732 A/I/M Storingen
Met dit programma legt u storingen en gepland onderhoud aan machines per klant vast en volgt u de afhandeling daarvan.
Onderhoud
Dit programma gebruikt u voor zowel het melden van storingen als het vastleggen van gepland onderhoud. Om vooraf te bepalen voor welke machines u onderhoud moet uitvoeren, is het zinvol regelmatig programma 762 'Overzicht onderhoudsplanning' uit de Contractmodule te draaien. Uit het overzicht blijkt welke machines binnenkort voor onderhoud in aanmerking komen. Het trefwoord TDONDERHOUD bepaalt de periode die u vooruit plant. Voor het melden van onderhoud volgt u in wezen dezelfde procedure als het melden van een storing. Bij het invoeren van de gegevens meldt het programma dat er een onderhoud is gepland; dat gebeurt ook als u alleen een storing wilde registreren voor een machine waarvoor onderhoud is gepland. Op het moment dat het programma u hierop wijst, heeft u de keuze het onderhoud te plannen of te negeren.
Onderhoud door derden
Het kan zijn dat u een storing meldt op een machine waarvan is aangegeven dat onderhoud door derden plaats vindt (zie programma 703 'A/I/M Machines'). In dat geval geeft het programma u de keuze uit:
- De storing alsnog zelf in behandeling nemen, verloop als bij andere machine; - De storing slechts registreren ter bewaking van de afhandeling; gereedmelden kan alleen met programma 734 (Gereedmelden onderhoud derden); wordt ook opgenomen in de historie; - De storing niet registreren.
Bruikleen
Bij het melden van een storing geeft het programma u de gelegenheid aan de klant een machine in bruikleen te geven. Dit meldt u door het artikelnummer van een bruikleenmachine op te geven. Zo'n machine heeft u van een code voorzien met programma 703 'A/I/M Machines'. Als de machine weer terug komt, meldt u dat met programma 735 'Binnenmelden bruikleen'.
Storingsnummer
Bij het aanmaken van een storing genereert het programma een storingsnummer als indentificatie van een storing. Dit nummer is van belang als referentie bij alle programma's die bij het verwerken van storingen betrokken (kunnen) zijn.
Fase
Hier en daar komt u het begrip fase tegen. Dit is een code waarmee u aangeeft in welk stadium de afhandeling van het onderhoud of een storing zich bevindt. De betekenis is als volgt:
- Fase 0 : storing gemeld door programma 732 'A/I/M Storingen', nog
geen monteur toegekend;
- Fase 1 : monteur is toegekend in programma 733 'Toekennen monteur';
- Fase 2-7: zelf te bepalen;
- Fase 8 : afgehandeld in programma 736 'Boeken monteursverslagen';
- Fase 9 : onderhoud door derden.
De codes en bijbehorende omschrijving bepaalt u met het trefwoord FASE.
Onbekende machine
Het is toegestaan dat bij het aanmaken van een storing het machinenummer niet invult. In dat geval geeft het programma de melding: STORING WORDT GEMELD OP ONBEKENDE MACHINE <RETURN> (een onbekend machinetype is niet mogelijk). De reden kan zijn dat u de machinegegevens nog niet heeft aangemaakt of dat het juiste machinenummer niet direkt te bepalen is doordat de klant het niet weet. U kunt, indien u het machinenummer in het geheel niet interessant vindt de storing ook op een algemeen nummer (rubriek 6 in programma 703 = 5) boeken.
Voordat u monteursverslagen kunt boeken, moet u eerst het volgende doen:
- Alsnog machinegegevens aanmaken met het nummer van de machine van deze klant met programma 703 'A/I/M Machines' als dit tenminste nog niet was gebeurd; - De storingsgegevens aanvullen met het machinenummer met programma 744 'Overboeken storing'.
Werkwijze aanmaken Start programma 732.
Klantnummer Geef het klantnummer in of gebruik een zoek-
sleutel met <F1>.
Machinetype, -nummer Geef de code van het machinetype en het machi-
nenummer in of toets <F3> (zoeken machines per
klant) en geef het volgnummer van de betreffende
machine in.
Het is toegestaan dat bij het aanmaken van een storing
het machinenummer niet invult. In dat geval geeft het
programma de melding:
STORING WORDT GEMELD OP ONBEKENDE MACHINE <RETURN>
(een onbekend machinetype is niet mogelijk).
De reden kan zijn dat u de machinegegevens nog niet
heeft aangemaakt of dat het juiste machinenummer niet
direct te bepalen is doordat de klant het niet weet.
Voordat u monteursverslagen kunt boeken, moet u eerst
het volgende doen:
- Alsnog machinegegevens aanmaken met het nummer van
de machine van deze klant met programma 703 'A/I/M
Machines' als dit tenminste nog niet was gebeurd;
- De storingsgegevens aanvullen met het machinenummer
met programma 744 'Overboeken storing'.
Dit mag wel, maar is niet noodzakelijk indien u gebruik
maakt van een 'algemene machine'.
Bevestig met <RETURN> het storingsnummer dat het
programma genereert.
