Mailen en faxen vanuit Kavta

Een aantal uitgaande documenten (facturen, offertes en inkooporders) kunt u door Kavta automatisch laten mailen en/of faxen.
Daarvoor moet wel aan een aantal randvoorwaarden zijn voldaan:
- Uw Kavta-server moet zijn gekoppeld aan een mailserver
- De benodigde trefwoorden moeten zijn ingevuld
- Natuurlijk moeten mailadressen en/of faxnummers in de Kavta-bestanden zijn vastgelegd.
Als aan die voorwaarden is voldaan kan worden gemaild of gefaxt vanuit de volgende programma's:
- Facturering - voor de uitgaande facturen
- Factuurhistorie - voor het verzenden van een kopie
- Verhuur-factuurhistorie - voor het verzenden van een kopie
- Orderbevestigingen
- (Her)afdruk offertes - wanneer u de Offertemodule gebruikt
- Afdrukken inkooporders
- Afdrukken rekeningoverzichten en aanmaningen
- Reparatiemodule
- Verzendbonnen

Aan de indelingstrefwoorden van de betreffende programma's kan een extra sturing voor een afwijkende layout toegevoegd worden.

Toevoeging Gebruik
P Afwijkende indeling tbv printen
M Afwijkende indeling tbv mailen
F Afwijkende indeling tbv faxen

Een maillogboek valt te bekijken met het programma KKMLOG

Toevoeging	Gebruik
P	Afwijkende indeling tbv printen
M	Afwijkende indeling tbv mailen
F	Afwijkende indeling tbv faxen

Keuze voor mailen of printen

DEBITEUREN
In onderhoud debiteuren kan aangegeven worden welke documenten gemailed moeten worden.
Dit dit doet u door te kiezen voor muteren van veld 12 (Factuuradres) of veld 13 (Afleveradres).
Wilt u mailen, dan mag het adresnummer geen 0 zijn; de mailadressen worden in de afwijkende adressen opgeslagen.
Indien er gekozen wordt om een verzendsoort voor een document te wijzigen kan er ook versneld een afwijkendadres aangemaakt worden.
Verder kunnen facturen en contantfacturen via de herafdrukfunctie in de factuurhistorie afzonderlijk gemailed worden.

CREDITEUREN

Bij de crediteuren moet voor het mailen van inkooporders veld 11 (Inkoop type) op een "M" vam mailen gezet worden.
Het e-Mailadres voor de inkooporders wordt vastgelegd in de 'Contactpersoon'. Onder welk volgnummer wordt bepaald
door het 'Volgnummer mailadres' in het trefwoord MAIL.

PDF of HTML

Bij het mailen heeft u de keuze tussen PDF en HTML; welk van de twee u gebruikt, geeft u aan in het trefwoord MAIL, dat hierna is beschreven.
HTML is de simpelste en goedkoopste manier: hiermee wordt het uitgaande document in de mail 'geplakt', zonder verdere opmaak. U kunt dit vergelijken met de afdruk van het betreffende document op blanco-briefpapier.
Een dergelijke vorm kent dus nauwelijks of geen tekstopmaak, en is bovendien gemakkelijk te wijzigen door de ontvanger. In de regel zult u dit niet willen gebruiken voor officiële documenten.
Bij mailen als PDF heeft u extra software nodig (bijvoorbeeld FORM2PDF), die het betreffende document omzet in een PDF-bestand. Dat programma kan er tevens voor zorgen dat het document wordt opgemaakt met een achtergrond of andere afbeeldingen, waardoor het een professioneel uiterlijk krijgt.
Deze manier is wel geschikt voor officiële documenten.

Het trefwoord MAIL

Trefwoord Rubriek Inhoud Omschrijving
MAIL Bevat instellingen ten behoeve van het mailen vanuit Kavta
Toevoeging Zie voor mogelijke toevoegingen hieronder
Afzender mailadres Geef hier het mailadres van uw bedrijf in dat als afzender van het te verzenden document fungeert.
Bcc Adres voor (bcc)-kopie Het adres waarheen een kopie van de mail wordt gestuurd.
Afwijkende configuratie Afwijkend configuratiebestand Hier mee kan geregeld worden dat verschillende formulieren een andere bladspiegel en/of font gebruiken.

Volgnummer mailadres 0-99 Van elke leverancier wordt het mailadres gebruikt van de contactpersoon met dit volgnummer
PDF of HTML P/H Zie hierboven voor de verschillen.
Onderwerp van de mail Max. 50 posities
Alleen bij PDF-formaat Korte tekst die als onderwerp van de mail wordt gebruikt.
In deze tekst mogen de volgende sturingen opgenomen worden:
$D - Wordt vervangen door het documentnummer
$N - Wordt vervangen door de naam

Bodytekst van de mail Max. 50 posities
Alleen bij PDF-formaat Korte tekst die als mail-inhoud wordt gebruikt.
Of verwijzing naar een tekstbestand. Bijvoorbeeld: /mail/facbody.txt
Het bestandsformaat mag txt of html zijn
Achtergrond Bestandsnaam van de achtergrond-afbeelding
Alleen bij PDF-formaat Bijvoorbeeld /mail/factuur.png voor de digitale versie van uw factuurpapier.
Bijlage Bestandsnaam van de bijlage
Alleen bij PDF-formaat Bijvoorbeeld /mail/voorwaarden.pdf.
Plaatje 1 bodytekst Bestandsnaam het 1e plaatje
Alleen bij PDF-formaat Indien gebruik gemaakt wordt van een html bodytekst kunnen daar ook plaatjes in gebruikt worden.
Plaatje 2 bodytekst Bestandsnaam het 2e plaatje
Alleen bij PDF-formaat Indien gebruik gemaakt wordt van een html bodytekst kunnen daar ook plaatjes in gebruikt worden.
Plaatje 3 bodytekst Bestandsnaam het 3e plaatje
Alleen bij PDF-formaat Indien gebruik gemaakt wordt van een html bodytekst kunnen daar ook plaatjes in gebruikt worden.

