228 Rentenota's
De module Verwerking Rentenota's kan gebruikt worden om op eenvoudige wijze aan bepaalde debiteuren maandelijks rentenota's te sturen.
Inhoudsopgave:
- Algemeen
- Installatie van de module
- Hoofdmenu
- Bestanden
- Systeemparameters
- Relatiecodes
- Werkwijze
- Algemene werkwijze
- Onderhoud constanten
- Onderhoud aanvullende debiteurgegevens
- Onderhoud teksten rentenota's
- Berekenen rentenota's
- Afdrukken/doorboeken rentenota's
Terugkeren naar het pakketmenu
De module Verwerking Rentenota's kan gebruikt worden om op eenvoudige wijze aan bepaalde debiteuren maandelijks rentenota's te sturen. Voor de nummering van deze nota's wordt een aparte serie nummers gebruikt. Hierdoor zijn de rentenota's aan de nummering te herkennen en wordt ook voorkomen, dat over rentenota's opnieuw rente wordt berekend.
Na het afdrukken en doorverwerken van de rentenota's verschijnen de rentenota's als gewone openstaande posten in het systeem.
De hieronder beschreven installatie is bedoeld voor unix-systemen, waarbij de programma's op een tape worden aangeleverd. Ontvangt u de programma's op een ander medium, bijvoorbeeld op een diskette, dan geldt een andere procedure. Die procedure wordt dan op een bijlage bij de diskette beschreven.
Tijdens de installatie mag niet op het systeem gewerkt worden. Ga op een scherm of op de console naar 'unix' toe. Voor meer informatie over het inloggen op de console: In- en uitloggen op de console.
Als u in 'unix' staat geeft u achter het "#" in: cd /usr/bbx
Maak een nieuwe directory aan met: mkdir bas_ren.prg (Let op het '_' teken, dat is de 'underscore', die u niet moet verwarren met het '-' teken. Ze zitten meestal wel op dezelfde toets.)
Plaats de tape in de unit en geef in: tar -xvf /dev/rst4
Op het scherm is te volgen welke programma's op het systeem geplaatst worden. Als de unixprompt (het "#") weer verschijnt, kan de tape er uit gehaald worden.
Aan de configuratie van BBX moet de nieuwe directory toegevoegd worden. Ga weer naar /usr/bbx toe met cd /usr/bbx en geef dan vi config.bbx en de configuratie verschijnt op het scherm.
In deze configuratie staan zgn. dsksyn-regels. Als deze nog niet zichtbaar zijn, dan voorzichtig via de j-toets (zonder enter) door de regels naar beneden gaan. Commando's binnen vi zijn altijd zonder enter, dus let daar op! U kunt 2 typen dsksyn regels zien: regels zoals dsksyn B: (vrije regels) of regels als dsksyn B: /usr/bbx/alg.prg (gebruikte regels).
Het is de bedoeling dat we aan een vrije regel van het eerste type de directory toevoegen zodat deze in een regel van het tweede type verandert. Zoek dus eerst een vrije regel op (met de j-toets naar beneden of via de k-toets weer omhoog). Heeft u een vrije regel gevonden, dan met de l-toets in de betreffende regel naar rechts tot u niet verder kunt. Druk dan de a-toets en geef daarna een spatie gevolgd door /usr/bbx/bas_ren.prg/
De ingave moet in het beeldscherm verschijnen. Voorbeeld: als dsksyn L: leeg was, dan moet daar uiteindelijk dsksyn L: /usr/bbx/bas_ren.prg/ komen te staan, let op de 'underscore' en de laatste '/', geen enter gebruiken.
Procedure als er geen vrije dsksyn-regels zijn: in dat geval zullen zeker niet alle letters van het alfabet gebruikt zijn als dsksyn-regels. Zoek een niet gebruikte letter uit en ga naar het einde van de dsksyn regel toe, waarin de daaraan voorafgaande letter uit het alfabet staat. Ga via de l-toets naar het einde van de regel toe, dan de a-toets te drukken gevolgd door enter. Een lege regel verschijnt. Geef dsksyn L: /usr/bbx/bas_ren.prg/ in (denk om de 'underscore' en de laatste '/', geen enter). De letter 'L' achter dsksyn is een voorbeeld, neem daarvoor in de plaats de door u uitgezochte letter.
