128 Info historie financieel
De Historische Module biedt u de mogelijkheid de financiële historie te bewaren tot een door u zelf te kiezen tijdstip.
Inhoud
Bij gebruik van de historische module worden de journaalposten (eventueel verdicht) van debiteuren, crediteuren en grootboekrekeningen bewaard. De gegevens zijn beschikbaar ten behoeve van informatie op het scherm en afdruk op kaartjes.
Het vullen van de historie gebeurt tijdens het programma "Dagafsluiting". Boekingen die nog niet door de dagafsluiting zijn verwerkt, zijn in deze module nog niet zichtbaar.
Bij elke periode-afsluiting wordt het veld "Saldo einde periode" aan de historische gegevens toegevoegd.
Kaartjes
BASTA verplicht u in principe om tijdens de afsluiting van de financiële periode grootboekkaartjes te laten vervaardigen. Het afdrukken van debiteuren- en crediteuren kaartjes is optioneel. Wanneer u gebruik maakt van de historische module kunt u er voor kiezen om het afdrukkem van de grootboekkaartjes tijdens de afsluiting over te slaan; zie hiervoor de beschrijving van programma 110.
U kunt financiële historie verwijderen als deze niet meer nodig is (denk echter wel om de wettelijke bewaartijd). Het verwijderen is in principe gekoppeld aan het afdrukken, maar het is mogelijk om de historie zonder afdrukken te verwijderen.
Vanaf Basta versie 5.7 is het mogelijk om, naast het afdrukken van rekeningkaartjes, de gegevens over te zetten naar een ASCII-tekstbestand in CSV-formaat. De rekeningkaartjes kunnen dan in een pakket als "Ms-Excel" ingelezen worden. De belastingdienst vraagt regelmatig om dit soort electronisch vastgelegde gegevens en ook voor uw accountant kan deze mogelijkheid handig zijn.
Bekijken van de financiële historie op het scherm
Werkwijze Start programma 128. Bij de meeste ingaves geldt dat u met de
<F2>-toets één stap terug kunt doen. Wanneer dit mogelijk is
staat dat onderin uw beeldscherm vermeld. Met <F4> kunt u het
programma verlaten.
1 - Soort info Kies voor D wanneer u informatie Debiteurenhistorie wilt.
Kies voor K wanneer u informatie Crediteurenhistorie wilt.
Kies voor G wanneer u informatie Grootboekhistorie wilt.
2 - Rekeningnummer Geef het gewenste debiteuren-, crediteuren of grootboekrekening
nummer in, afhankelijk van de hiervoor gemaakte keuze.
Wanneer u gekozen heeft voor debiteuren of crediteuren kunt u hier
ook een zoeksleutel geven en deze bevestigen met <F3> in plaats
van <RETURN>. Het systeem zoekt dan de door u gewenste klant
of leverancier op.
Na ingave van het nummer verschijnen op uw scherm de volgende
gegevens :
- Naam van de gekozen rekening
- Beginsaldo van het actuele boekjaar
- Actueel saldo
3 - Periode vanaf Geef aan vanaf welke periode (PPJJ) u de historische gegevens op
het scherm wilt.
Wanneer u niets ingeeft begint de informatie bij de eerste in de
historie aanwezige periode.
4 - Dokument vanaf Geef aan vanaf welk dokumentnummer (binnen de hierboven
gekozen periode) u de informatie wilt zien.
De mogelijkheid om op dokumentnummer te selecteren zal vooral
bij debiteuren- en crediteurenhistorie handig zijn.
De door u geselecteerde historische gegevens verschijnen op uw scherm; per regel ziet u van links naar rechts :
- boekingsperiode
- dokumentnummer (faktuurnummer)
- dagboek
- dagboekblad
- regel van het dagboekblad
- boekingsdatum
- eventuele kostenplaats en hulpkostenplaats
- tegenrekening (indien van toepassing)
- omschrijving van de journaalpost
- mutatiebedrag
Tussen de regels van verschillende boekingsperiodes ziet u steeds een regel met daarop het periode-eindsaldo van de gekozen rekening, indien voorhanden.
Het zoeken naar een document in de financiële historie
Werkwijze Start programma 128. Bij de meeste ingaves geldt dat u met de
<F2>-toets één stap terug kunt doen. Wanneer dit mogelijk is
staat dat onderin uw beeldscherm vermeld. Met <F4> kunt u het
programma verlaten. Geef <F1> om het zoeken te starten.
1 - Zoeken in Kies voor D wanneer u in de debiteurenmutaties wilt zoeken.
Kies voor K wanneer u in de crediteurenmutaties wilt zoeken.
