134 Algemeen boekingsprogramma
Het Algemeen Boekingsprogramma is het hart van het financiële pakket.
Algemeen
Alle betalingen, zowel aan crediteuren als van debiteuren, kunnen met het Algemeen Boekingsprogramma in het systeem worden opgenomen en verwerkt. Daarnaast kunnen met dit programma boekingen in het dagboek memoriaal worden verricht.
Het programma is zodanig opgezet dat verschillende soorten boekingen door elkaar heen gemaakt kunnen worden. Boekstukken als bijvoorbeeld bank- en giro-afrekeningen kunnen in één keer volledig worden afgehandeld.
Vooruitbetalingen kunnen worden ingevoerd en de mogelijkheid om openstaande posten af te letteren is aanwezig. Ten aanzien van de boekingsregels zelf is gestreefd naar een zo optimaal mogelijk bedieningscomfort.
Tijdens het boeken is het mogelijk te zoeken naar bijvoorbeeld debiteuren, kostenplaatsen, openstaande posten en grootboekrekeningen.
De ingebrachte boekingen worden steeds on line verwerkt in de financiële administratie; het is echter mogelijk om boekingen, welke nog niet door de Dagafsluiting zijn verwerkt, te wijzigen of te verwijderen. Ook is de mogelijkheid van zogenaamde storno-boekingen opgenomen in het programma om eventuele eerder gemaakte fouten te corrigeren en ervoor te zorgen dat de debet- en credittellingen van de grootboekrekeningen een juist beeld geven.
Wegwijzer
Codes Tijdens het boeken geeft u aan wat voor soort boeking het betreft met behulp
van een code.
0 U maakt een rechtstreekse boeking op een grootboekrekening.
1 U maakt een debiteurenboeking.
Als rekeningnummer geeft u daarna in principe een debiteurennummer
in.
2 U maakt een crediteurenboeking.
Als rekeningnummer geeft u daarna in principe een crediteurennummer
in.
Dagboeken In het boekingsprogramma kunt u boeken in de dagboeken die met
programma 101 (A/I/M Dagboeken) door u zijn aangelegd.
De dagboeken 20 t/m 35 zijn voor systeemboekingen en derhalve niet
beschikbaar in dit programma.
Debet/Credit Moet een boekingsbedrag negatief op positief worden ingebracht ?
Als boekingsfilosofie is gekozen voor het dagboek als uitgangspunt;
dit houdt in dat bij het gebruik van een vaste tegenrekening u moet denken
vanuit die tegenrekening.
Voorbeeld:
Hier wordt geboekt in een dagboek met vaste tegenrekening; voer alle bedragen in vanuit het standpunt van die tegenrekening. Dus: wat de kas inkomt (debiteurenbetalingen bij voorbeeld) debet ingeven; wat de kas uitgaat (uitgaande betalingen) credit ingeven.
Hier wordt geboekt in een dagboek zonder vaste tegenrekening; voer alle bedragen in vanuit het standpunt van de in de boekingsregel ingegeven rekening.
Hier wordt eveneens geboekt in een dagboek zonder vaste tegenrekening; bij het maken van debiteuren- of crediteurenboekingen in een dergelijk dagboek bent u echter verplicht om een "tijdelijke vaste" tegenrekening in te geven. Ook hier boekt u dus, net als bij het Kas-, Bank- of Giroboek, denkend vanuit die tegenrekening.
Bekijken achteraf In de mutatietak van het Boekingsprogramma kunt u gemaakte
boekingen bekijken en eventueel veranderen.
Een snellere manier om de journaalposten te bekijken biedt
programma 137 (Info Dagboekmutaties).
Voor weergave op papier kunt u een Invoerverslag laten printen (zie
de beschrijving van programma 130).
Voorafgaande jour- Correctieboekingen in de correctieperiode van het oude jaar
naalposten zijn mogelijk wanneer de laatste periode van dat jaar wel, maar
het jaar nog niet definitief is afgesloten met programma 143.
Deze boekingen zijn alleen te maken op grootboekniveau en niet in
de subadministraties.
Bedragen Bedragen voert u in in euro's, van de eventuele centen gescheiden
door een punt.
Voorbeeld: 25,-- invoeren als 25 <RETURN>
25,25 invoeren als 25.25 <RETURN>
Creditbedragen laat u door een - voorafgaan.