Afsluiten: bij beide procedures de ctrl-toets drukken, vasthouden en de c-toets erbij indrukken (piep). Druk de dubbele punt-toets in (:). Deze moet dan onderin het scherm verschijnen. Geef wq met enter en u bent terug in unix. De configuratie is nu aangepast en wordt gebruikt zodra men weer inlogt.
Met vi moet nauwkeurig gewerkt worden, je slaat vaak veel te snel enter aan, en dan is de configuratie fout. Gebeurd dat, of maakt u een tikfout, dan de ctrl-toets indrukken, vasthouden en de c-toets erbij indrukken. Waarschijnlijk hoort u een piepje. Daarna de dubbele punt-toets (:) indrukken. Deze verschijnt onderin het scherm en daarachter moet u q! ingeven met enter. U staat nu weer in unix en kunt u opnieuw beginnen (de configuratie is dan niet gewijzigd). Heeft u problemen met vi, bel dan even! Desnoods kunnen wij deze wijzigingen ook via het modem aanbrengen. Bel ons dan even op, terwijl het modem al aanstaat en geef even het telefoonnummer van het modem door. Wij bellen dan in om de wijzigingen aan te brengen.
Stuur de tape met de grootste spoed weer terug.
Met programma 607 (A/I/M Programma's) moet het volgende programma op een vrije plaats in het menu worden opgenomen:
Programmanummer: 228 Omschrijving : RENTENOTA'S Programmanaam : BAR010Uiteraard mag het programma ook op een andere plaats in het menu worden opgenomen. Wanneer u met meerdere bedrijven werkt, moet dit programma in elk bedrijf afzonderlijk in het menu worden geplaatst.
De module gebruikt naast de bestanden die u reeds op uw systeem heeft staan een aantal extra bestanden. Dat zijn de volgende bestanden (waarbij "." voor de bedrijfsletter staat): FB.DR1 t/m FB.DR5
Bestandsindeling FB.DR1
Bestandsnaam : FB.DR1 Omschrijving : Constanten rentenota's Organisatie : Direct Keylengte : 6 Recordlengte : 32 Keyvelden : 10
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Sleutel 6 A A1$ 20 Data 20 A A2$ Indeling data bij sleutel KONST.: A2$(1,5) Rentepercentage A2$(6,1) 3e cijfer notanummer A2$(7,7) Grootboekrekening opbrengst rentenota's Indeling data bij sleutel LRENDT: A2$(1,6) Laatste rentedatum vorige maand Indeling data bij sleutel NOTANR: A2$(1,5) Laatst gebruikte notanummer Indeling data bij sleutel NRENDT: A2$(1,6) Rentedatum vanaf A2$(7,6) Rentedatum t/mBestandsindeling FB.DR2
Bestandsnaam : FB.DR2 Omschrijving : Aanvullende debiteurgegevens tbv. rentenota's Organisatie : Direct Keylengte : 6 Recordlengte : 32 Keyvelden : 10
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Debiteurnummer 6 N B1$ 20 Code rentenota 1 N B2$ 0 = geen nota's 1 = wel nota's 30 Aantal wachtdagen 3 N B3$Bestandsindeling FB.DR3
Bestandsnaam : FB.DR3 Omschrijving : Teksten rentenota's Organisatie : Direct Keylengte : 3 Recordlengte : 138 Keyvelden : 10
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Tekstcode 3 N C1$ 20 Omschrijving 65 N C2$Bestandsindeling FB.DR4
Bestandsnaam : FB.DR4 Omschrijving : Berekende rentenota-gegevens Organisatie : Direct Keylengte : 14 Recordlengte : 100 Keyvelden : 10 en 20
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Debiteurnummer 6 N O1$ 20 Factuurnummer 8 N O2$ 30 Fcatuurdatum 6 N O3$ 40 Saldo openstaande post 8V2 N O1 In de basisvaluta 50 Startdatum rentebereke- 6 N O4$ Fact.datum + betalings- ning deze factuur termijn + wachtdagen na vervaldatum 60 Rentedatum vanaf 6 N O5$ Voor deze berekening 70 Rentedatum t/m 6 N O6$ Idem 80 Rentebedrag 8V2 N O2 Idem 90 Rentepercentage 2V2 N O3 Idem 100 Aantal rentedagen 2 N O4 IdemBestandsindeling FB.DR5
Bestandsnaam : FB.DR5 Omschrijving : Tussenbestand rentenota's Organisatie : Direct Keylengte : 6 Recordlengte : 50 Keyvelden : 10
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Debiteurnummer 6 N U1$ 20 Rentenotanummer 8 N U2$ 30 Rentenotadatum 6 N U3$ 40 Rentenotabedrag 8V2 N U1Als de module voor het eerst opgestart wordt, komt de mededeling:
BESTANDEN RENTENOTA'S ONTBREKEN DEZE DIENEN EERST AANGELEGD TE WORDENMet toets <F4> wordt op dit punt het programma afgebroken en met toets <RETURN> worden de bestanden aangelegd.
