Trefwoorden en layout

Met de trefwoorden kunt u een aantal basis-instellingen voor wat betreft programmasturing en layout naar eigen inzicht aanpassen. De trefwoorden zijn te onderhouden met programma 629.
U vindt hier een overzicht van de trefwoorden die rechtstreeks op de debiteurenmodule van toepassing zijn.

Trefwoord               Functie

AANMBALK                Aanmaningen
AANMKOPTEKST            
AANMLAYOUT              
AANMSLUITTEKST          

DEBITEUR                Voor het vastleggen van o.a. de standaard-debiteur
DEBITEURAGENDA          Sturing voor de agenda
OPMAAK                  Bepaal of, en in hoeverre, adresgegevens worden opgemaakt.

REKOVZBALK              Rekeningsoverzichten
REKOVZKOPTEKST
REKOVZLAYOUT
REKOVZSLUITTEKST

RELATIE                 Afwijkende relatiecodes debiteuren

VERVALKOLOMMEN          Aantallen vervaldagen

Wees voorzichtig!

U zult op uw systeem in de regel genoeg ruimte hebben om een volwaardig Testbedrijf aan te leggen.
Gebruik deze mogelijkheid!
Kopieer, wanneer u wijzigingen in layout-trefwoorden gaat aanmaken, eerst uw echte bedrijf naar het Testbedrijf met programma BPR610.

Breng de geplande layout-wijzigingen eerst in het testbedrijf in en test deze grondig.
Wanneer u tevreden bent over het effect, voer dan pas de wijzigingen in de trefwoorden van uw hoofdbedrijf door.

Ook het bewaren van instellingen op papier is, hoe digitaal ons tijdperk ook is, geen overbodige luxe.
Het trefwoordenprogramma (629) bevat een optie om de inhoud van de trefwoorden te printen.

Layout van de Aanmaningen

De layout van de aanmaningen bepaalt U via het trefwoord AANMLAYOUT.
Een aanmaning kan meerdere pagina's beslaan; is dat het geval dan wordt onderaan de pagina 'transporteren' afgedrukt.

Een aanmaning bestaat uit de volgende onderdelen: - De vaste kopregel 'AANMANING'
- Adressering, met debiteurennummer en datum.
- Koptekst
- Balk
- Body
- Totaal
- Sluitregel

De regels in de body worden gevuld door de openstaande posten in uw administratie.
De koptekst, de balk- en sluittekst slaat u op in de trefwoorden AANMBALK, AANMKOPTEKST en AANMSLUITTEKST.

De balk wordt (indien u dat wenst) afgedrukt tussen de koptekst en de body. In die balk kunt u de kolommen die in de regels worden afgedrukt specificeren.
De balk bestaat uit twee streepregels met daartussen de balktekst. De positie waarop het eerste teken wordt afgedrukt bepaalt u in de rubriek POSITIE BALK van het trefwoord AANMLAYOUT.
De maximale lengte van de balk is 80 posities: wanneer de opgegeven beginpositie groter is dan 0, zorg dan dat de som van die beginpositie en de regellengte niet boven de 80 komt.

In de balk kunt u de kolommen benoemen die in de regels worden afgedrukt. De positie van de kolommen kunt u vaststellen via het trefwoord AANMLAYOUT.

De koptekst en de sluittekst bestaan uit maximaal 5 regels van ten hoogste 80 tekens; het aantal regels bepaalt u via trefwoord AANMLAYOUT, rubrieken TEKSTREGELS IN KOP en SLUITTEKSTREGELS. De beginpositie van kop- en sluittekst specificeert u via POSITIE TEKST.
U kunt meerdere kop- en sluitteksten in het trefwoordenbestand opnemen; deze worden onderscheiden door de laatste drie cijfers van de trefwoordtoevoeging. Bij het afdrukken van de aanmaningen kunt U kiezen welke kop- en welke sluittekst u wilt.

Terug naar boven

Trefwoord	Rubriek	Inhoud	Omschrijving
AANMBALK			Bevat de inhoud van de af te drukken "balk" (indien van toepassing)
	Toevoeging	Geen
	Streepregel	80 pos. maximaal	Geef hier de volledige streepregel in, die onder en boven de balktekst wordt afgedrukt.
	Balktekst	80 pos. maximaal	De balktekst zelf (met kolomheaders) geeft u hier in.

