703 A/I/M Machines
Met dit programma kunt u nieuwe machines invoeren, bestaande wijzigen of verwijderen en informatie opvragen.
Definitie
Een machine is een exemplaar van een machinetype met een eigen, uniek machinenummer.
Machinenummer
Elke machine heeft ter identificatie een nummer, het machinenummer. Elke machine die bij onderhoud en/of reparaties betrokken kan zijn, moet met een eigen nummer ingevoerd worden. Als dat niet gebeurt, dan kunnen voor die machine geen storingen ingevoerd worden.
Klantnummer
Bij verkoop van een machine kent u met programma 502 'Gereedmelden pakbon' een machinenummer toe aan de debiteur; daarmee is het klantnummer aan de machine met het betreffende nummer gekoppeld.
Trefwoorden
Met het trefwoord TDMACHINE zonder toevoeging bepaalt u per machinerubriek of deze met het programma te muteren is:
0 = Niet te muteren; 1 = Te muteren zolang de rubriek nog leeg is; 2 = Altijd te muteren.
Met het trefwoord SERVICE met als toevoeging het nummer van de servicegroep bepaalt u het aantal dagen van de inkoopgarantie.
Stamgegevens
Van elke nieuw in het systeem op te nemen machine moeten de stamgegevens worden vastgelegd. Een aantal rubrieken is slechts informatief als u alleen over de historiemodule beschikt. De betekenis van de diverse velden vindt u in de beschrijving per rubriek.
Werkwijze Start programma 703.
Machinetype Geef het machinetype in.
Machinenummer Geef het machinenummer in.
Bij een nieuwe machine kunt u de andere rubrieken
ingeven.
Bij een bestaande machine worden de gegevens ge-
toond. Als dit niet de juiste machine is, kunt u
met <F4> een ander type en/of nummer ingeven.
Geef voor wijzigen het rubrieknummer dat u wilt
gaan wijzigen en voer het nieuwe of gewijzigde
gegeven in. Het programma gaat naar de volgende
rubriek. U kunt het wijzigen via toets <F4>
beëindigen.
Voor het verwijderen van een machinetype kiest u de
<F3>-toets. Volg daarna de hieronder staande
beschrijving voor het verwijderen van gegevens.
Bevestiging Beantwoord na de laatste rubriek de vraag
INGAVEN AKKOORD ? [J/N]
Na J wordt de gegevens in het bestand opge-
slagen. Na <F4> breekt u de bewerking af; de
nieuwe gegevens worden niet opgeslagen. Na N
heeft u vier mogelijkheden:
- een rubrieksnummer: u kunt vanaf de opgegeven
rubriek (3 of hoger) wijzigingen aanbrengen;
- <F1>: u krijgt de gegevens van het
andere scherm te zien;
- <F3>: u geeft aan dat u de gegevens van
deze machine wilt verwijderen; na J op de
vraag WEET U ZEKER DAT U DIT RECORD WILT VER-
WIJDEREN? worden alle gegevens verwijderd
en keert het programma terug naar de ingave
van het machinetype. Na N of <F2>
blijven de gegevens staan en kunt u eventueel
een rubrieksnummer ingeven om te wijzigen;
- <F4>: de gegevens worden niet bewaard en
u keert terug naar het machinetype.
Met <F4> vanaf de rubriek machinetype beëeindigt
u programma 703, waarna u terugkomt in het keuzemenu.
Rubrieken machinebestand
01 - Machinetype 9 A
De code van een machinetype; moet zijn aangemaakt
met programma 702 'A/I/M Machinetypes'. Achter het
type staat de omschrijving. Op de volgende regel
staat het artikelnummer dat met voornoemd programma
is toegewezen aan dit type.
02 - Machinenummer 12 A
Een nummer waarmee de machine wordt aangeduid. Hoe-
wel deze rubriek de naam machienummer draagt, mogen
ook letters gebruikt worden.