Komt deze melding op het moment dat u al een tijdje met de module werkt, dan betekent dat, dat één of meerdere bestanden ontbreken. Neem dan contact met Saldata op.
Installatie: Systeemparameters
Voor deze module hoeven geen systeemparameters aangepast te worden, wel dienen een aantal stuurgegevens ingevuld te worden. Hierover wordt in hoofdstuk 2 meer verteld.
In principe gebruikt deze module alleen relatiecodes die al aanwezig zijn. Ontbreekt een relatiecode, dan wordt gevraagd om de betreffende relatiecode op een ander beeldscherm aan te maken.
Als de module is geïnstalleerd kunt u ermee gaan werken. Dit hoofdstuk bevat een overzicht van de globale werkwijze van de module als geheel en een meer gedetailleerde beschrijving van de verschillende onderdelen.
In grote lijnen verloopt het werken met de module als volgt:
- Eenmalig moeten de vaste gegevens voor deze module worden ingevoerd met het programma ONDERHOUD KONSTANTEN RENTE- NOTA'S. Het gaat daarbij om gegevens als het rentepercen- tage per maand en de grootboekrekening waarop de rente- opbrengst geboekt moet worden. - Met het programma ONDERHOUD AANVULLEND DEBITEUR RENTENO- TA'S wordt bepaald of een debiteur in aanmerking voor rentenota's komt en kan het aantal wachtdagen ingegeven worden. Deze wachtdagen zijn het aantal dagen na de ver- valdatum van een factuur waarover nog geen rente berekend wordt. - Met het programma ONDERHOUD TEKSTEN RENTENOTA'S kunnen de vaste teksten, zoals die op de rentenota's worden afge- drukt, ingegeven of gewijzigd worden. - Met het programma BEREKENEN RENTENOTA'S worden de gege- vens voor het afdrukken van de rentenota's berekend. Dit programma moet één keer per maand gedraaid worden. - Het laatste programma van deze module is AFDRUKKEN/DOOR- BOEKEN RENTENOTA'S. Dit programma moet maandelijks na het berekenen van de rentenota's gedraaid worden. Het drukt de rentenota's af en boekt deze door in de debiteurensubadmi- nistratie en naar de betreffende grootboekrekeningen.Werkwijze: Onderhoud constanten rentenota's
Binnen dit programma kunnen de volgende konstanten ingegeven en gewijzigd worden:
- Rentepercentage per maand (bijvoorbeeld 1.50 %); - Derde cijfer rentenotanummer; - Grootboekrekening waarop de rente-opbrengst geboekt moet worden (op dit veld kan via de <F1>-toets een info op de grootboekrekeningen gepleegd worden).Over het rentenotanummer het volgende. Net als het factuurnummer is dit uit 8 posities opgebouwd. De eerste twee posities worden door het jaartal gevormd. De derde positie is het hierboven genoemde cijfer. Het systeem is daardoor in staat om aan het derde cijfer van het factuurnummer te zien of het om een openstaande post van een factuur of om een openstaande post van een rentenota gaat, want over een rentenota wordt niet opnieuw rente berekend. Let er wel op, dat de serie nummers die begint met het hierboven genoemde cijfer niet in gebruik is voor de gewone fakturen. Met het programma BPR210 (veld 4) kan de nummering van de gewone facturen gewijzigd worden. De laatste 5 cijfers van het rentenotanummer worden door een volgnummer gevormd. Dit nummer wordt ook in dit constantenbestand bijgehouden en, indien nodig, automatisch weer op 1 teruggezet nadat volgnummer 99999 is gebruikt.
