Functiebeschrijving technische dienst - contractmodule
Met deze module schept u voorwaarden voor het afhandelen van storingen en het uitvoeren van onderhoud die gebonden zijn aan onderhoudscontracten.
Doel
De contractmodule heeft tot doel die gegevens te verwerken die alleen betrekking hebben op het toepassen van contracten. Dit betekent:
- het opbouwen van contractadviezen voor te factureren contracten; - het gereedmelden van contractadviezen; - het plannen van onderhoud; - het bijhouden van tellerstanden voor contracten op machines met een tellermechanisme; - het doorboeken van niet doorberekende posten na storing en/of onderhoud; - het doorschuiven van contractdata naar de nieuwe periode.Hieronder staan schema's en een opsomming van de procedure die u in de diverse situaties in grote lijnen volgt (zie voor de details de betreffende programma's).
Beeldscherminfo
Op het beeldscherm kunt u informatie opvragen over:
- Contractverbruik (programma 768)Overzichten
U kunt diverse overzichten afdrukken:
- Onderhoudsplanning (programma 762) - Tellerstanden (programma 775) - Gewijzigde contractperiodes (programma 777) - Contractadviezen (programma 779) - Verbruik per contract (programma 782) - Verbruik per artikel (programma 783)Contractsoorten
We onderscheiden 5 soorten kontrakten:
1) Enkelvoudig contract Kenmerken: - Preventief onderhoud; - Vaste prijs bij onderhoud; doorberekenen na uitvoeren van het onderhoud; - Alleen onderdelen worden doorberekend; de reis- en arbeidstijd niet; - Bij storingen alles doorberekenen. 2) All-in contract Kenmerken: - Eventueel preventiek onderhoud; - Berekenen van volgend contract na uitvoeren van het laatste onder- houd binnen de contractperiode of op vastegestelde faktuurperiodes; - Onderdelen en de reis- en arbeidstijd worden niet doorberekend. 3) Reparatie-/onderhoudsabonnement (REON) Kenmerken: - Geldt voor een maximum aantal copieën binnen een gestelde periode; - De machine meldt zich voor onderhoud na verbruik van het maximum aan- tal copieën; - Wanneer de einddatum is verstreken voordat het maximum aantal copieën is verbruikt, wordt er ook onderhoud gepland; - Berekening van het volgend contract na ieder onderhoud; - Onderdelen en de reis- en arbeidstijd worden niet doorberekend. 4) Tellertik-contract Kenmerken: - Van een tellertikcontract zijn er 2 hoofdvormen die van toepassing zijn bij storing en/of onderhoud; all-in (niets doorberekenen) en niet all-in (alles doorberekenen); - Berekening van het contract vindt plaats op basis van het aantal tikken, met de volgende variaties: 1) aantal tikken * prijs; 2) vast bedrag per periode; 3) vast bedrag + aantal tikken * prijs; 4) vast bedrag per periode met eindafrekening; 5) als 3 maar met een minimum aantal tikken; 6) gestaffeld in 2 stappen; de eerste n tikken prijs x, de volgende n tikken prijs y; 7) vrije tikken + periodiek vast bedrag + aantal tikken * prijs; - De klant stuurt de tellerstand toe of de gebruiker belt de klant om om de tellerstand op te nemen; - De tikken die bij onderhoud zijn verbruikt, moeten eventueel worden verrekend. 5) Huurcontract Kenmerken: - Kan voorkomen in combinatie met eerder geneomde contracten; - Alleen van toepassing voor periodiek doorberekenen van huur.