03 - Bijz. kenmerken 30 A
Aanvullende omschrijvin of opmerkingen. Voorbeeld:
- Bij een laserprinter met uitgebreid geheugen zou
hier kunnen staan 'Met 32 mb geheugen'.
- Wanneer het onderhoud niet zelf wordt uitgevoerd,
zou er kunnen staan 'Onderhoud wordt door derden
uitgevoerd' (zie rubriek 09).
04 - Leverancier 6 N
Het nummer van de leverancier van de machine, moet
aanwezig zijn in het crediteurenbestand.
05 - Bouwjaar 4 N
Informatief, 0: niet bekend of niet van toepassing.
06 - Nw/gebr/brkl/hr/ 1 N
inr 0: nieuwe machine
1: gebruikte machine
2: bruikleenmachine
3: huurmachine
4: inruilmachine
5: algemeen nummer
Indien u geen registratie per machine wenst kunt u per
machinetype een algemeen nummer toekennen. Dit zal meestal
het geval zijn bij reparaties aan door derden geleverde
relatief eenvoudige producten.
Bij een aantal programma's wordt deze code als selec-
tie en/of zoekcriterium gehanteerd. Bij het melden
van een storing kunt u laten zoeken naar een machine
die in bruikleen wordt gegeven. Alleen machines met
code '2' (bruikleen) komen daarvoor in aanmerking.
Als de machine weer terugkomt van de klant, meldt
u dat met programma 735 'Binnenmelden bruikleen',
zodat de machine weer beschikbaar is.
07 - Inkoopdatum DD-MM-EEJJ
De datum waarop u deze machine heeft ingekocht.
08 - Inkoopprijs 7 D 2
Wordt overgenomen uit het artikelbestand als het
artikelnummer van het machinetype daar in voor-
komt. Kan worden gewijzigd.
09 - Onderhoud derden 1 N
0: nee
1: ja, in dat geval wordt er bij het melden van
een storing gevraagd of de storing in behan-
deling wordt genomen of alleen geregistreerd
ter bewaking van de afhandeling; bij onder-
houd door derden zijn alle rubrieken infor-
matief.
10 - Servicegroep 2 N
Een servicegroep is een groep binnen de TD-afde-
ling die verantwoordelijk is voor een aantal
(typen) machines. De omschrijving wordt aange-
maakt met het trefwoord SERVICE met als toevoe-
ging het nummer van de servicegroep.
11 - Vervaldatum DD-MM-EEJJ
inkoopgarantie De vervaldatum inkoopgarantie bepaalt het pro-
gramma door bij de inkoopdatum het aantal dagen
te tellen dat staat vermeld onder het trefwoord
SERVICE met als toevoeging het nummer van de
servicegroep. De datum komt op het factuuradvies
storingen (programma 751). Op het overzicht 'VER-
VALLEN GARANTIES' (programma 724) wordt de afloop
van de garantie gesignaleerd.
12 - Info volgend 2 X 35 A
bezoek De informatie voor een volgend bezoek komt op
de werkbon te staan (programma 732 'A/I/M Sto-
ringen' en programma 759 'Herafdruk werkbonnen').
Bij het boeken van een monteursverslag (program-
ma 736) kunt u dergelijke informatie weer opgeven
voor een volgend bezoek. Als u alleen de historie-
module gebruikt, kunt u een eigen omschrijving in-
vullen.
14 - Klantnummer 6 N
Het nummer van een bestaande debiteur of een nummer
uit het trefwoord BEDRYF. Bij verkoop van een machine
kent u met programma 502 'Gereedmelden pakbon' een
machinenummer toe aan de debiteur; daarmee is het
klantnummer aan de machine met het betreffende num-
mer gekoppeld. Zelf een klantnummer toekennen is
mogelijk als u de machine aan een klant heeft ver-
kocht voordat u de verkoopmodule in gebruik had;
hetzelfde geval doet zich voor bij een verhuur-
machine. Met het trefwoord TDMACHINE bepaalt u of
u zelf het klantnummer mag invullen.