Werkwijze: Onderhoud aanvullende debiteurgegevens
Voor debiteuren, die in aanmerking komen voor rentenota's, moeten enkele aanvullende gegevens ingevoerd worden. Deze gegevens zijn:
- Debiteurnummer: Ingave debiteurnummer of zoeksleutel. Bij het werken met een zoeksleutel is het mo- gelijk om vooruit en achteruit te zoeken. - Code rentenota: 0 = geen nota's, 1 = wel nota's. Voor de- biteuren, die NIET in dit bestand inge- voerd zijn, of debiteuren waarvan de code rentenota op '0' staat worden geen rente- nota's (meer) gemaakt. - Aantal wachtdagen. Om te voorkomen dat na de vervaldatum meteen rentenota's gemaakt worden, kan hier het aantal wachtdagen worden inge- vuld. Dit aantal wachtdagen is samenge- steld uit het aantal dagen dat een beta- ling onderweg kan zijn bij de bank of gi- ro, verhoogd met het aantal dagen dat no- dig is om de betalingen te boeken.Werkwijze: Onderhoud teksten rentenota's
Op de rentenota's kunnen een aantal vaste teksten worden afgedrukt. Met dit programma kunnen de vaste teksten ingegeven of gewijzigd worden. In de hieronder staande tabel staan de gebruikte tekstregels vermeld.
Tekstcode Lengte Omschrijving
1 20 Groot gedrukte kop op de rentenota, bij- voorbeeld "RENTENOTA". 2 25 Tekst afgedrukt voor de datum, bijvoorbeeld "Plaatsnaam, datum:". 3 25 Tekst afgedrukt voor het rentenotanummer, bijvoorbeeld "Rentenotanummer:". 4 25 Tekst afgedrukt voor het debiteurnummer, bijvoorbeeld "Debiteurnummer :". 5 65 Dagtekstregel, wordt onderaan de rentenota afgedrukt. 9 25 Tekst afgedrukt voor het totaal, bijvoor- beeld "Te betalen rentebedrag". 10 78 Balkregel afgedrukt boven de gegevens van de openstaande posten. Daaronder wordt een regel met streepjes afgedrukt. Als de balk- regel niet ingevuld is, dan wordt de stan- daard balkregel afgedrukt. Als deze niet voldoet, dan kan hier een eigen balkregel ingevuld worden. 11 t/m 13 78 Drie tekstregels, worden afgedrukt boven de balkregel, door een spatieregel daarvan ge- scheiden. 14 t/m 20 78 Zeven tekstregels, worden onder de regel met het te betalen rentebedrag afgedrukt, door twee spatieregels daarvan gescheiden. 50 78 Regel met aanhef. Deze regel wordt boven de tekstregels 11 t/m 13 afgedrukt, door een spatieregel daarvan gescheiden.Werkwijze: Berekenen rentenota's
Met dit programma worden maandelijks de gegevens voor de rentenota's berekend. Als dit programma opgestart wordt, dan worden een aantal controles uitgevoerd. In de eerste plaats mag dit programma niet op twee schermen tegelijk uitgevoerd worden. Daarom wordt gekeken of andere beeldschermen met deze module bezig zijn. Als dat het geval is, dan komt de mededeling ANDER BEELSCHERM IN MODULE BEZIG, GEEN BEREKENING MOGELIJK; GEEF <RETURN>. Het programma keert naar het menu van deze module terug. In de tweede plaats wordt gecontroleerd of het tussenbestand met de rentenota-gegevens leeg is. Is dit niet het geval, dan is de vorige verwerking van het programma "Afdrukken/doorboeken rentenota's" niet goed afgelopen en wordt de mededeling DE VORIGE VERWERKING IS NIET GOED AFGESLOTEN; GEEF <RETURN> op het scherm getoond. Aan het einde van dit hoofdstuk worden enkele tips gegeven wat u dan moet doen.
