425 Beoordeling leveranciers
Om voor ISO-certificatie in aanmerking te komen moet een bedrijf, naast een goede inkoopadministratie, ook over een systeem beschikken, dat de beoordeling van de leveranciers verzorgt.
Inhoudsopgave:
- Algemeen
- Installatie van de module
- Hoofdmenu
- Bestanden
- Systeemparameters
- Relatiecodes
- Werkwijze
- Algemene werkwijze
- Goederenontvangst
- Onderhoud constanten
- Correctie registratie
- Overzicht monitoring leverancier
- Overzicht beoordeling leverancier
- Verwijdering registraties
Terugkeren naar het pakketmenu
Om voor ISO-certificatie in aanmerking te komen moet een bedrijf, naast een goede inkoopadministratie, ook over een systeem beschikken, dat de beoordeling van de leveranciers verzorgt.
Met deze module kunnen vanuit de goederenontvangst, naast afwijking van levertijd, afwijkingen in kwantiteit, kwaliteit, dokumentatie en dergelijke worden geregistreerd. Met behulp van een puntensysteem kan na verloop van tijd een beoordeling van de leverancier gemaakt worden. De diverse geregistreerde gegevens en de beoordeling worden op overzichten afgedrukt.
De hieronder beschreven installatie is bedoeld voor unix-systemen, waarbij de programma's op een tape worden aangeleverd. Ontvangt u de programma's op een ander medium, bijvoorbeeld op een diskette, dan geldt een andere procedure. Die procedure wordt dan op een bijlage bij de diskette beschreven.
Tijdens de installatie mag niet op het systeem gewerkt worden. Ga op een scherm of op de console naar 'unix' toe. Voor meer informatie over het inloggen op de console: In- en uitloggen op de console.
Als u in 'unix' staat geeft u achter het "#" in: cd /usr/bbx
Maak een nieuwe directory aan met: mkdir bas_beo.prg (Let op het '_' teken, dat is de 'underscore', die u niet moet verwarren met het '-' teken. Ze zitten meestal wel op dezelfde toets.)
Plaats de tape in de unit en geef in: tar -xvf /dev/rst4
Op het scherm is te volgen welke programma's op het systeem geplaatst worden. Als de unixprompt (het "#") weer verschijnt, kan de tape er uit gehaald worden.
Aan de configuratie van BBX moet de nieuwe directory toegevoegd worden. Ga weer naar /usr/bbx toe met cd /usr/bbx en geef dan vi config.bbx en de configuratie verschijnt op het scherm.
In deze configuratie staan zgn. dsksyn-regels. Als deze nog niet zichtbaar zijn, dan voorzichtig via de j-toets (zonder enter) door de regels naar beneden gaan. Commando's binnen vi zijn altijd zonder enter, dus let daar op! U kunt 2 typen dsksyn regels zien: regels zoals dsksyn B: (vrije regels) of regels als dsksyn B: /usr/bbx/alg.prg (gebruikte regels).
Het is de bedoeling dat we aan een vrije regel van het eerste type de directory toevoegen zodat deze in een regel van het tweede type verandert. Zoek dus eerst een vrije regel op (met de j-toets naar beneden of via de k-toets weer omhoog). Heeft u een vrije regel gevonden, dan met de l-toets in de betreffende regel naar rechts tot u niet verder kunt. Druk dan de a-toets en geef daarna een spatie gevolgd door /usr/bbx/bas_beo.prg/
De ingave moet in het beeldscherm verschijnen. Voorbeeld: als dsksyn L: leeg was, dan moet daar uiteindelijk dsksyn L: /usr/bbx/bas_beo.prg/ komen te staan, let op de 'underscore' en de laatste '/', geen enter gebruiken.
