minimum voorraad, de maximum voorraad, de omzet aantal cumulatief, de economi- sche voorraad, het besteladvies en het aantal leverweken afgedrukt.

Selecties: u kunt kiezen uit 'Alle artikelen' of 'Artikel van - t/m' en daarna uit 'Alle crediteuren', 'Van - t/m' of 'Selectie'. Deze keuze's zijn overgenomen uit het oude programma 'Artikeloverzicht op minimum voorraad' (programma 416).

Opmerking: als het tussenbestand nog niet leeg is, dan stelt het programma de vraag NOG OUDE BESTELADVIEZEN AANWEZIG; DOORGAAN? <J>/<N>. Met N kunt de oude adviezen eerst met 'Inkooporders via besteladvies' afwerken.

2.05 Werkwijze: Inkooporders via besteladvies

Het programma vraagt als eerste om een crediteurnummer. Ingeven vanaf het besteladvies. Na een keuze CREDITEUR GOED? <RETURN>/<N> worden de kopgegevens van de inkooporder ingegeven: 

- Valutacode, wordt default gevuld met de waarde uit
  het eerste artikel van het besteladvies. 
- Orderreferentie.
- Besteldatum.
- Magazijnnummer, waarin de bestelling geregistreerd wordt.
  Het is geen enkel probleem als de uiteindelijke voorraad-
  opboeking (ontvangst) in een ander magazijn plaatsvindt
  als wat hier ingevuld wordt. De bestelling wordt bij de
  ontvangst afgeboekt op het magazijnnummer van de inkoop-
  order en de ontvangst wordt opgeboekt in het magazijn dat
  op dat moment ingevoerd wordt (en die mogen dus verschil-
  len).

Het programma stelt hierna de vraag ORDERGEGEVENS GOED? <RETURN>/<N>. Geef het gewenste antwoord.

Daarna worden regel voor regel de artikelgegevens getoond. Per regel aangeven of de gegevens goed zijn. Is dat niet het geval, dan kan via N het aantal, de prijs in valuta (als de valutacode groter dan '00' is), de prijs en de leverweek gewijzigd worden. Onder 'P' staat het veld 'Code prijs per' uit het artikelstambestand. Het programma komt daarna weer op de vraag of de gegevens goed zijn. Als een regel goed is, dan kan eventueel een aanvullende omschrijving ingegeven worden. Het is mogelijk om via VERW de regel te laten vervallen. Deze komt dan niet in de inkooporder terecht.

Na de laatste regel wordt gemeld GEEN BESTELLING MEER VOOR DEZE CREDITEUR OF ORDER VOL; GEEF <RETURN>. Een order kan niet meer dan 99999 regels bevatten. Daarna kan de volgende crediteur verwerkt worden, of kan het restant op een volgende order gezet (zelfde crediteurnummer nog een keer selecteren).

Opmerking: het programma geeft een melding als het tussenbestand met de besteladviezen elders in gebruik is.

2.06 Werkwijze: Onderhoud inkooporders

Na de start dient u een keuze te maken uit: 

1) Aanmaken inkooporders
2) Wijzigen inkooporders voor afdruk bestelkaartjes
3) Wijzigen inkooporders na afdruk bestelkaartjes

Bij het aanmaken van nieuwe inkooporders kan het crediteurnummer ingegeven worden. Uiteraard is zoeken via <F1> mogelijk. Na een keuze CREDITEUR GOED? <RETURN>/<N> worden de kopgegevens van de nieuwe inkooporder ingegeven: 

- Valutacode.
- Orderreferentie.
- Besteldatum.
- Magazijnnummer, waarin de bestelling geregistreerd wordt.
  Het is geen enkel probleem als de uiteindelijke voorraad-
  opboeking (ontvangst) in een ander magazijn plaatsvindt
  als wat hier ingevuld wordt. De bestelling wordt bij de
  ontvangst afgeboekt op het magazijnnummer van de inkoop-
  order en de ontvangst wordt opgeboekt in het magazijn dat
  op dat moment ingevoerd wordt (en die mogen dus verschil-
  len).