Als de module voor het eerst in gebruik wordt genomen, dan moet het volgende veld ingegeven worden:
- Rentedatum vanaf (DDMMJJ). Omdat deze module met een maan- delijkse renteberekening werkt, moet deze datum altijd op de eerste van een maand vallen. Verder moet de maand van de ingegeven datum gelijk zijn aan de huidige kalender- maand of aan de vorige kalendermaand. Verder terug in de tijd gaan om met rentenota's te kunnen beginnen wordt in deze module niet ondersteund.Als de module al vaker gebruikt is, dan toont het programma de vorige rentedatum en bepaald vanuit dit gegeven de nieuwe rentedatum vanaf. In beide situaties berekend het programma het veld rentedatum tot en met, toont dat veld op het beeldscherm en vraagt of de berekening van de rentenota's gestart kan worden.
De berekening van rentenota's wordt alleen uitgevoerd voor debiteuren, waarvan de code rentenota op '1' staat. Voor ieder van deze debiteuren worden de openstaande posten doorgelezen, waarbij openstaande posten van rentenota's en openstaande posten met een negatief saldo (vooruitbetalingen) overgeslagen worden. Per factuur wordt aan de hand van de factuurdatum, de betalingsconditie en het aantal wachtdagen de datum berekend waar vanaf voor deze factuur rente betaald moet gaan worden. Voor de berekende datum zijn 3 situaties mogelijk:
- De berekende datum valt na "rentedatum tot en met". Dat betekent, dat voor deze factuur nog geen rente betaald hoeft te worden. - De berekende datum valt voor "rentedatum vanaf". Dat bete- kent, dat voor de gehele renteperiode voor deze factuur rente berekend wordt. De rente wordt berekend uit open- staand saldo X maandrente percentage. - In het laatste geval vervalt de factuur tijdens de rente- periode. Het aantal dagen waarover rente berekend wordt, wordt bepaald (maximaal 30). De rente wordt berekend uit (openstaand saldo X maandrente percentage) X aantal rente- dagen / 30.Het programma "Berekenen rentenota's" is dusdanig geschreven, dat als het programma afgebroken wordt (bijvoorbeeld door stroomuitval) het programma opnieuw opgestart kan worden.
Zoals beloofd nog enkele tips voor in het geval dat de vorige verwerking van "Afdrukken/doorboeken rentenota's" niet goed afgesloten is en het programma "Berekenen rentenota's" niet gestart kan worden. In de eerste plaats moet geprobeerd worden te achterhalen waarom en op welk moment het programma "Afdrukken/doorboeken rentenota's" afgebroken is. Om te bepalen of de vorige run rentenota's goed verwerkt is, moeten de volgende vragen beantwoord worden:
- Is de vorige run rentenota's (goed) afgedrukt en is de journaalpost doorgeboekt en dus afgedrukt bij de dagaf- sluiting? - Zijn de rentenota's van de vorige run als openstaande pos- ten aanwezig? - Is het grootboek in evenwicht (via de evenwichtscontrole nagaan)?Als bovenstaande vragen positief beantwoord kunnen worden dan is de verwerking waarschijnlijk goed afgesloten en is alleen het 'staartje', het schoonmaken van de bestanden, niet uitgevoerd. Dan kan de volgende procedure gevolgd worden:
- Zorg dat u met 'prioriteit 9' aangemeld bent als u met de module 'Beveiliging' werkt. - Ga naar het basta-menu en geef <F10>, u komt nu achter het 'groter dan' teken te staan (>). - Tik END in. - Tik ERASE FB.DR5 in (op de punt de bedrijfsletter invul- len, dus bijvoorbeeld ERASE FBBDR5). Het betreffende be- stand wordt verwijderd. - Tik RUN "L" in. - Als de module nu opnieuw opgestart wordt, dan volgt de mededeling dat de bestanden ontbreken. Geef <RETURN> en het betreffende bestand (in dit geval FB.DR5) wordt op- nieuw aangelegd. - Via programma BPR145 moet in bestand FB.DR1 naar het re- cord met de key LRENDT gekeken worden. In veld 0002 moet de datum (in de vorm DDMMJJ) staan tot en met wanneer ren- te berekend is. Vanuit deze datum worden de nieuwe rente- data bepaald. Controleer of deze datum goed is en pas hem desnoods aan. Deze datum moet altijd de laatste dag van een maand zijn!Na deze handelingen kunnen in ieder geval weer nieuwe rentenota's berekend en afgedrukt worden.
