126 Controleregister met gecumuleerde dagboekinformatie

Met de module controleregister heeft men een hulpmiddel in handen, dat van belang kan zijn bij een steekproefsgewijze- en/of volledigheidscontrole, bijvoorbeeld door de accountant.

Inhoudsopgave:

Terugkeren naar het pakketmenu

Algemeen

Met de module controleregister heeft men een hulpmiddel in handen, dat van belang kan zijn bij een steekproefsgewijze- en/of volledigheidscontrole, bijvoorbeeld door de accountant.

De module bestaat uit een tweetal overzichten, een viertal informatieprogramma's waarmee de gegevens van de hiervoor genoemde overzichten op het beeldscherm opgeroepen kunnen worden en een afsluitingsprogramma.

Meer details vindt u in hoofdstuk 2.

Installatie module

Het beste moment om deze module te installeren is na een periode-afsluiting, voor de eerste dagafsluiting van de nieuwe periode.

De hieronder beschreven installatie is bedoeld voor unix-systemen, waarbij de programma's op een tape worden aangeleverd. Ontvangt u de programma's op een ander medium, bijvoorbeeld op een diskette, dan geldt een andere procedure. Die procedure wordt dan op een bijlage bij de diskette beschreven.

Tijdens de installatie mag niet op het systeem gewerkt worden. Ga op een scherm of op de console naar 'unix' toe. Voor meer informatie over het inloggen op de console: In- en uitloggen op de console.

Als u in 'unix' staat geeft u achter het "#" in: cd /usr/bbx

Maak een nieuwe directory aan met: mkdir bas_reg.prg (Let op het '_' teken, dat is de 'underscore', die u niet moet verwarren met het '-' teken. Ze zitten meestal wel op dezelfde toets.)

Plaats de tape in de unit en geef in: tar -xvf /dev/rst4

Op het scherm is te volgen welke programma's op het systeem geplaatst worden. Als de unixprompt (het "#") weer verschijnt, kan de tape er uit gehaald worden.

Aan de configuratie van BBX moet de nieuwe directory toegevoegd worden. Ga weer naar /usr/bbx toe met cd /usr/bbx en geef dan vi config.bbx en de configuratie verschijnt op het scherm.

In deze configuratie staan zgn. dsksyn-regels. Als deze nog niet zichtbaar zijn, dan voorzichtig via de j-toets (zonder enter) door de regels naar beneden gaan. Commando's binnen vi zijn altijd zonder enter, dus let daar op! U kunt 2 typen dsksyn regels zien: regels zoals dsksyn B: (vrije regels) of regels als dsksyn B: /usr/bbx/alg.prg (gebruikte regels).

Het is de bedoeling dat we aan een vrije regel van het eerste type de directory toevoegen zodat deze in een regel van het tweede type verandert. Zoek dus eerst een vrije regel op (met de j-toets naar beneden of via de k-toets weer omhoog). Heeft u een vrije regel gevonden, dan met de l-toets in de betreffende regel naar rechts tot u niet verder kunt. Druk dan de a-toets en geef daarna een spatie gevolgd door /usr/bbx/bas_reg.prg/

De ingave moet in het beeldscherm verschijnen. Voorbeeld: als dsksyn L: leeg was, dan moet daar uiteindelijk dsksyn L: /usr/bbx/bas_reg.prg/ komen te staan, let op de 'underscore' en de laatste '/', geen enter gebruiken.

Procedure als er geen vrije dsksyn-regels zijn: in dat geval zullen zeker niet alle letters van het alfabet gebruikt zijn als dsksyn-regels. Zoek een niet gebruikte letter uit en ga naar het einde van de dsksyn regel toe, waarin de daaraan voorafgaande letter uit het alfabet staat. Ga via de l-toets naar het einde van de regel toe, dan de a-toets te drukken gevolgd door enter. Een lege regel verschijnt. Geef dsksyn L: /usr/bbx/bas_reg.prg/ in (denk om de 'underscore' en de laatste '/', geen enter). De letter 'L' achter dsksyn is een voorbeeld, neem daarvoor in de plaats de door u uitgezochte letter.

Afsluiten: bij beide procedures de ctrl-toets drukken, vasthouden en de c-toets erbij indrukken (piep). Druk de dubbele punt-toets in (:). Deze moet dan onderin het scherm verschijnen. Geef wq met enter en u bent terug in unix. De configuratie is nu aangepast en wordt gebruikt zodra men weer inlogt.

Met vi moet nauwkeurig gewerkt worden, je slaat vaak veel te snel enter aan, en dan is de configuratie fout. Gebeurd dat, of maakt u een tikfout, dan de ctrl-toets indrukken, vasthouden en de c-toets erbij indrukken. Waarschijnlijk hoort u een piepje. Daarna de dubbele punt-toets (:) indrukken. Deze verschijnt onderin het scherm en daarachter moet u q! ingeven met enter. U staat nu weer in unix en kunt u opnieuw beginnen (de configuratie is dan niet gewijzigd). Heeft u problemen met vi, bel dan even! Desnoods kunnen wij deze wijzigingen ook via het modem aanbrengen. Bel ons dan even op, terwijl het modem al aanstaat en geef even het telefoonnummer van het modem door. Wij bellen dan in om de wijzigingen aan te brengen.

