628 Info-order systeem
Deze module biedt u de mogelijkheid uw relaties rechtstreeks in te laten bellen op uw computersysteem. Uw klant krijgt toegang door zijn debiteurnummer en een pincode in te geven en kan, eenmaal in het systeem, bepaalde informatie opvragen en/of orders plaatsen.
De mogelijkheid bestaat om deze koppeling ook via het internet te laten lopen. Neem voor meer informatie daarover contact met Saldata op.
Inhoudsopgave:
- Algemeen
- Installatie van de module
- Hoofdmenu
- Bestanden
- Systeemparameters
- Relatiecodes
- Werkwijze
- Algemene werkwijze
- Onderhoud stuurgegevens
- Onderhoud klantgegevens
- Onderhoud login- en logout-scherm teksten
- Onderhoud info-bladzijden
- Boodschappen klaarzetten voor klanten
- Boodschappen lezen van klanten
- Info klanten op dit moment aanwezig in het systeem
- Info/afdrukken/schoonmaken logboek
- Orderinterface
- Info wachtbestand met orders
- Onderhoud synoniemen voor zoekfunctie
- (Her)opbouw bestand voor zoekfunctie
Terugkeren naar het pakketmenu
Deze module biedt u de mogelijkheid uw relaties rechtstreeks in te laten bellen op uw computersysteem. Uw klant krijgt toegang door een debiteurnummer en een pincode in te geven en kan, eenmaal in het systeem, gebruik maken van een soort teletekstsysteem waarin u informatie over uw bedrijf, aanbiedingen en dergelijke kunt plaatsen.
Ook kunt u boodschappen vastleggen voor uw relaties die zij op hun beurt weer kunnen lezen. Omgekeerd zijn uw klanten in staat een boodschap voor u achter te laten.
Daarnaast kan informatie over openstaande posten, openstaande orders en over artikelen opgeroepen worden. Natuurlijk kunt u per klant bepalen tot welke informatie deze toegang heeft.
Verder kunnen uw relaties via dit systeem orders plaatsen, die in een wachtbestand terechtkomen en pas na uw authorisatie als 'echte' orders door het systeem worden geaccepteerd. Pas dan worden de bestelde goederen gereserveerd, zodat het voor uw debiteuren niet mogelijk is om voorraad 'weg te plukken'.
Deze handleiding gaat niet in op het aansluiten van modems, terminalnummers toevoegen e.d., omdat dat per systeem totaal verschillend kan zijn.
Voor het deel van de programmatuur waarin uw klanten terecht komen bij het inbellen is geen handleiding nodig. De informatie op het beeldscherm is voldoende om de klant door het info-order systeem te leiden. U dient wel aan iedere klant, die u wil laten inbellen, de Unix login-naam (deze moet altijd met 'tp' beginnen), het Unix-password, zijn debiteurennummer en zijn pincode te vertellen.
Inbellen via het internet is in principe ook mogelijk voor dit systeem. Neem daarvoor contact met Saldata op.
Het beste moment om deze module te installeren is na een periode-afsluiting, voor de eerste dagafsluiting van de nieuwe periode.
De hieronder beschreven installatie is bedoeld voor unix-systemen, waarbij de programma's op een tape worden aangeleverd. Ontvangt u de programma's op een ander medium, bijvoorbeeld op een diskette, dan geldt een andere procedure. Die procedure wordt dan op een bijlage bij de diskette beschreven.
Tijdens de installatie mag niet op het systeem gewerkt worden. Ga op een scherm of op de console naar 'unix' toe. Voor meer informatie over het inloggen op de console: In- en uitloggen op de console.
Als u in 'unix' staat geeft u achter het "#" in: cd /usr/bbx
Maak een nieuwe directory aan met: mkdir bas_tpi.prg (Let op het '_' teken, dat is de 'underscore', die u niet moet verwarren met het '-' teken. Ze zitten meestal wel op dezelfde toets.)
