159 Evenwichtscontrole
Periodiek kunt u laten controleren of uw grootboek in evenwicht is en of de subadminstratie debiteuren en crediteuren correct zijn.
Soort controles
De volgende controles vinden plaats :
- Evenwichtscontrole debiteuren - Van iedere debiteur worden de openstaande fakturen geteld, en vergeleken met het aktuele saldo in het debiteurenstambestand. U kunt een dergelijke controle zelf uitvoeren door in programma 205 het saldo van de stamgegevens (rechts bovenin) te vergelijken met het saldo van de openstaande posten (onderin)). - Het totaal van de openstaande saldi van de debiteuren wordt op 3 manieren bepaald: A. Vanuit de openstaande fakturen. Zoals getoond in de programma's 205 'Info openstaande posten', en 219 'Overzicht openstaande posten'. B. Vanuit de debiteurenstamgegevens. Zoals getoond in programma 200 'A/I/M Debiteuren'. C. Vanuit de grootboekrekeningen t.b.v. debiteuren. Dit is voor de debiteuren met dagboekcode 0 de optelling van de saldi van de grootboekrekeningen welke gekoppeld zijn aan relatiecode 290 en 294. Voor de debiteuren met dagboekcode 1 is dit de som van de saldi van de grootboekrekeningen welke gekoppeld zijn aan relatiecode 291 en 295. Voor de debiteuren met dagboekcode 2 de optelling van de saldi van de grootboekrekeningen welke gekoppeld zijn aan relatiecode 292 en 296. Voor de debiteuren met dagboekcode 3 het totaal van de saldi van de grootboekrekeningen welke gekoppeld zijn aan relatiecode 293 en 297. Deze 4 totalen worden per dagboekcode met elkaar vergeleken. Wanneer een ongelijkheid wordt gekonstateerd, wordt dit op het verslag geprint. - Evenwichtscontrole crediteuren - Van iedere crediteur worden de openstaande fakturen geteld, en vergeleken met het aktuele saldo in het stambestand. U kunt een dergelijke controle zelf uitvoeren door in programma 305 het saldo van de stamgegevens (rechts bovenin) te vergelijken met het saldo van de openstaande posten (onderin)). - Het totaal van de openstaande saldi van de crediteuren wordt op 3 manieren bepaald: A. Vanuit de openstaande fakturen. Zoals getoond in de programma's 305 'Info openstaande posten', en 319 'Overzicht openstaande posten'. B. Vanuit de crediteurenstamgegevens. Zoals getoond in programma 300. C. Vanuit de grootboekrekeningen t.b.v. crediteuren. Dit is voor de crediteuren met dagboekcode 0 de optelling van de saldi van de grootboekrekeningen welke gekoppeld zijn aan relatiecode 298. Voor de crediteuren met dagboekcode 1 is dit de som van de saldi van de grootboekrekeningen welke gekoppeld zijn aan relatiecode 299. Voor de crediteuren met dagboekcode 2 de optelling van de saldi van de grootboekrekeningen welke gekoppeld zijn aan relatiecode 300. Voor de crediteuren met dagboekcode 3 het totaal van de saldi van de grootboekrekeningen welke gekoppeld zijn aan relatiecode 301. Deze 4 totalen worden per dagboekcode met elkaar vergeleken. Wanneer een ongelijkheid wordt gekonstateerd, wordt dit op het verslag geprint. - Evenwichtscontrole grootboek Alle grootboekrekeningen worden gelezen en geteld. Vervolgens worden de volgende vergelijkingen gemaakt: A. Het totaal van de rubrieken debet deze periode dient gelijk te zijn aan het totaal van de rubrieken credit deze periode. B. Het totaal van de rubrieken debet tot en met vorige periode moet gelijk zijn aan het totaal van de rubrieken credit tot en met vorige periode. C. Hetzelfde geldt voor volgende periode. D. Het saldo van de beginbalans dient gelijk te zijn aan nul. Wanneer in een of meer van deze vergelijkingen een verschil wordt geconstateerd wordt dit op het verslag afgedrukt. Wanneer gewerkt wordt met 2 boekjaren, wordt door het programma de controle op het grootboek automatisch voor ieder boekjaar afzonderlijk uitgevoerd.Regelmaat
Hoewel niet verplicht, wordt aangeraden de evenwichtscontrole met enige regelmaat te laten uitvoeren; bij voorkeur minimaal één keer per boekingsperiode. Basta biedt u de mogelijkheid om de periode- en jaarafsluiting met een evenwichtscontrole te laten beginnen. In een dergelijk geval kunt u er zelfs voor kiezen de afsluitingsprocedure automatisch te laten onderbreken bij een geconstateerd verschil.