Voorbeeld: 100,-- CR invoeren als -100 <RETURN>
Programma Het boekingsprogramma kan met <F4> verlaten worden
beeindigen wanneer dit boekhoudkundig is toegestaan; dus als debet en
creditboekingen met elkaar in evenwicht zijn.
Wanneer u werkt in een dagboek met saldocontrole (zie de
beschrijving van programma 101) kan dan de vraag komen :
VERVOLG AFBOEKEN? <J>/<N>
Door deze vraag met N te beantwoorden kunt u dan het programma,
ondanks die saldocontrole, afbreken.
Storing Wanneer het boekingsprogramma op onreglementaire wijze wordt
beeindigd; bijvoorbeeld door het beeldscherm uit te schakelen of een
technische storing dient u het volgende in het oog te houden:
Een financiële doorverwerking van de boekingsregel vindt plaats
zodra u, aan het eind van de regel, de boeking akkoord heeft
verklaard. Zodra het programma om de eerste ingave van de volgende
boekingsregel vraagt is de voorgaande regel geheel doorgeboekt.
Alleen dus wanneer afbreken van het programma plaatsvindt tussen
het akkoord verklaren van een boekingsregel en de eerste
ingave van de nieuwe regel kan dit financiële schade tot gevolg
hebben.
Wanneer echter uw gehele of centrale computersysteem een
storing geeft op het moment dat één van de gebruikers in het
boekingsprogramma werkzaam is bestaat altijd het gevaar dat de
financiële administratie hiervan schade ondervindt.
Neem in zulke gevallen, of in geval van twijfel, altijd contact op met
Saldata.
Scherm Het scherm is grofweg verdeeld in drie stukken:
Het bovenste gedeelte bevat de dagboek(kop)gegevens, het middendeel
is het boekingsgedeelte en het onderste deel is het info-gedeelte.
Bekijken achteraf In de mutatietak van het Boekingsprogramma kunt u gemaakte
boekingen bekijken en eventueel veranderen.
Handleiding De hierna volgende bedieningshandleiding is in vier delen gesplitst:
1 Inbrengen van de dagboek(kop)gegevens
2 Verrichten van grootboekboekingen
3 Verrichten van debiteuren- of crediteurenboekingen
3a Betalingsverschillen
3b Afletteren
4 Wijzigen van boekingen
Functietoetsen Het programma biedt een scala aan mogelijkheden waar het gebruik
van functietoetsen betreft. Steeds wordt onderin uw scherm vermeld
welke toetsen zijn toegestaan en welk doel zij dienen. Hieronder
wordt in detail op de verschillende geboden mogelijkheden ingegaan.
<RETURN>= (DOOR)BLADEREN
Een dagboekblad kan zestig boekingsregels bevatten. Deze passen
niet allemaal op het scherm. Met deze keuze kunt u door het blad
bladeren.
<F1>= ZOEKEN ......
<F1>= INFO .....
Wanneer om ingave van een bepaalde rubriek wordt gevraagd kunt
u vaak de <F1>-toets gebruiken om te zoeken naar dagboeken,
grootboekrekeningen etcetera.
<F1>= WIJZIGEN REGELS OP DIT BLAD
Tijdens het aanvullen of invoeren van boekingen kunt u reeds op dit
dagboekblad gedane boekingen wijzigen; het programma herinnert
u bij deze keuze eventueel aan de saldocontrole. Zie verder
het hoofdstuk over wijzigen.
<F1>= STORNEREN
Het programma biedt u de mogelijkheid om, bijvoorbeeld ten
behoeve van correcties, negatieve debetboekingen of positieve
creditboekingen te doen.
<F1>= HERHAAL WOORD UIT OMSCHRIJVING VORIGE BOEKING
Per boekingsregel is een omschrijving van één of meerdere regels
(één regel kan vijftien tekens bevatten) mogelijk.
Met behulp van deze functietoets kan de vorige omschrijvingsregel
woord voor woord worden herhaald.
<F2>= EEN INGAVE TERUG
Evenals in andere BASTA-programma's kunt u met de <F1>-toets
een stap terug doen.
<F2>= WIJZIGEN AFSCHRIFTNR./SALDI
Wanneer u bijvoorbeeld meerdere bankafschriften te boeken heeft
kunt u halverwege een dagboekblad het nummer en begin- en
eindsaldo van het nieuwe afschrift ingeven, waarna u terugkeert naar
de plaats in het boekingsgedeelte waar u gebleven was.