Plaats de tape in de unit en geef in: tar -xvf /dev/rst4
Op het scherm is te volgen welke programma's op het systeem geplaatst worden. Als de unixprompt (het "#") weer verschijnt, kan de tape er uit gehaald worden.
Aan de configuratie van BBX moet de nieuwe directory toegevoegd worden. Ga weer naar /usr/bbx toe met cd /usr/bbx en geef dan vi config.bbx en de configuratie verschijnt op het scherm.
In deze configuratie staan zgn. dsksyn-regels. Als deze nog niet zichtbaar zijn, dan voorzichtig via de j-toets (zonder enter) door de regels naar beneden gaan. Commando's binnen vi zijn altijd zonder enter, dus let daar op! U kunt 2 typen dsksyn regels zien: regels zoals dsksyn B: (vrije regels) of regels als dsksyn B: /usr/bbx/alg.prg (gebruikte regels).
Het is de bedoeling dat we aan een vrije regel van het eerste type de directory toevoegen zodat deze in een regel van het tweede type verandert. Zoek dus eerst een vrije regel op (met de j-toets naar beneden of via de k-toets weer omhoog). Heeft u een vrije regel gevonden, dan met de l-toets in de betreffende regel naar rechts tot u niet verder kunt. Druk dan de a-toets en geef daarna een spatie gevolgd door /usr/bbx/bas_tpi.prg/
De ingave moet in het beeldscherm verschijnen. Voorbeeld: als dsksyn L: leeg was, dan moet daar uiteindelijk dsksyn L: /usr/bbx/bas_tpi.prg/ komen te staan, let op de 'underscore' en de laatste '/', geen enter gebruiken.
Procedure als er geen vrije dsksyn-regels zijn: in dat geval zullen zeker niet alle letters van het alfabet gebruikt zijn als dsksyn-regels. Zoek een niet gebruikte letter uit en ga naar het einde van de dsksyn regel toe, waarin de daaraan voorafgaande letter uit het alfabet staat. Ga via de l-toets naar het einde van de regel toe, dan de a-toets te drukken gevolgd door enter. Een lege regel verschijnt. Geef dsksyn L: /usr/bbx/bas_tpi.prg/ in (denk om de 'underscore' en de laatste '/', geen enter). De letter 'L' achter dsksyn is een voorbeeld, neem daarvoor in de plaats de door u uitgezochte letter.
Afsluiten: bij beide procedures de ctrl-toets drukken, vasthouden en de c-toets erbij indrukken (piep). Druk de dubbele punt-toets in (:). Deze moet dan onderin het scherm verschijnen. Geef wq met enter en u bent terug in unix. De configuratie is nu aangepast en wordt gebruikt zodra men weer inlogt.
Met vi moet nauwkeurig gewerkt worden, je slaat vaak veel te snel enter aan, en dan is de configuratie fout. Gebeurd dat, of maakt u een tikfout, dan de ctrl-toets indrukken, vasthouden en de c-toets erbij indrukken. Waarschijnlijk hoort u een piepje. Daarna de dubbele punt-toets (:) indrukken. Deze verschijnt onderin het scherm en daarachter moet u q! ingeven met enter. U staat nu weer in unix en kunt u opnieuw beginnen (de configuratie is dan niet gewijzigd). Heeft u problemen met vi, bel dan even! Desnoods kunnen wij deze wijzigingen ook via het modem aanbrengen. Bel ons dan even op, terwijl het modem al aanstaat en geef even het telefoonnummer van het modem door. Wij bellen dan in om de wijzigingen aan te brengen.
Stuur de tape met de grootste spoed weer terug.
Met programma 607 (A/I/M Programma's) moet het volgende programma op een vrije plaats in het menu worden opgenomen:
Programmanummer: 628 Omschrijving : INFORMATIESYSTEEM Programmanaam : TPMENUUiteraard mag het programma ook op een andere plaats in het menu worden opgenomen. Wanneer u met meerdere bedrijven werkt, moet dit programma in elk bedrijf afzonderlijk in het menu worden geplaatst.