Het programma stelt hierna de vraag ORDERGEGEVENS GOED? <RETURN>/<N>. Geef het gewenste antwoord.

Daarna kunnen de regels ingegeven worden. Geef het gewenste artikelnummer in, waarbij zoeken via <F1> mogelijk is. Via <F4> kan de order afgesloten worden. Per artikel het aantal ingeven, de rest van de regel wordt automatisch gevuld. Daarna wordt gevraagd: GEGEVENS GOED? <RETURN>/<N>/<VERW>=REGEL VERVALT. Is de orderregel niet goed, dan kunnen via N het aantal, de prijs in valuta (als de valutacode groter dan '00' is), de prijs en de leverweek gewijzigd worden. Onder 'P' staat het veld 'Code prijs per' uit het artikelstambestand. Het programma komt daarna weer op de vraag of de gegevens goed zijn. Als een regel goed is, dan kan eventueel een aanvullende omschrijving ingegeven worden. Het is mogelijk om via VERW de regel te laten vervallen.

Bij het wijzigen van een inkooporder wordt eerst om een crediteurnummer gevraagd en daarna om het ordernummer, waarbij zoeken via <F1> mogelijk is. De ordergegevens worden getoond en het programma vraagt of deze goed zijn. Via N kunnen de valutacode, de referentie, de besteldatum en het magazijn gewijzigd worden. Alleen bij een order met status 1 (bestelkaartje afgedrukt) kunnen de besteldatum en het magazijnnummer niet meer gewijzigd worden.

De regels kunnen via het regelnummer (of via <F1> met zoeken) opgeroepen worden. Het is mogelijk om achteraf regels toe te voegen, bijvoorbeeld als u via een telefonische opdracht bij uw leverancier iets aan de order heeft toegevoegd. Het wijzigen of verwijderen van een regel (indien toegestaan) gaat op dezelfde wijze als hierboven. Het is niet mogelijk om opnieuw een bestelkaartje af te drukken!

2.07 Werkwijze: Info inkooporders op leverancier

Na ingeven van het leveranciersnummer (of zoeken via <F1>) kan een ordernummer ingegeven worden (of ook hier zoeken via <F1>). Daarna wordt gevraagd om het regelnummer waarvan u uitgebreide informatie wilt hebben. Op dat punt kan via <F1> een verkort overzicht van de regels opgeroepen worden. Selecteer dan de gewenste regel waarvan u uitgebreide informatie wil. Bij de uitgebreide informatie worden, naast omschrijving, aantal besteld, prijs valuta, prijs, prijscode en leverweek ook de aanvullende omschrijving, aantal al ontvangen, aantal nog te ontvangen en aantal al gefactureerd getoond. Via <RETURN> kan de volgende regel uit de inkooporder opgeroepen worden.

2.08 Werkwijze: Info inkooporders op artikel (na afdruk bestelkaartjes)

Na ingeven van het artikelnummer (of zoeken via <F1>) worden de inkooporderregels op het scherm getoond. Via <RETURN> verder bladeren, via <F2> terug naar artikel gaan. Via <F1> kunnen de voorraadgegevens van de verschillende magazijnen van het artikel opgeroepen worden en via <F4> afsluiten.

2.09 Werkwijze: Afdrukken bestelkaartjes inkooporders

Het is alleen mogelijk om bestelkaartjes af te drukken van orders aangemaakt via het besteladvies of handmatig aangemaakte orders. Van orders via programma 407 zijn de kaartjes al in dat programma afgedrukt. Na de vraag of de kaartjes inderdaad afgedrukt moeten worden kan het printernummer gekozen worden. Het is mogelijk om een testprint uit te laten voeren. Daarna worden de kaartjes afgedrukt. Het programma vraagt of de kaartjes goed afgedrukt zijn, dus een herafdruk is mogelijk.