<F2>= INFO LOPEND SALDO TEGENREKENING
Vraag het actuele saldo op van de aan het dagboek gekoppelde
tegenrekening (inclusief de tot nu toe verrichte boekingen).
<F3>= NIEUW DAGBOEK/-BLAD
U kunt, zonder het programma te verlaten het werk op het huidige
dagboekblad beeindigen en overstappen naar een nieuw dagboek
blad of zelfs nieuw dagboek. Bij deze keuze keert u, vanuit het
boekingsgedeelte rechtsstreeks terug naar het inbrengen van de
dagboek(kop)gegevens.
<F3>= HERHAAL OMSCHRIJVING VORIGE BOEKING
Per boekingsregel is een omschrijving van één of meerdere regels
(één regel kan vijftien tekens bevatten) mogelijk.
Met behulp van deze functietoets kan de vorige omschrijvingsregel
geheel worden herhaald.
<F3>= VERVOLGREGEL OMSCHRIJVING
Kies hiervoor om een tweede, derde of volgende regel aan de
boekingsomschrijving toe te voegen.
<F4>= EINDE BOEKINGSPROGRAMMA
Zie programma beeindigen hierboven.
Bediening van het programma
Werkwijze Start programma 134.
Het boekingsprogramma gebruikt een fiks aantal bestanden en bestaat
uit een fors aantal routines.
Bij het starten van het programma wordt u even geduld gevraagd voor
het gebruiksklaar zetten van die bestanden en routines. Hierdoor
wordt in de verdere loop van het programma tijdverlies door allerlei
wisselingen van activiteiten zoveel mogelijk beperkt.
1 - Keuze Als eerste kunt u kiezen uit de volgende mogelijkheden :
<RETURN> = INVOEREN
U gaat nieuwe boekingen invoeren en krijgt daartoe een nieuw
dagboekblad toegewezen. Dit zal in de regel de meest gebruikte
keuze zijn.
<F1> = AANVULLEN
U gaat boekingen toevoegen aan een reeds bestaand dagboekblad.
Gebruik deze mogelijkheid bijvoorbeeld wanneer u een voorgaande
boekingsgang (bijvoorbeeld het verwerken van een bankafschrift)
om enigerlei reden halverwege hebt moeten verlaten.
<F3> = MUTEREN
U wilt wijzigingen gaan aanbrengen in reeds bestaande boekingen.
Inbrengen van de dagboek(kop)gegevens
1 - Dagboek Geef het dagboek in waarin u wilt gaan werken.
Toegestaan zijn alle aanwezige dagboeken uit de reeks 1 t/m 19
of 50 t/m 99.
Met behulp van de <F1>-toets kunt u kijken welke dagboeken
beschikbaar zijn.
Na ingave van het dagboeknummer verschijnt op de plaats van
ingave de naam van het betreffende dagboek en daaronder het
nummer van het eerstvolgende vrije dagboekblad in het actuele
boekjaar en het nummer van de eventuele vaste tegenrekening.
2 - Boekingsperiode Geef de boekingsperiode in (PPJJ); u heeft de keuze uit de
volgende mogelijkheden :
- U heeft slechts één boekjaar openstaan: u kunt kiezen uit
de huidige periode (defaultwaarde) en de volgende periode.
- Default is de laatste periode van het jaar, waarbij het
nieuwe jaar reeds met programma 113 is aangemaakt.
U kunt dan kiezen tussen deze periode (laatste van het jaar)
en de eerste periode van het nieuwe jaar (de volgende
periode).
- De laatste periode van het oude jaar is al wel met
programma 142 afgesloten, het oude jaar zelf
echter nog niet (met programma 143).
Default is dan huidige periode van het nieuwe jaar;
u kunt verder kiezen uit de volgende periode van het
nieuwe jaar en de laatste (correctieperiode) van het
oude jaar (voor voorafgaande journaalposten).
Wanneer u een toegestane periode heeft ingegeven ongelijk aan de
huidige (default-)periode zal het programma u om een extra
bevestiging van uw ingave vragen.
3 - Dagboekblad Wanneer u heeft gekozen voor muteren geeft u vervolgens het
nummer in van het dagboekblad waarop u wilt gaan werken.
Na deze ingave verschijnen de aanwezige boekingsregels op uw
scherm en kunt u de regel(s) kiezen dir u wilt wijzigen. Zie voor
de verdere gang van zaken het hoofdstuk Wijzigen van boekingen.
