Functiebeschrijving verkoopmodule
Orders worden met het programma 'Ingeven verkooporders' ingevoerd. Voor de winkelverkoop is het programma 'Winkelorders' ontwikkeld. Na het ingeven van de verkooporder wordt een pakbon afgedrukt.
Als artikelen niet op voorraad zijn, dan worden deze op 'backorder' genomen. De artikelen kunnen besteld worden via programma 407. Als de goederen ontvangen zijn (programma 406, goederenontvangst), dan kunnen de 'backorders' gereedgemeld worden via programma 503 of 504. Naar wens kunnen naleverbonnen afgedrukt worden. In plaats van programma 406 en 407 kan ook met de inkoopmodule gewerkt worden.
Het is mogelijk om, naast de pakbon, ook een afleverbon af te drukken. Om een order te kunnen factureren moet de pakbon via programma 502 gereedgemeld worden. Daarna kunnen de facturen met programma 521 afgedrukt worden. De journaalposten komen in de financiële administratie terecht en de statistieken worden gevuld.
Ordersoorten
De volgende ordersoorten staan ter beschikking: D = direktbon, K = kontantbon, M = meeneembon, P = pakbon, R = retourbon
Backorders
Indien orders geheel of gedeeltelijk niet-leverbaar zijn, kunnen backorders ontstaan. De voorraad kan dan worden aangevuld via de Voorraadmodule, of via de Inkoopmodule, waarna u de backorders gereed kunt melden.
Gereedmelden
Orders van het type meeneembon, pakbon en retourbon moeten bij levering met programma 502 worden gereedgemeld.
Verwijderen
Orders verwijdert u met programma 505.
Factureren
Na gehele of gedeeltelijke levering worden orders gefaktureerd met programma 521. Kontantbonnen worden verwerkt met programma 524. Daarbij wordt ook de voorraad bijgewerkt.
Integratie met financieel
Na facturering, resp. verwerking van de kontantbonnen, vindt de financiële afhandeling verder plaats in de debiteurenmodule en in de grootboekmodule.
Info op beeldscherm
Met de programma's 506 en 507 kunt u onderhanden orders per debiteur of per artikel op het scherm raadplegen.
Overzichten
U kunt diverse overzichten afdrukken:
- Ordervoverzichten (programma 514) - Verkoopoverzicht (programma 528) - BTW-overzicht (programma 529)Statistieken
Omzetstatistieken kunt u bijhouden en raadplegen in de Statistiekmodule. De omzet wordt bijgewerkt vanuit de facturering.
Offertemodule
Orders uit de Offertemodule verwerkt u in de Verkoopmodule.
Ordersoorten
In de Verkoopmodule staan 5 standaard-ordersoorten tot uw beschikking. Indien u beschikt over de Offertemodule worden ook de orders die u daar heeft ingevoerd (z.g. termijn-orders) in de Verkoopmodule verder verwerkt. De soorten zijn:
- Direktorder Een direktorder kunt u ter correctie (plus of min) gebruiken, of om een order in te voeren waarvan u geen bon wilt afdrukken. Er wordt altijd geleverd, er kunnen geen backorders ontstaan. - Kontantbon De ordersoort kontantbon kunt u gebruiken bij rechtstreekse verkoop (bijvoorbeeld uit de winkel). De kontantbon heeft dan ook de funktie van faktuur. Er wordt altijd geleverd, er kunnen geen backor- ders ontstaan. - Meeneembon De ordersoort meeneembon kunt u gebruiken om een order voor goederen die direct uit magazijn of winkel worden meegenomen te verwerken. Er wordt altijd geleverd, er kunnen geen backorders ont- staan. Een meeneembon moet met programma 502 gereedgemeld worden. - Pakbon De ordersoort pakbon biedt de meest uitgebreide orderverwerking. Bij orderingave wordt het bestel- de aantal gereserveerd, rekening houdend met de beschikbare voorraad. Is er niet voldoende voor- raad, dan worden de ontbrekende artikelen in back- order geplaatst. Na gereedmelden van de backorders wordt een naleverbon afgedrukt. Pakbonnen en na- leverbonnen moeten gereedgemeld worden met pro- gramma 502. - Retourbon Goederen die door klanten geretourneerd worden kunnen via een retourbon verwerkt worden. Hier- door wordt ook de voorraad bijgewerkt, en kan een Creditnota worden aangemaakt.Bonnummers
Bonnen worden door het systeem genummerd. Voor een order kunnen meerdere bonnummers worden aangemaakt: bijvoorbeeld de pakbon, en daaropvolgende naleverbonnen. Orders worden per bon gereedgemeld.
