Functiebeschrijving offertemodule
De offertemodule is ontworpen om bij het uitbrengen van offertes en de (daaropvolgende) orderverwerking zoveel mogelijk van in het systeem aanwezige gegevens gebruik te maken.
Bouwstenen
Artikelgegevens, gegevens van debiteuren en leveranciers, tekstblokken bij artikelen, layout van offerte en orderbevestiging en regels standaardtekst kunt u gebruiken als bouwstenen. U kunt deze, eventueel met behulp van zoekroutines, eenvoudig oproepen. De gegevens kunt u binnen de onderhanden offerte of order wijzigen of aanvallen.
Artikelsoorten
In offertes en orders in deze module kunt u gebruik maken van onderstaande artikelsoorten:
Standaard-artikel (artikelsoort 0) Divers-artikel (artikelsoort 1) Machine-artikel (artikelsoort 2) Ad-hoc stuklijst (artikelsoort 4) Kosten-artikel (artikelsoort 5) Meubel-artikel (artikelsoort 6)Samengestelde artikelen
U kunt samengestelde artikelen gebruiken als permanente en als ad-hoc stuklijst. Een permanente stuklijst voert u in met programma 542, ad-hoc stuklijsten voert u in op het moment van aanmaken van een offerte of order.
Opbouw
Samengestelde artikelen bestaan uit een 'hoofdartikel' en maximaal 10 componenten, die in het artikelbestand bekend moeten zijn.
Vreemd product
Behalve de in het artikelbestand bekende artikelen, kunt u in deze module gebruik maken van 'vreemde producten'. Gegevens zoals prijs, prijseenheid korting en leverancier geeft u in op het moment dat een vreemd-product in een offerte wordt opgenomen.
Offerte
U kunt met gebruikmaking van de bouwstenen die bovengenoemd zijn, offertes opstellen, eventueel wijzigen en afdrukken.
Omzetten in order
Na acceptatie van een offerte kan deze, met eventuele wijzigingen, met behulp van programma 531 'Afhandelen offertes' worden overgezet naar een order. Bij het omzetten naar een order moeten enkele gegevens worden ingevoerd die voor de orderverwerking noodzakelijk zijn. Hierna kan de orderbevestiging worden afgedrukt.
Order zonder offerte
U kunt direct een order invoeren, en hiervan een orderbevestiging afdrukken.
Deelfacturering
Op door u vast te stellen momenten, bijvoorbeeld bij order of voor aflevering kunt u factureren over een deel van het totale orderbedrag. Deelfacturen stellen u in staat om de stadia van orderuitvoering te koppelen aan betalingen van uw debiteur, los van de leveringen. U kunt offertes en orders uit de offertemodule wijzigen en opnieuw afdrukken.
Offerte statistiek
Bij het overzetten van offerte naar order wordt in het offerte-statistiekbestand het gescoorde bedrag bijgehouden. Ook bij het verwijderen van een offerte kunt u een gescoord bedrag ingeven. Via de offerte statistiek kunt u een inzicht krijgen in de resultaten van de uitgebrachte offertes.
Samengestelde artikelen en tekstblokken
Met de programma's 542 en 543 kunt u stuklijsten en tekstblokken bij artikelen aanmaken of wijzigen. Offerteteksten onderhoudt u in het trefwoord OFTK.
Overzichten
U kunt diverse overzichten afdrukken: onderhanden offertes, orders, stuklijsten en tekstblokken, etcetera.
Inkoop
Besteladviezen en inkooporders voor de artikelsoorten 4 en 6, en voor 'vreemd product' maakt u aan met de programma's 536, 537 en 551. De verdere verwerking van de inkooporder (afdrukken, boeken goederenontvangst etcetera) loopt via de inkoopmodule. Besteladviezen en inkooporders voor standaard-artikelen worden in de inkoopmodule aangemaakt en verder verwerkt.
Verdere verwerking
De verdere verwerking (gereedmelden, facturering etc.) vindt in de andere GAP/KAVTA-modules plaats.
Samenstelling offertes en orders
Offertes en orders zijn opgebouwd uit een kop en regels. Binnen dit stramien kunt u offertes, orders en orderbevestigingen geheel naar eigen inzicht opbouwen. Door middel van trefwoorden kunt u ook de layout van offertes en orderbevestigingen zelf bepalen.
Offertes en orders zijn samengesteld uit:
- Debiteurengegevens KOP - Verwerkingsgegevens KOP - Aanhef KOP - Begeleidende tekst TEKSTREGELS - Geoffreerde c.q. te leveren goederen ARTIKELREGELS/ met specificaties en bijzonderheden VREEMD- (in tekstblokken) PRODUCTREGELS - Kortingen KORTINGSREGELS - Afsluitende tekst TEKSTREGELSNummering
Offertes en orders zijn genummerd binnen één stelsel; bij aanmaak van een offerte kent het programma automatisch een nummer toe; bij het overzetten van offerte naar order wordt dit nummer met 1 verhoogd. Ook orders die u direct aanmaakt worden binnen dit stelsel genummerd, dit geldt eveneens voor standaardorders die u met programma 500 invoert.