Ook wanneer u wilt gaan aanvullen dient u hier het nummer
van het blad in te geven waarop u wilt gaan (verder) werken.
In uw scherm verschijnt, in het boekingsgedeelte, het nummer van
de eerstvolgende vrije regel.
Bij invoeren kent het programma u automatisch een dagboekblad
toe. Het bladnummer behoeft dan niet te worden ingegeven.
4 - Afschriftnummer U vult hier bijvoorbeeld het nummer van het bankafschrift in.
5 - Oud/nieuw saldo Wanneer aan het betreffende dagboek een saldocontrole is gekoppeld
kunt u vervolgens het oude saldo ingeven; komt dit niet overeen
met het grootboeksaldo van de tegenrekening, dan kunt u kiezen
tussen doorgaan (met het afwijkende oude saldo) en opnieuw
ingeven van het bedrag. Vanaf Basta versie 5.9 kunt u het actuele
saldo van de tegenrekening via <F3> oproepen.
Hierna kan het nieuwe saldo worden ingegeven.
Het verschil tussen de twee bedragen is het bedrag dat per saldo te
boeken is.
N.B. De saldocontrole is slechts een hulpmiddel; of de ingegeven
saldi al dan niet afwijken van het saldo van de bijbehorende groot-
boekrekening is niet van invloed op de financiële administratie.
6 - Akkoord? DAGBOEK INGAVE GOED? <J>/<N>
Bevestig uw ingaves of ga, met het antwoord N, terug naar ingave
nieuw saldo.
Na bevestiging belandt u in het boekingsgedeelte.
Verrichten van grootboekboekingen
U bent aanbeland in het boekingsgedeelte. Het programma verhoogt automatisch steeds het
regelnummer.
Zie voor een gedetailleerde beschrijving van de werking van de verschillende functie-
toetsen elders in de handleiding van dit programma.
1 - Code Voor het verrichten van grootboekboekingen kiest u een 0.
Overige geboden mogelijkheden zijn :
<F1>= WIJZIGEN REGELS OP DIT BLAD
<F2>= WIJZIGEN AFSCHRIFTNR./SALDI
2 - Rekening Geef de grootboekrekening in waarop geboekt moet worden; zoek
eventueel m.b.v. de <F1>-toets.
De omschrijving van de grootboekrekening verschijnt in het
infogedeelte van het scherm.
3 - Doknr. Geef een dokumentnummer in, indien van toepassing.
4 - Datum Boekingsdatum (DDMM); default is de datum van de vorige regel
of, wanneer het de eerste boekingsregel is, de systeem-datum.
5 - KP / HP Wanneer u met KP en eventueel HKP werkt, en aan de gekozen
grootboekrekening is een kostensoort gekoppeld, kunt u achtereen-
volgens de eventuele kostenplaats en hulpkostenplaats ingeven.
U kunt hierbij met de <F1>-toets zoeken.
De combinatie van ingegeven KP/HKP en aan de grootboekrekening
gekoppelde kostensoort moet aan het systeem bekend zijn.
(Zie hiervoor programma 106.)
6 - Aantal Indien ook in aantallen kan worden geboekt geef dan hier het
boekingsaantal in (maximaal 9999 D/C).
Bij een dagboek zonder vaste tegenrekening:
7 - Bedrag Boekingsbedrag (maximaal 9999999.99 D/C).
Default is het te boeken bedrag zoals dat bovenin uw scherm
staat vermeld.
8 - Tegenrekening Grootboekrekening welke als tegenrekening voor de boeking moet
dienen; met de <F1>-toets kunt u zoeken.
Wanneer u hier 0 ingeeft vindt geen rechtstreekse tegenboeking
plaats en geeft u te kennen de tegenboeking op één of meerdere
van de volgende regels te willen doen.
Als tegenrekening mag géén rekening worden ingegeven waaraan
een eventuele kostensoort is gekoppeld, een uitsplitsing naar
kostenplaats en eventueel hulpkostenplaats kan dan niet meer
plaatsvinden.
Nadat de tegenrekening is ingegeven kunt u de omschrijving van de
journaalpost invullen.
Bij een dagboek met vaste tegenrekening:
7 - Bedrag Boekingsbedrag (maximaal 9999999.99 D/C).