Terug naar boven

Trefwoord	Rubriek	Inhoud	Omschrijving
AANMKOPTEKST			Bevat de inhoud van de tekst die voorafgaat aan de balk en de af te drukken posten.
	Toevoeging	Max. 3 cijfers	U kunt diverse niveau's van teksten gebruiken, bijvoorbeeld van vriendelijk tot boos. Geef de diverse teksten een nummer (max. 999) om ze van elkaar te onderscheiden.
	Tekstregel 1 tm 5	80 pos. max. per stuk	Elke koptekst bevat maximaal 5 regels van max.80 posities elk.

Terug naar boven

Trefwoord	Rubriek	Inhoud	Omschrijving
AANMSLUITTEKST			Bevat de inhoud van de tekst die volgt op de body, de af te drukken posten.
	Toevoeging	Max. 3 cijfers	U kunt diverse niveau's van teksten gebruiken, bijvoorbeeld van vriendelijk tot boos. Geef de diverse teksten een nummer (max. 999) om ze van elkaar te onderscheiden.
	Tekstregel 1 tm 5	80 pos. max. per stuk	Elke sluittekst bevat maximaal 5 regels van max.80 posities elk.

Terug naar boven

Trefwoord	Rubriek	Inhoud	Omschrijving
AANMLAYOUT			Allerlei belangrijke layout-gegevens bepaalt u met dit trefwoord.
	Toevoeging	Geen
	Bovenmarge	max.999	Bepaalt het aantal blanco regels boven de kop Aanmaning
	Positie koptekst	max. 80	Afdrukpositie voor vaste kop "Aanmaning".
	Regels tussen kop en DEBNR/DD	max. 999	Aantal blanco regels tussen kop "Aanmaning" en de regel waarop debiteur en datum worden afgedrukt.
	Positie debiteurnummer	max. 80	Afdrukpositie debiteurnummer
	Positie datum	max. 80	Afdrukpositie datum
	Regels tussen datum en adres	max.999	Aantal blanco regels tussen datum en debiteur-adres
	Positie adres	max. 80	Afdrukpositie debiteuradres
	Regels tussen adres en tekst	max.999	Blanco regels tussen adres en koptekst
	Tekst afdrukken?	0 / 1	Moet de koptekst wel (1) of niet (0) worden afgedrukt
	Tekstregels in kop	max. 5	Aantal gewenste tekstregels in de kop
	Positie tekst	max. 80	Afdrukpositie voor (kop)tekstregels
	Regels tussen tekst en balk	max.999	Aantal blanco regels tussen de tekstregels en de balk
	Balk afdrukken?	0 / 1	Moet de balk wel (1) of niet (0) worden afgedrukt
	Positie balk	max. 80	Afdrukpositie voor de balk
	Regels tussen balk en body	max.999	Aantal blanco regels tussen de balk en de body (de op de aanmaning te vermelden posten)
	Regels in body	max.999	Maximaal aantal 'body'-regels per pagina
	Positie factuurdatum	max. 80	Afdrukpositie voor dit onderdeel van de bodyregel
	Positie factuurnummer	max. 80	Afdrukpositie voor dit onderdeel van de bodyregel
	Positie vervaldatum	max. 80	Afdrukpositie voor dit onderdeel van de bodyregel
	Positie saldo	max. 80	Afdrukpositie voor dit onderdeel van de bodyregel
	Positie 1-30 dagen	max. 80	Afdrukpositie voor dit onderdeel van de bodyregel
	Positie 31-60 dagen	max. 80	Afdrukpositie voor dit onderdeel van de bodyregel
	Positie >60 dagen	max. 80	Afdrukpositie voor dit onderdeel van de bodyregel
	Reservepositie body	max. 80	Er zijn 5 'reserveposities' gereserveerd voor eventuele toekomstige uitbreidingen.
	Regels tussen body en totaal	max.999	Aantal blanco regels tussen body en totaalregel.
	Positie totaal	max. 80	Afdrukpositie voor de totaalregel
	Regels tussen totaal en tekst	max.999	Aantal blanco regels tussen totaalregel en de sluittekstregels.
	Tekst afdrukken?	0 / 1	Moet de sluittekst wel (1) of niet (0) worden afgedrukt
	Sluittekstregels	max. 5	Aantal gewenste sluittekstregels
	Regels tussen tekst en 'transporteren'	max.999	Aantal blanco regels tussen de sluittekst en de eventuele vermelding 'Transporteren'
	Positie transporteren	max. 80	Afdrukpositie voor de tekst 'transporteren'
	Regels tussen transporteren en einde	max.999	Aantal blanco regels tussen de tekst 'transporteren' en het einde van het blad.
	Aanmaning vet?	0 / 1	Moet de koptekst 'Aanmaning' wel (1) of niet (0) vet worden afgedrukt?
	Afwijkende formulierlengte?	0 / 1	Geef aan of de formulierlengte 12 inch (0) of 11 inch (1) bedraagt.