Stuur de tape met de grootste spoed weer terug.

Installatie: Hoofdmenu

Met programma 607 (A/I/M Programma's) moet het volgende programma op een vrije plaats in het menu worden opgenomen:

Programmanummer: 126
Omschrijving   : CONTROLEREGISTER
Programmanaam  : BIF400

Uiteraard mag het programma ook op een andere plaats in het menu worden opgenomen. Wanneer u met meerdere bedrijven werkt, moet dit programma in elk bedrijf afzonderlijk in het menu worden geplaatst.

Installatie: Bestanden

Deze module gebruikt naast de bestanden die u reeds op uw systeem heeft staan een aantal extra bestanden.

Omdat het bijwerken van de bestanden van deze module tijdens de dagafsluiting gedaan wordt, moeten de bestanden van te voren aangelegd worden. Door vanuit het menu het programma BIF4CR op te starten, bepaalt u zelf op welk moment de module geactiveerd wordt. Dit programma legt bovengenoemde bestanden aan, waardoor tijdens de eerstvolgende dagafsluiting de module automatisch geactiveerd wordt.

Installatie: Systeemparameters

Voor deze module hoeven geen systeemparameters aangepast te worden.

Installatie: Relatiecodes

Voor deze module hoeven geen relatiekodes ingebracht te worden.

Werkwijze

Als de module is geïnstalleerd kunt u ermee gaan werken. Dit hoofdstuk bevat een overzicht van de globale werkwijze van de module als geheel en een meer gedetailleerde beschrijving van de verschillende onderdelen.

Werkwijze: Algemeen

In grote lijnen verloopt het werken met de module als volgt: 

- Tijdens iedere dagafsluiting wordt per dagboek per
  verwerkingsdatum een aantal totalen bijgehouden:
  - Totaal van het dagboek;
  - Totaal btw af te dragen;
  - Totaal btw te vorderen;
  - Totaal geboekt aan debiteurfacturen;
  - Totaal geboekt aan crediteurfacturen;
  - Totaal geboekt aan debiteurbetalingen;
  - Totaal geboekt aan crediteurbetalingen;
  - Totaal geboekt aan voorraad bij-mutaties;
  - Totaal geboekt aan voorraad af-mutaties.

  Als extra controle worden ook de totalen van het
  'Overzicht betalingen debiteuren en crediteuren'
  bijgehouden.

- Met het programma 'Overzicht geboekte bedragen per
  dagboek op datum' kunnen bovenstaande gegevens afge-
  drukt worden. Aan het einde worden alle bedragen bij
  elkaar geteld voor een totaal generaal. In een tweede
  regel daaronder worden de volgende berekeningen afge-
  drukt: Totaal debiteurfacturen -/- Debiteurbetalingen
  (dus het bedrag waarmee de debiteurenportefeuille is
  toe- of afgenomen); Totaal crediteurfacturen -/- Cre-
  diteurbetalingen (dus het bedrag waarmee de crediteu-
  renportefeuille is toe- of afgenomen); Controletotalen
  die aangeven of de totalen uit 'Overzicht betalingen'
  overeenkomen met de geboekte betalingen op de dag-
  boeken en een berekening van Voorraadmutaties bij -/-
  Voorraadmutaties af (dus het bedrag waarmee de totale
  voorraadwaarde is toe- of afgenomen). Tijdens het af-
  drukken wordt het bestand voor de cumulatiestaat al-
  tijd van de meest recente gegevens voorzien.

- Met het programma 'Cumulatiestaat' worden van de 2
  subgrootboeken (debiteuren en crediteuren) en van de
  voorraadpositie een cumulatie gemaakt. Op het over-
  zicht staat het saldo aan het begin van de periode,
  de verkopen, de betalingen en de inkopen van de be-
  treffende periode en als afsluiting daaronder het
  nieuwe saldo. Deze laatste bedragen kunnen met de
  gebruikelijke *-totalen op de proefsaldibalans verge-
  vergeleken worden op aansluiting. Welke grootboekreke-
  ningen 'meedoen' wordt bepaald door bepaalde relatie-
  codes: voor de debiteuren de kodes 290 t/m 297, voor
  de crediteuren de kodes 298 t/m 301 en voor de voorra-
  den de kodes 400 t/m 499. Mocht een bepaalde groot-
  boekrekening bij meerdere relatiecodes gebruikt zijn,
  dan telt het saldo toch maar 1 keer mee.

- Met een viertal infoprogramma's kunnen de gegevens uit
  de lijsten op het beeldscherm afgebeeld worden.

- Het laatste programma is een afsluitingsprogramma. Dit
  programma zorgt voor de afsluiting in deze module. Pro-
  gramma 142 sluit deze module dus NIET af! Omdat de ge-
  gevens op jaar en maand van de verwerkingsdatum van de
  dagafsluiting bijgehouden worden, dient de afsluiting
  dus aan het einde van een kalendermaand te gebeuren.

