Ad-hoc overzicht
Het programma om ad-hoc overzichten te kunnen maken is nieuw in release 5.6 van Basta. In de releasedocumentatie wordt beschreven hoe u dit programma activeert door het op een vrije plaats in het menu op te nemen. Dit programma maakt gebruik van de database met de bestandsindelingen uit de module 'euroconversie'.
Met dit programma kan een ad-hoc overzicht aangemaakt en afgedrukt worden. De stuurgegevens, die bepalen hoe het overzicht samengesteld is, worden ook voor later gebruik opgeslagen. Op de laatste regel van het scherm wordt zoveel mogelijk aanvullende informatie gegeven.
Ingeven van de stuurgegevens voor een overzicht
Ingave: - Naam overzicht max. 6 A/N
Onder deze naam worden de stuurgegevens opgeslagen in
het bestand met stuurgegevens.
Met functietoets F3 kan naar de al aanwezige over-
zichten gezocht worden.
Met functietoets F1 kan men naar het toevoegen of
wijzigen van de bestandsindelingen gaan.
Bestaat het overzicht al, dan volgt de keuze "<M>=Mute-
ren; <V>=Verwijderen; <P>=Afdrukken; <RETURN>=Naar naam
ovz.". Met M kunnen de stuurgegevens gewijzigd worden,
met V kunnen de stuurgegevens van dit overzicht verwijderd
worden en met P kan naar het afdrukken van het overzicht
gegaan worden zonder de stuurgegevens te wijzigen.
Ingave: - Bestandsnaam van het bestand max. 6 A/N
Vanuit het opgegeven bestand en de stuurgegevens is dit
programma in staat het gewenste overzicht te produceren.
Met functietoets F3 kan een overzicht van de bestan-
den, waaruit een keuze gemaakt kan worden, op het
beeldscherm opgeroepen worden.
Vanaf versie 5.7 kan tijdens de bestaande functie "zoeken
bestand" de <F7>-toets gebruikt worden om de nieuwe functie
"Help me met zoeken" te starten. Deze nieuwe functie kan
in de database met bestandsindelingen naar bestanden zoe-
ken aan de hand van maximaal twee in te geven willekeurige
zoektermen. Het maakt niet uit of deze zoektermen met
'HOOFDLETTERS' of 'kleine letters' worden ingegeven. In
het geval van twee zoektermen kiest u of beide zoektermen
in de betreffende bestandsindeling aanwezig moeten zijn
(de tweede zoekterm achter 'en:' invullen) of dat één
van beide termen aanwezig moet zijn (de tweede zoekterm
achter 'of:' invullen en de zoekterm achter 'en:' leeg-
laten). Vervolgens wordt de database doorgelezen en toont
het programma alle bestanden, waarin de ingegeven zoek-
termen volgens de gekozen selectie aanwezig zijn. De ge-
vonden veldomschrijving(en), de bestandsnaam, de pakket-
letter en de omschrijving van het bestand worden getoond.
Uiteraard is vooruit en achteruit bladeren mogelijk.
Selecteert u een bepaalde bestandsindeling voor gebruik,
dan worden bestandsnaam en pakketletter mee teruggenomen
naar het ingaveveld, waarop de oorspronkelijke zoekfunctie
gestart werd. Via de <F3>-toets kan in deze zoekfunctie
een andere zoekterm geprobeerd worden en via de <F4>-toets
kan teruggegaan worden naar de plaats waar <F7> gegeven
werd in het zoekscherm voor de bestanden.
Ingave: - Pakketletter (mogelijke waarden: A = Agfta, 1 A/N
B = Basta, D = Drankta, K = Kavta, M = Meuta).
Met functietoets F3 kan naar de aanwezige pakket-
ten gezocht worden.
Ingave: - Omschrijving overzicht max. 60 A/N
Hier kan de omschrijving van het overzicht worden
ingegeven. Deze wordt in de kop van het overzicht
afgedrukt. In deze omschrijving mogen ook een aantal
stuurgegevens worden opgenomen, n.l.:
* Als in dit veld ergens *B* staat, dan wordt na de
afdruk van een subtotaal (waar op het overzicht een
"S" achter staat) een bladwissel geforceerd.