Wanneer aan het bedrag ook nog een btw-bedrag hangt kunt u hier
het bedrag inclusief btw ingeven; bij de volgende ingave kunt u die
er automatisch laten uitfilteren.
8 - K (btw-code) Geef aan op welke manier btw uit het bedrag moet worden gefilterd,
of dat er op een speciale manier btw over het ingegeven bedrag moet
worden berekend (autoregeling).
De volgende ingaves zijn toegestaan :
0 Geen BTW (btw te vorderen).
1 Uit het ingegeven bedrag wordt btw volgens het lage
percentage gefilterd (btw te vorderen).
2 Uit het ingegeven bedrag wordt btw volgens het extra
percentage gefilterd (btw te vorderen.
3 Uit het ingegeven bedrag wordt btw volgens het hoge
percentage gefilterd (btw te vorderen).
4 Uit het ingegeven bedrag wordt btw volgens het lage
percentage gefilterd (btw af te dragen).
5 Uit het ingegeven bedrag wordt btw volgens het extra
percentage gefilterd (btw at te dragen.
6 Uit het ingegeven bedrag wordt btw volgens het hoge
percentage gefilterd (btw af te dragen).
7 Geen BTW (btw af te dragen).
2 bevestigd met <F3> in plaats van <RETURN>.
Over het ingegeven bedrag wordt btw volgens het extra
percentage berekend (autoregeling).
Voorbeeld: Uit het hierboven staande voorbeeld zal de volgende boeking
voortvloeien:
4078 200,-- D
Te vord. BTW 35,-- D
Aan Kas 235,-- CR
De verschillende btw-percentages brengt u in
met programma 616 (A/I/M Systeemparameters).
9 -Omschrijving Geef de bij de journaalpost behorende omschrijving in;
maximaal 15 posities.
Met de <F3>-, en de <F1>-toets kunt u de vorige omschrijving
geheel, respectievelijk gedeeltelijk herhalen.
10 - Akkoord? Met de <F3>-toets kunt u te kennen geven een extra omschrij-
vingsregel in te willen geven.
Bevestig uw ingaves met <RETURN> of antwoord N om terug naar
de omschrijving te keren.
Na akkoordverklaring wordt de boeking verwerkt in de financiële administratie. De zojuist gemaakte boeking schuift een schermregel door naar beneden en u komt bij ingave van de volgende regel. Een dagboekblad biedt plaats aan maximaal zestig regels; overschrijdt u deze, dan kent het systeem u automatisch het eerstvolgende vrije dagboekblad toe waar u weer op regel 1 begint.
Verrichten van debiteuren- of crediteurenboekingen
U bent aanbeland in het boekingsgedeelte. Het programma verhoogt automatisch steeds het regelnummer. Zie voor een gedetailleerde beschrijving van de werking van de verschillende functietoetsen elders in de handleiding van dit programma.
1 - Code Voor het verrichten van debiteurenboekingen kiest u een 1.
Voor het boeken van crediteurenmutaties kiest u een 2.
Overige geboden mogelijkheden zijn:
<F1>= WIJZIGEN REGELS OP DIT BLAD
<F2>= WIJZIGEN AFSCHRIFTNR./SALDI
Tegenrekening In de regel zal het boeken van debiteuren- en crediteuren-mutaties
gebeuren in dagboeken met een vaste tegenrekening, zoals bankboek en
kasboek.
In een dagboek zonder tegenrekening (bijvoorbeeld memoriaal)
dient u in dit geval een tijdelijke vaste tegenrekening in te geven,
voor de duur van de debiteuren-/ crediteurenboekingen.
2 - Rekening Geef het debiteuren- of crediteurennummer in.
Wanneer u géén nummer ingeeft beschouwt het programma uw ingave
als een zoeksleutel (bijvoorbeeld een deel van de naam of de
woonplaats).
Wanneer u een nummer ingeeft, bevestigd met <F3> beschouwt
het systeem uw ingave eveneens als een zoeksleutel (bijvoorbeeld
een deel van de postcode of een bank- of girorekeningnummer).
Wanneer u een nummer ingeeft, bevestigd met <F1> geeft u het
programma te kennen een faktuurnummer in te geven. Het systeem
zoekt dan voor u de bijbehorende debiteur of crediteur op.
3 - Doknr. Geef het faktuurnummer waarop de boeking betrekking heeft (max.
8 cijfers).