Procedure's
Procedure bij contractsoort 1 (enkelvoudig contract):Voorbereidende werkzaamheden: - Voer de gegevens van de diverse contractartikelen met programma 400 'A/I/M Artikelen' in; - Voer binnen de historiemodule de stamgegevens van de machine- types, de machines, de monteurs en de in- en verkoopgegevens in (zie de beschrijving van de historiemodule); - Voer met programma 703 'A/I/M Machines' de contractgegevens in, per machine met een contract; Periodiek (onderhoud) of als het nodig is (storing): - Plan eventueel het onderhoud met programma 762 (facultatief); - Onderhoud en storingen binnen de storingmodule invoeren (zie beschrijving storingmodule); na uitvoeren onderhoud wordt een nieuw contract gefactureerd; - Doorboeken met programma 767 'Doorboeken contractverbruik' voor niet doorberekende posten (reis- en arbeidskosten). Procedure bij contractsoort 2 (all-in contract zonder factuurperiodes): Voorbereidende werkzaamheden: - Voer de gegevens van de diverse contractartikelen met programma 400 'A/I/M Artikelen' in; - Voer binnen de historiemodule de stamgegevens van de machine- types, de machines, de monteurs en de in- en verkoopgegevens in (zie de beschrijving van de historiemodule); - Voer met programma 703 'A/I/M Machines' de contractgegevens in, per machine met een contract; - Voer programma 764 'Opbouw contractadvies' uit voor de eerste keer dat contracten gefactureerd moeten worden; - Druk eventueel met programma 779 het 'Overzicht contractad- viezen' af (facultatief); - Meldt deze gereed met programma 765 'Gereedmelden contract- adviezen; - Factureer de eerste keer de contracten met programma 521 'Facturering'. Periodiek (onderhoud) of als het nodig is (storing): - Plan eventueel het onderhoud met programma 762 (facultatief); - Onderhoud en storingen binnen de storingmodule invoeren (zie beschrijving storingmodule); na uitvoeren van het laatste onderhoud wordt nieuw contract gefactureerd; begin- en eind- datum van het contract worden verschoven; - Doorboeken met programma 767 'Doorboeken contractverbruik' voor niet doorberekende posten (materialen, reis- en ar- beidskosten). Procedure bij contractsoort 2 (all-in contract met factuur- periodes): Voorbereidende werkzaamheden: - Voer de gegevens van de diverse contractartikelen met programma 400 'A/I/M Artikelen' in; - Voer binnen de historiemodule de stamgegevens van de machine- types, de machines, de monteurs en de in- en verkoopgegevens in (zie de beschrijving van de historiemodule); - Voer met programma 703 'A/I/M Machines' de contractgegevens in, per machine met een contract; Perodieke werkzaamheden voor facturering contract in verband met aanwezigheid factureerperiodes: - Voer programma 764 'Opbouw contractadvies' uit; - Druk eventueel met programma 779 het 'Overzicht contractad- viezen' af (facultatief); - Meldt deze gereed met programma 765 'Gereedmelden contract- adviezen; - Factureer de contracten aan de hand van de factureerperiode met programma 521 'Facturering'; - Verschuif de periodes met programma 777 'Overzicht wijzi- gingen contractperiodes': verschuiven begin- en einddatum bij verlenging van het contract. Periodiek (onderhoud) of als het nodig is (storing): - Plan eventueel het onderhoud met programma 762 (facultatief); - Onderhoud en storingen binnen de storingmodule invoeren (zie beschrijving storingmodule); - Doorboeken met programma 767 'Doorboeken contractverbruik' voor niet doorberekende posten (materialen, reis- en ar- beidskosten). Procedure bij contractsoort 3 (REON-contract): Voorbereidende werkzaamheden: - Voer de gegevens van de diverse contractartikelen met programma 400 'A/I/M Artikelen' in; - Voer binnen de historiemodule de stamgegevens van de