Functiebeschrijving technische dienst - storingmodule
Met deze module bewaakt en volgt u het verloop van storringen en onderhoud aan machines.
Doel
De storingmodule heeft een tweeledig doel:
1) Het registreren en afhandelen van storingen; 2) Het registreren en afhandelen van onderhoud.De afhandeling van storingen en onderhoud kan van geval tot geval verschillen. De verschillen hangen samen met de vraag of er al dan niet een contract is afgesloten en met de vraag of er garantie van toepassing is. Hieronder volgen een schema en een opsomming van de procedures die u in de diverse situaties in grote lijnen volgt (zie voor de details de betreffende programma's). Er wordt hier vanuit gegaan dat de gegevens voor machines, monteurs en klanten al aanwezig zijn; tevens dat bij de machines de contractgegevens zijn ingevuld als die van toepassing zijn; zie daartoe de procedurebeschrijvingen bij de historie- en de contractmodule van de technische dienst.
Onderhoudsprogramma's:
- Machinetypes per monteur (programma 730) - Storingen (programma 732) - Toekennen monteur (programma 733) - Gereedmelden onderhoud derden (programma 734) - Binnenmelden bruikleen machines (programma 735) - Boeken monteursverslagen (programma 736) - Gereedmelden factuuradvies (programma 737) - Wisselen monteur (programma 743) - Overboeken storing (programma 744)Overzichten:
- Machinetypes per monteur (programma 745) - Storingen per klant (programma 747) - Storingen per monteur (programma 748) - Factuuradvies (programma 751) - Materiaalverbruik (programma 752) - Urenverantwoording (programma 753) - Herafdruk werkbonnen (programma 759)Procedure
Schematisch weergegeven verloopt de procedure bij het afhandelen van storingen en onderhoud als volgt:
1) Programma 762 - Overzicht onderhoudsplanning (Contractmodule): Overzicht met machines die de komende periode voor onderhoud in aanmerking komen; aan de hand van dit overzicht plant u onderhoud dat met programma 732 (A/I/M storingen) wordt gemeld. 2) Programma 732 - A/I/M Storingen: Melden van storingen en onderhoud; het programma komt met een melding als er onderhoud is gepland; bevestigen als dat het geval is; u kunt dit combineren met een storingsmelding. Het trefwoord TDONDERHOUD bepaalt de periode die u vooruit plant. 3) Programma 733 - Toekennen monteur: Monteur toekennen voor uitvoeren storing en/of onderhoud; eventueel afmelden vorige storing. 4) Programma 736 - Boeken monteursverslagen: Vastleggen van de uitgevoerde werkzaamheden, de benodigde reis- en arbeidstijd en de verbruikte materialen; eventueel bepalen wat er wordt doorberekend (als er garantie van toepassing is, geeft het programma aan dat er niets wordt doorbere- kend); bij gebruik van de contractmodule geeft het programma zelf aan wat er volgens het contract wel of niet wordt doorberekend (zie de Functiebeschrijving van de contractmodule voor de diverse contractsoor- ten); aangeven of het geplande onderhoud is uitgevoerd. 5) Programma 751 - Factuuradvies storing: Overzicht van wat er zal worden doorberekend; bij een aantal contracten is dat ook het nieuwe contract indien het laatste onderhoud van de contractperiode is uitgevoerd; eventuele correcties brengt u aan met programma 736 (boeken monteurs- verslagen). 6) Programma 737 - Gereedmelden factuuradvies: Vrijgeven van de regels van het factuuradvies voor de facturering of voor het doorboeken. 7) Programma 521 - Facturering: Eventueel factureren van de materialen die worden doorberekend. 8) Programma 767 - Doorboeken contractverbruik (contractmodule): Jour- naliseren van de niet doorberekende posten.Kosten doorberekenen
Met het plegen van onderhoud en het verhelpen van storingen zijn kosten gemoeid: arbeidskosten, reiskosten en materialen. Wat u hiervan aan de klant doorberekent hangt af van een aantal factoren:
- Is er een onderhoudscontract afgesloten? - Als er een contract is afgesloten, welk soort contract is dat? - Is er verkoopgarantie van kracht?Met programma 736 (boeken monteursverslagen) bepaalt u wat er uiteindelijk zal worden doorberekend door achter de 'code doorberekenen' de waarde 0 (niet doorberekenen) of 1 (wel) te zetten; u kunt daarmee afwijken van wat het programma als code voorstelt.