Inkoopfacturen
Doel
Het boeken van de inkoopfacturen in het grootboek en het subgrootboek crediteuren en het controleren van de factuur met de order- en ontvangstgegevens in de orderregels. De afgewerkte orderregels worden met dit programma verwijderd.
Het boeken van de inkoopfactuur binnen de inkoopmodule is vanaf Basta versie 5.7 samengevoegd met het boeken van de inkoopfactuur via programma 304 (Boeken inkoopfacturen handmatig). Het invoeren van de factuurgegevens is nu overal gelijk geworden. In het boekingsgedeelte voor de inkooporders zijn nu standaard zoekschermen voor de inkooporders en de inkooporderregels aanwezig. Het afboeken van een eventueel verschil kan nu gewoon op een grootboekrekening gebeuren (in plaats van relatiecodes 990 tot en met 999) en het is mogelijk om heen en weer te blijven schakelen tussen het verwerken van inkooporders en het afboeken van een verschil.
Invoer
Na de start van het programma wordt om de boekingsperiode gevraagd.
Het programma is op te delen in drie takken:
1) Het verwerken van de factuur in het grootboek en subgrootboek
crediteuren. Dit deel is vanaf versie 5.7 gelijk aan programma 304
(boeken inkoopfacturen). Gebruik deze documentatie voor aan-
vullende informatie. De in te voeren gegevens zijn:
- Crediteurnummer of de betreffende zoeksleutel;
- Factuurgegevens zoals nummer en factuurdatum, factuurbedra-
gen, grondslagen voor de btwmodule, btwbedragen en kosten;
2) Het verwerken van de factuurregels in de inkoopadministratie
en het grootboek. De in te voeren gegevens zijn:
- Inkoopordernummers en eventueel regelnummers;
- Artikelnummers (eigen of van de leverancier);
- Afwijkende aantallen en inkoopprijzen.
3) Het verwerken van eventuele verschillen in het grootboek,
waarbij het mogelijk is om tussen de tweede tak, het verwer-
ken van de factuurregels, en deze tak heen-en-weer te blijven
schakelen. De in te voeren gegevens zijn:
- Grootboekrekening(en) waarop u eventuele verschillen wilt
gaan boeken;
- Bedrag verschil.
Verwerking
Na identificatie van de crediteur via zijn nummer of zoeksleutel en het accoord voor de juiste crediteur worden de factuurgegevens op het scherm ingevoerd.
Dit deel is vanaf versie 5.7 gelijk aan het eerste deel van programma 304 (boeken inkoopfacturen). Gebruik deze documentatie als referentie voor de invoer van de factuurgegevens in dit programma.
Daarna moet het goederenbedrag uitgesplitst worden. Het is mogelijk dat de factuurregels betrekking hebben op meer dan één inkooporder. Net als bij de goederenontvangst kunnen de regels op verschillende manieren worden opgeroepen:
1) Via ingave van ordernummer en regelnummer; de regelgegevens worden getoond en kunnen daarna gewijzigd worden. 2) Via de <F1>-toets zoeken naar een order. Selecteer de gewenste order. Daarna kan het regelnummer ingegeven worden of kan via de <F1>-toets naar een orderregel gezocht worden. Selecteer de gewenste regel. Daarna worden de regelgegevens getoond en kunnen deze gewijzigd worden. 3) Via de ingave van een artikelnummer leverancier met de <F2>- toets kan de orderregel met dat artikelnummer opgezocht worden. De gegevens worden getoond en zijn te wijzigen.
Bij de regelgegevens worden aantal ontvangen (minus al gefactureerd), de inkoopprijs in valuta (indien aanwezig), de inkoopprijs in de basisvaluta en het bedrag getoond. Het nieuwe prijsverschil wordt berekend en eveneens getoond. Hierna volgt een keuze:
- Accoord; het programma verwerkt de regelgegevens. - Niet accoord; via de <F2>-toets terug naar de ingave van het regelnummer van de inkooporder. - Wijzigen aantal via de <F1>-toets, waarna opnieuw berekening van de regelbedragen plaatsvindt en het programma terugkomt op bovengenoemde keuze. - Wijzigen bedrag via de <F3>-toets; in dit geval zal door de leverancier een andere prijs berekend zijn dan in de order is vastgelegd. Na ingeven van het bedrag zal het prijsverschil tussen berekend en ingegeven bedrag worden bepaald. Dat be- drag gaat in het grootboek naar de rekening 'Prijsverschil- len'. Bij een factuur in valuta wordt het prijsverschil om- gerekend naar de basisvaluta. Let wel: het regelbedrag in in de basisvaluta (valuta '00') kan niet gewijzigd worden, want dat is het bedrag dat op de tussenrekening inkopen (relatiecode 989) nog afgeboekt moet worden.
De nog uit te splitsen bedragen worden verminderd met het regelbedrag en het eventuele prijsverschil. Men krijgt daarna altijd de keuze om de volgende regel te verwerken of het verschil af te boeken via de <F4>-toets.
Bij de keuze om het verschil af te boeken kunnen bedragen geboekt worden op bijvoorbeeld koersverschillen en/of afrondingsverschillen. Het afboeken van een eventueel verschil kan nu gewoon op een grootboekrekening gebeuren (in plaats van relatiecodes 990 tot en met 999 uit de vorige versies). Het is verder mogelijk om heen en weer te blijven schakelen tussen het verwerken van inkooporders en het afboeken van een verschil.
