113 Aanmaken nieuw boekjaar
Wanneer u in de laatste boekingsperiode van een jaar bent beland kunt u met dit programma het nieuwe boekjaar aanleggen.
Over de werkwijze van BASTA bij de overgang van het ene boekjaar naar het volgende boekjaar vindt u hier meer informatie.
Wanneer?
Het nieuwe boekjaar dient aangelegd te worden na het afsluiten van de op één na laatste periode van een boekjaar en vóór het afsluiten van de laatste boekingsperiode. U kunt maximaal twee boekjaren in gebruik hebben, hetgeen inhoudt dat een eventueel ouder jaar geheel afgesloten (programma 143) dient te zijn.
Bijvoorbeeld: Het huidige boekjaar is 99 (het jaar 1999), u werkt met twaalf boekingsperiodes per jaar en periode 1199 is zojuist afgesloten. Het boekjaar 00 (het jaar 2000) kan dan met dit programma worden aangelegd, mits het boekjaar 98 afgesloten is met programma 143.
Controles
Het programma voert bij opstart diverse controles uit; naar aanleiding daarvan kunnen de volgende boodschappen op uw scherm verschijnen:
U BENT NOG NIET IN DE LAATSTE PERIODE
U mag het nieuwe boekjaar nog niet aanmaken, omdat de op één na
laatste periode van het huidige boekjaar nog niet is afgesloten.
<RETURN> brengt u terug naar het menu.
VORIG BOEKJAAR NOG NIET AFGESLOTEN
Het nieuwe boekjaar mag niet worden aangemaakt omdat het aan het huidige
voorafgaande jaar nog niet is afgesloten met programma 143.
<RETURN> brengt u terug naar het menu.
NIEUW BOEKJAAR AL AANWEZIG
Het nieuwe boekjaar is volgens het systeem reeds aangelegd, geef <RETURN>
om naar het menu terug te keren.
DAGBOEKMUTATIEBESTAND NIET BESCHIKBAAR
Mogelijkerwijs is er momenteel een periode- of dagafsluiting bezig. Geef
<RETURN> om terug naar het menu te gaan en controleer één
en ander.
Verwerking
Het aanleggen van een nieuw jaar bestaat uit de volgende acties:
- Het grootboekrekeningschema van het huidige boekjaar wordt gekopieerd
naar het nieuwe (zonder bedragen).
Afhankelijk van uw keuze (zie Werkwijze) worden de budgetcodes en
budgetbedragen meegekopieerd.
- De budgetbestanden (per rekening en extracomptabel) worden, indien van
toepassing en indien gewenst, eveneens naar het nieuwe jaar gekopieerd.
- Hierna wordt in het systeem een code omgezet die ervoor zorgt dat in het
nieuwe jaar kan worden geboekt.
Werkwijze Start programma 113.
1 - Budgettering? Kies of u de budgettering wilt overnemen:
1 = BUDGETTEN GEHEEL NIET OVERNEMEN, BUDGETCODE WORDT '0'.
In het nieuwe jaar wordt niet gebudgetteerd op rekening.
2 = BUDGETTEN NIEUW JAAR OP NUL ZETTEN, BUDGETCODE OVERNEMEN.
De code die per rekening aangeeft of er gebudgetteerd wordt, wordt
wel overgenomen in het nieuwe jaar; de budgetbedragen echter niet.
3 = BUDGETTEN GEHEEL OVERNEMEN.
(Defaultwaarde)
Zowel budgetcodes als budgetbedragen worden naar het nieuwe jaar
gekopieerd.
Wanneer u werkt met kostenplaatsen en kostensoorten (en eventueel hulpkostenplaatsen) krijgt u bovendien de volgende keuze:
2 - Extra compta- Kies of u de extracomptabele budgettering wilt
bele budgette- overnemen:
ring
1 = COMBINATIES KP/HKP/KS NIET OVERNEMEN
De bestaande combinaties van KP/HKP en KS en hun budget-
ten worden niet overgenomen van het oude jaar.
2 = COMBINATIES KP/HKP/KS WEL, BIJBEHORENDE BUDGETTEN
NIET OVERNEMEN.
De bestaande combinaties worden zonder budgetbedragen
(en eventueel -aantallen) naar het nieuwe jaar gekopieerd.
3 = COMBINATIES EN BUDGETTEN KP/HKP/KS GEHEEL
OVERNEMEN.
(Default waarde)
Zowel combinaties als budgetbedragen worden naar het
nieuwe jaar gekopieerd.
- 3 Akkoord? INGAVES AKKOORD? <J>/<N>
Bij <J> wordt het nieuwe jaar aangelegd; na afloop
keert u terug naar het menu. Bij <N> gaat u terug naar
de ingaves betreffende de budgetten.