Terug naar boven

Kolomindeling

Via het trefwoord VERVALKOLOMMEN regelt de kolomindeling voor de aanmaningen en rekeningoverzichten.

Trefwoord	Rubriek	Inhoud	Omschrijving
VERVALKOLOMMEN			Bepaal hiermee de kolomindeling voor zowel het rekeningoverzicht als de aanmaning.
	Toevoeging	Geen
	Aantal dagen 1e kolom	max. 99	bepaal hiermee de ondergrens van de vervalkolommen Dit nummer verschijnt in de tekst jonger dan .. dagen'
	Aantal dagen 3e kolom	max. 99	bepaal hiermee de bovengrens van de vervalkolommen Dit nummer verschijnt in de tekst ouder dan .. dagen'

Terug naar boven

Bij het aanmaken van nieuwe debiteuren

Bij het vastleggen van nieuwe debiteuren (en ten dele ook bij het wijzigen van bestaande) zijn de trefwoorden DEBITEUR en OPMAAK van belang.

Trefwoord	Rubriek	Inhoud	Omschrijving
DEBITEURAGENDA			Bevat basisinstellingen voor de aanmaak van nieuwe debiteuren.
	Toevoeging	Geen
	Standaard debiteurnummer	6 cijfers max.	Nummer van de debiteur die als 'sjabloon' dient voor de nieuw aan te leggen klanten.
	Vrij nummer zoeken vanaf	6 cijfers max.	Bij Ad Hoc-aanmaak bepaalt Kavta zelf een nieuw debiteurnummer en zoekt daarvoor naar het eerstvolgende vrije nummer vanaf de hier ingegeven waarde.
	Versnelde aanmaak toestaan?	J/N	Geef aan of versnelde klantaanmaak is toegestaan vanuit orderinvoer of offertemodule.
	Aantal dagen tot volgende aanmaning	max. 99	Binnen deze periode krijgt een klant geen volgende aanmaning. (bij selectie D, E of F)
	Extra naam tonen in zoekscherm?	J/N	Bij het zoeken m.b.v. zoeksleutels kan desgewenst ook de extra-klantnaam worden getoond.

Met het trefwoord OPMAAK bepaalt u of Kavta voor u automatisch de debiteuren-adresgegevens opmaakt in HOOFD- en kleine letters.
U geeft dit per rubriek aan.

Trefwoord	Rubriek	Inhoud	Omschrijving
OPMAAK			Bevat per rubriek uw keuze
	Toevoeging	D	Voor Debiteuren
	Naam opmaken?	J/N	Uw voorkeur voor de naam Rubriek 2 in Onderhoud Debiteuren
	ExtraNaam opmaken?	J/N	Uw voorkeur voor de extra klantnaam Rubriek 3 in Onderhoud Debiteuren
	Adres opmaken?	J/N	Uw voorkeur voor het adres Rubriek 4 in Onderhoud Debiteuren
	Plaatsnaam opmaken?	J/N	Uw voorkeur voor de plaats Rubriek 5 in Onderhoud Debiteuren
	Landnaam opmaken?	J/N	Uw voorkeur voor de landnaam Rubriek 7 in Onderhoud Debiteuren

Deze instellingen zijn ook van toepassing op de extra adressen (uit o.a. programma 201).
Voorbeelden van de automatische opmaak vindt u in de documentatie van programma 200.

Debiteurenagenda

Bij het vastleggen van een debiteurenagenda is het trefwoord DEBITEURAGENDA van belang.

Trefwoord	Rubriek	Inhoud	Omschrijving
DEBITEURAGENDA			Bevat instellingen de debiteurenagenda.
	Toevoeging	Geen
	Mail of print meldingen?	P M N	Print de meldingen Mail de meldingen Doe niets
	Na hoeveel dagen verwijderen?	3 cijfers max.
	Printernummer	2 cijfers max.	Standaard printernummer voor de agenda
	Mail/print inclusief tekstblok?	J/N

Layout van het Rekeningoverzicht

Hoe u omgaat met de layout van het Rekeningoverzicht lijkt veel op de manier die gehanteerd wordt bij de aanmaningen.

