533 A/I/M Orders
Met programma 533 A/I/M Orders kunt u een order invoeren, op het scherm bekijken, of wijzigen. De order kunt u vervolgens afdrukken met behulp van programma 548 en verder afhandelen in de verkoopmodule.
Werkwijze aanmaken Start programma 533.
Debiteur Geef de debiteur. U kunt gebruik maken van een
zoeksleutel. De NAW-gegevens van de debiteur
worden op het scherm getoond.
Ordernummer Het systeem maakt na <RETURN> een nieuw
ordernummer aan.
Kopgegevens Voer de kopgegevens in:
- Factuur- en verzendadres
- Contaktpersoon
- Afleverdatum
- Vertegenwoordiger- en rayoncode
- code BTW
- Percentage deelfacturering
- Magazijncode
- Referentie (van de klant)
- Datum afdruk orderbevestiging
- Datum afdruk pakbon
- Datum afdruk afleverbon
Keuze Kies voor ingeven van de regels, of voor muteren van
de zojuist ingegeven kopregels.
<R> = VERWERKEN REGELS <K> = MUTEREN
HEADER-GEGEVENS
Regelgegevens Voer de regelgegevens in.
U kunt 4 regelsoorten ingeven: artikelregels, vreemd-
productregels, tekstregels en kortingsregels. Deze
typen regels worden verderop beschreven.
Het verdient aanbeveling om bij het aanmaken van een
order wat 'ruimte' in de regelnummering te houden,
zodat u later zonder problemen regels kunt invoegen.
De laatste 4 ingevoerde regels worden in de midden-
balk getoond. Tijdens het invoeren van regels kunt
u met <F3> bladeren door alle reeds ingevoerde regels.
Het aanmaken van een order sluit u af met <F4>.
U keert dan terug naar de ingave van het debiteur-
nummer, waar u een volgende order kunt aanmaken
of muteren, of het programma kunt beëindigen met
<F4>. U keert dan terug naar het menu.
Werkwijze muteren Start programma 533.
Debiteur Geef de debiteur. U kunt gebruik maken van een
zoeksleutel. De NAW-gegevens van de debiteur
worden op het scherm getoond.
Ordernummer U kunt direct het ordernummer ingeven, of met
<F3> zoeken in de orders voor deze debiteur.
Keuze Kies voor muteren van de regels of van de kop-
gegevens.
<R> = VERWERKEN REGELS <K> = MUTEREN
HEADER-GEGEVENS
Kopgegevens Vanaf de rubriek 'factuuradres' loopt u met <RETURN>
naar de rubriek die u wilt wijzigen. Voer de nieuwe
gegevens in, en loop verder met <RETURN> naar de
laatste rubriek. U keert daarna terug naar de keuze.
Denk erom dat u (indien nodig) de afdrukkode voor
de orderbevestiging weer op 'N' zet als u de order
weer wilt afdrukken.
Regelgegevens U kunt nieuwe regels invoeren, en bestaande regels
wijzigen. Met <F3> kunt u vanaf regel 01 door de
reeds ingevoerde regels bladeren, met <F1> krijgt
u informatie over de reeds ingevoerde regels in
de middenbalk van het scherm.
Einde Met <F4> na het wijzigen van de kopgegevens of na
het wijzigen van de regelgegevens beëindigt u het
muteren van de order. U keert dan terug naar
de ingave van het debiteurnummer, waar u een
volgende order kunt aanmaken of muteren, of
het programma kunt beëeindigen met <F4>, waarna
u terugkeert naar het menu.
Rubrieken kopgegevens
In de kop zijn alle gegevens opgenomen die voor de verwerking van de order ten behoeve van sturing en kontrole noodzakelijk zijn, en eenmalig voorkomende gegevens.