* Als in dit veld ergens *I11* staat, dan kan het
overzicht ook op 11 inch papier afgedrukt worden.
Na een keuze ingaven goed (respectievelijk J of N ingeven) wordt het volgende programma-onderdeel, invoer af te drukken velden, gestart.
Invoer af te drukken velden
Op het scherm verschijnt de indeling van het gekozen bestand. Met
functietoets F1 kan door de bestandsindeling in het linkerdeel van
het beeldscherm "gebladerd" worden.
Ingave: - Veldnummer van het af te drukken veld 2 N
De op het overzicht af te drukken velden kunnen
ingegeven worden. De volgorde van de af te drukken
velden is volkomen vrij. Het veldnummer, dat inge-
geven moet worden, staat in de kolom onder "Nr.".
De geselecteerde velden staan in het rechterdeel
van het beeldscherm.
Als van een af te drukken veld een verticale tel-
ling gemaakt moet worden, dan moet het veld met
functietoets F3 worden ingegeven.
Achter het veldnummer wordt dan een "V" afgebeeld.
Met functietoets F4 kan dit programma-onderdeel
verlaten worden, en wordt het volgende onderdeel,
invoer velden horizontale telling, gestart.
Invoer velden horizontale telling
In dit programma is het mogelijk om per afgedrukt record uit een bestand een horizontale telling te maken. De vraag "Wilt u van bepaalde velden een horizontale telling?" moet dan met J beantwoord worden. Wordt deze met N beantwoord, dan wordt het volgende programma-onderdeel, invoer sorteer/selectievelden, gestart.
Ingave: - Omschrijving horizontale telling max. 20 A/N
Hier kan de omschrijving van de horizontale telling
worden ingegeven. Deze wordt in de kop van het over-
zicht afgedrukt.
Ingave: - Veldnummer van het te tellen veld 2 N
De in de horizontale telling te verwerken velden
kunnen ingegeven worden. De geselecteerde velden
staan in het rechterdeel van het beeldscherm.
Als een veld van de telling afgetrokken moet worden,
dan moet het veld met functietoets F3 worden ingege-
ven. Achter het veldnummer wordt dan een "-" afge-
beeld. Let op! Creditvelden in de records van een be-
stand hebben meestal van zichzelf al een minteken.
Deze hoeven dus niet met F3 ingegeven te worden.
Ook is het mogelijk om een vermenigvuldiging uit te
laten voeren binnen de horizontale telling. Het veld
waarmee de tot op dat moment opgebouwde telling ver-
menigvuldigd moet worden, moet met functietoets F7
worden ingegeven. Achter het veldnummer wordt dan
een "*" afgebeeld.
Op gelijke wijze kan met functietoets F8 de tot op dat
moment opgebouwde telling door een veld gedeeld worden.
Achter het veldnummer wordt een "/" afgebeeld.
Met functietoets F9 kan een percentage-berekening uitge-
voerd worden. De tot op dat moment opgebouwde telling
wordt dan uitgedrukt in een percentage van het opgege-
ven veld. Het resultaat gaat de horizontale telling in.
Met functietoets F4 kan dit programma-onderdeel verla-
ten worden, en wordt het volgende onderdeel, invoer
sorteer/selectievelden gestart.
Invoer sorteer-/selectievelden
In dit programma is het mogelijk om tijdens het afdrukken op maximaal 2 velden te sorteren en/of maximaal 5 velden te selecteren. De vraag "Wilt u tijdens het afdrukken sorteren en/of selecteren?" moet dan met J beantwoord worden. Wordt deze met N beantwoord, dan wordt het volgende programma-onderdeel, het eventuele afdrukken van het overzicht, gestart.
Normaal gesproken wordt een overzicht afgedrukt in volgorde van de sleutel van het bestand. Moet het overzicht op een andere volgorde worden afgedrukt, dan kunnen 1 of 2 sorteervelden worden opgegeven. Hoeft geen sortering plaats te vinden, dan kunnen de sorteervelden via functietoets F7 overgeslagen worden.
Moet niet het hele bestand worden afgedrukt, maar een deel, dan kunnen maximaal 5 selectievelden worden opgegeven. Bij het afdrukken zelf wordt om de grenswaarden gevraagd ("van" en "t/m"), hier wordt alleen bepaald op welke velden geselecteerd moet gaan worden.