Order uit Offertemodule
De verwerking van orders die zijn ingevoerd via de Offertemodule vindt in de Verkoopmodule plaats. Deze loopt dan analoog aan de verwerking van de ordersoort pakbon, met dien verstande dat de bonnen altijd worden afgedrukt met programma 515 (op verzoek).
Artikelsoorten
In het basispakket GAP/KAVTA heeft u de beschikking over 5 artikelsoorten die u in verkooporders kunt opnemen. Naast deze 5 'bekende' artikelsoorten kunt u gebruik maken van 'eenmalige' artikelen: deze zijn niet in het artikelbestand opgenomen, maar kunnen wel in een order worden opgenomen. De artikelsoorten zijn:
- Standaardartikel Artikelsoort 0. - Divers-artikelen Artikelsoort 1. De verrekenprijs van een divers-artikel wordt bij de facturering per order berekend als percentage van de daar ingegeven verkoopprijs; dit percentage legt u vast bij de aanvullende verkoopgegevens. Gebruik deze mogelijkheid alleen voor artikelen waarvan de voorraad niet geregistreerd wordt! - Tellertik-artikel Artikelsoort 3. Met behulp van het tellertikartikel kunt u het verbruik van bijvoorbeeld copieermachines in rekening brengen. Bij orderinvoer geeft u een begin- en eindstand in, waar- na het programma op basis van verkoopprijs en prijseen- heid het in rekening te brengen bedrag berekent. Begin- en eindstand worden op de factuur afgedrukt. - Kosten-artikel Artikelsoort 5 Het kosten-artikel kunt u gebruiken om kosten, die geen omzet zijn (administratie-, vracht-, verpakkingskosten e.d.) door te berekenen aan de klant. U kunt vaste ta- rieven hanteren (verkoopprijs/prijseenheid), bij order- ingave de prijs invoeren. De inkomsten van kosten-artikel verschijnen, afhankelijk van de instelling van het tref- woord FAKTUUR, al of niet op de omzetstatistieken. - Bestelling per order Artikelsoort 12 Is een standaard artikel, maar inkoop loopt via de programma's 472 en 473, waarbij per crediteur/verkooporder een losse inkooporder aangemaakt wordt. Te gebruiken voor speciale bestellingen. - Eenm. artikelen U kunt een eenmalig artikel ingeven met een ? + 8 cij- fers. De eerste 2 cijfers bepalen de grootboekcode. Na ingeven van de verkoopprijs geeft u prijseenheid, BTW-code, verrekenprijs, crediteurennummer en arti- kelgroep op. Met trefwoord DIVART bepaalt u of de eenmalige artikelen direct geleverd worden, of in back- order genomen worden. Indien ze in backorder genomen worden, moet u de backorder gereedmelden via programma 503. De omzetgroep voor een eenmalig artikel is altijd 0.
Directorders
Een direktorder kunt u ter correctie (plus of min) gebruiken, of om een order in te voeren waarvan u GEEN bon wilt afdrukken.
Direct
Bij orderingave wordt het bestelde aantal gereserveerd, zonder rekening te houden met de beschikbare voorraad. Er wordt dus altijd geleverd, er kunnen geen backorders ontstaan.
Geen bon!
Van een direkte order wordt geen bon afgedrukt.
Onmiddellijk te factureren
Een direkte order behoeft niet gereedgemeld te worden, maar kan onmiddellijk gefactureerd worden. Bij factureren worden de reservering en de voorraad afgeboekt.