Wanneer u een niet bij deze klant/leverancier horend faktuurnummer
ingeeft volgt de melding :
FAKTUUR ONBEKEND; <V>=VOORUITBETALING;
<A>=AFLETTEREN; <RETURN>=NAAR DOKNR. :
Met <RETURN> keert u terug naar ingave van het faktuurnummer.
Als u een vooruitbetaling op een (nog) niet bestaand faktuurnummer
wilt boeken geeft u een V in, vervolgens wordt die V op uw scherm
achter het faktuurnummer getoond.
Hoe het afletteren gaat leest u verderop.
4 - Datum Boekingsdatum (DDMM); default is de datum van de vorige regel
of, wanneer het de eerste boekingsregel is, de systeem-datum.
5 - Bedrag Boekingsbedrag (maximaal 9999999.99 D/C).
Wanneer de gehele openstaande post wordt betaald kunt u hier, in
plaats van het bedrag in te geven, <F3> geven. Automatisch wordt
dan het faktuursaldo als boekingsbedrag gehanteerd.
Betalingen van debiteuren geeft u debet in, betalingen aan credi-
teuren credit (een - voor het bedrag ingeven).
6 - Valutacode (Alleen bij vooruitbetaling en afletteren in te geven)
Geef in in welke munteenheid de post, naast guldens, is opgesteld.
De ingegeven code (deafult is 0) moet met programma 108 zijn
aangemaakt.
7 - Valutabedrag Geef het boekingsbedrag in vreemde valuta in.
Ook hier kunt u <F3> geven voor het gehele faktuursaldo.
8 - Omschrijving Geef de omschrijving (max. 15 tekens) in.
9 - Akkoord? Bevestig of herroep uw ingaves; na akkoordverklaring wordt de
boeking verwerkt.
Wanneer de openstaande post niet in zijn geheel wordt betaald krijgt u de mogelijkheid het verschil geheel of gedeeltelijk op een grootboekrekening weg te boeken.
Debiteuren- of crediteurenboekingen: betalingsverschil verwerken
Bij een gedeeltelijke betaling van een openstaande post zal het systeem u vragen of het betalingsverschil moet worden weggeboekt.
1 - Afboeken? OPENSTAAND VALUTABEDRAG AFBOEKEN?
U kunt, wanneer de faktuur ook in vreemde valuta is gesteld, het
faktuurrestant in buitenlands geld afboeken. Op een nieuwe dag-
boekregel volgt een betaling van 0,00 op de basisvaluta en het
faktuurrestant in de betreffende muntsoort. Deze boeking heeft
in het geheel geen financiële consequenties.
2 - Euro's VERSCHIL WEGBOEKEN? <J>/<RETURN>
Bij <RETURN> blijft de faktuur voor het restantbedrag openstaan
en kunt u een nieuwe boekingsregel gaan ingeven.
3 - Bedrag Wanneer u het verschil geheel of gedeeltelijk wilt wegboeken kunt u
vervolgens het weg te boeken bedrag ingeven, default is het
restantbedrag van de faktuur.
Na ingave wordt nogmaals om bevestiging gevraagd.
Vervolgens kunt u een grootboekboeking maken om het bedrag af te
boeken.
De betaling van faktuur 58903 door debiteur 1260 is hierboven te zien op boekingsregel
2. De debiteur heeft de gehele faktuur, exclusief kredietbeperking betaald. Op boekingsregel 3
wordt vervolgens het verschil afgeboekt. Deze twee regels leiden tot de volgende journaalpost:
Kas 246,-- Aan debiteuren 246,-- Kredietbeperking 4,-- Aan debiteuren 4,--
Debiteuren- of crediteurenboekingen: Afletteren
Wanneer een verzamelbetaling moet worden geboekt kunt u de openstaande posten door het programma semi-automatisch laten afletteren.
U geeft code (1 of 2) en debiteuren/crediteurennummer als bij een "gewone" betaling in en komt bij ingave dokumentnummer.
1 - Dokumentnummer Geef een niet bij deze relatie horend faktuurnummer in
(met faktuurnummer 1 bent u in dit geval bijna altijd zeker van uw
zaak).
2 - Afletteren? FAKTUUR ONBEKEND; <V>=VOORUITBETALING;
<A>=AFLETTEREN; <RETURN>=NAAR DOKNR. :
Geef als u inderdaad wilt afletteren een A in;
deze letter wordt ook achter het zojuist ingegeven faktuurnummer
getoond.