Toevoeging Doel
AANMAN Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Aanmaningen
CONTANT Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Contantbonnen
FACTUUR Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van facturen
INKOOP Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Inkooporders
OFFERTE Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Offertes
ORDBEV Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Orderbevestigingen
REKOVZ Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Rekeningoverzichten
REPBON Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Reparatiebonnen
REPPRS Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Reparatie-prijsopgave
REPREM Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Reparatie-reminder
VERHFAC Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Verhuurfacturen
VERZBON Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Verzendbonnen
(leeg) Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing als een specifieke toevoeging ontbreekt

Aan alle bovengenoemde toevoegingen kan ook nog een "-" en de inlognaam toegevoegd worden om bijvoorbeeld de bcc's gebruikersafhankelijk te maken.

Mailverbod

Per gebruiker kan de mogelijkheid om te mailen geblokkeerd worden.
De toevoeging is de inlognaam van de te blokkeren gebruiker.

Instellingen voor het faxen

Bij het automatisch faxen vanuit Saldata-programma's hoeft geen speciaal trefwoord te worden ingevuld; wel maken we gebruik van een extern programma met de naam HYLAFAX.
Uw Kavta-configuratie (config.bbx) moet worden aangepast, om ervoor te zorgen dat de documenten in de juiste directory worden geplaatst.
En natuurlijk moet de mogelijkheid bestaan om het faxverkeer fysiek uit te voeren, bijvoorbeeld door middel van een faxmodem.
Terugkeren naar het menu

Trefwoord	Rubriek	Inhoud	Omschrijving
MAIL			Bevat instellingen ten behoeve van het mailen vanuit Kavta
	Toevoeging	Zie voor mogelijke toevoegingen hieronder
	Afzender	mailadres	Geef hier het mailadres van uw bedrijf in dat als afzender van het te verzenden document fungeert.
	Bcc	Adres voor (bcc)-kopie	Het adres waarheen een kopie van de mail wordt gestuurd.
	Afwijkende configuratie	Afwijkend configuratiebestand	Hier mee kan geregeld worden dat verschillende formulieren een andere bladspiegel en/of font gebruiken.
	Volgnummer mailadres	0-99	Van elke leverancier wordt het mailadres gebruikt van de contactpersoon met dit volgnummer
	PDF of HTML	P/H	Zie hierboven voor de verschillen.
	Onderwerp van de mail	Max. 50 posities Alleen bij PDF-formaat	Korte tekst die als onderwerp van de mail wordt gebruikt. In deze tekst mogen de volgende sturingen opgenomen worden: $D - Wordt vervangen door het documentnummer $N - Wordt vervangen door de naam
	Bodytekst van de mail	Max. 50 posities Alleen bij PDF-formaat	Korte tekst die als mail-inhoud wordt gebruikt. Of verwijzing naar een tekstbestand. Bijvoorbeeld: /mail/facbody.txt Het bestandsformaat mag txt of html zijn
	Achtergrond	Bestandsnaam van de achtergrond-afbeelding Alleen bij PDF-formaat	Bijvoorbeeld /mail/factuur.png voor de digitale versie van uw factuurpapier.
	Bijlage	Bestandsnaam van de bijlage Alleen bij PDF-formaat	Bijvoorbeeld /mail/voorwaarden.pdf.
	Plaatje 1 bodytekst	Bestandsnaam het 1e plaatje Alleen bij PDF-formaat	Indien gebruik gemaakt wordt van een html bodytekst kunnen daar ook plaatjes in gebruikt worden.
	Plaatje 2 bodytekst	Bestandsnaam het 2e plaatje Alleen bij PDF-formaat	Indien gebruik gemaakt wordt van een html bodytekst kunnen daar ook plaatjes in gebruikt worden.
	Plaatje 3 bodytekst	Bestandsnaam het 3e plaatje Alleen bij PDF-formaat	Indien gebruik gemaakt wordt van een html bodytekst kunnen daar ook plaatjes in gebruikt worden.

Toevoeging	Doel
AANMAN	Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Aanmaningen
CONTANT	Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Contantbonnen
FACTUUR	Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van facturen
INKOOP	Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Inkooporders
OFFERTE	Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Offertes
ORDBEV	Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Orderbevestigingen
REKOVZ	Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Rekeningoverzichten
REPBON	Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Reparatiebonnen
REPPRS	Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Reparatie-prijsopgave
REPREM	Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Reparatie-reminder
VERHFAC	Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Verhuurfacturen
VERZBON	Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing bij het mailen van Verzendbonnen
(leeg)	Bovengenoemde rubrieken zijn van toepassing als een specifieke toevoeging ontbreekt