Order algemeen
De orderadministratie is volledig geïintegeerd met het basispakket financiële administratie en bestaat zowel uit standaardprogramma's als uit specifiek op de drankenbranche gerichte programma's.
Een order bestaat uit een kop (met debiteurennummer, NAW-gegevens, conditiecode, etcetera) en één of meer regels (met artikelnummers, aantallen, prijzen etcetera). Orderkoppen en orderregels worden in afzonderlijke bestanden opgenomen. De primaire sleutel van het orderkopbestand bestaat uit het debiteurnummer en het ordernummer. Voor het orderregelbestand is dat het debiteurnummer, ordernummer en regelnummer. Ordernummers en orderregelnummers worden automatisch door het systeem aangemaakt. Per order zijn maximaal 99 orderregels mogelijk.
Bij (telefonische/schriftelijke) binnenkomst worden de ordergegevens vastgelegd met programma 500 (A/I/M Orders). Met dit programma kunnen ook orders die nog niet gereedgemeld zijn gewijzigd en/of verwijderd worden.
Vervolgens kunnen van de ingevoerde orders pakbonnen (programma 502) worden uitgedraaid.
Met programma 503 (Gereedmelden) worden de pakbonnen gereedgemeld voor facturering. Ook met dit programma kunnen nog wijzigingen op de orders worden uitgevoerd.
Na facturering (met programma 505) worden alle uitgeleverde orders verwijderd. Orders waarbij nog regels met een 'aantal na te leveren' openstaan, blijven als backorder in de orderbestanden aanwezig. Met dit programma vindt tevens de gehele doorverwerking naar de financiële administratie (openstaande posten en journalisering in diverse dagboeken) plaats. Ten behoeve van statistieken wordt in dit programma een tussenbestand met omzetgegevens bijgewerkt.
Na binnenkomst van goederen kunnen de backorders weer in de orderrouting worden opgenomen met programma 508 (Vrijgeven backorders), waarna van de backorders vervolgens weer pakbonnen gemaakt kunnen worden.
Tijdens de doorloop van invoer tot factuur wordt, ter indicatie, aan de order een statuscode gekoppeld:
0 = Na orderinvoer; 1 = Na afdrukken pakbon; 2 = Na gereedmelden; 3 = Tijdens facturering; 4 = Backorder na facturering; 5 = Backorder na vrijgeven; 6 = Backorder na afdrukken pakbon; 7 = Backorder na gereedmelden; 8 = Backorder tijdens facturering; 9 = Order tijdens invoeren.Naast de bovengenoemde orderrouting biedt het pakket tevens de mogelijkheid om van een ingevoerde order direct een factuur te vervaardigen met behulp van programma 510 (Baliefacturering). Deze baliefacturering biedt de mogelijkheid tot levering aan eenmalige klanten, waarbij NAW-gegevens handmatig kunnen worden ingebracht en vastgehouden worden tot betaling van de factuur heeft plaatsgevonden. Contante verkopen zijn eveneens met dit programma mogelijk, waarbij de betaling direct in de financiële administratie wordt verwerkt. Ten behoeve van de snelheid worden binnen de baliefacturering de financiële doorboekingen niet direct verwerkt, maar in een tussenbestand opgeslagen. Eén maal per dag kan deze doorverwerking via een afzonderlijk programma voor alle baliefacturen gelijktijdig plaatsvinden. Met dit programma 512 (Doorboeken baliefacturen) wordt ook het tussenbestand voor de statistieken bijgewerkt.
Eveneens via een afzonderlijk programma 515 (Verwerken statistiek) worden vanuit het tussenbestand de debiteur- en artikelstatistiekbestanden bijgewerkt. Voor het vervaardigen van de statistieken, de periode- en de jaarafsluiting van de statistiekbestanden zijn programma's 516, 517, 518 en 519 beschikbaar.
Vanuit het orderbestand kunnen diverse overzichten vervaardigd worden en kan informatie op het beeldscherm worden opgeroepen met programma 506 (Info lopende orders) en programma 520 (Orderoverzichten).