Om de module te kunnen gebruiken, dient u in een willekeurig bedrijf vanuit het menu het programma 'TPCREA' op te starten. Dit programma maakt de benodigde bestanden aan. Deze bestanden gelden voor alle bedrijven, die op uw systeem staan. U hoeft het dus niet in alle bedrijven op te starten.
Bestandsindeling TPFL01
Bestandsnaam : TPFL01 Omschrijving : Constanten info-module Organisatie : Direct Keylengte : 6 Recordlengte : 100 Keyvelden : 10
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Sleutel 6 A A1$ 20 Data 90 A A2$ De volgende sleutels zonder A2$ zijn aanwezig: TKTXX : Terminals waarop klanten via een modem kunnen inbellen, waarbij XX tussen 00 en 99 ligt. TPXXXX: Komen alleen in Bbx voor en bevallen de loginnamen, die met 'TPINFO' gaan werken. Indeling data bij sleutel TERMMS: A2$(1,3) Terminalnummer waarop de boodschappen verschij- nen (niet in Bbx) Indeling data bij sleutel ORDRIX (X staat voor de bedrijfsletter): A2$(1,5) Orderinterface (TPBAS, TPDRK, TPKAV).Bestandsindeling TPFL02
Bestandsnaam : TPFL02 Omschrijving : Debiteurgegevens 1 Organisatie : Direct Keylengte : 7 Recordlengte : 80 Keyvelden : 10 en 20
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Bedrijfsletter 1 A B1$(1,1) 20 Debiteurnummer 6 N B1$(2,6) 30 Pincode 4 N B1$(8,4) 40 Info orders J/N 1 A B1$(12,1) 50 Info openst. posten J/N 1 A B1$(13,1) 60 Info artikelen J/N 1 A B1$(14,1) 70 Voorraad vermelden J/N 1 A B1$(15,1) 80 Artikelprijs tonen J/N 1 A B1$(16,1) 90 Orders invoeren J/N 1 A B1$(17,1) 100 Niet meer in gebruik 1 A B1$(18,1) 110 Reserve 10 A B1$(19,10) 120 Reserve 10 A B1$(29,10) 130 Reserve 10 A B1$(39,10) 140 Reserve 10 A B1$(49,10)Bestandsindeling TPFL03
Bestandsnaam : TPFL03 Omschrijving : Debiteurgegevens 2 Organisatie : Sort Keylengte : 7 Recordlengte : 1 Keyvelden : 10 en 20
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Debiteurnummer 6 N B1$(2,6) 20 Bedrijfsletter 1 A B1$(1,1)Bestandsindeling TPFL04
Bestandsnaam : TPFL04 Omschrijving : Tekstschermen Organisatie : Direct Keylengte : 3 Recordlengte : 1150 Keyvelden : 10
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Tekstcode 3 A C1$ 000=Login 100 t/m 999 Teletekst 20 Tekstblok 15*76 tekens 1140 A C2$Bestandsindeling TPFL05
Bestandsnaam : TPFL05 Omschrijving : Mailingbestand Organisatie : Direct Keylengte : 19 Recordlengte : 950 Keyvelden : 10 t/m 40
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Bedrijfsletter 1 A D1$(1,1) 20 Debiteurnummer 6 N D1$(2,6) 30 Datum (JJMMDD) 6 N D1$(8,6) 40 Tijd (HHMMSS) 6 N D1$(14,6) 50 Afzender 35 A D1$(20,35) 60 Aanhef 35 A D1$(55,35) 70 Mail 10*76 tekens 760 A D1$(90,760) 80 Bedrijfsl./debnr. afz. 35 A D1$(850,35) 90 Reserve 35 A D1$(885,35) Als de bedrijfsletter en het debiteurnummer met "*******" gevuld zijn, dan zijn dat mailings van debiteuren naar het bedrijf toe. Veld 80 is dan gevuld met de bedrijfs- letter en het debiteurnummer van de afzender.Bestandsindeling TPFL06