Procedure als er geen vrije dsksyn-regels zijn: in dat geval zullen zeker niet alle letters van het alfabet gebruikt zijn als dsksyn-regels. Zoek een niet gebruikte letter uit en ga naar het einde van de dsksyn regel toe, waarin de daaraan voorafgaande letter uit het alfabet staat. Ga via de l-toets naar het einde van de regel toe, dan de a-toets te drukken gevolgd door enter. Een lege regel verschijnt. Geef dsksyn L: /usr/bbx/bas_beo.prg/ in (denk om de 'underscore' en de laatste '/', geen enter). De letter 'L' achter dsksyn is een voorbeeld, neem daarvoor in de plaats de door u uitgezochte letter.
Afsluiten: bij beide procedures de ctrl-toets drukken, vasthouden en de c-toets erbij indrukken (piep). Druk de dubbele punt-toets in (:). Deze moet dan onderin het scherm verschijnen. Geef wq met enter en u bent terug in unix. De configuratie is nu aangepast en wordt gebruikt zodra men weer inlogt.
Met vi moet nauwkeurig gewerkt worden, je slaat vaak veel te snel enter aan, en dan is de configuratie fout. Gebeurd dat, of maakt u een tikfout, dan de ctrl-toets indrukken, vasthouden en de c-toets erbij indrukken. Waarschijnlijk hoort u een piepje. Daarna de dubbele punt-toets (:) indrukken. Deze verschijnt onderin het scherm en daarachter moet u q! ingeven met enter. U staat nu weer in unix en kunt u opnieuw beginnen (de configuratie is dan niet gewijzigd). Heeft u problemen met vi, bel dan even! Desnoods kunnen wij deze wijzigingen ook via het modem aanbrengen. Bel ons dan even op, terwijl het modem al aanstaat en geef even het telefoonnummer van het modem door. Wij bellen dan in om de wijzigingen aan te brengen.
Stuur de tape met de grootste spoed weer terug.
Met programma 607 (A/I/M Programma's) moet het volgende programma op een vrije plaats in het menu worden opgenomen:
Programmanummer: 425 Omschrijving : BEOORDELING LEV. Programmanaam : BIF500Uiteraard mag het programma ook op een andere plaats in het menu worden opgenomen. Wanneer u met meerdere bedrijven werkt, moet dit programma in elk bedrijf afzonderlijk in het menu worden geplaatst.
Deze module gebruikt naast de bestanden die u reeds op uw systeem heeft staan een aantal extra bestanden. Dat zijn de volgende bestanden (waarbij "." voor de bedrijfsletter staat): FB.KK1 t/m FB.KK4
Het aanleggen van de bestanden dient na installatie van de programmatuur te geschieden. Door vanuit het menu het programma BIF5CR op te starten worden bovengenoemde bestanden aangelegd.
Bestandsindeling FBAKK1
Bestandsnaam : FBAKK1 Omschrijving : Constantenbestand Organisatie : Direct Keylengte : 6 Recordlengte : 64 Keyvelden : 10
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Sleutel 6 A A1$ 20 Data 50 A A2$ Indeling A2$ voor sleutel "TABPNT" (tabel met punten): Positie: 01-03 Punten >= 4 weken te vroeg 04-06 Punten weken te vroeg 07-09 Punten 2 weken te vroeg 10-12 Punten 1 week te vroeg 13-15 Punten op tijd 16-18 Punten 1 week te laat 19-21 Punten 2 weken te laat 22-24 Punten 3 weken te laat 25=27 Punten >= 4 weken te laatBestandsindeling FBAKK2
