Onderhoud indeling overzicht
Met dit programma-onderdeel kunnen de stuurgegevens, waarmee het algemeen lijstprogramma een overzicht kan maken, ingegeven of gewijzigd worden.
Ingave: - Naam overzicht max. 6 A/N
Onder deze naam worden de stuurgegevens opgeslagen in
het bestand met stuurgegevens.
Met functietoets F3 kan naar de al aanwezige over-
zichten gezocht worden.
Ingave: - Bestandsnaam van het eerste bestand max. 6 A/N
Vanuit het opgegeven bestand en de stuurgegevens is het
algemeen lijstprogramma in staat het gewenste overzicht
te produceren.
Met functietoets F3 kan een overzicht van de bestan-
den, waaruit een keuze gemaakt kan worden, op het
beeldscherm opgeroepen worden.
Vanaf versie 5.7 kan tijdens de bestaande functie "zoeken
bestand" de <F7>-toets gebruikt worden om de nieuwe functie
"Help me met zoeken" te starten. Deze nieuwe functie kan
in de database met bestandsindelingen naar bestanden zoe-
ken aan de hand van maximaal twee in te geven willekeurige
zoektermen. Het maakt niet uit of deze zoektermen met
'HOOFDLETTERS' of 'kleine letters' worden ingegeven. In
het geval van twee zoektermen kiest u of beide zoektermen
in de betreffende bestandsindeling aanwezig moeten zijn
(de tweede zoekterm achter 'en:' invullen) of dat één
van beide termen aanwezig moet zijn (de tweede zoekterm
achter 'of:' invullen en de zoekterm achter 'en:' leeg-
laten). Vervolgens wordt de database doorgelezen en toont
het programma alle bestanden, waarin de ingegeven zoek-
termen volgens de gekozen selectie aanwezig zijn. De ge-
vonden veldomschrijving(en), de bestandsnaam, de pakket-
letter en de omschrijving van het bestand worden getoond.
Uiteraard is vooruit en achteruit bladeren mogelijk.
Selecteert u een bepaalde bestandsindeling voor gebruik,
dan worden bestandsnaam en pakketletter mee teruggenomen
naar het ingaveveld, waarop de oorspronkelijke zoekfunctie
gestart werd. Via de <F3>-toets kan in deze zoekfunctie
een andere zoekterm geprobeerd worden en via de <F4>-toets
kan teruggegaan worden naar de plaats waar <F7> gegeven
werd in het zoekscherm voor de bestanden. Deze functie is
overal beschikbaar waar ook op bestanden gezocht kan wor-
den, maar wordt alleen hier vermeld.
Ingave: - Pakketletter (mogelijke waarden: A = Agfta, 1 A/N
B = Basta, D = Drankta, K = Kavta, M = Meuta).
Met functietoets F3 kan naar de aanwezige pakket-
ten gezocht worden.
Ingave: - Omschrijving overzicht max. 60 A/N
Hier kan de omschrijving van het overzicht worden
ingegeven. Deze wordt in de kop van het overzicht
afgedrukt. In deze omschrijving mogen ook een aantal
stuurgegevens worden opgenomen, n.l.:
* Als in dit veld ergens *T* staat, dan wordt per
record uit het eerste bestand het aantal afgedruk-
te records uit het tweede bestand vermeld.
* Als in dit veld ergens *B* staat, dan wordt na de
afdruk van een subtotaal (waar op het overzicht een
"S" achter staat) een bladwissel geforceerd.
* Als in dit veld ergens *P* staat, dan wordt bij
terugkeer van het tweede bestand naar het eerste be-
stand een bladwissel geforceerd.
* Als in dit veld ergens *I11* staat, dan kan het
overzicht ook op 11 inch papier afgedrukt worden.
* Als in dit veld ergens *NV* staat, dan kan het
overzicht niet verwijderd worden. Handig als het
betreffende overzicht in een batch gebruikt wordt.
Alleen door *NV* weer uit de omschrijving te halen
kan het overzicht weer verwijderd worden.
Na een keuze ingaven goed (respectievelijk J of N ingeven) wordt het volgende programma-onderdeel, invoer af te drukken velden, gestart.