Ingave: - Veldnummer van het sorteer- of selectieveld 2 N
De sorteer- en selectievelden kunnen ingegeven worden.
De geselecteerde velden worden in het rechterdeel
van het beeldscherm getoond. In de handleidingregels
wordt aangegeven welk veld gevraagd wordt (sorteerveld
1, sorteerveld 2, selectieveld 1 t/m 5).
Na de ingave van een sorteerveld wordt de vraag "Op
dit veld in omgekeerde volgorde sorteren?" gesteld.
Wordt hierop met J beantwoord, dan wordt achter het
veldnummer een "U" afgebeeld. Aan deze "U" is te her-
kennen dat het om omgekeerd sorteren gaat. Bij normaal
sorteren wordt een "S" achter het veld afgebeeld.
Achter een selectieveld wordt altijd de letter "T" af-
gebeeld.
Als op de horizontale telling gesorteerd of geselec-
teerd moet worden, dan is het voldoende om bij de
keuze van het betreffende veld functietoets F3 te
drukken. Als veldnummer wordt in dat geval "99" afge-
beeld.
Naast een selectie op een vast veld is ook een selec-
tie op een willekeurig zoekgegeven mogelijk.
Bij het betreffende selectieveld moet dan functietoets
F8 gedrukt worden. Bij het afdrukken van de lijst wordt
in dit geval niet om een "van" en een "t/m" waarde ge-
vraagd, maar om het betreffende zoekgegeven. Een zoek-
gegeven is niet gebonden aan een bepaald veldnummer,
maar mag overal staan. Als veldnummer wordt wel "97"
afgebeeld, maar het programma weet daardoor dat het om
een willekeurig zoekgegeven gaat en zoekt alle veld-
nummers na of ergens het ingegeven zoekgegeven staat.
Moet een sorteer- of selectieveld overgeslagen worden,
dan kan dat met functietoets F7 gedaan worden.
Met functietoets F4 kan dit programma-onderdeel verla-
ten worden, en wordt het volgende onderdeel, het afdruk-
ken, gestart.
Het starten van het afdrukken
Nadat de gegevens voor een overzicht vastgelegd zijn, kan het overzicht afgedrukt worden. De keuze "<P>=Afdrukken; <RETURN>=Naar naam overzicht" moet dan met P beantwoord worden. Wordt deze met RETURN beantwoord, dan gaat het programma terug naar het ingeven van de stuurgegevens voor een overzicht en wordt (nu nog) niets afgedrukt.
Het afdrukken van het overzicht
Met dit programmadeel wordt aan de hand van de stuurgegevens het gekozen overzicht afgedrukt.
Ingave: - Printer max. 3 A/N
Het overzicht wordt op de opgegeven printer afgedrukt.
Met functietoets F3 kan het overzicht i.p.v. op een
printer op het beeldscherm zichtbaar gemaakt worden.
Met functietoets F4 gaat het programma terug naar
het ingeven van de stuurgegevens voor een overzicht
en wordt niets afgedrukt.
Ingave: - Type printer of beeldscherm 1 A/N
Op het beeldscherm is een overzicht van de mogelijke
types printers of beeldschermen zichtbaar. Kies het
juiste type dat bij de vorige keuze hoort.
Na de keuze of de uitvoergegevens goed zijn (respectievelijk J of N ingeven) wordt het volgende programma-onderdeel, het ingeven van de selecties, gestart.
Ingeven van de selecties
Alleen als bij de stuurgegevens is opgegeven, dat selectie op bepaalde velden moet plaatsvinden (maximaal 5 velden), dan wordt dit programma-onderdeel uitgevoerd. Is geen selectie nodig, dan gaat het programma verder met het eventuele sorteren van het opgegeven bestand voor het overzicht.
Per selectie op een veld (kan maximaal 5 keer ) de volgende ingaves:
Ingave: - Selectie op <Naam veld> 1 A/N
Deze vraag met J of N beantwoorden. Wordt voor 'N'
gekozen, dan vindt op dit veld geen selectie plaats.