Kontantbonnen
Kontantbonnen kunt u gebruiken bij rechtstreekse verkoop (bijvoorbeeld uit de winkel). In het trefwoord PAKBONTYPE bepaalt u of kontantbonnen wel of niet gebruikt kunnen worden. Wanneer u kontantbonnen gebruikt, druk dan ook de pakbonnen AUTOMATISCH af!
Procedure
Bij orderingave wordt het bestelde aantal gereserveerd, zonder rekening te houden met de beschikbare voorraad. Er wordt dus altijd geleverd, er kunnen geen backorders ontstaan; er kan dus een negatieve voorraad ontstaan.
Doorverwerking
Kontantbonnen hoeven niet gereedgemeld te worden, de verwerking van kontantbonnen in de financi&eum;le administratie vindt plaats via programma 524 VERWERKEN KONTANTBON. Bij het doorverwerken worden de voorraad en de reserveringen afgeboekt.
Direkt betalen
U kunt kontantbonnen op 2 manieren boeken: wanneer in het trefwoord KONTANTBONKAS de rubriek KONTANTBON DIREKT BETALEN op J staat, vindt de volgende journalisering plaats:
Debiteuren Aan Opbrengst (per grootboekkode) BTW hoog BTW laag Kosten Kostprijs verkopen Voorraad
Kas Aan DebiteurenVia algemeen boekingsprogramma
Wanneer in het trefwoord KONTANTBONKAS de rubriek KONTANTBON DIREKT BETALEN op N staat, wordt de kontantbon als openstaande post bij de betreffende debiteur geboekt. Er wordt dan dus een standaard journaalpost zoals bij facturering aangemaakt en de betaling daarvan boekt u via het Algemeen Boekingsprogramma (programma 134).
Layout
De layout van de kontantbon (automatisch afgedrukt) bepaalt u via de trefwoorden: KONTANTKOPBALK, KONTANTTEKST en KONTLAYOUT.
Meeneembonnen
Meeneembonnen kunt u gebruiken om een order voor goederen die direct uit het magazijn worden meegenomen te verwerken. In het algemeen zullen meeneembonnen alleen gebruikt worden als de pakbonnen AUTOMATISCH worden afgedrukt.
Procedure
Bij orderingave wordt het bestelde aantal gereserveerd, zonder rekening te houden met de beschikbare voorraad. Er wordt dus altijd geleverd, er kunnen geen backorders ontstaan; er kan dus een negatieve voorraad ontstaan. Een meeneembon moet met programma 501 gereedgemeld worden. Bij facturering worden de reserveringen de voorraad afgeboekt.
PAKBONTYPE Automatisch
Wanneer u met het trefwoord PAKBONTYPE bepaald heeft dat de pakbonnen automatisch worden afgedrukt, worden ook de meeneembonnen automatisch afgedrukt. De layout van de meeneembon bepaalt u via de Trefwoorden MEENEEMBONKOPBALK, MEENEEMBONLAYOUT en MEENEEMBONTEKST.
PAKBONTYPE Op verzoek
Wanneer u met het trefwoord PAKBONTYPE bepaald heeft dat de pakbonnen op verzoek (dus met programma 515) worden afgedrukt, moet u ook de meeneembonnen met programma 515 afdrukken. De layout is dan gelijk aan die van de pakbon volgens trefwoord: PAKBONKOPBALK, PAKBONLAYOUT en PAKBONTEKST.
Naleverbonnen
Nadat u met programma 503 of 504, of via de Inkoopmodule backorders heeft gereedgemeld kunt u voor de betreffende orders een naleverbon afdrukken. Na het gereedmelden van de naleverbon met programma 502 kan vervolgens gefaktureerd worden.
Procedure
Bij het afdrukken van de naleverbonnen worden alle backorders op de bonnen afgedrukt die zijn gereedgemeld sinds de laatste keer dat u de naleverbonnen heeft afgedrukt. Functie en verwerking zijn dus gelijk aan die van de pakbon. U kunt de naleverbonnen dus 'opsparen' en behoeft dus niet altijd na het gereedmelden van de backorders direkt naleverbonnen af te drukken. Na verzameling/levering van de (beschikbare) artikelen moet de naleverbon gereedgemeld worden (deels of geheel). Bij factureren worden de reserveringen en de voorraad afgegeboekt.