Bestandsnaam : FBAKK2 Omschrijving : Registratiebestand 1 Organisatie : Direct Keylengte : 18 Recordlengte : 200 Keyvelden : 10 + 20 + 30
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Crediteurnummer 6 N E1$ 20 Leverdatum (JJJJMMDD) 8 N E2$ 30 Volgcode 4 N E3$ 40 Aantal afw. kwaliteit 8 N E1[1] 50 Aantal afw. kwantiteit 8 M E1[2] 60 Aantal afw. transport en verpakking 8 N E1[3] 70 Aantal afw. documenten 8 N E1[4] 80 Aantal afw. communicatie 8 M E1[5] 90 Reserve 8 N E1[6] 100 Reserve 8 N E1[7] 110 Reserve 8 N E1[8] 120 Reserve 8 N E1[9] 130 Reserve 8 N E1[10] 140 Reserve 20 A E4$ 150 Reserve 20 A E5$ 160 Reserve 20 A E6$Bestandsindeling FBAKK3
Bestandsnaam : FBAKK3 Omschrijving : Registratiebestand 2 Organisatie : Direct Keylengte : 26 Recordlengte : 200 Keyvelden : 10 + 20 + 30 + 40
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Crediteurnummer 6 N E1$ 20 Leverdatum (JJJJMMDD) 8 N E2$ 30 Volgcode 4 N E3$ 40 Inkoopordernummer 8 N J0$ 50 Orderdatum (DDMMJJ) 6 N E2[1] O1 uit FBAI01 60 Aantal regels 2 N E2[2] O5 uit FBAI01 70 Aantal ontvangen regels 2 N E2[3] 80 Afw. >=4 weken te vroeg 2 N E2[4] E2[4] t/m E2[12] 90 Afw. 3 weken te vroeg 2 N E2[5] samengeteld is 100 Afw. 2 weken te vroeg 2 N E2[6] gelijk aan E2[3] 110 Afw. 1 week te vroeg 2 N E2[7] 120 Op tijd 2 N E2[8] 130 Afw. 1 week te laat 2 N E2[9] 140 Afw. 2 weken te laat 2 N E2[10] 150 Afw. 3 weken te laat 2 N E2[11] 160 Afw. >=4 weken te laat 2 N E2[12] 170 Reserve 8 N E2[13] 180 Reserve 8 N E2[14] 190 Reserve 8 N E2[15] 200 Reserve 8 N E2[16] 210 Reserve 8 N E2[17] 220 Reserve 20 A J1$ 230 Reserve 20 A J2$Bestandsindeling FBAKK4
Bestandsnaam : FBAKK4 Omschrijving : Registratiebestand 3 Organisatie : Direct Keylengte : 6 Recordlengte : 200 Keyvelden : 10
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Crediteurnummer 6 N E1$ 20 Aantal leveringen 4 N A3[0] 30 Aantal afw. kwaliteit 8 N A3[1] 40 Aantal afw. kwantiteit 8 M A3[2] 50 Aantal afw. transport en verpakking 8 N A3[3] 60 Aantal afw. documenten 8 N A3[4] 70 Aantal afw. communicatie 8 M A3[5] 80 Aantal orders 8 N A3[6] 90 Aantal regels 8 N A3[7] 100 Aantal ontvangen regels 4 N A3[8] 110 Afw. >=4 weken te vroeg 4 N A3[9] 120 Afw. 3 weken te vroeg 4 N A3[10] 130 Afw. 2 weken te vroeg 4 N A3[11] 140 Afw. 1 week te vroeg 4 N A3[12] 150 Op tijd 4 N A3[13] 160 Afw. 1 week te laat 4 N A3[14] 170 Afw. 2 weken te laat 4 N A3[15] 180 Afw. 3 weken te laat 4 N A3[16] 190 Afw. >=4 weken te laat 4 N A3[17] 200 Reserve 8 N A4[1] 210 Reserve 8 N A4[2] 220 Reserve 8 N A4[3] 230 Reserve 8 N A4[4] 240 Reserve 8 N A4[5]Installatie: Systeemparameters
Voor deze module hoeven geen systeemparameters aangepast te worden.
Voor deze module hoeven geen relatiekodes ingebracht te worden.
Als de module is geïnstalleerd kunt u ermee gaan werken. Dit hoofdstuk bevat een overzicht van de globale werkwijze van de module als geheel en een meer gedetailleerde beschrijving van de verschillende onderdelen.