3 - Datum Geef de boekingsdatum (DDMM).
4 - Bedrag Geef het totaal betaalde bedrag in, en hierna eventueel de bij-
behorende valutacode en het totale bedrag in vreemde valuta.
5 - Omschrijving Geef de omschrijving in; deze zal op alle "sub"-betalingen van
toepassing zijn.
6 - Akkoord Bevestig uw ingaves met <RETURN> of ga terug naar de
omschrijving met <F2>.
7 - Vanaf faktuur AFLETTEREN VANAF FAKTUUR:
Bekijk eventueel met <F1> welke posten openstaan en voor
aflettering in aanmerking komen.
Onderin uw scherm staat vermeld welk bedrag (nog) af te letteren is.
Geef in bij welke faktuur het programma moet beginnen (wanneer
vanaf de eerste faktuur moet worden afgeletterd geeft u bij voorkeur
1 in).
8 - Afletteren J/N Vervolgens haalt het systeem stuk voor stuk de openstaande posten
op, beginnend bij de onder punt 7 ingegeven faktuur.
Voor elke gevonden faktuur vraagt het systeem :
DEZE FAKTUUR AFLETTEREN? <J>/<N>
Wanneer u ontkennend antwoordt wordt deze post overgeslagen, bij
bevestigend antwoord wordt de faktuur als betaald geboekt en het
af te letteren bedrag, zoals dat onderin uw scherm staat, verlaagd.
9 - Einde Wanneer het afletteren is gebeurd zijn er de volgende mogelijkheden:
9a - Alles klaar Het af te letteren bedrag is "op"; de afgeletterde fakturen zijn
geheel betaald geboekt.
U komt weer bij ingave van een "gewone" boekingsregel.
9b - Geld over Alle fakturen die u liet afletteren zijn geheel betaald; het "af te
letteren bedrag" is echter nog niet op.
<RETURN>= NAAR INGAVE FAKTUUR AFLETTEREN VANAF;
<F1>=RESTANT BOEKEN
Met <RETURN> keert u terug naar punt 7 om eventuele
overgeslagen posten alsnog te boeken.
Toets <F1> zorgt ervoor dat het restantbedrag als vooruitbetaling
wordt geboekt onder het faktuurnummer dat u bij punt 1 heeft
ingegeven.
9c - Faktuur nog open Het af te letteren bedrag is op; de laatst afgeletterde faktuur is
echter nog niet geheel afgeboekt omdat bijvoorbeeld over één of
meerdere fakturen korting of kredietbeperking is ingehouden.
Het betalingsverschil kunt u desgewenst afboeken; zie hiervoor
betalingsverschil verwerken.
Wijzigen van boekingen
U heeft bij opstart van het programma gekozen voor Muteren of tijdens het invoeren of aanvullen van boekingen voor Wijzigen regels op dit blad en bent vervolgens in de mutatietak van het programma terechtgekomen. De aanwezige regels van het dagboekblad worden in het scherm getoond voor zover er plaats is. Met de <RETURN>-toets kunt u eventueel de rest van het blad zien.
U krijgt, naast het kiezen van een te wijzigen regel, de mogelijkheid om met <F4> het programma te beeindigen, met <F2> het lopend saldo van de tegenrekening te zien, van dagboek of dagboekblad te wisselen met <F3> en daarnaast:
<F1> = AANVULLEN
Stop met het wijzigen van bestaande regels en ga verder met het
inbrengen van nieuwe regels op dit blad.
<F7> = INFO VORIG BLAD
<F8> = INFO VOLGEND BLAD
Bekijk de boekingen van een volgend of vorig dagboekblad.
Op dat vorige of volgende blad kunt u eventueel ook regels wijzigen
of verwijderen, wanneer u het boekingsprogramma bent opgestart
met de <F3>-toets (muteren).
Als u in het begin heeft aangegeven te willen invoeren of
aanvullen is het wijzigen van vorige of volgende bladen alleen
mogelijk wanneer deze bladen in dezelfde boekingsgang (dus
speciaal voor u) zijn aangelegd. Dit neemt het gevaar weg dat u
regels gaat wijzigen op bladen die op dat moment eventueel bij uw
collega's in gebruik zijn.
<F9> = VERWIJDER HEEL BLAD
Draai in één keer alle op dit blad aanwezige boekingen terug.