Bestandsnaam : TPFL06 Omschrijving : Logboek Organisatie : Direct Keylengte : 19 Recordlengte : 150 Keyvelden : 10 t/m 40
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Bedrijfsletter 1 A F1$(1,1) 20 Debiteurnummer 6 N F1$(2,6) 30 Datum (JJMMDD) inlog 6 N F1$(8,6) 40 Tijd (HHMMSS) inlog 6 N F1$(14,6) 50 Terminal 3 A F1$(20,4) 60 Datum (JJMMDD) uitlog 6 N F1$(24,6) 70 Tijd (HHMMSS) uitlog 6 N F1$(30,6) 80 Melding 50 A F1$(36,50) 90 Orders ingevoerd 1 A F1$(86,1) 100 Reserve 50 A F1$(87,50) Als de bedrijfsletter en het debiteurnummer met "*******" gevuld zijn, dan zijn dat algemene boodschappen uit de programma's met ondermeer foutmeldingen.Bestandsindeling TPFL07
Bestandsnaam : TPFL07 Omschrijving : Ingelogde klanten Organisatie : Direct Keylengte : 19 Recordlengte : 40 Keyvelden : 10 t/m 40
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Bedrijfsletter 1 A F1$(1,1) 20 Debiteurnummer 6 N F1$(2,6) 30 Datum (JJMMDD) inlog 6 N F1$(8,6) 40 Tijd (HHMMSS) inlog 6 N F1$(14,6) 50 Terminal 3 A F1$(20,4)Bestandsindeling TPFL08
Bestandsnaam : TPFL08 Omschrijving : Ingevoerde orders Organisatie : Direct Keylengte : 19 Recordlengte : 125 Keyvelden : 10 t/m 40
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Bedrijfsletter 1 A G1$(1,1) 20 Debiteurnummer 6 N G1$(2,6) 30 Orderdatum (JJMMDD) 6 N G1$(8,6) 40 Ordertijd (HHMMSS) 6 N G1$(14,6) 50 Recordtype "A" of "B" 1 A G1$(20,1) Recordtype "A": 60 Orderreferentie 16 A G1$(21,35) 70 Leverdatum 6 N G1$(56,8) 80 Reserve 20 A G1$(64,20) 90 Reserve 20 A G1$(84,20) Recordtype "B": 60 Artikelnummer 17 A G1$(21,35) 70 Aantal 5V2 N G1$(56,8) 80 Reserve 20 A G1$(64,20) 90 Reserve 20 A G1$(84,20)Bestandsindeling TPFL09
Bestandsnaam : TPFL09 Omschrijving : Bestand met synoniemen Organisatie : Direct Keylengte : 25 Recordlengte : 64 Keyvelden : 10 t/m 30
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Bedrijfsletter 1 A I1$(1,1) 20 Woord uit omschrijving 20 A I1$(2,20) 30 Volgnummer 4 N I1$(22,4) 40 Synoniem 20 A I1$(26,20)Bestandsindeling TPFL10
Bestandsnaam : TP.L10 Omschrijving : Zoekbestand (per bedrijf!) Organisatie : Sort Keylengte : 40 Recordlengte : 1 Keyvelden : 10 en 20
Veld Omschrijving Lengte A/N Variabele Inhoud
10 Woord uit omschrijving cq. synoniem 20 A I1$(1,20) 20 Artikelnummer 20 A I1$(21,20)Installatie: Systeemparameters
Voor deze module hoeven geen systeemparameters aangepast te worden, wel dienen een aantal stuurgegevens ingevuld te worden. Hierover wordt in hoofdstuk 2 meer verteld.
Voor deze module hoeven geen relatiekodes ingebracht te worden.