In grote lijnen verloopt het werken met de module als volgt:
- Tijdens het boeken van de goederenontvangsten wordt het be- oordelingssysteem bijgewerkt. Na ingave van het crediteur- nummer wordt gevraagd of deze levering in zijn geheel wel of niet in het beoordelingssysteem moet worden opgenomen. Correcties dienen bijvoorbeeld niet opgenomen te worden. Daarnaast is het ook mogelijk om per regel te beslissen of deze wel of niet in het beoordelingssysteem moet worden opgenomen. Nadat alle regels van de levering geboekt zijn (en dat kunnen dus regels van verschillende orders van de betreffende leverancier zijn), kunnen de afwijkingen op leveringsnivo (kwaliteit, kwantiteit etc.) ingegeven worden. Daarna kan de volgende leverancier verwerkt worden. - Binnen de module zijn de volgende programma's aanwezig: 1) Onderhoud konstanten: Met dit programma kunnen de maxi- maal 'te verdienen' punten ingegeven of gewijzigd worden. 2) Correktie registratie: Met dit programma kunnen de ge- registreerde gegevens van de leveringen gewijzigd worden. Ook registraties laten vervallen is mogelijk. 3) Overzicht monitoring leverancier: Met dit overzicht wordt de verzamelde registratie per leverancier afgedrukt. Tij- dens het afdrukken wordt per leverancier het bestand voor overzicht 4 geactualiseerd. 4) Overzicht beoordeling per leverancier: Met dit overzicht wordt de beoordeling van de leveranciers met berekening van de totaalscore afgedrukt. 5) Verwijderen registraties: Met dit programma kunnen oude registraties tot en met een in te geven datum uit het beoordelingssysteem verwijderd worden.Omdat bij het ontvangen van de goederen het juiste aantal inkooporderregels bekend moet zijn (en een handmatig verwijderde inkooporderregel daar invloed op heeft), wordt voortaan bij het afdrukken van de inkooporders de inkooporder hernummerd, zodat een aaneensluitende serie regels ontstaat.Voor dit programma is geen preciese werkwijze te geven, omdat dit programma per pakket anders werkt. Wel worden de volgende vragen gesteld en zijn de volgende ingaves te verwachten:
Vraag: DEZE LEVERING IN BEOORDELINGSSYSTEEM OPNEMEN? <RETURN>/<N>. Met N wordt de gehele leve- ring, tot ingave van het volgende crediteur- nummer, niet geregisteerd. Met <RETURN>: wordt de levering wel geregisteerd. Vraag: GEEN LEVERINGEN GEREGISTREERD, AFWIJKINGEN WEL BOEKEN? <RETURN>/<N>. Het programma heeft geconstateerd, dat bij deze levering geen voorraad is geboekt. Met N worden dan ook de ingaves van de afwijkingen overge- slagen. Met <RETURN> kunnen de afwijkingen (zie hieronder) wel worden ingegeven. Ingave: AANTAL AFWIJKINGEN KWALITEIT: Geef hier het aantal kwaliteitsafwijkingen in de or- derregels binnen deze levering op. Ingave: AANTAL AFWIJKINGEN KWANTITEIT: Geef hier het aantal kwantiteitsafwijkingen in de orderregels binnen deze levering op. Ingave: AANTAL AFWIJKINGEN TRANSPORT/VERPAKKING: Geef hier "1" op, als bij deze levering een afwijking op het gebied van de verpakking en het transport is opgetreden, en anders een '0'. Ingave: AANTAL AFWIJKINGEN DOKUMENTEN: Geef hier "1" op, als bij deze levering een afwijking op het gebied van documentatie is opgetre- den, en anders een '0'. Ingave: AANTAL AFWIJKINGEN KOMMUNICATIE: Geef hier "1" op, als bij deze levering een afwijking op het gebied van communicatie is opgetre- den, en anders een '0'. Keuze: INGAVES GOED? <RETURN>/<N>. Geef N als de ingaves van de aantallen afwijkingen niet goed zijn en <RETURN> als dat wel het geval is.De afwijkingen in de levertijd (het aantal weken dat te vroeg of te laat geleverd wordt) worden automatisch geregisteerd per orderregel. Wel is op de één of andere manier aan te geven of de afwijking van de levertijd per orderregel wel of niet geregisteerd moet worden. Deze keuze kan per pakket anders zijn: In de Basta-inkoopmodule wordt de vraag 'INGAVES GOED' met <RETURN> afgesloten als de afwijking van de levertijd wel geregisteerd moet worden en met C als dat niet het geval moet zijn.