Het kan zijn dat u op dit punt van het programma een
signaal krijgt dat van deze machine het onderhoud door
derden moet worden uitgevoerd. Als dat het geval is,
gaat u op een van de volgende drie manieren verder:
- Toets <F1>: u neemt de storing zelf ter hand; de
afhandeling vindt plaats zoals bij elke andere
machine; vul de overige rubrieken in.
- Toets <F2>: u registreert de storing alleen ter
bewaking van de afhandeling; gereedmelden van de
storing kan alleen met programma 734 'Gereedmel-
den onderhoud derden'; de fase wordt op 9 gezet;
vul de overige rubrieken in.
- Toets <F4>: de storing wordt niet
vastgelegd; u keert terug naar de rubriek klant-
nummer.
Overige rubrieken Vul de overige rubrieken in.
Als er voor de machine onderhoud staat gepland, krijgt
u na ingave van BEZOEKKODE de melding:
ONDERHOUDSBEURT GEPLAND IN WEEK <....> nn nn nn ..
Achter 'WEEK' wordt de eerste in te plannen week afgebeeld;
daarachter volgen alle geplande weken.
U heeft twee mogelijkheden:
- Bevestigen met <RETURN> na eventuele aanpassing van
het vermelde weeknummer; u meldt daarmee onderhoud
(en de vastgelegde storing);
- <F3>: u negeert het geplande onderhoud; het betreft
een storing.
Voor de rubriek BRKLEEN (bruikleen) geeft u het machinetype
en -nummer op van een machine die als code 'bruikleen' heeft
en die u ter beschikking stelt of u laat het programma zoeken
op beschikbare bruikleenmachines met toets <F1> waarna u een
nummer kiest. Het programma onthoudt dat deze machine niet
meer beschikbaar is totdat u meldt dat de machine weer terug
is van de klant met programma 735 'Binnenmelden bruikleen'.
Bevestigen Beantwoord de vraag:
INGAVE AKKOORD ? [J/N].
Na J is de storing vastgelegd en aan een storingsnummer
gekoppeld. Na <F4> breekt u de bewerking af; de nieuwe
gegevens worden niet opgeslagen. Na N heeft u drie moge-
lijkheden:
- Een rubrieksnummer ingeven; vanaf rubriek 5 kunt u
wijzigingen aanbrengen.
- Met toets <F3> aangeven dat u de gegevens wilt ver-
wijderen; het programma vraagt:
WEET U ZEKER DAT U DIT RECORD WILT VERWIJDEREN ? [J/N]
Als u met N of <F2> antwoordt, blijven de gegevens
staan en kunt u wijzigingen aanbrengen; als u met
Jantwoordt, worden de gegevens niet bewaard en
keert het programma terug naar de rubriek KLANT;
- Met toets <F4> herstelt u de gegevens en u krijgt
weer de bij 'Bevestigen' staande vraag te zien.
Werkbon Beantwoord eventueel de vraag:
PRINTEN WERKBON ? [J/N]
Met het trefwoord TDWERKBON, zonder toevoeging, bepaalt
u of deze vraag hier wordt gesteld.
Na N wordt geen werkbon afgedrukt en keert het programma
terug naar de rubriek KLANT. Na J wordt een werkbon afge-
drukt waarop nog geen monteursnummer staat; u kunt deze
bon bijvoorbeeld met andere bonnen gebruiken om het werk
te verdelen.
Het programma keert terug naar rubriek KLANT.
Met <F4> vanaf de rubriek KLANT beëindigt u programma 732,
waarna u terugkomt in het keuzemenu
Werkwijze wijzigen Start programma 732.
Klantnummer Geef het klantnummer in of gebruik een zoek-
sleutel met <F1>.
Machinetype, -nummer Geef de code van het machinetype en het machi-
nenummer in of start een zoekprocedure met toets <F1>.
Toets <F3> is bedoeld voor gebruik bij het aanmaken
van een storing.
Storingsnummer Geef het storingsnummer in (niet als via toets
F1 gezocht is naar een storing).
Rubrieksnummer Geef het gewenste rubrieksnummer en breng de
wijzigingen aan. ALs u voor de laatste rubriek
wilt stoppen, toets dan <F4>.
Bevestigen Beantwoord de vraag:
INGAVE AKKOORD ? [J/N].
Na J worden de wijzigingen doorgevoerd.
Na <F4> breekt u de bewerking af; de nieuwe
gegevens worden niet opgeslagen. Na N heeft u drie moge-
lijkheden:
- Een rubrieksnummer ingeven; vanaf rubriek 5 kunt u
wijzigingen aanbrengen.
- Met toets <F3> aangeven dat u de gegevens wilt ver-
wijderen; het programma vraagt:
WEET U ZEKER DAT U DIT RECORD WILT VERWIJDEREN ? [J/N]
Als u met N of <F2> antwoordt, blijven de gegevens
staan en kunt u wijzigingen aanbrengen; als u met
Jantwoordt, worden de gegevens niet bewaard en
keert het programma terug naar de rubriek KLANT;
- Met toets <F4> herstelt u de gegevens en u krijgt
weer de bij 'Bevestigen' staande vraag te zien.