Als de module is geïnstalleerd kunt u ermee gaan werken. Dit hoofdstuk bevat een overzicht van de globale werkwijze van de module als geheel en een meer gedetailleerde beschrijving van de verschillende onderdelen.
In grote lijnen verloopt het werken met de module als volgt:
- Eenmalig dienen een aantal stuurgegevens te worden ingevoerd. - Per klant, die u wil laten inbellen, moeten een aan- tal gegevens ingevoerd worden. - De teksten voor de 'Login-' en 'Logout'-schermen, die verschijnen op het moment dat een klant inbelt of het systeem verlaat, dienen ingevoerd te worden. - De info-bladzijden moeten ingevoerd en onderhouden worden ('teletekst'). Hierin kunt u allerlei infor- matie over uw bedrijf, aanbiedingen e.d. kwijt. - U kunt boodschappen voor klanten klaarzetten. Dit kunnen algemene boodschappen (voor alle klanten) of specifieke boodschappen (voor een bepaalde klant) zijn. Dit naar behoefte doen. - U kunt van klanten ontvangen boodschappen lezen, afdrukken en verwijderen. Deze boodschappen mini- maal dagelijks bekijken. - U kunt een info oproepen welke klant(en) op een bepaald moment in het systeem aanwezig zijn. - In het logboek wordt geregistreerd welke klanten ingelogd hebben (tijdstip en datum). Dit logboek kan bekeken, afgedrukt en/of schoongemaakt worden. - Als klanten orders geplaatst hebben via het Info- ordersysteem, dan moeten deze orders geauthoriseerd worden. Dit kan door de 'Orderinterface' op te star- ten. Minimaal 1 keer per dag uit (laten) voeren. - Een optie om het wachtbestand met orders te bekijken is ook aanwezig. Bovenstaande mogelijkheden zijn te vinden in het eer- ste menu. In het volgende menu staan (via funktietoets <F1> op het eerste menu te bereiken): - Onderhoud synoniemen t.b.v. zoeken op woorden in de artikelomschrijving. - (Her)opbouw bestand t.b.v. zoeken op woorden in de artikelomschrijving. Op het moment, dat u het menuprogramma van het Info-order systeem in gaat, wordt u gewaarschuwd als boodschappen en/of orders van klanten aanwezig zijn.Werkwijze: Onderhoud stuurgegevens
Na de start krijgt u 2 keuze's: 1) Onderhoud login-namen waarmee klanten inloggen. 2) Onderhoud orderinterface. A.D. 1) In principe komt het erop neer dat een klant bij u op een modem inbelt. Dit modem kan rechtstreeks aan het systeem gekoppeld zijn of aan een pc (afhankelijk van de gekozen oplossing). De login- naam die aan de klant gegeven wordt, wordt ge- bruikt om de klant naar het info-systeem te stu- ren. Er mogen meerdere login-namen gebruikt wor- den, maar ze moeten allemaal met 'tp' beginnen. Deze 'tp' wordt al op het beeldscherm gezet. Let op: de login-namen met kleine letters in- voeren, net als bij Unix. Verder moet aangegeven worden via een code wat het programma moet doen aan het einde van een sessie. Zie de informatie op het beeldscherm daarover. A.D. 2) Per bedrijf dient opgegeven te worden met welke orderinterface het systeem moet werken. Mogelijk zijn op dit moment: TPBAS (voor Basta). TPKAV (voor Kavta). TPDRK (voor Drankta). Het aantal interfaces zal uitgebreid worden als het infosysteem ook voor andere pakketten ge- bruikt gaat worden.Werkwijze: Onderhoud klantgegevens
Per klant, die u wil laten inbellen, dienen de volgende gegevens ingegeven te worden: - Bedrijfsletter waar de klant onder valt. - Debiteurnummer (met <F3> kunt u een zoeksleutel inge- ven en daarop zoeken). - De pincode wordt automatisch gegenereerd bij de eer- ste aanmaak. - Info op orders toegestaan J/N. - Info op openstaande posten toegestaan J/N. - Info op artikelen toegestaan J/N. - Daarbij voorraad vermelden J/N/V. Bij J wordt alleen vermeld of er wel of geen voorraad is, bij V wordt de werkelijk beschikbare voorraad getoond. Bij N wordt niets getoond. - Daarbij prijs artikel tonen J/N/K. Bij J wordt alleen de voor die klant geldende bruto-prijs getoond (als bij orderinvoer), bij K wordt ook het voor die klant geldende kortingspercentage getoond. Bij N wordt niets getoond. - Orders invoeren toegestaan J/N.Bij een al aanwezige klant worden de gegevens getoond. U kunt een klant laten vervallen via V, gegevens wijzigen via W of een nieuwe pincode voor die klant genereren via P.