Invoer af te drukken velden
Op het scherm verschijnt de indeling van het gekozen bestand. Met
functietoets F1 kan door de bestandsindeling in het linkerdeel van
het beeldscherm "gebladerd" worden.
Ingave: - Veldnummer van het af te drukken veld 2 N
De op het overzicht af te drukken velden kunnen
ingegeven worden. De volgorde van de af te drukken
velden is volkomen vrij. Het veldnummer, dat inge-
geven moet worden, staat in de kolom onder "Nr.".
De geselecteerde velden staan in het rechterdeel
van het beeldscherm.
Als van een af te drukken veld het algemeen lijst-
programma een verticale telling moet maken, dan
moet het veld met functietoets F3 worden ingegeven.
Achter het veldnummer wordt dan een "V" afgebeeld.
Met functietoets F4 kan dit programma-onderdeel
verlaten worden, en wordt het volgende onderdeel,
invoer velden horizontale telling, gestart.
Invoer velden horizontale telling
In het algemeen lijstprogramma is het mogelijk om per afgedrukt record uit een bestand een horizontale telling te maken. De vraag "Wilt u van bepaalde velden een horizontale telling?" moet dan met J beantwoord worden. Wordt deze met N beantwoord, dan wordt het volgende programma-onderdeel, invoer sorteer/selectievelden, gestart.
Ingave: - Omschrijving horizontale telling max. 20 A/N
Hier kan de omschrijving van de horizontale telling
worden ingegeven. Deze wordt in de kop van het over-
zicht afgedrukt.
Ingave: - Veldnummer van het te tellen veld 2 N
De in de horizontale telling te verwerken velden
kunnen ingegeven worden. De geselecteerde velden
staan in het rechterdeel van het beeldscherm.
Naast velden uit het bestand kunnen ook constanten
worden gebruikt. Voor deze velden worden de veld-
nummers 61 t/m 89 gebruikt. Deze constanten kunnen
ingegeven worden met het programma "Onderhoud con-
stanten". Dat is keuze 5 van het onderdeel
Kopieerfuncties en hulpprogramma's.
Als een veld van de telling afgetrokken moet worden,
dan moet het veld met functietoets F3 worden ingege-
ven. Achter het veldnummer wordt dan een "-" afge-
beeld. Let op! Creditvelden in de records van een be-
stand hebben meestal van zichzelf al een minteken.
Deze hoeven dus niet met F3 ingegeven te worden. Bij
twijfel kan -vooraf- het bestand met de keuze
Onderhoud eigen bestanden/info op standaard bestanden
bekeken worden.
Ook is het mogelijk om een vermenigvuldiging uit te
laten voeren binnen de horizontale telling. Het veld
waarmee de tot op dat moment opgebouwde telling ver-
menigvuldigd moet worden, moet met functietoets F7
worden ingegeven. Achter het veldnummer wordt dan
een "*" afgebeeld.
Op gelijke wijze kan met functietoets F8 de tot op dat
moment opgebouwde telling door een veld gedeeld worden.
Achter het veldnummer wordt een "/" afgebeeld.
Met functietoets F9 kan een percentage-berekening uitge-
voerd worden. De tot op dat moment opgebouwde telling
wordt dan uitgedrukt in een percentage van het opgege-
ven veld. Het resultaat gaat de horizontale telling in.
Met veldnummer 98 kan de systeemdatum in de horizontale
telling gebruikt worden. Dit veld mag alleen gebruikt
worden in combinatie met een ander datumveld. Deze zijn
te herkennen aan *D* of *d* in de kolom "Veldomschrij-
ving". Gebruik als eerste veld de systeemdatum en trek
daar als tweede veld een ander datumveld af. Het alge-
meen lijstprogramma rekent dan het aantal DAGEN verschil
tussen de 2 data uit. Het resultaat gaat de horizontale
telling in.
Met functietoets F4 kan dit programma-onderdeel verla-
ten worden, en wordt het volgende onderdeel, invoer
sorteer/selectievelden gestart.
