Functiebeschrijving technische dienst - historiemodule
Met deze module houdt u de bestanden met gegevens van monteurs, machinetypes, machines en machinehstorie bij. Deze bestanden vormen de basis voor de administratie van onderhoud en storingen.
De programma's voor de administratie van de technische dienst zijn verdeeeld over drie modules:
1) Historiemodule : Onderhoud van stamgegevens van monteurs, machinetypes en machines; bijhouden van machinehistorie. 2) Storingmodule : Afhandeling van onderhoud en storingen aan machines. 3) Contractmodule : Registratie van tellerstanden; overzicht met gepland onderhoud; opbouw contractadvies; doorboeken contract- verbruik.Voor de beschrijving van de storingmodule en contractmodule verwijzen wij u naar de betreffende handleiding. Deze beschrijving heeft alleen betrekking op de historiemodule.
Historiemodule
Doel
Met deze module legt u gegevens vast van monteurs, machinetypes en machines die zijn betrokken bij onderhoud en storingen. Tevens dient deze module voor het bijhouden van de historie per machine.
Onderhouds- en infoprogramma's:
- Monteurs (programma 700) - Machinetypes (programma 702) - Machines (incl. verkoop-, onder- houds- en contractgegevens) (programma 705) - Machinehistorie (programma 707)Overzichten:
- Monteurs (programma 715) - Machinetypes (programma 717) - Machines (programma 718) - Stamgegevens van machines (incl. verkoop-, onderhouds- en contract- gegevens) (programma 720) - Machinehistorie (programma 722) - Vervallen garanties (programma 724)Procedure
Schematisch vindt u hieronder aangegeven welke programma's u gebruikt vanaf het moment dat u voor een machine de stamgegevens vastlegt tot het moment dat u de machine heeft verkocht.
De procedure verloopt als volgt:
01) Voor nieuwe machines moet u artikelrecords aanmaken met programma 400 'A/I/M Artikelen', waarbij artikelsoort 2 (machine) en bij de aanvullende verkoopgegevens het machinetype moet worden inge- vuld. Het machinetype is een code ter aanduiding van de soort machine zoals computer, printer, etcetera. Het programma maakt voor ieder nieuw machinetype een record aan; voor aanvullende gegevens gebruikt u programma 702 'A/I/M Machinetypes'. 02) De bestelling van machines legt u vast met programma 463 'A/I/M Inkooporders'; afdruk van inkooporders met programma 476. 03) De ontvangst van machines boekt u met programma 469 'Boeken goe- derenontvangst'; het doorboeken vindt plaats met programma 484. Op dat moment zijn de machinenummers bekend. 04) Met programma 703 'A/I/M Machines' vult u voor elke machine de gegevens in t/m rubriek 'Vervaldatum inkoopgarantie'. Het pro- gramma bepaalt deze datum via het trefwoord SERVICE. 05) Aanmaken order bij verkoop van de machine, al of niet na een offerte. 06) Pakbon: alleen na programma 500 'Ingeven verkooporders' volgt de pakbon automatisch als het trefwoord PAKBONTYPE de waarde 'A' heeft; als dit de waarde 'V' (verzoek) is, volgt altijd programma 515 'Pakbonnen'. 07) Invullen van het machinenummer op de pakbon. 08) Programma 502 'Gereedmelden pakbon': het machinenummer wordt aan de klant gekoppeld (komt in het machinerecord). 09) programma 521 'Facturering': voegt de verkoopgegevens aan de machine toe, inclusief de rubriek 'Vervaldatum verkoopgaran- tie'. Deze wordt bepaald via het trefwoord SERVICE. 10) Als u met de klant een contract heeft afgesloten, zou u nu de contractgegevens invullen. Zie daarvoor de contractmodule. 11) Stamgegevens aanmaken en/of wijzigen van monteurs, machinetypes en machines doet u met programma's in de historiemodule.Na het volgen van bovenstaande procedure is het mogelijk voor de betreffende machine(s) storing- en onderhoudsgegevens vast te leggen. Zie eventueel ook de storingsmodule.
Relaties
Hieronder volgt een opsomming van programma's van het GAP/KAVTA-pakket die een relatie hebben met de TD-modules.