Kies voor G wanneer u in de grootboekmutaties wilt zoeken.
2 - Boekjaar Geef het gewenste boekjaar in.
3 - Document Geef het op te zoeken documentnummer in.
4 - Akkoord Bevestig of herroep uw ingaves.
Het zoeken wordt gestart. Als het ingegeven documentnummer gevonden wordt, dan toont het programma het nummer en het periodegegeven van de betreffende mutatie. Daarna vraagt het programma of het wel of niet verder moet zoeken of de historie vanaf dit punt moet gaan tonen. Maak de gewenste keuze: met J verder zoeken, met N terug naar de ingave van het te zoeken gegeven of met I de historie vanaf het gevonden punt tonen.
Afdrukken van de financiële historie
Werkwijze Start programma 128. Bij de meeste ingaves geldt dat u met de
<F2>-toets één stap terug kunt doen. Wanneer dit mogelijk is
staat dat onderin uw beeldscherm vermeld. Met <F4> kunt u het
programma verlaten.
1 - Soort info Geef <F3> om naar de afdruktak van de module te gaan.
2 - Soort rekening Kies voor D wanneer u de debiteurenhistorie wilt afdrukken.
Kies voor K wanneer u de crediteurenhistorie wilt afdrukken.
Kies voor G wanneer u de grootboekhistorie wilt afdrukken.
Kies voor A als u alle drie de soorten wilt afdrukken.
3 - Selectie Vervolgens kunt u een selectie maken van debiteuren-, crediteuren-
of grootboekrekeningnummer vanaf/tot en met.
De selectiemogelijkheid krijgt u niet wanneer u hiervoor met A voor
Alles heeft gekozen.
4 - Periodeselectie Geef aan vanaf welke periode (PPJJ) en tot en met welke periode
u de historische gegevens afgedrukt wilt hebben.
De ingegeven periodes moeten binnen één en hetzelfde
boekjaar vallen.
5 - Verwijderen? Onder bepaalde condities vraagt het systeem u vervolgens of u de
afgedrukte gegevens na afloopt wilt verwijderen; zie hiervoor de
paragraaf Verwijderen financiële historie.
6 - Akkoord? Bevestig of herroep uw ingaves. Het is bij deze keuze mogelijk
om via de ingave van <L> de gegevens op lijstpapier in
plaats van kaartjes af te drukken.
7 - Printerkeuze Kies een printer.
8 - Testprint? Laat het systeem desgewenst een testprint maken; wanneer u
akkoord gaat met de instelling worden de gegevens afgedrukt.
Na afloop hiervan komt u terug bij punt 2 (ingave soort rekening).
Voorbeeld
Hieronder ziet u een voorbeeld van de manier van afdrukken. Een selectie is gemaakt op het afdrukken van de historie van grootboekrekening 3100, alleen voor de periode 0494. U ziet dat de journaalposten worden voorafgegaan door het eindsaldo van periode 0394. De gegevens worden geprint op 80 koloms en kunnen derhalve op "kaartjespapier" of A4 papier worden afgedrukt.
REK.NR. NAAM BASTA FIN B.V. DATUM HPER BLAD REK.NR.
3100 TUSSENREKENING INKOPEN 01/03/95 1294 **** 3100
================================================================================
BEGINBALANS: 25.00 SALDO BOEKJAAR 94: 378.54
================================================================================
PER. DOK.NR. DB BLAD RG DATUM KP HPK TEG.REK OMSCHRIJVING MUTATIES
===============================================================================
SALDO EINDE PERIODE 3.00CR
0494 1 35 1 2 16-11 ontv.9932776 1850.00CR
0494 1 28 2 4 28-11 558954/94885820 2255.00
0494 22 28 10 4 28-11 161294/495206 100.00
0494 23 28 10 8 28-11 161294/495207 117.50
0494 24 28 10 12 28-11 62502/8851456 117.50
0494 104 35 2 47 07-12 ontv.5611502 50.00CR
0494 109 35 2 52 07-12 ontv.5611598 47.00
0494 225 28 7 4 28-11 135802/3233051 225.00
0494 226 28 7 7 28-11 135802/3233052 82.50
0494 226 28 11 4 28-11 9442/65810 117.50
0494 227 28 11 7 28-11 13584/948025 100.00
0494 228 28 11 10 28-11 13584/948026 100.04
0494 229 28 11 14 28-11 13584/948027 117.50
0494 555 28 8 4 28-11 602323/94688540 100.00
0494 556 28 8 8 28-11 602323/94688550 100.00
SALDO EINDE PERIODE 1676.54
Verwijderen van de financiële historie
Verwijderen van financiële historie is in principe alleen mogelijk in combinatie met afdrukken, zodat de verwijderde gegevens nooit geheel verloren gaan. De ingaves die bij het verwijderen horen zijn daarom grotendeels gelijk aan de ingaves die bij afdrukken horen.