Bij de tweede en volgende selectie kan men via functie-
toets F2 naar het vorige selectieveld terugkeren.
Ingave: - Van <Naam veld> max. lengte uit bestandsindeling
Met functietoets F2 terug naar de vorige ingave.
Ingave: - T/m <Naam veld> max. lengte uit bestandsindeling
Met functietoets F2 terug naar de vorige ingave.
Na een keuze of de selectiegegevens goed zijn (respectievelijk J of N ingeven) wordt het volgende programma-onderdeel, de sortering, gestart.
Opmerkingen over dit deel van het programma:
Als voor selectievelden dezelfde veldnummers zijn ingevoerd, dan voert het programma een "of"-selectie uit: aan maar één van de selecties hoeft voldaan te zijn om afgedrukt te worden. Als verschillende velden zijn ingevoerd, dan voert het programma een "en"-selectie uit: aan alle selecties moet voldaan worden om afgedrukt te worden. Combinaties zijn toegestaan.
Bij selectie op een alfanumeriek veld is het mogelijk om op een gedeelte van het betreffende veld te selecteren. Als bijvoorbeeld vanaf de vijfde positie geselecteerd moet worden, dan moeten op de eerste 4 posities (zowel bij "van" als "t/m") vraagtekens staan. Bij het selecteren wordt gekeken op welke positie het eerste teken dat niet gelijk aan het vraagteken is, staat. Vergelijking vindt dan plaats vanaf die positie (op een selectie van ????AA t/m ????AZ wordt in het betreffende veld vanaf de 5e positie op AA t/m AZ geselecteerd en wordt de inhoud van positie 1 t/m 4 genegeerd).
Was voor een 'willekeurig zoekgegeven' als selectieveld gekozen, dan wordt niet om een "van" en een "t/m" waarde gevraagd, maar kan een zoekgegeven van maximaal 10 posities worden ingegeven.
Als voor een selectie op veld 25 van het artikelstambestand van Basta gekozen is (waar o.a. de grootboekcode en het crediteurnummer in staan), dan wordt bij de selectie gekeken of twee dan wel zes cijfers zijn ingegeven. Bij twee cijfers wordt automatisch met de grootboekcode vergeleken en bij zes cijfers met het crediteurennummer.
Een moeilijk punt is het volgende: de combinatie van selectieveld 1/sorteerveld 1 en selectieveld 2/sorteerveld 2 bij gebruik van het vraagteken in het selectieveld. Zoals al verteld is, vindt dan selectie pas plaats vanaf de eerste positie na de vraagtekens. Wordt hetzelfde veld ook als sorteerveld gebruikt, dan wordt niet het volledige veld als sorteerveld genomen, maar alleen dat deel van het veld, waar ook op geselecteerd is. In het genoemde voorbeeld wordt dus vanaf de vijfde positie gesorteerd. Hiermee is sortering op een bepaald deel van een alfanumeriek veld (dus alleen in combinatie met "?") mogelijk.
Tip: Als men voor veld 1 (in de meeste bestanden de sleutel van het bestand, bijvoorbeeld het debiteurnummr) verschillende series van dat veld wil afdrukken door 3 of 4 keer op hetzelfde veld te selecteren (de zgn. "of"-selectie), dan mag u selectieveld 1 niet daarvoor gebruiken. Bij de invoer van de gegevens voor het overzicht dat veld overslaan via de F7-functietoets. Bij gebruik van selectieveld 1 in combinatie met veldnummer 1 wordt een rechtstreekse positionering via de sleutel van het bestand uitgevoerd (snelheid!) en dan kan niet meer gekeken worden of dat veldnummer ook als selectieveld 2, 3, 4 of 5 gebruikt is. Bij gebruik van veldnummer 1 bij selectieveld 2 t/m 5 wordt geen gebruik van deze positionering gemaakt, en dan lukt deze "truc" wel om meerdere series van een sleutelveld af te drukken (maximaal 4 series per overzicht).
Sortering
Alleen als bij de stuurgegevens is opgegeven, dat een sortering moet plaatsvinden, wordt dit programma-onderdeel opgestart. In het andere geval wordt het volgende programma-onderdeel, het afdrukken, gestart.
