Offerte's: gegevensstructuur
Kopgegevens
Offerte Order
Programma 530 Programma 531 Programma 533 Invoeren offerte Afhandelen offerte Invoeren order
Offertenummer # Offertenummer->Ordernummer Ordernummer # Debiteurnummer Debiteurnummer Naw-debiteur # Naw-debiteur # Telefoonnummer # Naw-afw. fact.adres # Naw-afw. fact.adres # Naw-afw. verzendadres # Naw-afw. verzendadres # Contactpersoon Contactpersoon Aanhef Aanhef Voorvoegsel Voorletters Naam Voorvoeg.+voorl.+naam Onze referentie Uw referentie Uw referentie Vertegenwoordiger # Vertegenwoordiger # Rayon # Rayon # Datum aanmaak offerte # Datum aanmaak order # Datum laatste contact # Datum afloop offerte # Datum offerte afgedr. # Datum bevest. afgedr. # Datum pakbon afgedr. # Datum afl.bon afgedr. # Afleverdatum # Afleverdatum # Code magazijn # Code magazijn # Perc. deelfactuur Perc. deelfactuur Code btw # Code btw #Rubrieken die gemarkeerd zijn met een #, worden door het programma met defaultwaarden gevuld.
Indeling
Offertes bestaan uit 2 delen: de kop en de regels. In de kop zijn alle gegevens opgenomen die voor verwerking van de offerte ten behoeve van sturing en kontrole noodzakelijk zijn, en eenmalig voorkomende gegevens. De regels bevatten informatie m.b.t. de geoffreerde goederen, kortingen etcetera.
Inhoud kop
In de offerte-kop zijn de volgende gegevens opgenomen:
- Debiteurennummer + NAW - Offertenummer - Afwijkend offerteadres - Contaktpersoon - Onze referentie - Uw referentie - Datum (laatste contact, afloop offerte) - Vertegenwoordiger - Rayon - Telefoonnummer - Code/datum afgedruktInhoud regels
In de offerte-regels zijn, afhankelijk van de regelsoort, als rubrieken opgenomen:
- Regelnummer - Regelsoort - Teksten - Kortingen - Artikelnummer - Artikelgroep - Aantal - (Verkoop)prijs - Per (prijseenheid)
Offerte's: regelstructuur
Om de inhoudelijke informatie vast te leggen en af te drukken kunt u gebruik maken van 4 soorten regels: A=Artikelregels, K=Kortingsregels, T=Tekstregels, V=Vreemd-produktregels.
Artikelregels
Offerte Order
Programma 530 Programma 531 Programma 533 Invoeren offerte Afhandelen offerte Invoeren order
Artikelnummer Artikelnummer tekstblokregel(s) tekstblokregel(s) afdrukcode afdrukcode Artikelgroep # Artikelgroep # Aantal Aantal Prijs # Prijs # Per # Per # Korting # Korting # Grootboekcode # Grootboekcode # Kostenplaats Kostenplaats Hulpkostenplaats Hulpkostenplaats Verrekenprijs # Kostprijs # Code btw regel # Leverancierscode # Leverancierscode # Voorraadind. # Voorraadind. #Rubrieken die gemarkeerd zijn met een #, worden door het programma met defaultwaarden gevuld.
Artikelregels worden gebruikt voor de in het artikelbestand aanwezige artikelen. Een artikel wordt aangeduid dmv. het artikelnummer. Dit wordt aangevuld met gegevens als aantal, eventueel artikelkortingen en bijzonderheden omtrent de aard van het artikel. Deze bijzonderheden kunt u opgeven in een tekstblok: dit kan uit een of meerdere regels bestaan. In het tekstblok kunnen teksten worden opgenomen die opgeslagen zijn met programma 543 A/I/M Teskstblokken, en regels die u rechtstreeks invoert. Tekstblokregels hebben een maximale lengte van 35 tekens.
Vreemd productregels
Offerte Order
Programma 530 Programma 531 Programma 533 Invoeren offerte Afhandelen offerte Invoeren order
Tekstblokregel(s) Tekstblokregel(s) afdrukcode afdrukcode Artikelgroep Artikelgroep Aantal Aantal Prijs Prijs Per Per Korting Korting Grootboekcode Grootboekcode Kostenplaats Kostenplaats Hulpkostenplaats Hulpkostenplaats Verrekenprijs Kostprijs Code btw regel Leverancierscode Leverancierscode Voorraadind. Voorraadind.Met 'vreemd-productregels' kunt u artikelen in offerte en order aanbieden die niet in het artikelbestand zijn opgenomen. De mogelijkheid om van vreemd-product gebruik te maken is een wezenlijk onderdeel van de offertemodule. Hierdoor wordt de geautomatiseerde offerteopstelling en orderverwerking mogelijk, ook wanneer de diversiteit van de aangeboden artikelen zo groot is dat het bijhouden van een compleet artikelenbestand niet lonend is. Vreemd-product heeft geen artikelnummer of andere artikelgegevens. Gegevens zoals prijs, prijseenheid, korting en leverancier geeft u in op het moment dat een vreemd-product in een offerte wordt opgenomen. Er kan gebruik gemaakt worden van het tekstblok zoals bij 'bekende' artikelen.
Tekstregels
Offerte Order
Programma 530 Programma 531 Programma 533 Invoeren offerte Afhandelen offerte Invoeren order
Tekst Tekst afdrukcode afdrukcodeIn tekstregels neemt u de begeleidende tekst van een offerte op: inleiding, eventuele toelichtingen etcetera. U kunt tekstregels rechtstreeks ingeven, of ze oproepen uit het trefwoordenbestand. Het trefwoordenbestand onderhoudt u met programma 629 A/I/M Trefwoorden. Tekstregels hebben een maximale lengte van 70 tekens.
Naast 'gewone' tekstregels bestaan ook z.g. 'sluitregels'. Sluitregels worden NA de totalen afgedrukt. Zij zijn dus geschikt voor het vermelden van leverings- en betalingsvoorwaarden, en de 'ondertekening' van offerte of orderbevestiging. Het regelnummer van sluitregels moet 80 of hoger zijn.
Per tekstregel kunt u twee afdrukkodes meegeven. Hiermee bepaalt u wanneer een tekst moet worden afgedrukt. Tekstregels zijn specifiek gebonden aan offertes en orders in de offertemodule en worden dus niet overgenomen op inkooporders. Teksten die vanuit de offertemodule op de inkooporder moeten terechtkomen, moet u dus in het tekstblok van een artikel- of vreemd-productregel opnemen.
Afdrukcode: 0 = Algemeen 1 = Offerte 2 = Orderbevestiging 3 = Pakbon 4 = Afleverbon 5 = Factuur (niet op deelfactuur)
Kortingregels
Offerte Order
Programma 530 Programma 531 Programma 533 Invoeren offerte Afhandelen offerte Invoeren order
Kortinggsbedrag of -perc. Kortingsbedrag of -perc.Kortingsregels kunt u gebruiken om een korting over de gehele offerte of een deel daarvan te geven, naast de korting per artikel- resp. vreemd-productregel. In een kortingsregel kunt u een kortingsbedrag of -percentage ingeven. Is de korting als percentage gegeven, dan geldt deze over de voorgaande artikel- en vreemd-productregels, of vanaf de eerste artikel- c.q. vreemd-productregel na de vorige kortingsregel. Een via een kortingsregel ingegeven korting wordt dus berekend boven de korting in de artikel- of vreemd-produktregels.