Werkwijze: Onderhoud login- en logout-scherm teksten
Deze teksten verschijnen op het scherm als een klant inbelt en/of het systeem verlaat. De tekst is 15 regels van 76 posities groot. In deze tekst kunt u tekst als 'Welkom op bij het infosysteem van ....' e.d. kwijt.
Werkwijze: Onderhoud info-bladzijden
Met dit programma kunt u de 'teletekst'-bladzijden 100 t/m 999 ingeven, wijzigen of verwijderen. Iedere bladzijde is 15 regels van 76 posities groot. Als een klant naar de info-bladzijden gaat, komt hij altijd op blad 100 terecht. In de tekst zelf moet u de verwijzingen naar andere bladzijden opnemen. Let er op, dat de onderlinge samenhang van de bladzijden intact blijft. Als u een bladzijde verwijderd, moet u ook verwijzingen naar die bladzijde op andere bladzijden weghalen. Het is mogelijk om platte ASCII-tekst vanaf een pc te importeren op een bladzijde. De oude bladzijde wordt daarbij in zijn geheel vervangen. Kies daarvoor de <F1>- toets. Voor deze unix-versie dient u het ASCII-bestand met de platte tekst in een directory te plaatsen, die voor dit programma bereikbaar is, bijvoorbeeld /usr/bbx/tmp. Daarna kan het bestand geïmporteerd worden.
Werkwijze: Boodschappen klaarzetten voor klanten
Met dit programma kunt u boodschappen voor klanten aanmaken en klaarzetten. Een boodschap kan voor een specifieke klant zijn (geef daarvoor de bedrijfsletter en het debiteurnummer in) of voor alle klanten. Geef in het laatste geval op het veld 'Bedrijfsletter' de <F3>- toets. In dat geval wordt uiteraard het debiteurnummer overgeslagen.
Een boodschap bestaat uit:
- Afzender (bijvoorbeeld de naam van de afdeling of een persoon). - Aanhef (met bijvoorbeeld het onderwerp of voor wie de boodschap bedoeld is). - De boodschap zelf (10 regels van 76 tekens).Als gekozen is voor een boodschap naar een bepaalde klant, dan kan na het verzenden de boodschap vastgehouden worden voor een volgende klant, mits deze direct daarna verzonden wordt. De boodschap gaat wel verloren als het programma verlaten wordt.
Werkwijze: Boodschappen lezen van klanten
Met dit programma kunt u de boodschappen van uw klanten op het beeldscherm oproepen. De volgorde is altijd op datum en tijd van aanmaak van de boodschap van uw klant. Per boodschap worden afzender (debiteurnummer, naam en woonplaats), aanhef en de boodschap zelf getoond. Per boodschap krijgt u de keuze:
- <RETURN> = Volgende boodschap lezen (boodschap blijft aanwezig); - <P> = Afdrukken van de boodschap. Hierna wordt om een printernummer gevraagd en na het afdrukken volgt de vraag of de boodschap verwijderd moet worden (J of N antwoor- den); - <V> = Verwijderen zonder afdrukken. Geef J of N op de vraag die verschijnt als hiervoor wordt gekozen.Als geen boodschappen aanwezig (meer) zijn, volgt daarvan ook een mededeling.