Een rekeningoverzicht bestaat uit de volgende onderdelen: - De vaste kopregel 'REKENINGOVERZICHT'
- Adressering, met debiteurennummer en datum.
- Koptekst
- Balk
- Body
- Totaal
- Sluitregel

De regels in de body worden gevuld door de openstaande posten in uw administratie.
De koptekst, de balk- en sluittekst slaat u op in de trefwoorden REKOVZBALK, REKOVZKOPTEKST en REKOVZSLUITTEKST.

De balk wordt (indien u dat wenst) afgedrukt tussen de koptekst en de body. In die balk kunt u de kolommen die in de regels worden afgedrukt specificeren.
De balk bestaat uit twee streepregels met daartussen de balktekst. De positie waarop het eerste teken wordt afgedrukt bepaalt u in de rubriek POSITIE BALK van het trefwoord REKOVZLAYOUT.
De maximale lengte van de balk is 80 posities: wanneer de opgegeven beginpositie groter is dan 0, zorg dan dat de som van die beginpositie en de regellengte niet boven de 80 komt.

In de balk kunt u de kolommen benoemen die in de regels worden afgedrukt. De positie van de kolommen kunt u vaststellen via het trefwoord REKOVZLAYOUT.

De koptekst en de sluittekst bestaan uit maximaal 5 regels van ten hoogste 80 tekens; het aantal regels bepaalt u via layout-trefwoord, rubrieken TEKSTREGELS IN KOP en SLUITTEKSTREGELS. De beginpositie van kop- en sluittekst specificeert u via POSITIE TEKST.
U kunt meerdere kop- en sluitteksten in het trefwoordenbestand opnemen; deze worden onderscheiden door de laatste drie cijfers van de trefwoordtoevoeging. Bij het afdrukken van de aanmaningen kunt U kiezen welke kop- en welke sluittekst u wilt.

Trefwoord	Rubriek	Inhoud	Omschrijving
REKOVZBALK			Bevat de inhoud van de af te drukken "balk" (indien van toepassing)
	Toevoeging	Geen
	Streepregel	80 pos. maximaal	Geef hier de volledige streepregel in, die onder en boven de balktekst wordt afgedrukt.
	Balktekst	80 pos. maximaal	De balktekst zelf (met kolomheaders) geeft u hier in.

Terug naar boven

Trefwoord	Rubriek	Inhoud	Omschrijving
REKOVZKOPTEKST			Bevat de inhoud van de tekst die voorafgaat aan de balk en de af te drukken posten.
	Toevoeging	Max. 3 cijfers	U kunt diverse niveau's van teksten gebruiken, bijvoorbeeld van vriendelijk tot boos. Geef de diverse teksten een nummer (max. 999) om ze van elkaar te onderscheiden.
	Tekstregel 1 tm 5	80 pos. max. per stuk	Elke koptekst bevat maximaal 5 regels van max.80 posities elk.

Trefwoord	Rubriek	Inhoud	Omschrijving
REKOVZSLUITTEKST			Bevat de inhoud van de tekst die volgt op de body, de af te drukken posten.
	Toevoeging	Max. 3 cijfers	U kunt diverse niveau's van teksten gebruiken, bijvoorbeeld van vriendelijk tot boos. Geef de diverse teksten een nummer (max. 999) om ze van elkaar te onderscheiden.
	Tekstregel 1 tm 5	80 pos. max. per stuk	Elke sluittekst bevat maximaal 5 regels van max.80 posities elk.