Werkbon Beantwoord eventueel de vraag:
PRINTEN WERKBON ? [J/N]
Met het trefwoord TDWERKBON, zonder toevoeging, bepaalt
u of deze vraag hier wordt gesteld.
Na N wordt geen werkbon afgedrukt en keert het programma
terug naar de rubriek KLANT. Na J wordt een werkbon afge-
drukt waarop nog geen monteursnummer staat; u kunt deze
bon bijvoorbeeld met andere bonnen gebruiken om het werk
te verdelen.
Het programma keert terug naar rubriek KLANT.
Met <F4> vanaf de rubriek KLANT beëindigt u programma 732,
waarna u terugkomt in het keuzemenu.
Storingen verwijderen
Normaal worden storingsgegevens automatisch verwijderd wanneer u voor de storing een monteursverslg boekt met programma 736 (Boeken monteursverslagen). Dit programma zet de fase op 8 (afgehandeld) waarna de storing niet meer met het programma A/I/M Storingen te benaderen is. Het wil overigens niet zeggen dat de storing aan de machine verholpen is; als er nog werkzaamheden vereist zijn, zult u met programma 732 (A/I/M Storingen) opnieuw een storing moeten melden (met een andere omschrijving van het probleem). Indien u, om welke reden dan ook, een storingsmeldig ongedaan wilt maken, kunt u met dit programma de storingsgegevens verijderen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de storing op een andere wijze is verholpen of als er ten onrechte een melding is gemaakt.
U verwijdert een storing door in de wijzigingstak de storing op te zoeken en op het punt waar u normaal gesproken de te wijzigen rubriek ingeeft toets <F3> te drukken.
Het programma vraagt: WEET U ZEKER DAT U DIT RECORD WILT VERWIJDEREN [J/N]. Maak de gewenste keuze. Na het verwijderen terug naar de rubriek klantnummer.
Informatie storingen
Als u wilt weten welke storingen er van een klant zijn gemeld en wat de status daarvan is, vraagt u met dit programma informatie daarover op. U doet dit door in de wijzigingstak de betreffende storing op te zoeken. De gegevens verschijnen dan op het scherm. Op de plaats waar u normaal de te wijzigen rubriek ingeeft kunt u dan toets <F4> gebruiken om naar de rubriek klantnummer terug te gaan.
Bestand storingen: rubrieken 1 - 9
01 - Klant 6 N
Het nummer van de klant die een storing heeft gemeld.
02 - Type 9 A
De code van een machinetype (aangemaakt met programma
702 A/I/M Machinetype).
03 - Machinenummer 12 N
Het nummer van de machine waarop een storing wordt
gemeld (aangemaakt met programma 703 A/I/M Machines).
Bij het aanmaken van een storing is het toegestaan
dit nummer niet in te vullen. Zie de inleiding en
de procedurebeschrijving onder 'Aanmaken'.
Een onbekend nummer invullen is niet toegestaan.
04 - Storing/ond.per 6 N
Het storingsnummer, de datum en het tijdstip van
melding en eventueel onderhoudsgegevens.
Als u het storingsnummer zelf ingeeft (bij infor-
matie of wijzigingen), moet u een bestaand nummer
ingeven, dat door dit programma is toegekend.
Uitg EEJJWW
Het nummer van de laatste week waarin onderhoud
is uitgevoerd. Wordt door programma na gereedmel-
den ingevuld indien er voor deze machine een
contract van toepassing is en er onderhouds-
periodes zijn ingevuld.
Gepl EEJJWW
Het nummer van de week waarvoor onderhoud is
gepland. Wordt door programma na melden van een
storing ingevuld indien er voor deze machine
een contract van toepassing is en er onderhouds-
periodes zijn ingevuld.
Volg EEJJWW
Het nummer van de week waarin het volgende on-
derhoud plaats zal vinden. Wordt door het pro-
gramma ingevuld indien er voor deze machine een
contract van toepassing is en er onderhouds-
periodes zijn ingevuld.
05 - Contactpersoon 20 A
De naam van de contactpersoon bij de klant.
Komt uit programma 201 (A/I/M Afwijkende adres-
sen) of wordt zelf ingevuld.
06 - Telefoonnummer 12 A
Komt uit programma 200 (A/I/M Debiteuren) of
uit 201 (A/I/M Afwijkende adressen) of wordt
zelf ingevuld.
07 - Probleem 218 A
Omschrijving van de storing.
08 - Bezoekcode 2 N
De code moet zijn aangemaakt met het trefwoord
BEZOEK. Het is aan te bevelen de codes zo op
te bouwen dat u daarmee de probleembeschrijving
in categorieën verdeelt.
09 - Bruikleen 9 A/12 N
Type en nummer van een machine die u heeft aan-
geduid als bruikleenmachine met programma 703
(A/I/M Machines). Als u voor de duur van een
storing een vervangende machine ter beschikking
stelt vult u deze gegevens in. Terugkeer van de
machine meldt u met programma 735 (Binnenmelden
bruikleenmachines). De machine is dan weer
beschikbaar.