machine- types, de machines, de monteurs en de in- en verkoopgegevens in (zie de beschrijving van de historiemodule); - Voer met programma 703 'A/I/M Machines' de contractgegevens in, per machine met een contract: altijd 1 onderhoudsperiode invullen die tegen het eind van de contractperiode ligt; - Voer programma 764 'Opbouw contractadvies' uit voor de eerste keer dat contracten gefactureerd moeten worden; - Druk eventueel met programma 779 het 'Overzicht contractad- viezen' af (facultatief); - Meldt deze gereed met programma 765 'Gereedmelden contract- adviezen; - Factureer de eerste keer de contracten met programma 521 'Facturering'. Periodiek (onderhoud) of als het nodig is (storing): - Plan eventueel het onderhoud met programma 762 (facultatief); - Onderhoud en storingen binnen de storingmodule invoeren (zie beschrijving storingmodule); na uitvoeren van onderhoud wordt nieuw contract gefactureerd; onderhoudsperiode wordt automatisch aan het einde van de nieuwe contractperiode gezet; - Doorboeken met programma 767 'Doorboeken contractverbruik' voor niet doorberekende posten (materialen, reis- en ar- beidskosten). Procedure bij contractsoort 4 (tellertikcontracten): Voorbereidende werkzaamheden: - Voer de gegevens van de diverse contractartikelen met programma 400 'A/I/M Artikelen' in; - Voer binnen de historiemodule de stamgegevens van de machine- types, de machines, de monteurs en de in- en verkoopgegevens in (zie de beschrijving van de historiemodule); - Voer met programma 703 'A/I/M Machines' de contractgegevens in, per machine met een contract; Perodieke werkzaamheden voor facturering tellertikcontracten: - Voer programma 764 'Opbouw contractadvies' uit; - Druk eventueel met programma 779 het 'Overzicht contractad- viezen' af (facultatief); - Meldt deze gereed met programma 765 'Gereedmelden contract- adviezen; - Factureer de tellertikcontracten met programma 521 'Factu- rering'. Periodiek (onderhoud) of als het nodig is (storing): - Plan eventueel het onderhoud met programma 762 (facultatief); - Onderhoud en storingen binnen de storingmodule invoeren (zie beschrijving storingmodule); - Doorboeken met programma 767 'Doorboeken contractverbruik' voor niet doorberekende posten (materialen, reis- en ar- beidskosten).
Toelichting op voorgaande procedures
Hierboven staan schematisch weergegeven hoe de procedure verloopt bij het afhandelen van storingen en onderhoud bij diverse contracten en facturering van deze contracten.
Toelichting:
- Programma 400 'A/I/M Artikelen': Per contractsoort minimaal één artikel aanmaken; zie voor de betrokken rubrieken onder relaties bij de functiebeschrijving van de historiemodule, hiervoor onder contractsoorten en bij bepalen contractwaarde. - Programma 703 'A/I/M Machines': Bij elke machine waarvoor een contract is afgesloten eenmalig een aantal rubrieken invullen; dit kunnen zijn: 21 KONTR.ART. : het artikelnummer van het contract. 22 LST.GEFAKT. : de laatst gefactureerde contractperiode. Dit bepaalt de volgende periode die moet worden gefactureerd; geldt niet voor nieuwe contracten, maar voor overgangsituaties. 25 BEGIN KONTRAKT : de begindatum van het contract. 26 EIND KONTRAKT : de einddatum van het contract. 28 BEGINDATUM VERHUUR: bij een huurcontract, eventueel in combi- natie met een onderhoudscontract. 29 PPC KODE : de code van een machine met een tellertik- contract; verplicht bij een dergelijk contract. 30 TELLERTIKSTD : de tellertikstand; alleen in te vullen in een overgangsituatie. 31 BEDRAG : het cumulatieve bedrag van een tellertik- contract bij artikelsoort 34 of 44 voor de eindafrekening; alleen in te vullen in een overgangsituatie. 