Kavta-koppelingsmodule met Internet-bestelsysteem
Algemeen
De E-Ordermodule is ontwikkeld ten behoeve van import uit en export naar een
Internet-bestelsysteem.
In dit geval gaat het om Easy Order, dat door Quantore onder de naam Quinto wordt verzorgd.
Met de Kavta e-Ordermodule kunnen de volgende gegevens naar Internet geëxporteerd worden:
- Klantgegevens inclusief afleveradressen
- Productgegevens
- Prijsgegevens inclusief
- staffels
- klantafhankelijke prijzen
- klantafhankelijke kortingen
Import vanuit het gebruikte bestelsysteem vindt eveneens plaats: het gaat daarbij om de verkooporders die u via dit kanaal binnenkrijgt.
Terugkeren naar het hoofdmenu
Welke artikelen en klanten?
Alleen gegevens van klanten waarvan u expliciet aangeeft dat deze "Internet-klant" zijn worden geëxporteerd.
Voor artikelen bepaalt u dat met de rubriek "Internet Verkoop" in programma 400.
Deze rubriek wordt initieel met "J" gevuld voor alle artikelen met artikelsoort "0" (standaard) of artikelsoort "12" (per order bestellen), en met "N" voor alle overige artikelen.
Kavta e-Order bestaat uit een menuprogramma, van waaruit bijna alle functionaliteit beschikbaar is.
Daarnaast kunt u programma 400 (Onderhoud artikelen) gebruiken om artikelen aan uw on line-assortiment toe te voegen of daaruit te verwijderen.
Onderhoud constanten
Met het programma Onderhoud Constanten kan een aantal basisinstellingen worden vastgelegd; deze zijn:
Bestandsuitwisseling
- Directory tbv uitwisseling - Hier legt u vast in welke directory de import- en exportbestanden moeten worden
geplaatst. De gekozen directory dient op uw Kavta-server aanwezig te zijn.
- Begintijd dagelijkse update - Nog niet in gebruik; ten behoeve van toekomstige uitbreiding
- Verwerkingsfrequentie orders inlezen - Nog niet in gebruik; ten behoeve van toekomstige uitbreiding
Gegevens voor artikelbestand
- Eigen artikelnummering? - Geef hier J in, wanneer uw artikelnummering niet gelijk is aan die van Quantore.
Zie hierna voor nadere uitleg.
- Tekstblok als catalogustekst - Naast de `normale' artikelomschrijving, waaraan slechts beperkt ruimte wordt
geboden, biedt Quinto ruimte voor een commerciële catalogustekst. Geef hier aan of u deze met de teksten
uit het "Artikeltekstblok" wilt laten vullen.
- Minimum artikelnummer-lengte - Hier bepaalt u wat de minimale lengte van het artikelnummer is die naar internet
verstuurd wordt. Bij lengte 6 bijvoorbeeld wordt artikel 1 doorgegeven als 000001. Artikelen waarvan het artikelnummer een
grotere lengte dan het minimum heeft worden op hun 'normale' lengte doorgegeven.
Gegevens voor debiteuren
- Export Verzendadres vanaf nummer - Alleen afleveradressen met een code afwijkend adres vanaf dit nummer worden
geëxporteerd; dit om het meesturen van de factuuradressen te voorkomen.
Instellingen voor inlezen orders
- Begincijfer voor orders - Kavta-ordernummers beginnen standaard met een jaartal. U kunt er voor kiezen om orders
uit deze module met een ander nummer te laten beginnen om zo de herkomst in één oogopslag duidelijk
te maken. Wanneer u gebruik maakt van sortering op ouderdom van verkooporders (in maatwerkprogramma's of Algemeen
Lijstprogramma) met behulp van het ordernummer, kan het gebruik van een afwijkend begincijfer deze sortering verstoren.
- Internet-prijs accepteren? - De mogelijkheid bestaat dat de op Internet berekende netto-prijs afwijkt van de prijs
die normaliter in Kavta wordt berekend. Hiermee geeft u aan welke van de twee netto-prijzen u in zo'n geval als
uiteindelijke netto-prijs accepteert.
- Prijsverschil-controle-% - Indien bij een verschil tussen Kavta- en Internetprijs het verschil gelijk is aan of
groter dan het hier ingevulde percentage, wordt de order afgekeurd. 0 betekent geen controle-percentage
- Contactpersoon in referentie - De Kavta-orderreferentie wordt gevuld met de klantreferentie die in de Internet-order
aanwezig is. Indien daarna nog ruimte vrij is kan de contactpersoon worden toegevoegd. Hier geeft u aan of u dat wilt.
- Commentaar regels overnemen? - Moet het commentaar dat de klant aan orderregels toevoegt in de Kavta-orderregel worden
opgenomen?
- <N> - Nee
- <P> - Ja, alleen op de (Pak)bon afdrukken
- <A> - Afdruk op alle documenten (dus ook op de factuur)
- Percentage orderkorting - U kunt hier bepalen welk percentage korting u over de gehele order wilt verlenen. Deze
korting wordt als extra regel op de factuur afgedrukt en weggeboekt naar relatiecode 920
- Omschrijving orderkorting - Dit is de omschrijving zoals die op de factuur bij de korting wordt afgedrukt. bv 'Internetkorting'
Terugkeren naar het hoofdmenu
Eigen artikelnummers of niet?