2.10 Werkwijze: Overzicht inkooporders

Kies uit de volgende mogelijkheden: 

1) Overzicht op crediteur
2) Overzicht op artikel
3) Overzicht op leverweek
4) Overzicht op inkooporder
5) Overzicht overschreden leverweken
6) Overzicht nog te ontvangen facturen

Vervolgens wordt om het printernummer gevraagd. Bij keuze '1' kunt u kiezen uit 'Alle krediteuren', 'Krediteur van - t/m' of 'Een bepaalde krediteur'. Bij keuze '2' kunt u kiezen uit 'Alle artikelen', 'Artikel van - t/m' of 'Een bepaald artikel'. Bij keuze '3' kunt u kiezen uit 'Alle leverweken', 'Leverweek van - t/m' of 'Een bepaalde leverweek'. Bij keuze '4' kunt u kiezen uit 'Ingevoerde orders' of 'Afgedrukte orders'. Volg daarna de aanwijzingen op het scherm. Het overzicht wordt vervolgens afgedrukt.

Opmerkingen: Keuze '5' kent geen keuze, maar bepaald aan de hand van de systeemdatum de huidige week en drukt vervolgens alle regels af, waarvan nog goederen te ontvangen zijn en waarvan de leverweek overschreden is. Keuze '6' is alleen zinvol als de inkooporders na de volledige ontvangst nog in het systeem aanwezig blijven (code '1' bij 'Inkooporder verwijderen' in 'Onderhoud Konstanten'). Omdat in de orderregel het geboekte bedrag van die regel op de 'tussenrekening inkopen' wordt bijgehouden, kan met dit overzicht een specificatie van die rekening afgedrukt worden. Daarop staan dus de orderregels, waarop al wel goederen ontvangen zijn, maar waarvan de inkoopfactuur nog niet geboekt is.

2.11 Werkwijze: Voorraad mutaties, onderdeel 'ontvangsten'

Het invoeren van de ontvangsten blijft met het gebruikelijke programma gebeuren (meestal programma 410). Het programma kijkt of de inkoopmodule aanwezig is en toont na iedere geboekte ontvangst een scherm, waarin de bijbehorende inkooporder(s) afgewerkt kunnen worden. In dat scherm staan de artikelgegevens, aantal ontvangen, aantal te boeken, de geboekte verrekenwaarde (voorraadrekening), de accijnswaarde (alleen bij accijnsvrije ontvangst in magazijn 5 t/m 9), de te boeken waarde (verrekenwaarde -/- eventuele accijns), de inkoopwaarde van de afgeboekte inkooporders (staat bij de start op nul) en het nog te boeken bedrag (is bij de start gelijk aan de te boeken waarde). In het onderste deel staan de inkoopregels.

Als men geen inkooporders (meer) in het bestand heeft staan, kan men via <F4> het afboeken van de inkooporders afbreken. Het programma vraagt dan Zeker weten dat restant (het aantal te boeken dat nog over is) niet op inkooporders afgeboekt moet worden?. Antwoord met J om daadwerkelijk te stoppen (het totale bedrag van de 'Te boeken waarde', dus verrekenwaarde -/- eventuele accijns, wordt op de tussenrekening inkopen geboekt) of met N om naar de eerste keuze terug te gaan.

Via <RETURN> kan men door de inkooporders bladeren of via <F2> een scherm terug gaan. Via <F1> kan men steeds de eerste inkooporderregel van het scherm selecteren of men kan het regelnummer van de gewenste inkooporderregel ingeven. Bij de eerste regel die men bij deze boeking gaat afletteren wordt niet op leveranciernummer gecontroleerd, bij de tweede en volgende regel moet het leveranciernummer van de inkooporderregel gelijk zijn aan dat van de eerst geselecteerde inkooporderregel (dat wil zeggen: de ontvangst kan nooit van verschillende leveranciers afkomstig zijn).