32 HUURART : artikelnummer van een huurartikel waarvan de artikelsoort 10 moet zijn; hiermee wordt bepaald of dit een huurmachine is en, zo ja, wat het tarief is. 33 LAATST GEFAKT : de laatste periode waarvoor huur is gefac- tureerd; zie ook rubriek 22. 34 HUURPERIODES : u kunt 14 huurperiodes (weeknummers) opge- geven (evenveel als het aantal factuurpe- riodes); bij het aanbreken van een nieuwe periode maakt de contractfacturering een factuur voor de berekening van de huur. 35 ONDERHOUDSPERIODES: de nummers van de weken, maximaal 8, waarin de onderhoudsbeurten moeten worden uitge- voerd; bij REON contract: 1 periode aan het einde van de contractperiode invullen. 36 FAKTUURPERIODES : de nummers van de weken waarin (delen van) contracten en tellertikafrekeningen moeten worden gefactureerd. - Programma 764 'Opbouw contractadvies': Opbouwen van het contractadvies voor contracten die niet via de storingsmodule worden gefactureerd. - Programma 779 'Overzicht contractadviezen': Eventueel overzicht afdrukken van de adviezen om te beoordelen wat er zal worden berekend. - Programma 765 'Gereedmelden contractadviezen': Gereedmelden van adviezen voor de facturering. - Programma 521 'Facturering': Facturering van de contracten. - Programma 762 'Overzicht onderhoudsplanning': Eventueel om onderhoud te plannen. - Programma 732 'A/I/M Storingen' t/m 521 'Facturering': Afhandeling van storingen en onderhoud: zie bij storingmodule. - Programma 767 'Doorboeken contractverbruik': Doorboeken van posten die niet zijn doorberekend.Bepalen contractwaarde
Zoals hiervoor al is opgemerkt, moeten voor elke contractsoort artikelgegevens worden aangemaakt. Dit gebeurt met het programma 400 'A/I/M Artikelen'. De artikelsoort bepaalt de contractsoort. Met de rubrieken 'BRUTO VERKOOPPRIJS 1' en/of 'BRUTO VERKOOPPRIJS 2' bepaalt u de prijs van het contract. U moet de artikelgegevens voor de diverse contracten aanmaken zoals in onderstaand schema staat aangegeven.
Artikelsoort Contractsoort Contractwaarde Opmerking
7 1 Prijs 1 = prijs van het contract. 8 2 Prijs 1 = prijs van het contract. 9 3 Prijs 1 = prijs van het contract. 10 5 Prijs 1 = prijs van het contract. 31,41 4-1 Saldo tikken * prijs 2 uit contractartikel. 32,42 4-2 Prijs 1 = prijs van het contract. 33,43 4-3 Saldo tikken * prijs 2 uit contractartikel + Prijs 1 = prijs van het contractartikel. 34,44 4-4 Prijs 1 uit contractartikel; Eindafrekening: saldo tikken * prijs 2 uit contractartikel -/- reeds berekend; geen vast bedrag; tijdstip: bij laatste fac- tuurperiode (te bepalen via begindatum contract). 35,45 4-5 Saldo tikken * prijs 2 uit contractartikel Het minimum aantal wordt in het + prijs 1 uit contractartikel; saldo tikken contract artikel ingegeven in: moet groter zijn dan het minimum aantal Minimum voorraad magazijn 1 (anders wordt saldo tikken gelijk het minimum aantal). 36,46 4-6 Afhankelijk van de staffel die aan het con- tractartikel is gekoppeld; voor de eerste n tikken de eerste prijs, voor volgende n tik- ken de volgende prijs enzovoorts. 37,47 4-7 Saldo tikken -/- vrije tikken * prijs 2 uit Het aantal vrije tikken wordt in contractartikel + prijs 1 uit contractartikel. het contract artikel ingegeven in: Maximum voorraad magazijn 1
Opmerkingen: - Saldo tikken = eindstand -/- beginstand -/- credit tikken; PRIJSEENHEID heeft alleen betrekking op prijs 2 en niet op prijs 1. - Op de factuur zullen er soms per contract twee regels worden afgedrukt: één voor aantal tikken + prijs en één voor het vaste bedrag. - De prijsafspraken zoals die binnen KAVTA bekend zijn, gelden niet! De staffel wordt gebruikt voor type 6 van de tellertikcontracten; het eerste deel van de tikken wordt berekend tegen de eerste prijs, het volgende deel tegen de volgende prijs enzovoorts.