Het regelmatig laten uitvoeren van de evenwichtscontrole leidt ertoe dat zo snel mogelijk actie kan worden ondernomen.
Wanneer onverhoopt een storing aan de hardware (stroomuitval o.i.d.) mocht optreden, voer dan nadien altijd de evenwichtscontrole uit.
Handelwijze bij verschillen
Probeer te achterhalen hoe en wanneer het verschil ontstaan is. Een geconstateerd verschil behoeft niet altijd te duiden op een calamiteit of een boekingsfout, maar kan veelal logisch verklaard worden.
- Probeer zoveel mogelijk omtrent het verschil te weten te komen. Gebruik hiervoor de onderstaande 'checklist'. - Wanneer u zelf de oorzaak van het verschil heeft achterhaald kijk dan eerst of u het verschil ook zelf kunt opheffen. - Wanneer dit niet mogelijk is, dient u te bellen met Saldata. Probeer niet via kunstgrepen het verschil op te lossen. In veel gevallen zal het verschil dan namelijk in een ander deel van uw administratie terugkeren. In twijfelgevallen geldt altijd: Neem contact op met Saldata. - Wanneer u belt zal men u vragen naar het antwoord op een of meer punten uit de checklist. Zorg dus dat u deze vragenlijst heeft doorlopen. - Draai na het corrigeren van een verschil altijd opnieuw de evenwichtscontrole zodat u er zeker van bent dat het evenwicht binnen uw totale administratie daadwerkelijk hersteld is.Checklist voor geconstateerde verschillen
Onderneem in geval van een verschil in alle gevallen eerst de volgende stappen:
Nr. Vraag Ga naar : 1. Wanneer is de laatste evenwichtscontrole gedraaid? 2 2. Verzamel de dagafsluitingen vanaf de laatste evenwichtscontrole. 3 3. Zijn er technische storingen geweest? 4 4. Heeft u te maken gehad met stroomuitval? Ga nu, afhankelijk van het soort verschil, naar A (debiteuren), B (crediteuren) of C (grootboek).
A Verschil in de debiteurenadnministratie Nr. Vraag Ga naar : A1 Heeft het verschil betrekking op: 1 of meer debiteuren A2 op de totalen per dagboekcode A3 Beide A4
Nr. Vraag A2 Heffen de verschillen elkaar op, zodat het totale verschil nihil is? JA In dit geval zou een faktuur of een betaling bij de verkeerde debiteur kunnen zijn terechtgekomen. Controleer voor de betreffende debiteuren de dagafsluitingen. Kijk wanneer de boekingen zijn verricht, en bepaal de juiste waardes. NEE Controleer voor de betreffende debiteuren de dagafsluitingen. Kijk wanneer de boekingen zijn verricht, en bepaal de juiste waardes. Neem hierna in beide gevallen contact op met Saldata.
Nr. Vraag A3 Heffen de verschillen elkaar op, zodat het totale verschil nihil is? JA In dit geval heeft u waarschijnlijk aan één of meer van de relatie- codes 290 tot en met 297 dezelfde grootboekrekening gekoppeld of de dagboekcode van een debiteur is gewijzigd terwijl deze nog een saldo had. Oplossing: Koppel de relatiecodes voor de verschillende dagboekcodes aan verschillende grootboekrekeningen, of geef alle debiteuren dezelfde dagboekcode. In het geval van het wijzigen van de dagboekcode bij een debiteur met een saldo dient u het betreffende bedrag via een memoriaalboeking van de ene grootboekrekening debiteuren naar de andere grootboekrekening debiteuren te boeken. NEE Aangezien de afzonderlijke debiteuren correct zijn gebleken moet de fout ontstaan zijn in één of meer van de grootboekrekeningen debiteuren. Ga naar: A3a A3a Is er misschien rechtstreeks op de grootboekrekening debiteuren geboekt in plaats van via de subadministratie? Controleer dit aan de hand van de dagafsluitingen. Is er wellicht abusievelijk op een van de grootboekrekeningen debiteuren geboekt? Controleer dit aan de hand van de dagafsluitingen. Wanneer één van beide vragen met ja kan worden beantwoord en het grootboek zelf in evenwicht is, kan de volgende oplossing worden gehanteerd. In andere gevallen kunt u het beste contact opnemen met Saldata. Oplossing: Maak via het Algemeen Boekingsprogramma rechtstreeks een correctieboeking op de betreffende grootboekrekening(en).