Als sortering moet plaatsvinden, dan wordt het noodzakelijke sorteerbestand aangelegd en vindt sortering plaats. Na de sortering wordt het volgende onderdeel, het afdrukken, gestart.
Op het beeldscherm is de sortering te volgen.
Afdrukken
Als sortering heeft plaatsgevonden, dan wordt de vraag "Tussentotaal bij wisseling sorteerveld 1 (...) J/N" gesteld. Het is alleen zinvol om deze vraag met J te beantwoorden als bij de stuurgegevens is opgegeven, dat het programma verticale tellingen moet maken. Achter deze telling komt op het overzicht een "S" te staan.
Het overzicht wordt afgedrukt. Op het beeldscherm is het afdrukken te volgen.
Na het afdrukken gaat het programma terug naar het ingeven van de stuurgegevens voor een overzicht.
Afdrukken op het beeldscherm
Is gekozen voor afdrukken naar het beeldscherm, dan volgt na ieder scherm de keuze "<RETURN>=Doorgaan; <F4>=Einde". Na RETURN volgt het volgende scherm en na F4 gaat het programma terug naar het ingeven van de stuurgegevens voor een overzicht. Na het laatste scherm kan alleen RETURN gegeven worden en daarna gaat het programma ook terug naar het ingeven van de stuurgegevens voor een overzicht.
Vragen en mededelingen in dit programma
- Dit veld past niet meer op het overzicht; <RETURN> Het zojuist geselecteerde veld past niet meer op de printregel. - Veld komt niet in bestand voor; <RETURN> Het ingegeven veldnummer kan niet in de bestandsindeling gevon- den worden. - Dit veld is geen numeriek veld; <RETURN> Het ingegeven veld is een alfanumeriek veld, en kan dus niet in een telling gebruikt worden. - Bestand onbekend; <RETURN> Niet aanwezig bestand ingegeven. - Wilt u de af te drukken velden wijzigen? <J>/<N> Als deze vraag met J beantwoord wordt, kunnen de af te druk- ken velden gewijzigd worden. Wordt N geantwoord, dat wordt het volgende programma-onderdeel opgestart. U kunt nieuwe veld- nummers ingeven of met <RETURN> de oude veldnummers overnemen. Gebruikt u vroegtijdig de <F4>-toets om af te sluiten met tot dan toe minder geselecteerde velden als voorheen, dat volgt een waarschuwing dat u mogelijk gegevens verliest. U kunt kiezen om wel of niet door te gaan. Kiest u om niet door te gaan, dan gaat u terug naar het selecteren van veldnummers. Neem vervolgens de overige velden met <RETURN> over om deze velden alsnog te selec- teren en sluit dan pas af. Gaat u echter wel door, dan verdwij- nen alle nog niet opnieuw geselecteerde velden uit de selectie. - Wilt u de velden voor de horizontale telling wijzigen? <J>/<N> Zie antwoord op de vorige vraag, maar dan voor deze velden. - Wilt u de sorteer/selectie velden wijzigen? <J>/<N> Zie antwoord op de vorige vraag, maar dan voor deze velden. - Modelomschrijving afdrukken? <J>/<RETURN> Voor de Meuta-gebruikers van dit programma is het ophalen van de modelomschrijving aan de hand van het modelnummer ingebouwd. Bij modelnummers, waar dit mogelijk is, staat in de veldomschrijving *M* vermeld. In dat geval wordt bovenstaande vraag gesteld. Het is alleen mogelijk om de 1e 50 tekens van de modelomschrijving af te drukken. - Geen printers beschikbaar; geef <RETURN> Het overzicht kan niet afgedrukt worden omdat geen printers beschikbaar zijn. - Bestand XXXXXX niet beschikbaar; geef <RETURN> Het betreffende bestand is niet (meer) aanwezig. - Sortering op grootboekcode (G) of crediteurnummer (K) Bij een sortering op veld 25 van het artikelstambestand BASTA kan zowel op de grootboekcode als op het crediteurnummer ge- sorteerd worden. Geef de betreffende keuze in. - Printer XXX niet beschikbaar; opnieuw proberen <RETURN>/<N> Maak betreffende printer in orde en geef daarna <RETURN> of breek met N het programma af.