Werkwijze Start programma 128. Bij de meeste ingaves geldt dat u met de
<F2>-toets één stap terug kunt doen. Wanneer dit mogelijk is
staat dat onderin uw beeldscherm vermeld. Met <F4> kunt u het
programma verlaten.
1 - Soort info Geef <F3> om naar de afdruktak van de module te gaan.
2 - Soort rekening Kies voor D, K, G voor debiteuren, crediteuren of grootboek, of
voor A wanneer u alledrie de soorten afgedrukt wilt hebben.
3 - Selectie Vervolgens kunt u een selectie maken van debiteuren-, crediteuren-
of grootboekrekeningnummer vanaf/tot en met.
De selectiemogelijkheid krijgt u niet wanneer u hiervoor met A
voor Alles heeft gekozen.
N.B.: Verwijderen kan alleen wanneer aan de volgende voorwaarden is voldaan:
1) U heeft gekozen (onder 2) voor A (Alles) of
2) U heeft gekozen (onder 2) voor G (Grootboek) en
U heeft gekozen voor grootboekrekening 0 tot en met 9999999 (onder 3) of
3) U heeft gekozen (onder 2) voor D of K en
U heeft gekozen voor debiteur/crediteur 0 tot en met 999999.
Bij andere ingaves onder punt 2 en 3 zult u niet de mogelijkheid tot verwijderen
krijgen.
4 - Periodeselectie Maak uw periodeselectie.
5 - Verwijderen? NA AFDRUKKEN VERWIJDEREN? J/N:
Kies J om te verwijderen. Geeft u echter J met de <F9>-toets
in, dan worden de historische gegevens zonder afdrukken verwijderd.
Deze optie is op verzoek van een aantal gebruikers ingebouwd.
6 - Akkoord? Bevestig of herroep uw ingaves. Het is bij deze keuze mogelijk
om via de ingave van <L> de gegevens op lijstpapier in
plaats van kaartjes af te drukken.
7 - Printerkeuze Kies een printer.
8 - Testprint? Laat het systeem desgewenst een testprint maken; wanneer u
akkoord gaat met de instelling worden de gegevens afgedrukt.
Na afloop hiervan komt u terug bij punt 2 (ingave soort rekening).
Financiële mutaties naar een ASCII-tekstbestand in CSV-formaat
Werkwijze Start programma 128. Bij de meeste ingaves geldt dat u met de
<F2>-toets één stap terug kunt doen. Wanneer dit mogelijk is
staat dat onderin uw beeldscherm vermeld. Met <F4> kunt u het
programma verlaten.
1 - Soort info Geef <F2> om naar de aanmaak van een ASCII-bestand te gaan.
2 - Soort rekening Kies voor D wanneer u debiteurenhistorie wilt overzetten.
Kies voor K wanneer u de crediteurenhistorie wilt overzetten.
Kies voor G wanneer u de grootboekhistorie wilt overzetten.
Kies voor A als u alle drie de soorten wilt overzetten.
3 - Selectie Vervolgens kunt u een selectie maken van debiteuren-, crediteuren-
of grootboekrekeningnummer vanaf/tot en met.
De selectiemogelijkheid krijgt u niet wanneer u hiervoor met A voor
Alles heeft gekozen.
4 - Periodeselectie Geef aan vanaf welke periode (PPJJ) en tot en met welke periode
u de historische gegevens overgezet wilt hebben.
De ingegeven periodes moeten binnen één en hetzelfde
boekjaar vallen.
5 - Akkoord? Bevestig of herroep uw ingaves.
De tekstbestanden uit dit programma beginnen allemaal met hisfm, daarna 4 cijfers periode vanaf JJPP, 4 cijfers periode tot en met JJPP en .txt als extensie. De bestanden komen in de gebruikelijke directory terecht (meestal /usr/bbx/tmp op een Sun-systeem of /Basis/Vpro5/tmp op de betreffende disk bij pc-systemen) en kunnen via een programma als 'Windows verkenner' naar de pc gehaald worden. U kunt de betreffende bestanden ook op een cd-rom branden en ze daarna aan derden (belastindienst, uw accountant) ter beschikking stellen.
Het inlezen van deze bestanden in een programma als "Ms-Excel" gebeurd op precies dezelfde manier als het inlezen van de tekstbestanden uit de financiële saldihistorie, zoals beschreven bij programma 124.