Dit deel is vanaf versie 5.7 gelijk aan het uitsplitsen van bedragen in programma 304 (boeken inkoopfacturen). Gebruik deze documentatie als referentie voor de boeken van de verschilbedragen in dit programma. In dit programma heeft men echter als extra keuze de mogelijkheid om via de <F2>-toets terug te gaan naar de ingave van het inkoopordernummer. Het kunnen wijzigen van al geboekte bedragen of het laten vervallen van de hele factuur, zoals in programma 304 wel kan, is niet mogelijk in verband met het bijwerken en eventueel verwijderen van de inkooporders in dit programma.
Alleen als het af te boeken bedrag op nul gekomen is, kan de verwerking van de factuur afgesloten worden.
Uitvoer
De volgende verwerkingen vinden plaats:
- Openstaande posten crediteuren:
- Betreffende factuurgegevens worden opgenomen conform de
geldende standaard.
- Valuta:
- Bijwerken conform de standaard bij een factuur in vreemde
valuta.
- Journaalpost (dagboek 28 t/m 31 conform de dagboekcode in de
crediteur):
- Kredietbeperking (relatiecode 951)
- Vracht (relatiecode 952)
- Porti (relatiecode 953)
- BTW hoog (relatiecode 950)
- BTW midden (relatiecode 954)
- Btw laag (relatiecode 955)
- Tussenrekening inkopen (relatiecode 989)
- (Aan) prijsverschillen (relatiecode 8XX, waarbij XX de groot-
boekcode van het artikel is)
- (Aan) afboekingen (ingegeven grootboekrekeningen)
- Aan crediteuren (relatiecode 298 t/m 301)
Voor de 'zelfbelasting' worden ook de grootboekrekeningen ge-
bruikt zoals deze in de documentatie van de btwmodule
vermeld zijn.
- Orderregel:
- Aantal tellen in 'aantal gefactureerd'. Als 'aantal gefactureerd'
gelijk is aan 'aantal ontvangen' en 'aantal nog te ontvangen'
nul is, dan wordt de orderregel en bijbehorende bestanden ver-
wijderd. Na de laatste orderregel wordt ook de orderkop auto-
matisch verwijderd.
- Printverslag:
Van de boekingen wordt een printverslag gemaakt. Op deze lijst
wordt tevens vermeld indien door de leverancier een afwijkende
prijs is berekend.
Voorbeeld journaalpost goederenontvangst en inkoopfactuur
Gegevens:
- Artikel X van een leverancier uit de Verenigde Staten.
- Koers van de dollar = 1,07
- Inkoopprijs in valuta USD 150,00 met 3% korting dus USD 145,50
- Inkoopprijs in valuta '00' 145,50 * 1.07 is 155,69
- Vaste verrekenprijs (5% opslag) is 163,45
- Er is een order voor 7 stuks van dit artikel.
Bij de goederenontvangst wordt geboekt:
- Voorraad (4XX): 7 * 163,45 1144,15
- Aan tussenrekening (989): 7 * 155,69 1089,83
- Aan dekkingsverschil (7XX): 54,32
De inkoopfactuur is als volgt:
Aantal Omschrijving Prijs Korting Bedrag
7 Artikel X 155,00 3 % 1052,45
Kredietbeperking 25,00
Vracht 7,50
-------
Totaal USD 1084,95
De boeking van deze factuur is:
Valuta Basisvaluta
- Factuurbedrag 1084,95 X 1,07 1160,90
- Minus kredietbeperking 25,00 X 1,07 26,75
- Minus vracht 7,50 X 1,07 8,03
------- -------
- Goederen 1052,45 1126,12
- Aantal X Inkoopprijzen
7 X 145,50 1018,50 7 X 155,69 1089,83
- Prijsverschil 33,95 X 1,07 36,33
------- -------
- Totaal 1052,45 1126,16
Nog uit te splitsen bedrag 1126,12 - 1126,16 = 0,04- en af te
boeken op afrondingsverschillen.
Journaalpost wordt:
- Kredietbeperking (951): 26,75
- Vracht (952): 8,03
- Tussenrekening inkopen (989): 1089,83
- Prijsverschillen (8XX): 36,33
- Aan afrondingsverschillen
(ingave van de grootboekrekening): 0,04
- Aan crediteur (398/301): 1160,90
Indien tussen het plaatsen van de order en de ontvangst van de
factuur de koers gewijzigd is (bijvoorbeeld 1,06), dan wordt de
boeking als volgt:
Valuta Basisvaluta
- Factuurbedrag 1084,95 X 1,06 1150,05
- Minus kredietbeperking 25,00 X 1,06 26,50
- Minus vracht 7,50 X 1,06 7,95
------- -------
- Goederen 1052,45 1115,60
- Aantal X Inkoopprijzen
7 X 145,50 1018,50 7 X 155,69 1089,83
- Prijsverschil 33,95 X 1,06 35,99
------- -------
- Totaal 1052,45 1125,82
Nog uit te splitsen bedrag 1115,60 - 1125,82 = 10,22- en af te
boeken op koersverschillen.
Journaalpost wordt:
- Kredietbeperking (951): 26,50
- VRacht (952): 7,95
- Tussenrekening inkopen (989): 1089,83
- Prijsverschillen (8XX): 35,99
- Aan afrondingsverschillen
(ingave van de grootboekrekening): 10,22
- Aan crediteur (398/301): 1150,05