Werkwijze: Onderhoud constanten
Bij het aanleggen van de bestanden wordt voor de maximaal te verdienen score van 100 punten per leverancier een bepaalde default-verdeling aangenomen: Een leverancier kan in 6 onderdelen punten 'scoren': leveringstijd (default max. 30 punten), kwaliteit (default max. 25 punten), kwantiteit (default max. 15 punten), transport/verp. (default max. 10 punten), documentatie (default max. 10 punten) en communikatie (default max. 10 punten).
Bij transport, documentatie en communicatie geldt de volgende berekening: Het aantal afwijkende leveringen ten opzichte van het totaal wordt bepaald in de vorm van een percentage. Als van 6 leveringen er 2 afwijken, dan wijkt dus 33,3% af. Als de maximale score op dat onderdeel 10 punten is, dan gaat daar ook 33,3% af en krijgt de leverancier op dat gebied dus 6.67 punten.
Bij kwaliteits- en kwantiteitsafwijkingen wordt naar het aantal regels gekeken. Stel dat in bovengenoemde 6 leveringen 85 orderregels zaten en dat van die 85 orderregels bij 4 orderregels afwijkingen optraden, dan is dat 4.7% afwijking. Als de maximale score op dat onderdeel 25 punten is, dan gaat daar ook 4,7% af en krijgt de leverancier op dat gebied 23.82 punten.
De punten op het onderdeel 'levertijd' zijn echter gestaffeld: als alle leveringen op tijd zijn dan krijgt de leverancier default 30 punten, worden ze echter allemaal een week te laat (of te vroeg!) geleverd, dan blijven 20 punten over, etcetera. Stel, dat van de 85 orderregels er 54 op tijd waren (63,5%), dan krijgt hij daarvoor ook dat % van de punten (63,5% van 30 punten is 19,05 punten). Als de rest (31 regels) een week te laat waren (36,5%), dan krijgt hij daarvoor 7,3 punten (36,5% van 20 punten). Van de maximale 30 punten krijgt hij dan 19,05 + 7,3 = 26,35 punten.
Met het onderhoudsprogramma kan de puntenverdeling gewijzigd worden. Verhoog het aantal punten van een onderdeel dat u belangrijker vindt of verlaag het aantal punten als u een onderdeel minder belangrijk vindt. Let wel: het programma controleert niet of u te veel, te weinig of een verkeerde verdeling maakt.
Werkwijze: Correctie registratie
Ingaves: - Crediteurnummer (of zoeksleutel ingeven met de <F3>-toets). - Leverdatum (DDMMJJ) van de te wijzigen registratie of via <RETURN> de volgende registratie tonen. De registratie wordt getoond. - Keuze: <RETURN>=Juiste registratie, naar wijzigen toe; <F2>=Foutief, naar lever- datum of <F3>=Volgende registratie tonen.Het wijzigen van een registratie begint met de volgende keuze: <RETURN>=Naar wijzigen ordergegevens gaan; <F2>=Terug naar crediteurnummer; <W>= Wijzigen aantallen van de afwijkingen of <V>=Laten vervallen van deze registratie (inclusrief de ordergegevens).
Wordt voor vervallen gekozen, dan wordt door het programma de vraag DEZE REGISTRATIE (INCL. ORDERGEGEVENS) LATEN VERVALLEN? <J>/<N> gesteld. Met N terug naar bovenstaande keuze of met J wordt de hele registratie verwijderd. Terug naar ingave van het crediteurnummer.