Invoer sorteer-/selectievelden
In het algemeen lijstprogramma is het mogelijk om tijdens het afdrukken op maximaal 2 velden te sorteren en/of maximaal 5 velden te selecteren. De vraag "Wilt u tijdens het afdrukken sorteren en/of selecteren?" moet dan met J beantwoord worden. Wordt deze met N beantwoord, dan wordt het volgende programma-onderdeel, selectie op een tweede bestand, gestart.
Normaal gesproken wordt een overzicht afgedrukt in volgorde van de sleutel van het bestand. Moet het overzicht op een andere volgorde worden afgedrukt, dan kunnen 1 of 2 sorteervelden worden opgegeven. Hoeft geen sortering plaats te vinden, dan kunnen de sorteervelden via functietoets F7 overgeslagen worden.
Moet niet het hele bestand worden afgedrukt, maar een deel, dan kunnen maximaal 5 selectievelden worden opgegeven. Bij het afdrukken zelf wordt om de grenswaarden gevraagd ("van" en "t/m"), hier wordt alleen bepaald op welke velden geselecteerd moet gaan worden.
Ingave: - Veldnummer van het sorteer- of selectieveld 2 N
De sorteer- en selectievelden kunnen ingegeven worden.
De geselecteerde velden worden in het rechterdeel
van het beeldscherm getoond. In de handleidingregels
wordt aangegeven welk veld gevraagd wordt (sorteerveld
1, sorteerveld 2, selectieveld 1 t/m 5).
Na de ingave van een sorteerveld wordt de vraag "Op
dit veld in omgekeerde volgorde sorteren?" gesteld.
Wordt hierop met J beantwoord, dan wordt achter het
veldnummer een "U" afgebeeld. Aan deze "U" is te her-
kennen dat het om omgekeerd sorteren gaat. Bij normaal
sorteren wordt een "S" achter het veld afgebeeld.
Achter een selectieveld wordt altijd de letter "T" af-
gebeeld.
Als op de horizontale telling gesorteerd of geselec-
teerd moet worden, dan is het voldoende om bij de
keuze van het betreffende veld functietoets F3 te
drukken. Als veldnummer wordt in dat geval "99" afge-
beeld.
Naast een selectie op een vast veld is ook een selec-
tie op een willekeurig zoekgegeven mogelijk.
Bij het betreffende selectieveld moet dan functietoets
F8 gedrukt worden. Bij het afdrukken van de lijst wordt
in dit geval niet om een "van" en een "t/m" waarde ge-
vraagd, maar om het betreffende zoekgegeven. Een zoek-
gegeven is niet gebonden aan een bepaald veldnummer,
maar mag overal staan. Als veldnummer wordt wel "97"
afgebeeld, maar het algemeen lijstprogramma weet daar-
door dat het om een willekeurig zoekgegeven gaat, en
zoekt alle veldnummers na of ergens het ingegeven zoek-
gegeven staat.
Moet een sorteer- of selectieveld overgeslagen worden,
dan kan dat met functietoets F7 gedaan worden.
Met functietoets F4 kan dit programma-onderdeel verla-
ten worden, en wordt het volgende onderdeel, koppelen
van een 2e bestand, gestart.
Koppelen van een tweede bestand
In het algemeen lijstprogramma is het mogelijk om na het afdrukken van een record één of meerdere records uit een tweede bestand af te drukken. De vraag "Wilt u per record uit een 2e bestand records afdrukken?" moet dan met J beantwoord worden. Wordt deze met N beantwoord, dan is de invoer van de stuurgegevens voor dit overzicht klaar.
Ingave: - Veldnummer waarmee het 2e bestand gele-
zen moet worden max. 2 N
Het koppelen van twee bestanden is alleen mogelijk
als een gemeenschappelijk kenmerk aanwezig is, dus
een veld dat in beide bestanden voorkomt. Hier moet
het veldnummer uit het eerste bestand worden inge-
geven, dat het gemeenschappelijke kenmerk is, bij-
voorbeeld het debiteurennummer.
