142 Periode-afsluiting
Dit programma sluit de financiële periode af.
Verwerkingen
De periode-afsluiting verricht de volgende handelingen:
- Een aantal door u gekozen overzichten (zoals balansen en kaartjes) wordt afgedrukt. - De debiteuren- en crediteurenhistorie en de grootboekhistorie van de af te sluiten periode (alleen uit de programma's t.b.v. de periode-historie) worden schoongemaakt. - De rubrieken deze periode van de debiteuren, crediteuren en het grootboek worden opgeteld bij de rubrieken t/m vorige periode en daarna op nul gesteld. - De rubrieken volgende periode van debiteuren, crediteuren en grootboek worden doorgeschoven naar de rubrieken deze periode en daarna op nul gesteld. - Op eenzelfde manier worden de eventuele budgetgegevens gecumuleerd. - De gegevens van de Historische module worden uitgebreid met het saldo einde periode van de debiteuren, crediteuren en grootboekrekeningen.
Controles en foutmeldingen
Wanneer u dit programma opstart vindt eerst een aantal controles plaats; dit kan de volgende foutmeldingen ten gevolge hebben :
AFSLUITINGSGEGEVENS NIET INGEVOERD
Uw voorkeuren betreffende te vervaardigen overzichten tijdens de afsluiting zijn (nog) niet ingegeven. Geef <RETURN> en voer eerst deze afsluitingsgegevens in met programma 110.
U MOET EERST HET NIEUWE BOEKJAAR AANMAKEN
U probeert de laatste periode van het boekjaar af te sluiten zonder eerst met programma 113 een nieuw boekjaar te hebben geactiveerd. Geef <RETURN> en voer eerst programma 113 uit alvorens opnieuw de periode-afsluiting te starten.
EERST HET OUDE JAAR AFSLUITEN EN EEN NIEUW AANMAKEN
Als de vorige melding; nu echter met dien verstande dat u nog een jaar vóór het huidige actief hebt. Geef <RETURN> en sluit eerst het oude jaar af met programma 143. Vervolgens kunt u pas de periode-afsluiting opnieuw starten wanneer tevens met programma 113 een nieuw jaar is aangemaakt.
DE PERMANENCE IS NOG NIET GEBOEKT (DAARNA EEN DAGAFSLUITING)
De permanence-boekingen van de af te sluiten periode zijn nog niet verwerkt; geef <RETURN> en draai eerst programma 135 om deze boekingen alsnog te verwerken. Vergeet niet om daarna alsnog een Dagafsluiting te draaien anders krijgt u de volgende melding ook voor uw kiezen.
EERST NOG EEN DAGAFSLUITING DRAAIEN
Het journaalpostenbestand is niet leeg; na <RETURN> dient eerst een Dagafsluiting uitgevoerd te worden.
HET DAGBOEKMUTATIEBESTAND IS ELDERS IN GEBRUIK
Eén van uw collega's heeft een programma actief dat gebruik maakt van het dagboekmutatie(journaalposten)bestand. De periode-afsluiting wil dit bestand op slot zetten voor andere gebruikers om boekingen tijdens de afsluiting te voorkomen. Geef <RETURN> om terug te keren naar het menu en tref vervolgens maatregelen om alsnog de periode te kunnen afsluiten.
Extracomptabele budgetten
Ook de gegevens van de extracomptabele budgetten (kostenplaatsen/hulpkostenplaatsen/kosten- soortenadministratie) worden tijdens de afsluiting van de financiële periode gecumuleerd. Het afdrukken van de extracomptabele gegevens echter maakt geen deel uit van de afsluitingsprocedure. U dient vóór het opstarten van de periode-afsluiting deze overzichten te hebben laten produceren met programma 154 (Extracomptabele Overzichten), wanneer u daaraan waarde hecht.
Bediening van het programma
Werkwijze Start programma 142.
Wanneer geen van de eerder genoemde foutmeldingen verschijnt
wordt uw scherm gevuld met de voorkeurinstellingen van de
periode-afsluiting.
1 - Wijzigen? Geef aan of u één of meer rubrieken wilt wijzigen.
Aangebrachte wijzigingen zijn eenmalig en gelden slechts voor deze
periode-afsluiting.
Wanneer u aangeeft niets te willen wijzigen wordt de afsluiting
vervolgens uitgevoerd.
Een specificatie van de rubrieken en hun betekenis ziet u bij de beschrijving van programma 110 (Afsluitingsgegevens).
Volgorde van verwerking
Het afsluiten van de financiële periode bevat de volgende (sub-)onderdelen; zie voor een uitvoerige omschrijving daarvan de beschrijving van de afzonderlijke programma's. Voor alle onderdelen geldt dat, tenzij anders vermeld, uitvoering alleen plaatsvindt indien gewenst.
- Als eerste wordt de evenwichtscontrole uitgevoerd programma 159. Wanneer u daarbij heeft aangegeven dat het programma een melding geeft bij een geconstateerd verschil in de boekhouding, kan na die melding de afsluitingsprocedure eventueel worden afgebroken. - Vervolgens worden de kolommenbalans en proef-saldibalans vervaardigd. De programma's staan ook in uw menu onder programma 145 en programma 146. - Het Verlies & Winstoverzicht (programma 147) wordt als volgende afgedrukt. - De gecomprimeerde overzichten, de Gecomprimeerde Balans (programma 149), respectievelijk het Gecomprimeerde Verlies & Winstoverzicht (programma 150) zijn daarna aan de beurt. - Hierna verschijnen de Omzetoverzichten Debiteuren/Crediteuren (programma- nummers 221 en 321), gevolgd door de Saldilijst Debiteuren en Saldilijst Crediteuren (218 en 318). - Vervolgens beginnen de werkelijke afsluitingsactiviteiten. In geval van calamiteiten kon vóór dit stadium de afsluitingsprocedure nog zonder gevaar worden onderbroken. Dat is vanaf dit punt niet meer mogelijk zonder dat schade kan ontstaan in de administratie. - Het werkelijke afsluiten begint met het afdrukken van grootboekkaartjes, debiteuren- en crediteurenkaartjes. Wanneer u heeft aangegeven een testprint voorafgaand aan de kaartjes te willen blijft het programma wachten met het afdrukken tot u zich akkoord heeft verklaard met de printerinstelling. N.B. Het afdrukken van grootboekkaartjes is een verplichte activiteit van de periode-afsluiting die alleen onderdrukt kan worden door gebruikers van de Historische module (programma 128).
De volgende onderdelen vinden altijd plaats tijdens de afsluiting:
- De debiteuren- en crediteurensaldi worden gecumuleerd; afhankelijk van het aantal debiteuren en crediteuren in de af te sluiten bedrijven kan dit geruime tijd duren. - De grootboekrekeningen worden gecumuleerd en de bestanden van de Historische module worden bijgewerkt met het eindsaldo van deze periode per rekening. Daarna worden de budgetbestanden, inclusief de eventuele extracomptabele budgetten, gecumuleerd en als laatste wordt het periodenummer verhoogd. Zodra de gehele procedure is afgelopen keert u terug in het programmamenu. Er kan daarna weer normaal gewerkt worden. In een eenmaal afgesloten periode kan niet meer worden geboekt.