De gekozen regel wordt in een eigen scherm getoond. Van de regel zijn het leveranciersnummer, de naam, het ordernummer, de regel, aantal besteld, aantal al ontvangen en te ontvangen zichtbaar. Het veld 'Ontvangst' wordt default gevuld met de waarde van 'Te ontvangen', behalve als dat groter is dan 'Aantal te boeken'. In dat geval wordt het gevuld met 'Aantal te boeken'. Via <F1> kan men aangeven, dat dit de laatste ontvangst voor deze inkooporderregel is. Dat wil zeggen, dat een eventueel restant niet meer geleverd wordt, en het veld 'te ontvangen' dus op nul gesteld kan worden bij het bijwerken van de inkooporderregel. Achter het aantal staat in dat geval '*L*'. De inkoopprijs uit de regel is ook zichtbaar.

Op het veld 'Inkoopwaarde' zijn verschillende mogelijkheden, die via een functietoets te bereiken zijn: 

- Men geeft de inkoopwaarde van de regel handmatig in met <RETURN>. 
- Men gebruikt de getoonde inkoopprijs (<F1>). Deze wordt met de
  ontvangst vermenigvuldigd en eventueel gecorrigeerd via het veld
  'prijs per', als deze per 10, per 100 of per 1000 is.
- Men gebruikt het bedrag nog te boeken. Als de ontvangst gelijk is
  aan het aantal nog te boeken, dan wordt de inkoopwaarde gelijk aan
  het bedrag nog te boeken (geen verschilboeking voor de crediteur).
  Is het aantal niet gelijk, dan wordt de waarde berekend uit ('Be-
  drag nog te boeken' / 'Aantal te boeken') X 'Aantal ontvangst'.
  Voorbeeld: Aantal te boeken = 5, Bedrag nog te boeken = 15.75; als
  Aantal ontvangst 2 is, dan wordt de inkoopwaarde dus (15.75 / 5) X 2
  = 6.30

Voor de financiële verwerking en het vervolgtraject is het van eminent belang dat de juiste waarde voor de inkoopwaarde wordt ingegeven of berekend!

Vervolgens vraagt het programma of de boeking goed is. Met N terug naar 'Aantal ontvangst'. Is de boeking goed, dan wordt 'Aantal te boeken' verlaagd met 'Aantal ontvangst', 'Inkoopwaarde orders' verhoogd met de inkoopwaarde van de geboekte regel en 'Nog te boeken' verlaagd met dezelfde waarde. Ook de inkooporder wordt nu bijgewerkt. Als gekozen is voor het verwijderen van afgewerkte inkooporders bij de goederenontvangst (code '0' in het constantenbestand), dan wordt de inkooporderregel, als deze volledig ontvangen is, of waarop niets meer geleverd wordt ('laatste levering'), uit de inkooporder verwijderd. Nadat de laatste regel verwijderd is, wordt ook de orderkop automatisch verwijderd. Worden de regels niet verwijderd (code '1' in het constantenbestand), dan wordt het bedrag, dat naar de tussenrekening inkopen gegaan is in de orderregel opgeslagen, zodat dat bij de ontvangst van de factuur weer afgeboekt kan worden van dezelfde tussenrekening.

Als 'Aantal te boeken' nog niet op nul staat, dan kan de volgende orderregel opgezocht worden (moet dus van dezelfde leverancier zijn). De orderregels worden steeds vanaf het laatst afgewerkte punt getoond.

Op het moment, dat het 'Aantal te boeken' op nul staat, maar het veld 'Nog te boeken' nog een waarde bevat, veranderd de tekst van 'Nog te boeken' automatisch in 'Naar verschilrekening'. Als op dit moment met <F4> wordt afgesloten, dan gaat het bedrag bij 'Inkoopwaarde orders' naar de tussenrekening inkopen en het verschilbedrag naar de algemene verschillenrekening of naar de verschillenrekening, die aan de crediteur gekoppeld is, uit het constantenbestand. Het programma meldt als de algemene verschillenrekening nog niet gevuld is en gaat pas verder als dat op een ander scherm wel gedaan is.