Debiteurennummer 6 N
U kunt het debiteurennummer rechtstreeks invoeren, of
zoeken via de zoeksleutels die bij de debiteur zijn
ingegeven. De debiteur moet in het systeem bekend zijn;
wilt u een order invoeren voor een 'nieuwe' klant,
dan zult u deze eerst via programma 200 (A/I/M Debi-
teuren) moeten invoeren. Wanneer u een niet-bestaand
debiteurennummer ingeeft, dan wordt dit door het pro-
gramma opgevat als zoeksleutel.
Ordernummer 6 N
Aanmaken nieuwe order:
- <RETURN>: systeem maakt nieuw nummer aan.
Muteren bestaande order:
- Voer nummer in, of
- <F3>: zoek in de aanwezige orders voor
deze debiteur.
Geef u een foutief nummer in, dan maakt het sys-
teem automatisch een nieuw aan, en gedraagt zich
verder als bij het aanmaken van een nieuwe order.
Factuuradres 3 N
In het systeem aanwezige adressen kunt u oproepen
met een 3 cijferige code. Default (<RETURN>) is
het afwijkende factuuradres dat bij de betreffende
debiteur is ingevoerd. Indien bij deze debiteur
geen afwijkend factuuradres is ingevoerd, dan is
de code 0 (geen afwijkend adres) default.
U kunt een (nieuw) afwijkend adres aanmaken door
een niet gebruikte code afwijkend adres in te
geven met <F1>. U kunt dan invoeren:
- Naam 23 A
- Adres 23 A
- Postcode 6 A
- Plaats 17 A
Het programma slaat dit dan op als een tijdelijk
afwijkend adres (zie programma's 201 en 211 van
de debiteurenmodule).
Wanneer u een code ingeeft van een niet-bestaand
afwijkend adres met <RETURN>, kunt u zoeken per
sleutel, of met alle zoeksleutels op het scherm.
Verzendadres 3 N
Naast een afwijkend factuuradres kunt u een afwijkend
verzendadres opgeven. De procedure is gelijk aan die
van het ingeven van een afwijkend factuuradres.
Contactpersoon 23 A
Bij het overzetten van een offerte naar order voegt
het pakket de eerste 4 posities van de rubriek
voorletter en de naam tot één veld samen.
Bij het invoeren van een nieuwe order voert u de
contactpersoon direkt als één veld in:
default is de extra naam uit het debiteurenstambestand.
Afdruk op de orderbevestiging: t.a.v. contactpersoon
wordt tussen de naam en het adres van de debiteur
afgedrukt.
Referentie 15 A
In deze rubriek kunt u een eventuele referentie van
de debiteur vermelden. Of deze referentie al of niet
verplicht is geeft u aan met de code referentie
in het debiteurenstambestand.
Afleverdatum 8 N
Default (<RETURN>) is de huidige datum.
Vertegenwoordiger 2 N
Default (<RETURN>) is de code van de vertegen-
woordiger die u bij de debiteur heeft ingevoerd.
U kunt deze code overnemen, of een andere code
ingeven. Bij het afdrukken van overzichten, en in
de statistiekmodule, kunt u deze rubriek als
selectiecriterium gebruiken.
Rayon 2 N
Default (<RETURN>) is de code van het rayon
die u bij de debiteur heeft ingevoerd.
U kunt deze overnemen, of een andere code ingeven.
Bij het maken van overzichten kunt u deze rubriek
als selectiecriterium gebruiken.
Bevestiging J/N (indien afgedrukt: met datum)
Deze rubriek staat bij het invoeren van een nieuwe
order op N (niet afgedrukt). Bij het afdrukken wordt
deze code op J gezet, en de datum van afdrukken ingevuld.
Wanneer u een order muteert dient u de desbetreffende
code weer op N te zetten, zodat programma 548 de
orderbevestiging weer zal afdrukken. Als u door
omstandigheden het invoeren van een order niet kunt
voltooien, zet u dan de kode tijdelijk op J zodat de
orderbevestiging niet voortijdig wordt afgedrukt.