Werkwijze: Info klanten op dit moment aanwezig
Met dit programma kunt u zien of op dit moment een klant in uw systeem aanwezig is. Getoond worden: bedrijfsletter, debiteurnummer, datum en tijd van het inbellen, het terminalnummer en de naam van de klant. Zodra een klant zich normaal afmeldt, verdwijnt deze regel uit het systeem. Regels die blijven 'hangen' worden de volgende dag automatisch verwijderd. Met <RETURN> kunt u verder bladeren of met <F4> het programma verlaten.
Werkwijze: Info/afdrukken/schoonmaken logboek
Met dit programma kunt u het logboek bekijken, afdrukken of schoonmaken. Na de start wordt onder 'BD' de eerst gevonden bedrijfsletter getoond, waarbij bedrijfsletter '*' systeemmeldingen zijn. U kunt eventueel een andere bedrijfsletter ingeven. Via P kunt u kiezen voor afdrukken van het logboek en via S voor het schoonmaken van het logboek.
Wordt bekijken gekozen, dan verschijnt na de bedrijfsletter het eerst gevonden debiteurnummer binnen dat bedrijf. U kunt eventueel een ander nummer ingeven. Daarna verschijnt de eerstgevonden inlog-datum van die debiteur. U kunt eventueel een andere datum (JJMMDD) ingeven. Daarna worden de regels getoond. Per regel verschijnen: Datum en tijd inloggen, terminalnummer, datum en tijd uitloggen en een eventuele melding. Als achter het debiteurnummer een '*' staat, dan heeft die debiteur tijdens die inbel-sessie orders ingevoerd.
Bij ieder vol scherm krijgt u de mogelijkheid om via <RETURN> verder te bladeren of via N terug te gaan naar het veld 'inlog-datum'. Via <F2> kunt u verder terug naar debiteurnummer en/of bedrijfsletter.
Wordt voor printen gekozen, dan de volgende selecties maken:
- Bedrijfsletter (ieder bedrijf wordt apart afgedrukt); - Selectie op debiteurnummer J/N; - Debiteurnummer vanaf; - Debiteurnummer t/m; - Selectie op datum J/N; - Datum (JJMMDD) vanaf; - Datum (JJMMDD) t/m; - Printernummer.Na een vraag of de ingaves goed zijn, wordt het overzicht afgedrukt.
Wordt voor schoonmaken gekozen, dan de volgende selectie ingeven:
- Schoonmaken t/m datum (JJMMDD).Na een vraag of de ingave goed is, worden alle gegevens van alle bedrijven tot en met de opgegeven datum uit het logboek verwijderd.
Met deze keuze kunnen de door uw klanten in het wachtbestand geplaatste orders geauthoriseerd en in echte orders omgezet worden. Deze keuze moet vanuit het bedrijf waarin de orders terecht moeten komen opgestart worden. Vervolgens wordt de echte orderinvoer opgestart (programma 500). Dit programma herkent of het vanuit bovengenoemde orderinterface is opgestart en toont het debiteurnummer, naam, woonplaats, orderreferentie en afleverdatum van de eerste order in het wachtbestand. Per order kan gekozen worden voor J (order aanmaken), N (volgende opzoeken) of E (invoer stoppen). Orders die overgeslagen worden, blijven uiteraard in het wachtbestand staan. U kunt zelf niets uit het wachtbestand verwijderen, alleen uw klanten kunnen dat.
Wordt voor het aanmaken van een order gekozen, dan worden de volgende velden automatisch opgehaald voor de kop van de nieuwe order:
- Debiteurnummer; - Orderreferentie; - Afleverdatum.De overige velden (verzendadres, faktuuradres, overige ordergegevens etc.) moeten op de gebruikelijke wijze met de hand worden ingevoerd.