1 - Regelnummer Geef het nummer van de te wijzigen regel in.
2 - Wijzigen of Geef aan of u de gekozen regel wilt wijzigen (M) of
verwijderen? verwijderen (V). Met de <RETURN>-toets bladert u door het
dagboekblad en keert u terug naar ingave te wijzigen regel.
Ook na keuze V keert u, nadat de boekingsregel is verwijderd, terug
naar punt 1.
3 - Wijzig regel Bij het wijzigen van een journaalpost geeft u vervolgens in feite de
regel opnieuw in.
Hierbij gelden steeds de oude waardes als default-waarde.
Aanpassingen in dit programma (vanaf versie 5.4)
Vanaf release 5.4 van het Bastapakket zijn een aantal wijzigingen in het algemeen boekingsprogramma gemaakt. Deze wijzigingen staan hieronder vermeld:
- Zoekroutine op documentnummer (via <F1> op het veld rekeningnummer bij een boeking op een debiteur of crediteurnummer) vindt voortaan in een zoekscherm plaats. Per scherm zijn zes documenten zichtbaar, voor- en achteruit bladeren is mogelijk. In plaats van documentnummer met <F1> ingeven op het veld rekeningnummer kan het documentnummer voortaan ook met <RETURN> ingegeven worden. Zolang het documentnummer 7 of 8 cij- fers is, of geen debiteur- of crediteurnummer is bij 6 of minder cij- fers, dan wordt ook de nieuwe zoekroutine voor een document aangeroe- pen. Vaak zal het gezochte document daarin als eerste te zien zijn. Dan kan dat document via de <F1>-toets geselecteerd worden in plaats van ingeven van de code regel met de <RETURN>-toets. Bij een alfanu- merieke ingave van 1 to 9 tekens wordt altijd de zoekroutine voor een debiteuren- of crediteurennummer gestart en niet de zoekrouti- ne voor een documentnummer. - Bij boekingen werd bij gebruik van de btwcode om het btwbedrag te berekenen deze btw altijd op vraag 5B van de btw-aangifte geboekt, ook bij kasverkopen. Dat is vanaf nu gewijzigd: afhankelijk van het voorteken van het bedrag (debetbedragen) en de btwcode van de betref- fende regel worden het bedrag exclusief btw en het btwbedrag voortaan bij vraag 1A (hoog), 1B (laag), 1C (extra), of 1E (geen btw) geboekt in plaats van negatief bij vraag 5B (kasinkopen, nu alleen nog bij creditbedragen). Zie verder ook de uitbreiding van de btwcode. - De btwcode bij grootboekmutaties is uitgebreid. Vroeger waren alleen de codes 0 t/m 3 beschikbaar, waaraan de relatiecodes voor de te vor- deren btw gekoppeld waren. Hierdoor konden kasverkopen met btw of ontvangen huurbetalingen met btw (zonder factuur) niet via de btwcode verwerkt worden (en kwamen ze dus ook niet in de btwmodule terecht). Btwcodes 4 t/m 6 zijn daarom toegevoegd, waaraan de relatiecodes voor de af te dragen btw gekoppeld zijn. Zie de specificatie op het beeld- scherm bij de betreffende boeking. Zie verder ook de beschrijving van de aanpassing in dit programma met betrekking tot de btwmodule. - Volgorde facturen bij het afletteren: via programma 616 en het vervolg- scherm dat via de <F1>-toets te bereiken is kan via keuze '4' de volg- orde van de facturen bij het afletteren ingesteld worden: op nummer (de- fault, zoals vroeger) of op factuurdatum (nieuw). In dat geval worden tijdens het afletteren de openstaande posten even snel gesorteerd en ge- toond op datum (alleen bij het afletteren, niet bij de info's). - De zoekroutines voor de dagboeken, de openstaande posten en de valutacodes zijn vervangen door zoekschermen in een 'window', waarbij voortaan ook een keuze gemaakt kan worden voor het gewenste dagboek, de gewenste openstaande post of de gewenste valutacode.
Aanpassingen in dit programma (vanaf versie 5.5)
Vanaf release 5.5 van het Bastapakket zijn een aantal wijzigingen in het algemeen boekingsprogramma gemaakt. Deze wijzigingen staan hieronder vermeld:
- De info-routine op openstaande posten (via <F1> op het veld documentnummer) is uitgebreid met een totaal openstaand bedrag in de basisvaluta en in vreemde valuta.