Nr. Vraag A4 Vormen de verschillen binnen de afzonderlijke debiteuren bij elkaar opgeteld het verschil binnen de totalen per dagboekcode? JA In dit geval kunt u stap A2 volgen. Wanneer het verschil binnen de afzonderlijke debiteuren is opgelost, zal ook het verschil in de totalen per dagboekcode zijn verdwenen. NEE Volg in dit geval eerst stap A2. Wanneer u een of meer verschillen heeft achterhaald, blijft er in dit geval dus nog een verschil binnen de totalen per dagboekcode over. Voer voor dit restant-verschil stap A3 uit.
A Verschil in de crediteurenadnministratie Nr. Vraag Ga naar : B1 Heeft het verschil betrekking op: 1 of meer crediteuren B2 op de totalen per dagboekcode B3 Beide B4
Nr. Vraag B2 Heffen de verschillen elkaar op, zodat het totale verschil nihil is? JA In dit geval zou een faktuur of een betaling bij de verkeerde crediteur kunnen zijn terechtgekomen. Controleer voor de betreffende crediteuren de dagafsluitingen. Kijk wanneer de boekingen zijn verricht, en bepaal de juiste waardes. NEE Controleer voor de betreffende crediteuren de dagafsluitingen. Kijk wanneer de boekingen zijn verricht, en bepaal de juiste waardes. Neem hierna in beide gevallen contact op met Saldata.
Nr. Vraag B3 Heffen de verschillen elkaar op, zodat het totale verschil nihil is? JA In dit geval heeft u waarschijnlijk aan één of meer van de relatie- codes 298 tot en met 301 dezelfde grootboekrekening gekoppeld of de dagboekcode van een crediteur is gewijzigd terwijl deze nog een saldo had. Oplossing: Koppel de relatiecodes voor de verschillende dagboekcodes aan verschillende grootboekrekeningen, of geef alle crediteuren dezelfde dagboekcode. In het geval van het wijzigen van de dagboekcode bij een crediteur met een saldo dient u het betreffende bedrag via een memoriaalboeking van de ene grootboekrekening crediteuren naar de andere grootboekrekening crediteuren te boeken. NEE Aangezien de afzonderlijke crediteuren correct zijn gebleken moet de fout ontstaan zijn in één of meer van de grootboekrekeningen crediteuren. Ga naar: B3a B3a Is er misschien rechtstreeks op de grootboekrekening crediteuren geboekt in plaats van via de subadministratie? Controleer dit aan de hand van de dagafsluitingen. Is er wellicht abusievelijk op een van de grootboekrekeningen crediteuren geboekt? Controleer dit aan de hand van de dagafsluitingen. Wanneer één van beide vragen met ja kan worden beantwoord en het grootboek zelf in evenwicht is, kan de volgende oplossing worden gehanteerd. In andere gevallen kunt u het beste contact opnemen met Saldata. Oplossing: Maak via het Algemeen Boekingsprogramma rechtstreeks een correctieboeking op de betreffende grootboekrekening(en).
Nr. Vraag B4 Vormen de verschillen binnen de afzonderlijke crediteuren bij elkaar opgeteld het verschil binnen de totalen per dagboekcode? JA In dit geval kunt u stap B2 volgen. Wanneer het verschil binnen de afzonderlijke crediteuren is opgelost, zal ook het verschil in de totalen per dagboekcode zijn verdwenen. NEE Volg in dit geval eerst stap B2. Wanneer u een of meer verschillen heeft achterhaald, blijft er in dit geval dus nog een verschil binnen de totalen per dagboekcode over. Voer voor dit restant-verschil stap B3 uit.
C Verschil in het grootboek Nr. Vraag Ga naar : C1 Heeft u, naast een of meer verschillen in het grootboek, ook een verschil in de subadministraties debiteuren en/of crediteuren? NEE C2 JA Vormen de verschillen binnen die subadministraties bij elkaar opgeteld het verschil binnen het grootboek? JA C1a NEE C1b C1a Zoek het verschil in de subadministratie. Voer hiertoe de stappen onder A (verschil in de debiteurenadministratie) en/of B (verschil crediteuren) uit. Wanneer deze verschillen zijn opgelost laat u opnieuw de even- wichtscontrole uitvoeren. Naar alle waarschijnlijkheid is het grootboekverschil dan opgelost. Is dit niet het geval, neem dan contact op met Saldata. C1b Probeer eerst het verschil in de subadministratie debiteuren en/of crediteuren op te lossen. Volg hiertoe de stappen onder A (verschil in de debiteurenadministratie) en/of B (verschil crediteuren) uit. Draai hierna opnieuw de evenwichtscontrole. Er zal alleen nog een verschil in het grootboek gevonden worden. Volg nu de stappen onder C (verschil in het grootboek) opnieuw om ook dit restant op te lossen.