Pakbon afgedrukt Pakbon
Afleverbon afgedrukt Afleverbon
J: reeds afgedrukt
N: nog niet afgedrukt
X: reeds afgedrukt, tijdens afdrukken bonnen wordt
op de order op de nog af te drukken regels beke-
ken; criterium is daarbij het aantal.
De codes J en N kunt u wijzigen, code X niet.
Code BTW 1 N
Hiermee kunt u aangeven of al dan niet BTW over de
gehele order moet worden berekend. De berekening
van de BTW gebeurt dan volgens de bij de artikelen
ingegeven code (hoog/laag/geen)
Code 0: geen BTW berekenen
Code 1: wel BTW berekenen
U kunt dus (voor deze order) de bij de debiteur
ingegeven code BTW buiten werking stellen.
Deelfacturering 2 D 2
Wanneer u over deze order een deelfaktuur wilt
uitbrengen, kunt u hier het percentage van het
totale orderbedrag invoeren dat als (eerste)
deelfactuur berekend zal worden. Met programma 534
moet u de deelfaktuur gereedmelden, waarna met
programma 521 de deelfactuur kan worden afgedrukt.
Wilt u een deelfactuur over een bepaald bedrag
uitbrengen kunt u dit bedrag invoeren via
programma 534.
Magazijn 1 N
Met de code magazijn geeft u aan vanuit welk
magazijn de order moet worden geleverd. Een
order kan slechts uit 1 magazijn geleverd wor-
den, ook als u met meerdere magazijnen werkt.
Rubrieken artikelregels
In artikelregels kunt u artikelen, die bekend zijn in het artikelbestand, in de order opnemen. Aan het artikel kunt u, in de artikelregel, tekstblokken koppelen.
Regelnummer 2 N
U kunt ten hoogste 99 regels in een order op-
nemen.
Soort regel (S) 1 A (A = artikel)
De regelsoort vult u in bij het invoeren van
een regel. Wanneer U een bestaande regel op-
roept kunt u de regelsoort niet wijzigen; wilt
u bijvoorbeeld een artikelregel door een vreemd-
productregel vervangen moet u eerst de 'oude'
regel verwijderen, waarna u een nieuwe regel
met hetzelfde nummer kunt invoeren.
Artikel 9 N
U kunt direct het artikelnummer ingeven, of
zoeken in het artikelbestand. Bij een enkel-
voudig artikel of een permanente stuklijst
kunt u nu direct de inhoud van het tekstblok
bepalen. Bij ingave van een ad-hoc-stuklijst
dient u eerst de samenstelling van het arti-
kel in te geven. Het inveoeren van een ad-hoc-
stuklijst gebeurt op dezelfde manier als dat
van een permanente stuklijst: zie programma 542.
Het artikelnummer is niet binnen een bestaande
artikelregel te wijzigen; de regel moet in
zijn geheel verwijderd worden, waarna u een
nieuwe regel kunt invoeren.
Standaard wordt de omschrijving van het arti-
kel op de orderbevestiging afgedrukt.
Wilt u ook het artikelnummer op de bevestiging
afdrukken, dan kan dat alleen door dit als
tekst in te geven.
Artikelgroep (AG) 2 N
Grootboekcode (GK) 2 N
Artikelgroep en grootboekcode worden door het
programma ingevuld vanuit het artikelbestand.
Wilt u deze rubrieken wijzigen, dan kan dat
door in de rubriek kostenplaats <F2> te geven.
Bij verdere doorloop worden korting en omzet
volgens deze groep verwerkt. Meer informatie
hieromtrent vindt u in de handleiding van de
afsprakenmodule en de statistiekmodule.
Tekstblok De omschrijving van het (hoofd)artikel wordt
in de eerste regel van het tekstblok geplaatst.
Indien bij het (hoofd)artikel een tekstcode is
ingevoerd, verschijnen in het tekstblok de be-
treffende tekstblokregels met hun afdrukcode.