15 - Bezoekadres 3 N
Het adres van de plaats waar de machines staat
opgesteld. Het programma geeft standaard het afwij-
kende verzendadres van de betreffende klant.
Eventueel kunt u hier de code van een afwijkend
opgeven, dit moet voorkomen in het bestand met
afwijkende adressen (programma 201).
0: het standaardadres van de debiteur geldt als
bezoekadres.
16 - Vertegenwoordiger 2 N
Het nummer van een bestaande vertegenwoordiger.
Het wordt automatisch toegekend na facturering
(programma 521). Eventueel zelf in te vullen.
18 - Bruto verkoop- 8 D 2
waarde Bruto verkoopwaarde (artikelprijs). Wordt door
het programma na facturering ingevuld (programma
521). Eventueel zelf in te vullen. Een waarde nul
heeft de betekenis van 'nog niet verkocht', 'nog
niet gefactureerd', 'alleen onderhoud', 'in het
verleden verkocht' of 'huurmachine'.
19 - Netto verkoop- 8 D 2
waarde Netto verkoopwaarde (netto verkoopprijs van de
factuur). Wordt door het programma na facturering
ingevuld (programma 521). Eventueel zelf in te vul-
len. Waarde nul: zie rubriek 18.
20 - Factuurnummer 8 N
Wordt normaal door het programma na facturering
ingevuld (programma 521). Voor oudere machines
kan het nummer ook handmatig ingevuld worden.
Waarde nul: zie rubriek 18.
21 - Contractart.nr. 9 N
Als er voor deze machine een contract is afge-
sloten, vermeldt u hier het artikelnummer waar-
mee u het contract heeft gedefinieerd.
0: geen contract
De contractgegevens legt u vast met programma
400 (A/I/M Artikelen). Daarbij zijn de volgende
rubrieken van belang voor contracten:
- Artikelnummer : het artikelnummer van
het contractartikel;
- Artikelomschrijving : de omschrijving van het
contract;
- Tekstcode : om een tekstblok te kop-
pelen voor een uitge-
breide omschrijving;
- Prijseenheid : De eenheid die geldt
voor verkoopprijs 2;
- Bruto verkoopprijs 1: De vaste contractprijs;
- Bruto verkoopprijs 2: De tellertikprijs voor
tellertikcontracten bij
artikelsoort 31 t/m 37
en 41 t/m 47);
- Artikelsoort : 7 : enkelvoudig
onderhouds-
contract;
8 : all-in on-
derhouds-
contract;
9 : REON (re-
paratie- en
onderhouds-
contract;
11 : all-in exclusief
onderhoud;
31 t/m 37: tellertikcon-
tract 1 t/m 7;
41 t/m 47: idem, all-in.
De overige rubrieken zijn niet relevant of worden
ingevuld zoals bij een normaal artikel.
22 - Laatst gefactu- EEJJWW
reerd De laatst gefactureerde contractperiode. Dit be-
paalt de volgende periode die gefactureerd moet
worden. In de beginsituatie geeft u hier de pe-
riode zelf op. Daarmee is de volgende periode
bepaald waarin gefactureerd moet worden. Bij
nieuwe contracten moet u deze rubriek niet in-
vullen.
23 - Factuurdatum DD-MM-EEJJ
De datum van de verkoopfactuur als deze gemaakt
is (zie rubriek 20). Wordt door het programma na
facturering ingevuld (programma 521). Eventueel
zelf in te vullen.
24 - Vervaldatum ver- DD-MM-EEJJ
koopgarantie De vervaldatum verkoopgarantie bepaalt het pro-
gramma door bij de factuurdatum het aantal dagen
te tellen dat staat vermeld onder het trefwoord
SERVICE met als toevoeging het nummer van de
servicegroep. Deze datum dient om te bepalen of
er na het verhelpen van een storing onderdelen,
reiskosten en/of arbeidsloon moet worden door-
berekend.
25 - Begin contract DD-MM-EEJJ
De begindatum van een contract (indien aanwezig).