Nr. Vraag Ga naar : C2 Wanneer slechts één boekjaar aanwezig is C3 Is er een verschil in beide boekjaren? NEE C3 JA Zijn deze twee verschillen bij elkaar opgeteld gelijk aan nul? JA C2b NEE C2c C2b Van een op zichzelf evenwichtige journaalpost kunnen één of meer regels abusievelijk in het verkeerde boekjaar zijn terechtgekomen. Controleer de betreffende dagafsluitingen en neem daarna contact op met Saldata om één en ander te herstellen. C2c De verschillen hangen waarschijnlijk niet met elkaar samen. Probeer daarom het verschil voor elk boekjaar afzonder- lijk op te lossen. Ga hiervoor naar vraag C3. Nadat u het ver- schil in het ene boekjaar heeft opgelost dient u nogmaals de vragen vanaf vraag C3 door te lopen om zo ook het verschil in het andere boekjaar op te lossen.
Nr. Vraag Ga naar : C3 Is er een verschil in de rubriek: - beginbalans C3a - deze periode C4 - t/m vorige periode C5 - volgende periode C6 - meerdere van deze rubrieken C7 C3a Verschil beginbalans Waarschijnlijk is voor één of meer balansrekeningen de begin- balans niet of incorrect ingebracht. Draai de beginbalans uit met programma 129. Controleer de beginbalans en corrigeer deze waar nodig met programma 114.
Nr. Vraag C4 Controleer de dagafsluitingen vanaf de vorige evenwichtscontrole. Probeer zo te achterhalen wanneer het verschil is ontstaan. Wanneer u de oorzaak van het verschil heeft gevonden bepaal dan welke journaalpost nodig is op om één en ander te corrigeren. Wanneer dit een evenwichtige journaalpost betreft kunt u zelf een correctieboeking maken met programma 134. Wanneer het verschil met een eenzijdige boeking moet worden opgelost neemt u contact op met Saldata.
Nr. Vraag C5 Het verschil is reeds enige tijd geleden ontstaan. Zoek eerst uit in welke periode het verschil is ontstaan, bijvoorbeeld aan de hand van de in het verleden geprinte balansen. Controleer de dagafsluitingen van de betreffende periode. Probeer zo te achterhalen wanneer het verschil precies is ontstaan. Wanneer u de oorzaak van het verschil heeft gevonden bepaal dan welke journaalpost nodig is op om één en ander te corrigeren. Wanneer dit een evenwichtige journaalpost betreft kunt u zelf een correctieboeking maken met programma 134. Wanneer het verschil met een eenzijdige boeking moet worden opgelost neemt u contact op met Saldata. Het verschil is dan in de huidige periode gecorrigeerd. U krijgt dan een verschil in deze periode en een tegengesteld verschil in t/m vorige periode. Bij de eerstvolgende periode-afsluiting zullen deze twee tegen elkaar wegvallen.
Nr. Vraag C6 Controleer de dagafsluitingen vanaf de vorige evenwichtscontrole. Probeer zo te achterhalen wanneer het verschil is ontstaan. Wanneer u de oorzaak van het verschil heeft gevonden bepaal dan welke journaalpost nodig is op om één en ander te corrigeren. Wanneer dit een evenwichtige journaalpost betreft kunt u zelf een correctieboeking maken met programma 134 in de volgende periode. Wanneer het verschil met een eenzijdige boeking moet worden opgelost neemt u contact op met Saldata.
Nr. Vraag C7 De verschillen heffen elkaar op, ga naar C7b Anders ga naar C7a C7a De verschillen hangen waarschijnlijk niet met elkaar samen. Corrigeer ieder verschil afzonderlijk met de stappen C4, C5 en C6. C7b Van een op zichzelf evenwichtige journaalpost kunnen één of meer regels abusievelijk in de verkeerde boekingsperiode zijn terechtgekomen. Controleer de betreffende dagafsluitingen. Neem hierna contact op met Saldata om één en ander te herstellen.