Inleiding Drankta en gehanteerde begrippen

Drankta en Basta-finacieel

Het Drankta-pakket is volledig geïntegreerd met het basis pakket financiële administratie en bestaat zowel uit standaardprogramma's als uit specifiek op de drankenbrache gerichte programma's.

Functie-toetsen

Een aantal standaardfuncties binnen dit pakket zijn onder functietoetsen geplaatst. Dit zijn:

<RETURN> - Bevestigen ingaven (naar volgende regel); in plaats
           van "return" wordt ook wel over "action" of "enter"
           gesproken.
<F2>     - Terug naar vorige ingave/regel.
<F4>     - Beëindigen programma/programma-onderdeel.
<F1>     - Ingave van "zoeksleutel".
<F3>     - Ingave of einde ingave van selectie.

Tijdens de verwerking van de programma's wordt op regel 22 (bediening-aanwijzingen) getoond welke ingaven/keuzes op dat moment middels de betreffende functie-toetsen mogelijk zijn.

Stambestanden

De stambestanden van uw administratie legt u met "A/I/M programma's" in stambestanden vast (A/I/M staat voor Aanmaken, Informatie oproepen en Muteren van gegevens). Voorbeelden van dergelijke bestanden zijn het debiteurenstambestand en artikelstambestand. De stambestanden bevatten zowel vaste- als variabele gegevens. De vaste gegevens brengt u zelf in, de variabele gegevens worden door het systeem onderhouden. Voorbeelden van vaste gegevens binnen het artikelstambestand zijn: artikelnummer, artikelnaam en voorraadlocatie. Voorbeelden van variabele gegevens binnen hetzelfde bestand zijn: voorraad magazijn 0, gereserveerde voorraad, omzet aantal deze periode, etcetera.

Binnen de stambestanden worden de gegevens in records vastgelegd onder een unieke (primaire) sleutel (bijvoorbeeld artikelnummer of debiteurennummer). Deze sleutel kan uit één of meerdere rubrieken opgebouwd zijn (bijvoorbeeld artikelnummer + magazijncode bij het voorraadbestand). Sleutels kunnen numeriek of alpha-numeriek zijn.

Naast stambestanden kennen we nog vele andere soorten bestanden, zoals:

- Aanvullende bestanden: bijvoorbeeld het openstaande postenbestand
                         en het orderregelbestand.
- Historische bestanden: bijvoorbeeld grootboekhistorie en statis-
                         tiekbestanden

Zoeksleutels

Het pakket kent vaste en variabele zoeksleutels. Een vaste zoeksleutel wordt altijd door het programma als zodanig vastgelegd, bijvoorbeeld het crediteurennummer in het artikelrecord. Hierdoor is het mogelijk een artikel te zoeken met behulp van een leveranciersnummer. Op een variabele zoeksleutel heeft u zelf invloed. Met behulp van functietoetsen <F1> en <F3> kan de inhoud van bepaalde rubrieken (of een deel daarvan) als zoeksleutel worden opgenomen. Deze zoeksleutels hoeven niet uniek te zijn. Sleutels mogen zowel numeriek als alpha-numeriek zijn.

Voorbeeld (naam van een debiteur in A/I/M debiteuren): H. & J. Klaassen. Ingave van "Klaassen" als zoeksleutel door ingave van: <F1>Klaassen<F3>

Indien u een bestand via een zoeksleutel benadert, dan verschijnen de records die aan de zoeksleutel voldoen op het scherm en kunt u "bladeren" tot het juiste record gevonden is. Procedure: Ingave zoeksleutel met <F1>.

Afhankelijk van het programma verschijnt een zoekscherm met daarin de records die vanaf de ingegeven zoeksleutel gevonden zijn. Voor- en achteruitbladeren is mogelijk. Met hulp van de code die voor het betreffende record staat, kunt u dit selecteren.

In de oudere versies werden de gegevens record-voor-record onderin het scherm getoond. Na weergave van gegevens van een record:

<RETURN>: Juiste record;
<F2>    : Terug/verkeerde zoeksleutel ingegeven;
<F3>    : Vooruit bladeren/zoeken;
<F1>    : Achteruit bladeren/zoeken.

A/I/M Programma's

AANMAAK is alleen mogelijk na ingave van de primaire sleutel. Hierna kunt u de overige gegevens ingeven. INFO/MUTATIE is alleen mogelijk op bestaande records. Na ingave van een primaire sleutel verschijnen de gegevens van het record op het scherm. De belangrijkste A/I/M programma's bieden u de mogelijkheid informatie via een zoeksleutel op te roepen. Na ingave van de primaire sleutel of na <RETURN> bij gebruik van een zoeksleutel kunt u uit de volgende mogelijkheden kiezen:

<RETURN>: Terug naar ingeven sleutel;
<I>     : INFO, een eventueel vervolgscherm wordt getoond;
<M>     : MUTEREN, geef op welke rubriek gewijzigd dient
          te worden en toets de nieuwe waarde in.
<V>     : VERWIJDEREN, bevestig of het record verwijderd
          dient te worden met J of N.

Rubrieken zoals voorraad en omzet, die door de diverse (boekings)programma's worden gemuteerd, mogen en kunnen ook niet via een A/I/M programma gewijzigd worden. Ook primaire sleutels kunnen nooit gewijzigd worden.

Bij bepaalde A/I/M programma's vindt controle plaats (zoals bijvoorbeeld voorraden bij artikelen). Indien de inhoud van deze rubrieken niet gelijk zijn aan "0" is, mag en kan het betreffende record NIET verwijderd worden. Het programma zal dit melden.

Zowel na de eerste aanmaak als na een mutatie wordt gevraagd:

AKKOORD ?? <J>  Het record wordt in het bestand geschreven of met
                gewijzigde gegevens herschreven.
           <N>  U komt in de mutatie tak van het programma (ingeven
                te wijzigen rubriek etc.)
           <F4> Ingave wordt afgebroken. Bij aanmaak wordt het
                record niet weggeschreven, bij mutatie worden de
                wijzigingen niet doorgevoerd.

Selecties

In veel overzichtprogramma's zijn selecties mogelijk. Drankta hanteert daar de volgende mogelijkheden:

1: Selectie op alles
2: Selectie op van - t/m
3: Selectie

Stel, u gebruikt programma 215 om een debiteurenoverzicht te maken. Met keuze 1 krijgt u dan alle debiteuren, bij keuze 2 kunt u op debiteurnummer van - t/m selecteren en bij keuze 3 krijgt u de mogelijkheid om maximaal 55 verschillende debiteurnummers in te geven, die dan op het betreffende overzicht afgedrukt worden. U kunt de invoer van deze selectie met <F3> beëindigen, waarna het overzicht wordt afgedrukt.

Terugkeren naar het hoofdmenu