Als de vorige run rentenota's niet goed verwerkt is, dan mag bovenstaande procedure niet gevolgd worden, maar moet de vorige run eerst afgemaakt worden. Zie daarvoor het volgende hoofdstuk.
Werkwijze: Afdrukken/doorboeken rentenota's
Voordat met het afdrukken/doorboeken van rentenota's begonnen wordt, is het verstandig om een backup te maken. Het enige waar deze module niet tegen kan, is als het doorboeken van de rentenota's afgebroken wordt door bijvoorbeeld hardware problemen of stroomuitval. Het afdrukken is wel herstartbaar.
Met dit programma worden maandelijks, na de berekening van de rentenota's, de rentenota's afgedrukt. Als dit programma opgestart wordt, dan worden een aantal controles uitgevoerd.
In de eerste plaats mag dit programma niet op twee schermen tegelijk uitgevoerd worden. Daarom wordt gekeken of andere beeldschermen met deze module bezig zijn. Als dat het geval is, dan komt de mededeling ANDER BEELDSCHERM IN MODULE BEZIG, AFDRUKKEN NIET MOGELIJK; GEEF <RETURN>. Het programma keert naar het menu van deze module terug.
In de tweede plaats wordt gecontroleerd of het programma "Berekenen rentenota's" gedraaid is. Is dit niet het geval, dan wordt de mededeling BEREKENEN RENTENOTA'S NIET GEDRAAID; GEEF <RETURN> getoond. Het programma keert naar het menu van deze module terug.
De laatste controle kijkt of het tussenbestand met de rentenota-gegevens leeg is. Is dit niet het geval, dan is de vorige verwerking van dit programma niet goed afgelopen en wordt de mededeling DE VORIGE VERWERKING IS NIET GOED AFGESLOTEN; DOORGAAN <J>/<N> op het scherm getoond. Als het systeem uitgevallen is tijdens het afdrukken van de rentenota's, dan kan zonder problemen met J geantwoord worden. Bij systeemuitval tijdens het doorboeken ontstaan wel problemen. Het beste in dat geval is om de backup terug zetten (zie advies aan het begin van dit programma), want de journaalpost is op dat moment al fout!
Het programma stelt de volgende vragen:
Keuze: Printernummer. Maak een keuze uit één van de printers op het beeldscherm. Keuze: <F4> = EINDE PROGRAMMA; INGAVE AKKOORD? <RETURN>/<N>. Maak de juiste keuze. Keuze: MOET EEN PROEFAFDRUK GEMAAKT WORDEN? <RETURN>/<N>. Maak de juiste keuze. Keuze na proefafdruk: INSTELLING AKKOORD? <RETURN>/<N>. Maak de juiste keuze.Hierna worden de rentenota's op de opgegeven printer afgedrukt en wordt het tussenbestand rentenota's gevuld voor de doorboeking. Keuze na afdruk: RENTENOTA'S GOED AFGEDRUKT? <J>/<N>. Maak de juiste keuze.
Zijn de rentenota's niet goed afgedrukt, dan gaat het programma terug naar de vraag of een proefafdruk gemaakt moet worden en kunnen de rentenota's opnieuw afgedrukt worden.
Zijn de rentenota's goed afgedrukt, dan vraagt het programma om de periode voor de doorboeking en daarna worden de rentenota's doorgeboekt. Het programma gaat terug naar het menu.