Werkwijze: Overzicht geboekte bedragen per dagboek op datum 

Ingaves: - Periode in de vorm JJJJMM. Met <RETURN>
           kan de voorgestelde waarde overgenomen
           worden. Hierna keuze 'Ingave(s) goed'.
           Met <RETURN> verder, met N terug naar
           de ingave.
         - Printernummer. Maak een keuze uit de
           getoonde lijst. Met <RETURN> kan de
           voorgestelde waarde overgenomen worden.
           Hierna keuze 'Ingave(s) goed'. Met <RETURN>
           verder, met N terug naar de ingave.

Hierna wordt het overzicht afgedrukt.

Werkwijze: Cumulatiestaat 

Ingaves: - Periode in de vorm JJJJMM. Met <RETURN>
           kan de voorgestelde waarde overgenomen
           worden. Hierna keuze 'Ingave(s) goed'.
           Met <RETURN> verder, met N terug naar
           de ingave.
         - Printernummer. Maak een keuze uit de
           getoonde lijst. Met <RETURN> kan de
           voorgestelde waarde overgenomen worden.
           Hierna keuze 'Ingave(s) goed'. Met <RETURN>
           verder, met N terug naar de ingave.

Hierna wordt de cumulatiestaat afgedrukt. Belangrijk is, dat voor een actuele cumulatiestaat de dagafsluiting en het 'Overzicht geboekte bedragen per dagboek per datum' (zie 2.02) gedraaid zijn. De gegevens kunnen met een actuele proef- en saldibalans vergeleken worden.

Werkwijze: Info controleregister totaal en btw 

Ingaves: - Periode in de vorm JJJJMM. Met <RETURN>
           kan de voorgestelde waarde overgenomen
           worden. Hierna keuze 'Ingave(s) goed'.
           Met <RETURN> verder, met N terug naar
           de ingave.

De gevraagde informatie wordt op het beeldscherm getoond. Bij een vol scherm stelt het programma de vraag: <RETURN>=VERDER; <N>=EINDE. Met <RETURN> volgt het volgende scherm en met N terug naar het keuzemenu. Aan het einde van de informatie volgt de mededeling EINDE INFO; GEEF <RETURN> en na bevestiging keert het programma terug naar het keuzemenu.

Werkwijze: Info controleregister debiteuren en crediteuren 

Ingaves: - Periode in de vorm JJJJMM. Met <RETURN>
           kan de voorgestelde waarde overgenomen
           worden. Hierna keuze 'Ingave(s) goed'.
           Met <RETURN> verder, met N terug naar
           de ingave.

De gevraagde informatie wordt op het beeldscherm getoond. Bij een vol scherm stelt het programma de vraag: <RETURN>=VERDER; <N>=EINDE. Met <RETURN> volgt het volgende scherm en met N terug naar het keuzemenu. Aan het einde van de informatie volgt de mededeling EINDE INFO; GEEF <RETURN> en na bevestiging keert het programma terug naar het keuzemenu.

Werkwijze: Info controleregister voorraden 

Ingaves: - Periode in de vorm JJJJMM. Met <RETURN>
           kan de voorgestelde waarde overgenomen
           worden. Hierna keuze 'Ingave(s) goed'.
           Met <RETURN> verder, met N terug naar
           de ingave.

De gevraagde informatie wordt op het beeldscherm getoond. Bij een vol scherm stelt het programma de vraag: <RETURN>=VERDER; <N>=EINDE. Met <RETURN> volgt het volgende scherm en met N terug naar het keuzemenu. Aan het einde van de informatie volgt de mededeling EINDE INFO; GEEF <RETURN> en na bevestiging keert het programma terug naar het keuzemenu.

Werkwijze: Info cumulatiestaat 

Ingaves: - Periode in de vorm JJJJMM. Met <RETURN>
           kan de voorgestelde waarde overgenomen
           worden. Hierna keuze 'Ingave(s) goed'.
           Met <RETURN> verder, met N terug naar
           de ingave.

De gevraagde informatie wordt op het beeldscherm getoond. Bij een vol scherm stelt het programma de vraag: <RETURN>=VERDER; <N>=EINDE. Met <RETURN> volgt het volgende scherm en met N terug naar het keuzemenu. Aan het einde van de informatie volgt de mededeling EINDE INFO; GEEF <RETURN> en na bevestiging keert het programma terug naar het keuzemenu.

Werkwijze: Afsluiten periode

Voor het afsluiten altijd eerst keuze 1 (Overzicht geboekte bedragen per dagboek op datum) en keuze 2 (Cumulatiestaat) afdrukken. Na het uitvoeren van deze afsluiting zijn de gegevens voor deze overzichten uit de bestanden verwijderd. 

Ingaves: - Periode in de vorm JJJJMM. Met <RETURN>
           kan de voorgestelde waarde overgenomen
           worden. Hierna keuze 'Ingave(s) goed'.
           Met <RETURN> verder, met N terug naar
           de ingave.
         - Start afsluiten? Met J wordt de af-
           sluiting opgestart en met N terug naar
           het keuzemenu.

Hierna worden de gegevens van de betreffende maand uit de bestanden verwijderd. Het programma keert terug naar het normale Basta-menu.