106 A/I/M Budgetten (extracomptabel)
Dit programma gebruikt u om alle toegestane combinaties van Kostenplaatsen, Hulpkostenplaatsen en Kostensoorten vast te leggen en eventuele budgetten hiervoor in te voeren.
Wanneer u, volgens de systeemparameters (zie progamma 616) geen gebruik maakt van een KP/HKP/KS-administratie kunt u dit programma niet gebruiken.
Doel
Het doel van dit programma is drieledig:
- U kunt aangeven welke combinaties van kostenplaats (KP), hulpkostenplaats
(HKP) en kostensoort (KS) bij boekingen zijn toegestaan.
- U kunt voor de toegestane combinaties budgetteren.
- In programma 106 ziet u naast de eventuele budgetten ook de werkelijk
geboekte bedragen op de ingebrachte combinaties.
Overzichten
Een overzicht van de ingebrachte combinaties en hun eventuele budgetten verkrijgt u met programma 123 (Overzicht Extracomptabele Budgetten). Programma 154 (Extracomptabele Overzichten) laat u zien wat er daadwerkelijk op de diverse combinaties is geboekt en vergelijkt dat met de eventuele budgetten.
Inbrengen van nieuwe combinaties met eventuele budgetten
Werkwijze Waar dit onderin uw scherm vermeld staat kunt u bij een ingave
steeds met de <F2>-toets een stap terug doen, of met de <F4>-
toets het programma verlaten en terugkeren naar het menu.
Ook kunt u met behulp van de <F3>- of <F7>-toets zoeken naar
bestaande combinaties van kp, hkp en ks.
In dit programma in te geven kostenplaatsen, hulpkostenplaatsen
en kostensoorten moeten bekend zijn in het systeem (aangemaakt met
programma 104). Kosten- en hulpkostenplaatsen 00 en 99 zijn
echter zonder meer toegestaan.
Na ingave of selectie van een reeds bestaande combinatie komt u in
de info-/mutatietak.
1 - Start programma 106.
Wanneer twee boekjaren openstaan kunt u, alvorens de combinatie van
KP, HKP en KS in te gaan voeren, het boekjaar ingeven waarvoor het
eventuele budget gaat gelden.
2 - Kostenplaats Geef de kostenplaats in voor deze combinatie.
U kunt de <F1>-toets gebruiken om naar kostenplaatsen te zoeken.
3 - Hulpkostenplaats Geef de bijbehorende hulpkostenplaats in.
Wanneer u in het geheel geen HKP's gebruikt wordt deze ingave auto-
matisch overgeslagen en HKP 00 gehanteerd.
U kunt de <F1>-toets gebruiken om naar hulpkostenplaatsen te
zoeken.
4 - Kostensoort Geef de bijbehorende kostensoort in.
U kunt de <F1>-toets gebruiken om naar kostensoorten te zoeken.
De basisgegevens zijn nu ingevoerd; vervolgens kunt u budget-
bedragen en geboekte bedragen invoeren. Ook wanneer u (nog) niet
wilt budgetteren voor deze combinatie dienen de volgende ingaves
gedaan te worden. In dat geval kunt u de voor u niet relevante
rubrieken de waarde 0 geven.
5 - Budgetbedrag Geef het voor deze combinatie geldende budgetbedrag in.
deze periode Maximaal 99.999.999,99 positief of negatief. Het budgetbedrag
geldt voor elke boekingsperiode.
6 - Budgetbedrag Indien voor het betreffende boekjaar al periodes afgesloten
t/m vorige per. zijn, kunt u het cumulatieve bedrag van de reeds afgesloten
periodes ingeven. Ook hier geldt een maximum toegestane waarde
van 99.999.999,99 positief of negatief.
7 - Geboekt bedrag Wanneer in de lopende periode reeds boekingen zijn gedaan
deze periode die op deze combinatie betrekking hebben, kunt u het bedrag
van de boekingen hier ingeven.
8 - Geboekt bedrag Indien voor het betreffende boekjaar reeds periodes zijn
t/m vorige per. afgesloten, kunt u het cumulatieve geboekte bedrag van de reeds
afgesloten periodes ingeven.
9 - Geboekt bedrag Als ook in een volgende boekingsperiode al boekingen zijn
volgende periode verricht voor deze combinatie kan ook het totaalbedrag van die
boekingen worden ingebracht.
10 - Aantallen Vervolgens kunnen budgetaantallen en geboekte aantallen worden
ingegeven. Wanneer de systeemparameters aangeven dat u niet met
aantallen werkt gaat u automatisch naar punt 16.
11 - Budgetaantal Geef het voor deze combinatie geldende budgetaantal in.
deze periode Maximaal 999999 positief of negatief.
Het budget geldt voor elke boekingsperiode.
12 - Budgetaantal Indien voor het betreffende boekjaar reeds periodes zijn
t/m vorige per. afgesloten, kunt u het cumulatieve aantal van de afgesloten perio-
des ingeven. Hier geldt een maximum waarde van: 9.999.999 (positief
of negatief).
13 - Geboekt aantal Wanneer in de lopende periode reeds boekingen zijn gedaan
deze periode die op deze combinatie betrekking hebben, kunt u het al geboekte
aantal hier ingeven.
14 - Geboekt aantal Indien voor het betreffende boekjaar reeds periodes zijn
t/m vorige per. afgesloten, kunt u het totaal geboekte aantal van de afgesloten
periodes ingeven.
15 - Geboekt aantal Als ook in een volgende boekingsperiode al boekingen zijn
volgende periode verricht voor deze combinatie kan ook het geboekte aantal van die
mutaties worden ingebracht.
16 - Akkoord INGAVES AKKOORD? <RETURN>/<N>
Wanneer u aangeeft niet akkoord te zijn met de ingaves keert u terug
naar ingave budgetbedrag, vanaf waar u gecorrigeerde bedragen en/of
aantallen kunt inbrengen. Gaat u wel akkoord, dan wordt de combinatie
vastgelegd met de eventuele bedragen en aantallen en keert u terug
naar ingave Kostenplaats (punt 2).
Bekijken, wijzigen of verwijderen van bestaande combinaties
Werkwijze Waar dit onderin uw scherm vermeld staat kunt u bij een ingave
steeds met de <F2>-toets een stap terug doen, of met de <F4>-
toets het programma verlaten en terugkeren naar het menu.
1 t/m 4 Als bij aanmaken van nieuwe combinaties.
5 - Keuze Na ingave van een bestaande combinatie verschijnen de budgetgege-
vens en de geboekte bedragen/aantallen in uw scherm; u heeft
vervolgens, naast de <F2>- en <F>>-toets, de keuze uit:
<F7>=VOLGENDE COMBINATIE
De gegevens van de volgende combinatie verschijnen in uw scherm;
gebruik deze toets om door het bestand te bladeren.
<V>=VERWIJDEREN
Na deze keuze vraagt het programma u om bevestiging van de
opdracht. Wanneer u uw ingave bevestigt wordt de combinatie met
haar budget en geboekte bedragen uit het extracomptabel budgetbe-
stand verwijderd en keert u terug naar ingave kostenplaats.
<M>=MUTEREN
Te wijzigen is alleen het budget van de lopende periode, zowel
bedrag als eventueel aantal.
De overige rubrieken zijn alleen te wijzigen door de combinatie te
verwijderen en opnieuw in te brengen.