De vraag "Het 2e bestand wordt via veld xx gelezen. Goed? <RETURN>/<N>" wordt gesteld. Met N terug naar de vraag "Wilt u per record uit een 2e bestand records afdrukken?". Met <RETURN> door naar ingave bestandsnaam.
Ingave: - Bestandsnaam 2e bestand max. 6 A/N
Met functietoets F3 kan een overzicht van de bestan-
den, waaruit een keuze gemaakt kan worden, op het
beeldscherm opgeroepen worden.
Ingave: - Pakketletter (mogelijke waarden: A = Agfta, 1 A/N
B = Basta, D = Drankta, K = Kavta, M = Meuta).
Met functietoets F3 kan naar de aanwezige pakket-
ten gezocht worden.
Ook voor het 2e bestand worden de programma-onderdelen "invoer af te drukken velden", "invoer velden horizontale telling" en "invoer sorteervelden" doorlopen. Bij de ingave van sorteerveld 1 en 2 kan alleen op de normale volgorde gesorteerd worden. Dat heeft alles te maken met de volgende regel:
Als het veld, waarmee het eerste en het tweede bestand gekoppeld worden ook het eerste veld in de sleutel (zie bestandsindeling van het betreffende bestand) is, mag het tweede bestand niet gesorteerd worden. In alle andere gevallen moet het tweede bestand gesorteerd worden, en wel op het veldnummer in het tweede bestand dat het gemeenschappelijk kenmerk is.
Selecteren op velden is voor het tweede bestand niet mogelijk.
Volgende stap
Nadat de gegevens voor een overzicht vastgelegd zijn, kan het overzicht net zo vaak afgedrukt worden als u dat zelf wilt. Gebruik daarvoor Afdrukken overzicht uit het submenu "Afdruk- en verwerkingsprogramma's".
Vragen en mededelingen in dit programma
- Dit veld past niet meer op het overzicht; <RETURN> Het zojuist geselekteerde veld past niet meer op de printregel. - Veld komt niet in bestand voor; <RETURN> Het ingegeven veldnummer kan niet in de bestandsindeling gevon- den worden. - Dit veld is geen numeriek veld; <RETURN> Het ingegeven veld is een alfanumeriek veld, en kan dus niet in een telling gebruikt worden. - Bestand onbekend; <RETURN> Niet aanwezig bestand ingegeven. - <M> = Muteren; <V> = Verwijderen; <RETURN> = naar naam overz. Naam overzicht komt al voor, maak de gewenste keuze. - Wilt u de af te drukken velden wijzigen? <J>/<N> Als deze vraag met J beantwoord wordt, kunnen de af te druk- ken velden gewijzigd worden. Wordt N geantwoord, dat wordt het volgende programma-onderdeel opgestart. U kunt nieuwe veld- nummers ingeven of met <RETURN> de oude veldnummers overnemen. Gebruikt u vroegtijdig de <F4>-toets om af te sluiten met tot dan toe minder geselecteerde velden als voorheen, dat volgt een waarschuwing dat u mogelijk gegevens verliest. U kunt kiezen om wel of niet door te gaan. Kiest u om niet door te gaan, dan gaat u terug naar het selecteren van veldnummers. Neem vervolgens de overige velden met <RETURN> over om deze velden alsnog te selec- teren en sluit dan pas af. Gaat u echter wel door, dan verdwij- nen alle nog niet opnieuw geselecteerde velden uit de selectie. - Wilt u de velden voor de horizontale telling wijzigen? <J>/<N> Zie antwoord op de vorige vraag, maar dan voor deze velden. - Wilt u de sorteer/selectie velden wijzigen? <J>/<N> Zie antwoord op de vorige vraag, maar dan voor deze velden. - Modelomschrijving afdrukken? <J>/<RETURN> Voor de Meuta-gebruikers van het algemeen lijstprogramma is het ophalen van de modelomschrijving aan de hand van het modelnum- mer ingebouwd. Bij modelnummers, waar dit mogelijk is, staat in de veldomschrijving *M* vermeld. In dat geval wordt bovenstaan- de vraag gesteld. Het is alleen mogelijk om de 1e 50 tekens van de modelomschrijving af te drukken.