Omschrijvingen en tekstblokregels van de com-
ponenten van een stuklijst kunt u oproepen met
<SLTK> met <F1>.
De inhoud van tekstblokregels kunt u naar be-
hoefte aanpassen. Ook kunt u regels verwijderen,
of nieuwe regels tussen- of achtervoegen. Extra
tekstblokken kunt u ophalen door de tekstkode
met <F1> in te geven of door met <F3> te zoeken.
Afdrukcode Voor elke tekstblokregel moet u de afdrukkode be-
vestigen (eventueel na wijziging).
Code Tekstblokregel afdrukken op:
0 Offerte, orderbevestiging, inkooporder
1 Offerte
2 Order(bevestiging) en factuur
3 Inkooporder
4 Offerte en orderbevestiging
5 Offerte en inkooporder
6 Orderbevestiging en inkooporder
7 Pakbon, afleverbon en factuur
Wanneer het tekstblok naar wens is samengesteld
kunt u met <F4> doorgaan naar de volgende rubriek.
Kostenplaats 2 N
Hulpkostenplaats 2 N
Wanneer u in de boekhouding met kostenplaatsen
en hulpkostenplaatsen werkt, dient u hier de
beide rubrieken in te geven.
Aantal 7 D 2
Aantal bestelde artikelen. Met <F1> kunt u voor
ingave van het aantal informatie opvragen over
de beschikbare voorraad in beide magazijnen.
Het aantal wordt standaard op de orderbevestiging
afgedrukt.
Prijs 6 D 2
De verkoopprijs die voor het (hoofd-)artikel
geldt wordt op het scherm gezet. In de onderste
regel op het scherm wordt vermeld hoe prijs en
korting zijn opgebouwd. De wijze waarop de
prijs tot stand komt vindt u beschreven bij
de modules voorraad en prijsafspraken. U kunt
de prijs voor deze order wijzigen.
De prijs wordt standaard op de orderbevestiging
en de factuur afgedrukt.
Kostprijs(verr.prijs) 6 D 2
Betreft deze regel een enkelvoudig artikel dan
wordt de verrekenprijs uit het artikelbestand
hier ingevuld. U kunt deze rubriek niet wijzigen.
Per (prijseenheid) 5 N
De prijseenheid zoals opgenomen bij het artikel
wordt op het scherm gezet. U kunt de prijseen-
heid alleen op de orderbevestiging afdrukken
door deze als tekst op te nemen.
Korting 2 D 2
Op het scherm wordt de geldende korting vermeld.
In de onderste regel op het scherm wordt gemeld
hoe de korting is opgebouwd (voor nadere beschrij-
ving van de opbouw van prijzen en kortingen zie
de beschrijving van de afsprakenmodule). Met
<RETURN> kunt u het voorgestelde percentage
overnemen, of u kunt (voor deze order) een an-
der percentage ingeven. Het uiteindelijke kor-
tingspercentage wordt standaard op de order-
bevestiging afgedrukt.
Leverancierscode 6 N
Wordt door het programma ingevuld vanuit de
artikelgegevens. De naam van de crediteur wordt
op het scherm getoond.
Code BTW 1 N
Wordt door het programma ingevuld vanuit de
artikelgegevens:
0: geen BTW op dit artikel
2: BTW laag
3: BTW hoog
Voorraad-indicatie 1 N
Met deze code bepaalt u hoe de order verwerkt wordt:
- enkelvoudige art. Code 0/1:
Getracht wordt het artikel vanuit de beschikbare
voorraad te leveren. Is er te weinig voorraad,
dan wordt het aantal dat niet te leveren is in
backorder geplaatst.
Code 2/3:
Het bestelde aantal wordt direkt in backorder
geplaatst zonder de beschikbare voorraad te
gebruiken.