Terug naar boven

Trefwoord	Rubriek	Inhoud	Omschrijving
REKOVZLAYOUT			Allerlei belangrijke layout-gegevens bepaalt u met dit trefwoord.
	Toevoeging	Geen
	Bovenmarge	max.999	Bepaalt het aantal blanco regels boven de kop Rekeningoverzicht
	Positie koptekst	max. 80	Afdrukpositie voor vaste kop "Rekeningoverzicht".
	Regels tussen kop en DEBNR/DD	max. 999	Aantal blanco regels tussen kop "Rekeningoverzicht" en de regel waarop debiteur en datum worden afgedrukt.
	Positie debiteurnummer	max. 80	Afdrukpositie debiteurnummer
	Positie datum	max. 80	Afdrukpositie datum
	Regels tussen datum en adres	max.999	Aantal blanco regels tussen datum en debiteur-adres
	Positie adres	max. 80	Afdrukpositie debiteuradres
	Regels tussen adres en tekst	max.999	Blanco regels tussen adres en koptekst
	Tekst afdrukken?	0 / 1	Moet de koptekst wel (1) of niet (0) worden afgedrukt
	Tekstregels in kop	max. 5	Aantal gewenste tekstregels in de kop
	Positie tekst	max. 80	Afdrukpositie voor (kop)tekstregels
	Regels tussen tekst en balk	max.999	Aantal blanco regels tussen de tekstregels en de balk
	Balk afdrukken?	0 / 1	Moet de balk wel (1) of niet (0) worden afgedrukt
	Positie balk	max. 80	Afdrukpositie voor de balk
	Regels tussen balk en body	max.999	Aantal blanco regels tussen de balk en de body (de op de aanmaning te vermelden posten)
	Regels in body	max.999	Maximaal aantal 'body'-regels per pagina
	Positie factuurdatum	max. 80	Afdrukpositie voor dit onderdeel van de bodyregel
	Positie factuurnummer	max. 80	Afdrukpositie voor dit onderdeel van de bodyregel
	Positie vervaldatum	max. 80	Afdrukpositie voor dit onderdeel van de bodyregel
	Positie saldo	max. 80	Afdrukpositie voor dit onderdeel van de bodyregel
	Positie 1-30 dagen	max. 80	Afdrukpositie voor dit onderdeel van de bodyregel
	Positie 31-60 dagen	max. 80	Afdrukpositie voor dit onderdeel van de bodyregel
	Positie >60 dagen	max. 80	Afdrukpositie voor dit onderdeel van de bodyregel
	Reservepositie body	max. 80	Er zijn 5 'reserveposities' gereserveerd voor eventuele toekomstige uitbreidingen.
	Regels tussen body en totaal	max.999	Aantal blanco regels tussen body en totaalregel.
	Positie totaal	max. 80	Afdrukpositie voor de totaalregel
	Regels tussen totaal en tekst	max.999	Aantal blanco regels tussen totaalregel en de sluittekstregels.
	Tekst afdrukken?	0 / 1	Moet de sluittekst wel (1) of niet (0) worden afgedrukt
	Sluittekstregels	max. 5	Aantal gewenste sluittekstregels
	Regels tussen tekst en 'transporteren'	max.999	Aantal blanco regels tussen de sluittekst en de eventuele vermelding 'Transporteren'
	Positie transporteren	max. 80	Afdrukpositie voor de tekst 'transporteren'
	Regels tussen transporteren en einde	max.999	Aantal blanco regels tussen de tekst 'transporteren' en het einde van het blad.
	Rekeningoverzicht vet?	0 / 1	Moet de koptekst wel (1) of niet (0) vet worden afgedrukt?
	Afwijkende formulierlengte?	0 / 1	Geef aan of de formulierlengte 12 inch (0) of 11 inch (1) bedraagt.

Terug naar boven

Afwijkende relatiecodes

Met het trefwoord RELATIE kunt u ervoor zorgen dat financiële boekingen vanuit de facturering voor geselecteerde debiteuren naar aparte grootboekrekeningen gaan.
Deze mogelijkheid is o.a. te gebruiken bij transacties met bijvoorbeeld zusterbedrijven of een moederbedrijf. In de administratie wordt de 'echte' omzet dan gescheiden van de onderlinge leveranties.

Voor welke debiteuren geldt deze afwijking?
Of de afwijkende relatiecodes gebruikt worden, bepaalt u per debiteur in rubriek 21 in programma 200.

Trefwoord	Rubriek	Inhoud	Omschrijving
RELATIE			Bevat een relatiecode en een grootboekrekeningnummer.
	Toevoeging	max. 3 cijfers	Bevat de relatiecode die 'vervangen' moet worden.
	Grootboekrekening	max. 7 cijfers	Het rekeningnummer waar de afwijkende boeking heen moet.

Voorbeeld

De omzetten op producten en diensten met grootboekcode 1 worden standaard geboekt op
de grootboekrekening die u aan relatiecode 601 koppelt.

U legt een trefwoord aan met toevoeging 601.
Als grootboekrekening vult u daarbij in: 123456

Voor elke klant waarvoor u rubriek 21 in programma 200 de waarde J(Ja) heeft gegeven,
zal de omzet op producten/diensten met grootboekcode 1 automatisch op die
grootboekrekening 123456 worden geboekt.

Voor alle overige debiteuren geldt dat die omzetboeking via relatiecode 601 blijft lopen.

Terug naar boven

Terugkeren naar het hoofdmenu