Op Internet zijn uw artikelen zichtbaar onder het bijbehorende Quantore-artikelnummer (indien in Kavta aanwezig).
Alleen dan kunnen in Quinto de bijbehorende afbeeldingen worden getoond.
Wanneer uw artikelnummering ongelijk is aan die van Quantore dient u dat in de Constanten aan te geven;
in dat geval namelijk worden de artikelen niet onder uw eigen nummer, maar dat van Quantore geëxporteerd.
De import van orders vanuit Quinto gebeurt eveneens volgens de Quantore-artikelnummers.
Kavta e-Order zorgt er dan voor dat in Kavta de juiste (eigen) artikelnummers alsnog in de order terechtkomen.
Het nadeel hiervan is dat een klant, die op Internet artikelnummer X bestelt,
een pakbon en factuur zal krijgen waarop artikelnummer Y staat vermeld.
Voordeel is dat u uw eigen nummering kunt handhaven.
Wenst u uw eigen nummering gelijk te maken aan die van Quantore, dan kunt u hiervoor de Artikel-mutatiemodule gebruiken.
Klaarzetten klant-update
Hier zet u de debiteurengegevens klaar om naar internet geëxporteerd te worden.
U kunt er voor kiezen om één specifieke- of alle debiteuren te verwerken.
Klaarzetten artikelupdate
Hier zet u de artikelen klaar om naar internet geëxporteerd te worden.
Klaarzetten prijsupdate
Hier zet u de artikelprijzen klaar om naar internet geëxporteerd te worden.
Ook de klantafhankelijke prijzen en kortingen worden hier geëxporteerd.
Dit programma kan, afhankelijk van uw prijsberekeningsmethodiek, geruime tijd in beslag nemen.
Het wordt ten zeerste aangeraden om de drie update-programma's (debiteuren, artikelen, prijzen)
steeds achter elkaar uit te voeren in de volgorde waarin deze in het menu staan vermeld.
Terugkeren naar het hoofdmenu
Inlezen nieuwe orders in Wachtbestand
Met dit programma leest u de nieuwe orders in en plaatst u ze in het wachtbestand.
Orders vrijgeven
Met behulp van dit programma kunt u de goedgekeurde orders vanuit het wachtbestand naar Kavta overzetten.
Het programma biedt de mogelijkheid om:
- Automatisch alle orders vrij te geven
- Zelf orders te kiezen en vrij te geven
Tijdens de handmatige vrijgave kunt u header- en/of regelgegevens aanpassen.
Terugkeren naar het hoofdmenu
Wijzig afgekeurde orders
Orders kunnen tijdens het inlezen worden afgekeurd op de volgende zaken:
- Onbekend of foutief debiteurnummer
- Onbekende of foutieve verzendadrescode
- Adresinhoud wijkt af van adresgegevens in Kavta
- Orderbestand bevat technische fouten
- Onbekend of foutief artikelnummer
- Incorrect aantal
- Negatief aantal
- Aantal met decimalen
- Regel met ontbrekende orderheader
Na opstart van dit onderdeel worden in een zoekscherm de afgekeurde orders stuk voor stuk getoond.
Wanneer u met <F1> voor bewerken kiest kunt u de orders alsnog corrigeren, of desgewenst verwijderen.
U kunt alle genummerde rubrieken wijzigen, u kunt ook de afzonderlijke orderregels wijzigen.
Het wijzigen van orderregels is echter pas toegestaan wanneer Kavta geen fouten meer op orderheaderniveau constateert.
Houdt u er rekening mee dat in de importbestanden, zoals door VeNet aangeleverd, de aantallen worden vermeldt zonder decimale punt.
Wanneer een klant 10 stuks van een artikel bestelt, zal in het importbestand derhalve als aantal 1000 worden vermeld.
Terugkeren naar het hoofdmenu
Info wachtbestand
Dit is een programma om te bekijken welke orders nog in de wacht staan om naar Kavta overgezet te worden.
Terugkeren naar het hoofdmenu
Klant toevoegen
Deze optie gebruikt u om debiteuren toe te voegen aan, of debiteuren te verwijderen uit, uw bestand met Internet-klanten.
De werkwijze is vrij eenvoudig:
Om een debiteur toe te voegen geeft u in dit programma het debiteurnummer in (zoeken toegestaan) en beantwoordt u de
vervolgens gestelde vraag.
Om een debiteur van Internet "af te halen" geeft u eveneens het debiteurnummer in. Het systeem constateert vervolgens
dat de betreffende klant reeds Internet-klant is en zal u vragen of u deze debiteur uit de lijst met Internet-klanten
wilt verwijderen.
Wijzigingen met dit programma-onderdeel gemaakt worden met de eerstvolgende klant- en prijsupdate geëxporteerd.
Terugkeren naar het hoofdmenu
Overzicht afgekeurde orders
Met behulp van dit programma kunt u een overzicht van alle afgekeurde orders afdrukken.
Terugkeren naar het hoofdmenu