Wordt gekozen voor wijzigen, dan kunnen de volgende velden gewijzigd worden:
Ingave: - Aantal afwijkingen kwaliteit. - Aantal afwijkingen kwantiteit. - Aantal afwijkingen transport/verpakking. - Aantal afwijkingen dokumenten. - Aantal afwijkingen kommunikatie. - Keuze: Ingaves goed? <RETURN>/<N>.Wordt gekozen voor het wijzigen van de orders, dan wordt de eerstvolgende order getoond. Keuze: <RETURN>=Juiste order, naar wijzigen toe; <F1>=Ingave ordernummer; <F2>=Naar crediteurnummer toe of <F3>=Verder boeken. In het laatste geval wordt de volgende order van die levering getoond. Na de laatste order keert het programma terug naar de ingave van het crediteurnummer.
Wordt gekozen voor <F1>, dan kan het ordernummer van de gewenste order worden ingegeven. Via <F2> op de ingave van het ordernummer terug naar bovenstaande keuze.
Het wijzigen van een registratie van een order begint met de keuze: <RETURN>=Naar het zoeken in de ordergegevens teruggaan; <F2>=Terug naar crediteurnummer; <W>=Wijzigen ordergegevens of <V>=Laten vervallen van deze orderregistratie.
Wordt voor vervallen gekozen, dan vraagt het programma: DEZE ORDERGEGEVENS LATEN VERVALLEN? <J>/<N>. Met N terug naar bovenstaande keuze of met J wordt deze orderregistratie verwijderd. De volgende order binnen de levering wordt opgezocht.
Wordt gekozen voor wijzigen, dan kunnen de volgende velden gewijzigd worden, waarbij het programma controleert of de aantallen regels blijven kloppen:
Ingave: - Aantal ontvangen regels. - Aantal regels >=4 weken te vroeg. - Aantal regels 3 weken te vroeg. - Aantal regels 2 weken te vroeg. - Aantal regels 1 week te vroeg. - Aantal regels op tijd. - Aantal regels 1 week te laat. - Aantal regels 2 weken te laat. - Aantal regels 3 weken te laat. - Aantal regels >=4 weken te laat. - Keuze: INGAVES GOED? <RETURN>/<N>.Werkwijze: Overzicht monitoring per leverancier
Ingaves: - Leverancier vanaf. - Leverancier t/m. Hierna keuze 'Ingave(s) goed'. Met <RETURN> verder, met N terug naar de ingave leverancier vanaf. - Printernummer. Maak een keuze uit de getoonde lijst. Met <RETURN> kan de voorgestelde waarde overgenomen worden. Hierna keuze 'Ingave(s) goed'. Met <RE- TURN> verder, met N terug naar de in- gave.Hierna wordt het overzicht afgedrukt. Tijdens de afdruk wordt het bestand voor de beoordeling van de leverancier geactualiseerd met eventuele nieuwe orders.
Werkwijze: Overzicht beoordeling per leverancier
Ingaves: - Leverancier vanaf. - Leverancier t/m. Hierna keuze 'Ingave(s) goed'. Met <RETURN> verder, met N terug naar de ingave leverancier vanaf. - Printernummer. Maak een keuze uit de getoonde lijst. Met <RETURN> kan de voorgestelde waarde overgenomen worden. Hierna keuze 'Ingave(s) goed'. Met <RE- TURN> verder, met N terug naar de in- gave.Hierna wordt het overzicht afgedrukt. Een geactualiseerd overzicht krijgt men pas na het afdrukken van het overzicht uit 2.05 (monitoring per leverancier).
Werkwijze: Verwijderen oude registraties
Ingaves: - Datum t/m wanneer oude registraties ver- wijderd moeten worden. Hierna keuze 'In- gave(s) goed'. Met <RETURN>: verder, met N terug naar de ingave. - Start afsluiten? Met J wordt de af- sluiting opgestart en met N terug naar het keuzemenu.Hierna worden de oude gegevens uit de bestanden verwijderd.