U moet beschikken over de contractmodule en het
trefwoord TDMODULE moet voorkomen. Hiermee worden
bepaald:
- de datum waarop het contract ingaat;
- alle gegevens met betrekking tot contracten;
- de beginweek en de laatste week van de rubrie-
ken 34 (onderhoudsperiodes) en 35 (factuur-
periodes);
- wat er moet worden doorberekend aan materialen
en/of arbeidsloon.
Bij het factureren van nieuwe contracten wordt
deze datum gevuld.
26 - Eindcontract DD-MM-EEJJ
De einddatum van een contract (indien aanwezig).
Afhankelijk van het contracttype. Waarde nul is
oneindig. Bij het factureren van nieuwe contrac-
ten wordt deze datum gevuld.
27 - Afloopdatum DD-MM-EEJJ
Deze datum dient te worden opgevat als de defi-
nitieve datum waarop zowel het huurcontract als
het onderhoudscontract niet meer worden verlengd.
De planningslijst (programma 762) gaat nooit
verder dan deze datum. Op de signaleringslijst
wordt de afloop van een contract één maand
tevoren bekend gemaakt (programma 777). Waarde
nul betekend: oneindig.
28 - Begindatum verhuur DD-MM-EEJJ
Deze datum bepaalt:
- de datum waarop het huurcontract ingaat;
- de eerste te factureren huurperiode (zie ru-
briek 33);
- of de eerste te factureren huurperiode gedeel-
telijk moet worden gefactureerd (bijvoorbeeld
een halve week).
U kunt de rubrieken 29 - 36 alleen invullen als de contractmodule is
geïnstalleerd.
29 - Ppc code 6 A
Code plain paper copier. Is, naast machinetype
en -nummer, een extra ingang op de machine. Vrij
te benoemen. Wordt gebruikt bij het registreren
van tellerstanden (zie programma 760).
30 - Tellertikstand 6 N
Kan eenmalig worden ingegeven. Daarna houdt het
systeem de stand bij (programma 765 'Gereedmel-
den contractadvies).
31 - Bedrag 8 D 2
Het cumulatieve bedrag van tellertikcontracten
artikelsoorten 34 en 44 voor de eindafrekening.
In een beginsituatie vult u het bedrag zelf in.
32 - Huurartikel 9 N
Artikelnummer van het huurartikel waarvan de arti-
kelsoort 10 moet zijn. Hiermee wordt bepaald of
dit een huurmachine is en, zo ja, wat het tarief
is. Waarde nul: geen huurmachine.
33 - Laatst gefactu- EEJJWW
reerd De laatst gefactureerde huurperiode. Dit be-
paalt de volgende periode die gefactureerd moet
worden. In de beginsituatie geeft u hier de pe-
riode zelf op. Daarmee is de volgende periode
bepaald waarin gefactureerd moet worden.
34 - Huurperiodes 14 x 2 N
U kunt 14 huurperiodes (weeknummers) opgeven. Dat
is evenveel als het aantal factuurperiodes). Bij
het aanbreken van een nieuwe periode maakt de
contractfacturering een factuur voor de berekening
van de huur.
35 - Onderhoudsperiodes 8 x 2 N
De nummers van de weken waarin de onderhoudsbeur-
ten moeten worden uitgevoerd. De begindatum con-
tract (rubriek 25) bepaalt de eerste periode.
Programma 732 (A/I/M Storingen) gebruikt deze
weeknummers voor het plannen van onderhoud. Op
het overzicht onderhoudsplanning (programma 762)
worden deze periodes ook afgedrukt.
36 - Factuurperiodes 14 x 2 N
De nummers van de weken waarin (delen van) con-
tracten en tellertikafrekeningen moeten worden
gefactureerd.
37 - Stamgegevens af- 1 A
drukken J of N invullen. Alleen de machines waarbij J
is ingevuld kunnen voorkomen op het overzicht stam-
gegevens machine (programma 720).