Per regel worden automatisch opgehaald:
- Artikelnummer; - Aantal besteld.De overige velden (zoals prijs en korting, die uw klant niet kan en mag ingeven) kunnen op de gebruikelijke wijze met de hand worden aangepast. Het artikelnummer is tijdens de invoer niet te wijzigen. Achteraf via het wijzigen van de regel kan het aantal besteld uiteraard wel aangepast worden. Tijdens deze invoer wordt een order uit het wachtbestand pas als reservering in de bestanden opgenomen.
Als er geen orders in het wachtbestand meer staan, wordt dit gemeld en stopt de orderinvoer automatisch.
Werkwijze: Info wachtbestand met orders
Met deze optie kan het wachtbestand, waarin uw klanten hun orders plaatsen, bekeken worden. Na de start kan een bedrijfsletter (default is de eerst gevonden bedrijfsletter in het wachtbestand) en een debiteurnummer (default de eerste debiteur binnen de opgegeven bedrijfsletter) ingegeven worden. De gevonden orders worden getoond. Na iedere order krijgt men de gelegenheid om verder te gaan, of om terug te gaan naar de bedrijfsletter.
Werkwijze: Onderhoud synoniemen voor zoekfunctie
Naast het ingeven van artikelnummers kan een klant ook zoeken. Daarbij wordt niet gebruikt gemaakt van uw zoeksleutels, maar van een apart zoekbestand (zie volgende paragraaf). Daarbij wordt een zoekbestand aangemaakt, waarbij ieder woord uit uw artikelomschrijving als zoeksleutel kan dienen. Het probleem kan zich echter voordoen dat u in uw artikelomschrijving het woord 'tape' heeft staan, maar uw klant naar 'plakband' gaat zoeken, en dus niets vindt. Door nu aan aan het woord 'tape' het synoniem 'plakband' te koppelen, is dit probleem op te lossen. Zoekt uw klant naar plakband, dan worden ook feilloos alle artikelen met 'tape' in de omschrijving gevonden.
Ingaves:
- Bedrijfsletter. - Woord uit de omschrijving waarvoor u een synoniem wil opgeven.U kunt meerdere synoniemen per woord opgeven, vandaar het volgnummer dat ook op het scherm staat. Dit volgnummer wordt altijd automatisch bepaald. Nadat u een woord hebt ingegeven krijgt u 2 mogelijkheden:
1) De tekst 'ingegeven woord niet in de zoektabel ge- vonden' verschijnt. Dat betekent, dat voor dit woord nog geen synoniem is ingevoerd. Via <RETURN> kunt u een synoniem invoeren, met <F2> terug naar het in- geven van een woord of met Z eerst verder zoeken. In het laatste geval wordt het eerstvolgende in de zoektabel aanwezige woord met het daarbij ingevoerde synoniem getoond. U komt daarna bij de volgende mo- gelijkheid terecht. 2) Als voor het woord al een synoniem aanwezig is, dan wordt dit getoond. Met N voor het oorspronkelijk ingegeven woord een synoniem ingeven (in dat geval wordt automatisch het eerstvolgende vrije volgnummer bepaald), met Z verder zoeken, met V dit woord en synoniem laten vervallen of met <F2> terug naar het ingeven van een woord.Werkwijze: (Her)opbouw bestand voor zoekfunctie
Het zoekbestand moet regelmatig opnieuw opgebouwd worden met dit programma. Dit zoekbestand is n.l. (nog) niet gekoppeld met 'Onderhoud artikelen'. Ieder woord uit de artikelomschrijving wordt als zoeksleutel opgenomen. Als van een bepaald woord ook een synoniem is opgegeven wordt dit ook opgenomen. Heropbouw is gewenst als in het artikelstambestand omschrijvingen gewijzigd zijn, nieuwe artikelnummers toegevoegd zijn of artikelnummers vervallen zijn. Na de start van het programma volgt de keuze:
- Programma opstarten <J>/<N>.