Naast het gebruikelijke boekingsverslag van de ontvangsten wordt ook een verslag van de ontvangsten op inkooporders met de geboekte aantallen, inkoopwaarde en eventuele verschillen afgedrukt.

Voorbeeld journaalpost met verschil in magazijn 5 t/m 9: 

- Verrekenprijs incl. accijns is 3.44
- Inkoopprijs excl. accijns is 2.46	
- Verrekenwaarde (incl. accijns) 5 X 3.44 = 17.20 (debet naar voorraadrek.)
- Af: accijnswaarde (via accijnstarief)   =  1.45 (credit naar accijnsres.)
- Te boeken waarde 17.20 -/- 1.45         = 15.75
- Inkoopwaarde orders 5 X 2.46            = 12.30 (credit naar tussenrek.)
- Naar verschillenrekening                   3.45 (credit)

Dus: 12.30 + 3.45        = 15.75, dus gelijk aan de te boeken waarde.
En : 12.30 + 3.45 + 1.45 = 17.20, dus gelijk aan de verrekenwaarde.

Het verdient aanbeveling om na de installatie van deze module daarmee te oefenen in een testbedrijf, zodat duidelijk wordt, hoe één en ander functioneert in dit programma, en in het volgende programma, het boeken van de inkoopfactuur.

2.12 Werkwijze: 2.12 Boeken inkoopfactuur (programma 304, BAKB00)

Het eerste deel, het ingeven van de crediteur- en de factuurgegevens, is ongewijzigd. Ook als gekozen is voor verwijderen van de inkooporder bij de goederenontvangst, dan veranderd er niets. In dat geval moet de tussenrekening inkopen handmatig gedebiteerd worden en dient men zelf het bedrag te bepalen. Als de inkooporders nog wel aanwezig zijn, dan wordt, na ingave van het boekstuknummer en -datum voor de uitsplitsing van de factuur een nieuw scherm getoond.

In dit scherm staat het orginele te boeken bedrag (het bedrag dat uitgesplitst moet worden), het bedrag dat naar de tussenrekening inkopen gaat (in eerste instantie nog nul) en het restant (in eerste instantie gelijk is aan het te boeken bedrag).

In het onderste deel staan de inkooporders per leverancier. Per inkooporderregel worden 'artikelnummer', 'aantal besteld', 'aantal nog te ontvangen', 'aantal al ontvangen' en 'aantal al gefactueerd' getoond. Voor de aantallen staat het bedrag dat voor deze regel nog op de tussenrekening inkopen staat (inkoopwaarde ontvangst -/- inkoopwaarde al gefactureerd). Dit laatste veld wordt ook per order getotaliseerd, zodat per order te zien is welk bedrag nog op de tussenrekening inkopen staat voor die order. Onder in het scherm kan men het ordernummer, dat men wil gaan verwerken, ingegeven. Via <RETURN> kan men verder zoeken of via <F2> een scherm terug gaan. Men kan altijd via <F4> besluiten om niet verder af te boeken. Het restant moet dan op de bekende wijze handmatig op grootboekrekeningen uitgesplitst worden. Als het restant niet nul is, dan vraagt het programma of dat de bedoeling is: Restant niet verder op tussenrekening inkopen afboeken? <J>/<N>. Met N bevestigen of met J terug naar ingave ordernummer.