PAKBONTYPE Op verzoek
Wanneer u met het trefwoord PAKBONTYPE bepaald heeft dat de pakbonnen op verzoek (dus met programma 515) worden afgedrukt, moet u ook de naleverbonnen met programma 515 afdrukken. De layout is dan gelijk aan die van de pakbon volgens trefwoord: PAKBONKOPBALK, PAKBONLAYOUT en PAKBONTEKST.
PAKBONTYPE Automatisch
Wanneer u met het trefwoord PAKBONTYPE bepaald heeft dat de pakbonnen automatisch worden afgedrukt, worden ook de naleverbonnen automatisch afgedrukt. De layout van de naleverbon bepaalt u via de trefwoorden NALEVERBONKOPBALK, NALEVERBONLAYOUT en NALEVERBONTEKST.
Pakbonnen
De ordersoort pakbon biedt de meest uitgebreide orderverwerking. Bij orderingave wordt het bestelde aantal gereserveerd, rekening houdend met de beschikbare voorraad. Pakbonnen moeten gereedgemeld worden met programma 502.
Procedure
Bij orderingave wordt het bestelde aantal gereserveerd, rekening houdend met de beschikbare voorraad. Is er niet voldoende voorraad, dan worden de ontbrekende artikelen in backorder geplaatst.
Op verzoek/automatisch
Na invoeren van de order kunt u automatisch een pakbon laten afdrukken, of de bonnen 'opsparen' en ze op een door u te bepalen moment afdrukken. U stelt dit in met het trefwoord PAKBONTYPE.
Inhoud
Op de pakbon worden artikelnummer(s), onschrijving, locatie en de aantallen besteld en te leveren vermeld; de artikelen worden op de pakbon gerangschikt op locatie. Aan de hand van deze bon kunnen de artikelen in het magazijn verzameld worden. De bon kan met de goederen mee naar de klant, een copie kan achtergehouden worden ten behoeve van gereedmelden. Eventueel kunt u via programma 502 een afleverbon afdrukken. Na verzameling/levering van de (beschikbare) artikelen moet de pakbon gereedgemeld worden (deels of geheel). Voor de niet leverbare artikelen wordt na het gereedmelden van de backorder een naleverbon afgedrukt; deze heeft dezelfde functie als de pakbon. Na het gereedmelden kan dan gefactureerd worden: bij het factureren wordt de voorraad definitief bijgewerkt (het aantal gereserveerd van de betreffende order wordt dan van de voorraad afgeboekt).
Layout
De layout van de pakbonnen bepaalt u via de trefwoorden: PAKBONKOPBALK, PAKBONTEKST en PAKBONLAYOUT.
Retourbonnen
Goederen die door klanten geretourneerd worden kunnen via een retourbon verwerkt worden. Op deze wijze wordt de controle op magazijnvoorraad gerealiseerd, en kan een creditnota worden aangemaakt.
Procedure
Aantallen op een retourbon moeten positief worden ingegeven. Artikelen worden dan negatief gereserveerd. Na invoeren van de order wordt direct een retourbon afgedrukt. Retourorders moeten gereedgemeld worden. Daarna kan via de facturering een creditfaktuur worden afgedrukt; dan vindt ook de definitieve bijwerking van de voorraad plaats: de negatief gereserveerde artikelen worden dan weer in de voorraad opgenomen.
PAKBONTYPE Op verzoek
Wanneer u met het trefwoord PAKBONTYPE bepaald heeft dat de pakbonnen op verzoek (dus met programma 515) worden afgedrukt, moet u ook de retourbonnen met programma 515 afdrukken. De layout is dan gelijk aan die van de pakbon volgens trefwoord: PAKBONKOPBALK, PAKBONLAYOUT en PAKBONTEKST.
PAKBONTYPE Automatisch
Wanneer u met het trefwoord PAKBONTYPE bepaald heeft dat de pakbonnen automatisch worden afgedrukt, worden ook de retourbonnen automatisch afgedrukt. De layout van de naleverbon bepaalt u via de trefwoorden RETOURBONKOPBALK, RETOURBONLAYOUT en RETOURBONTEKST.