- stuklijsten Code 0 (combinatie):
Eerst wordt bekeken of er voorraad is bij het eind-
product, is deze onvoldoende dan wordt voor het
restant geprobeerd het eindproduct samen te stellen
vanuit de voorraad van de componenten. De bijbeho-
rende reserveringen worden conform uitgevoerd.
Code 1 (geen stuklijst):
Eventuele voorraad van de componenten wordt gene-
geerd. Bij onvoldoende voorraad van het eindproduct
ontstaat dan een backorder van het eindproduct.
Code 2 (in backorder via stuklijst):
De beschikbare voorraad wordt genegeerd en er worden
direct backorders voor de componenten genoteerd.
Code 3 (in backorder geen stuklijst):
De beschikbare voorraad wordt genegeerd en het be-
stelde aantal eindproducten wordt direct in back-
order geplaatst.
Rubrieken kortingsregels
Kortingsregels kunt u gebruiken om een korting over de gehele order of een deel daarvan te geven, naast de korting per artikel- resp. vreemd-productregel. Deze korting kan gegeven worden als bedrag of als percentage.
Extra
Een via een kortingsregel ingegeven korting wordt berekend boven de korting in de artikel- of vreemd-productregels.
Bedrag of percentage
Wanneer u de korting als bedrag geeft wordt dit zonder meer op het totaalbedrag van de order in mindering gebracht. Wanneer u de korting als percentage geeft, dan geldt deze over de voorgaande artikel- en vreemd-productregels, vanaf de eerste artikel- c.q. vreemd-productregel, of vanaf de eerste artikel- c.q. vreemd-productregel na de vorige kortingsregels.
Regelnummer 2 N
U kunt ten hoogste 99 regels in een order op-
nemen.
Soort regel (S) 1 A (K = korting)
Op het scherm verschijnt de mededeling:
INGAVE PRIJS, <RETURN>=INGAVE KORTING
Bedrag 7 D 2
Wilt u een kortingsbedrag invoeren, dan kunt u
dit bedrag in het veld PRIJS ingeven.
Percentage 2 D 2
Wilt u de korting als percentage geven, geef dan
<RETURN> in het veld PRIJS, en geef daarna
het kortingspercentage in het veld KORT.
Rubrieken tekstregels
In tekstregels kunt u de begeleidende tekst van een order opnemen: inleiding, eventuele toelichtingen etcetera. U kunt tekstregels rechtstreeks ingeven, of ze oproepen uit het trefwoord OFTK.
Regelnummer 2 N
U kunt ten hoogste 99 regels in een order op-
nemen.
Soort regel (S) 1 A (T = tekst)
Tekstregels hebben een maximale lengte van 70 tekens.
Naast 'gewone' tekstregels bestaan ook 'sluitregels'.
Sluitregels worden na de totalen afgedrukt.
Zij zijn dus geschikt voor het vermelden van leve-
rings- en betalingsvoorwaarden, en de 'onderteke-
ning' van de orderbevestiging. Het regelnummer
van sluitregels moet 80 of hoger zijn.
Per tekstregel kunt u twee afdrukkodes meegeven.
Hiermee bepaalt u waarop de tekst moet worden
afgedrukt:
Code Tekstblokregel afdrukken op:
0 Algemeen
1 Offerte
2 Orderbevestiging
3 Pakbon
4 Afleverbon
5 Factuur (niet op deelfactuur)
Tekstregels zijn specifiek gebonden aan offertes
en orders in de offertemodule en worden dus niet
meegenomen naar inkooporders. Teksten die u van-
uit de offertemodule op de inkooporder moeten
terechtkomen moeten dan ook in het tekstblok van
een artikel- of vreemd-productregel worden opge-
nomen.
Rubrieken vreemd-productregels
In vreemd-productregels neemt u de te leveren goederen of diensten op die niet in het artikelbestand bekend zijn. Deze kunnen dan toch geheel binnen de geautomatiseerde administratie verder verwerkt worden.
Regelnummer 2 N
U kunt ten hoogste 99 regels in een order op-
nemen.