Men kan een ordernummer met <RETURN> of met <F1> ingeven. Als men aan het bedrag kan zien, dat de hele order in één keer afgewerkt kan worden, dan kan men het ordernummer met <F1> ingeven. Dat is de snelste methode. Het bedrag dat voor die order op de tussenrekening staat wordt onderin het scherm getoond en het programma stelt de vraag Onderstaand bedrag op de factuur en tussenrekening afboeken? <J>/<N>. Met N terug naar ingave ordernummer. Met J wordt de inkooporder afgewerkt. Met getoonde bedrag wordt op de tussenrekening inkopen gedebiteerd en dat wordt dan ook zichtbaar in het bedrag 'Tussenrekening inkopen' op het scherm, want dat wordt daarmee verhoogd. Het restant wordt met hetzelfde bedrag verlaagd. Als alle aantallen van een inkooporderregel ontvangen zijn, geen aantallen meer te ontvangen zijn en alle aantallen op een factuur binnengekomen zijn, dan kan de orderregel verwijderd worden. Als alle regels van een order verwijderd zijn, dan wordt de inkooporder zelf ook verwijderd.

Als een deel van een inkooporder op de factuur staat, dan moet men regel voor regel gaan afboeken. Geef dan het ordernummer met <RETURN> in plaats van <F1> in. Vervolgens kan het regelnummer ingegeven worden. De betreffende orderregel verschijnt in een apart scherm, met daarbij de geboekte inkoopwaarde voor die regel. Het programma vraagt Boeking goed? <RETURN>/<N>/<F2>=Terug naar zoeken. Met N kan men het aantal en de inkoopwaarde dat op de factuur staat en bij deze regel hoort ingeven.

Op het veld 'Inkoopwaarde' heeft men een soortgelijke keuze als bij het ingeven van de goederenontvangst: 

- Via een ingave met <RETURN> kan men handmatig de inkoop-
  waarde ingeven.
- Via de <F1>-toets kan men de inkoopprijs uit de orderregel
  gebruiken.
- Via de <F3>-toets kan men de inkoopwaarde van de orderregel
  op de tussenrekening inkopen gebruiken.
- Via de <F2>-toets terug naar 'Aantal op factuur'.

De boeking van de bedragen en het afwerken van de orderregel is hetzelfde als hierboven al beschreven is.

Op enig moment zijn alle regels van de factuur geboekt, maar dan kan op het veld 'Restant' nog een bedrag staan. Daarvoor kunnen verschillende oorzaken zijn: 

- Op de factuur staan nog niet geboekte kosten, die handmatig
  nog op grootboekrekeningen geboekt moeten worden.
- Op de factuur staan andere inkoopprijzen, dan die gehanteerd zijn
  op de inkooporder. Bij de ontvangst van de goederen en bij het
  boeken van de factuur is met de prijzen van de inkooporder gewerkt
  (dus de tussenrekening inkopen loopt 'glad'). In dit geval is dus
  sprake van een prijsverschil.
- Een combinatie van bovenstaande oorzaken.

Door voor <F4> te kiezen, verlaat men het afboeken van de inkooporders. Omdat nog een restant open staat, vraagt het programma of dat de bedoeling is: Restant niet verder op tussenrekening inkopen afboeken? <J>/<N>. Met N bevestigen of met J terug naar ingave ordernummer.

Het programma keert terug naar het scherm voor de handmatige uitsplitsing op grootboekrekeningen. Het te boeken bedrag is bijgewerkt met het op de tussenrekening inkopen geboekte bedrag. Op het veld 'Rekeningnummer' kan men voortaan via <F7> de verschillenrekening uit het constantenbestand ophalen (het programma haalt dan de algemene verschillenrekening op, of de verschillenrekening, die aan de betreffende crediteur gekoppeld is). Men kan het restant (of een deel daarvan) op de prijsverschillenrekening boeken als daar sprake van is.

Let op: omdat ondertussen allerlei bewerkingen op inkooporders hebben plaatsgevonden, is het bij het verwerken van facturen met inkooporders niet meer mogelijk om achteraf de boekingen te corrigeren of de hele factuur te verwijderen. Bij kostenfacturen (dus zonder boekingen op inkooporders) blijft dat wel mogelijk. Het is dus zeer belangrijk om de boekingen op inkooporders goed uit te voeren.

Terugkeren naar het hoofdmenu