Programma 200 'A/I/M Debiteuren': - Debiteurennummer: kan worden gekoppeld aan een machine, zie programma 502 'Gereedmelden orders'. - Afleveradres : Wordt binnen de TD geïnterpreteerd als standaard bezoekadres. Programma 400 'A/I/M Artikelen': - Tekstcode : Kan worden gebruikt om een tekstblok te koppelen. Is in gebruik binnen de offerte- en de TD-modules. - Prijseenheid : Indien de artikelsoort een contract betreft, dan geldt de prijseenheid alleen voor prijs 2! - Prijs 1 : Is in het algemeen de vaste contractprijs indien de artikelsoort een contractsoort betreft. Bij de overige soorten is het de normale verkoopprijs. - Verrekenprijs : Is bij contract- en kostenartikelen niet van toepassing; moet daarom nul zijn. - Prijs 2 : Is voor de artikelsoorten 31 t/m 37 en 41 t/m 47 de tellertikprijs. - Artikelkorting : Niet van toepassing op contracten (daar- op is geen enkele prijs- of kortingaf- spraak van toepassing); wel bij onder- delen etcetera. - Strikt netto : Zie artikelkorting. - Algemeen : Inkoopprijs en leveranciersnummer worden als default overgenomen bij het aanmaken van een machine. Een aantal rubrieken is niet relevant bij sommige artikelsoorten, zoals een crediteur bij een contractarti- kel. - Artikelsoort : 2 = machine-artikel 7 = enkelvoudig onderhoudscontract 8 = all-in onderhoudscontract 9 = REON onderhoudscontract 11 = All-in exclusief onderhoud 31 t/m 37 = tellertikcontract 1 t/m 7 41 t/m 47 = tellertikcontract 1 t/m 7 all-in - Code voorraad : 0 = wel registreren 1 = niet Bij artikelsoorten 7 t/m 11, 31 t/m 37 en 41 t/m 47 moet de code voorraad op 1 staan. - Minimum voorraad: Is bij artikelsoort 35 en 45 het minimaal aantal tikken dat moet worden verbruikt. - Maximum voorraad: Is bij artikelsoort 37 en 47 het aantal vrije tikken dat ter beschikking is. - Algemeen: : Bij gebruik van een machine-artikel (soort 2) wordt gelijk het machinetype-record aangemaakt. Programma 500 'A/I/M Orders': - Voor correcties op automatisch gefactureerde contracten. In het machinebestand worden correcties niet automatisch doorgevoerd. - Voor het factureren van een machine-artikel; er wordt een tekst- regel opgemaakt met 'MACHINENUMMER(s):', die op de pakbon wordt afgedrukt waarachter tijdens het verzamelen van de order de machinenummers moeten worden vermeld. Programma 502 'Gereedmelden orders': - Bij het wijzigen van een regel kan het machinenummer worden toe- gevoegd. - Bij het gereedmelden wordt gecontroleerd of het machinenummer is toegevoegd en wordt er een ingave verlangd als dit niet het geval is. - Het debiteurnummer van de order wordt in het machinerecord gezet als teken dat de machine is gekoppeld. Programma 521 'Facturering': - Alle facturering van de TD (machines, contracten, onderdelen etce- tera) verloopt via dit programma. - Machines: de velden verkoopwaarde (bruto en netto), het vertegen- woordigersnummer, het factuurnummer, de factuurdatum en de verval- datum verkoopgarantie worden gevuld. Programma 530 'A/I/M Offertes': - Tekstblokken zijn gewoon van toepassing. Programma 531 'Afhandelen offertes': - Offerteregels met een aantal groter dan '1' worden gesplitst in meerdere regels waarbij het aantal per regel '1' is in het geval van een machine-artikel. Het verdient dus aanbeveling offertes qua regels en aantallen per regel niet te groot te maken omdat ze anders niet kunnen worden overgezet naar orders. Programma 533 'A/I/M Orders (offertemodule)': - Identiek aan programma 500 (A/I/M Orders), met dit verschil dat er hier uitsluitend met tekstblokken (handmatig en vast) wordt gewerkt; de opmerking bij proggramma 543 'A/I/M Tekstblokken' geldt dus ook hier. De variabele ;MACHNUMMER; mag ook in de handmatige tekst voorkomen. Programma 543 'A/I/M Tekstblokken': - De variabele ;MACHNUMMER; moet in het tekstblok zijn opge- nomen om hetzelfde effect (machinenummer op bijvoorbeeld de pakbon en factuur) te krijgen als bij programma 500 'A/I/M Orders', maar dan voor de programma's die uitsluitend met tekstblokken werken. Tekstcode 7 is bedoeld om te voorkomen dat op sommige documenten (orderbevestiging, offerte) tekst- regels met ;MACHNUMMER; al afgedrukt worden voordat deze variabele is vervangen door het machinenummer. - Let op: ;-variabelen worden niet in alle programma's vervangen, alleen daar waar ze van toepassing zijn.