Soort regel (S) 1 A (V = vreemd product)
De regelsoort vult u in bij het invoeren van
een regel. Wanneer U een bestaande regel op-
roept kunt u de regelsoort niet wijzigen; wilt
u bijvoorbeeld een artikelregel door een vreemd-
productregel vervangen moet u eerst de 'oude'
regel verwijderen, waarna u een nieuwe regel
met hetzelfde nummer kunt invoeren.
Tekstblok De omschrijving van het produkt kunt u in één of
meerdere tekstblokregels ingeven, of ophalen
uit het tekstblokkenbestand. De inhoud van
tekstblokregels kunt u naar behoefte aanpassen.
De inhoud van tekstblokregels kunt u naar be-
hoefte aanpassen. Ook kunt u regels verwijderen,
of nieuwe regels tussen- of achtervoegen. Extra
tekstblokken kunt u ophalen door de tekstkode
met <F1> in te geven of door met <F3> te zoeken.
Afdrukcode Voor elke tekstblokregel moet u de afdrukkode be-
vestigen (eventueel na wijziging).
Code Tekstblokregel afdrukken op:
0 Offerte, orderbevestiging, inkooporder
1 Offerte
2 Order(bevestiging) en factuur
3 Inkooporder
4 Offerte en orderbevestiging
5 Offerte en inkooporder
6 Orderbevestiging en inkooporder
7 Pakbon, afleverbon en factuur
Wanneer het tekstblok naar wens is samengesteld
kunt u met <F4> doorgaan naar de volgende rubriek.
Artikelgroep (AG) 2 N
In een vreemd-productregel dient u de artikel-
groep zelf in te vullen.
Bij verdere doorloop worden korting en omzet
volgens deze groep verwerkt. Meer informatie
hieromtrent vindt u in de handleiding van de
afsprakenmodule en de statistiekmodule.
Grootboekcode 2 N
U moet zelf de grootboekcode ingeven. De grootboek-
code bestaat uit de posities 2 en 3 van de relatie-
codes voor de betreffende grootboekrekening in de
400, 500 en 600-serie relatiecodes (zie de beschrij-
ving van de relatiecodes in de systeemdocumentatie).
Kostenplaats 2 N
Hulpkostenplaats 2 N
Wanneer u in de boekhouding met kostenplaatsen en
hulpkostenplaatsen werkt, dient u hier de beide
rubrieken in te geven.
Aantal 7 D 2
Aantal '0' kunt u gebruiken om posten op nacalcu-
latiebasis of stelposten in de order op te nemen.
Het bestelde aantal wordt standaard op de order-
bevestiging afgedrukt.
Prijs 6 D 2
U moet de verkoopprijs zelf invoeren. Deze prijs
geldt over het aantal dat u bij de prijseenheid
ingeeft. De prijs wordt standaard op de order-
bevestiging en de factuur afgedrukt.
Kostprijs(verr.prijs) 6 D 2
U moet zelf deze prijs ingeven. Deze prijs
geldt over het aantal dat u bij de prijseenheid
ingeeft.
Per (prijseenheid) 5 N
U moet de prijseenheid zelf invoeren. U kunt de
de prijseenheid alleen op de orderbevestiging
afdrukken door deze als tekst in het tekstblok
op te nemen.
Korting 2 D 2
Alleen eventuele debiteurenkorting wordt op het
scherm vermeld. Met <RETURN> kunt u het voor-
gestelde percentage overnemen, of u kunt (voor
deze order) een ander percentage ingeven. Het
uiteindelijke kortingspercentage wordt standaard
op de orderbevestiging afgedrukt.
Leverancierscode 6 N
U moet zelf het crediteurnummer ingeven. Via de
<F3>-toets kunt u in het crediteurenbestand zoeken.
Voorraad-indicatie 1 N
Deze rubriek wordt in een vreemd productregel
niet gebruikt. Geef <RETURN> = 0.