Een backup is een kopie van uw programmatuur en uw bestanden. Hoe een backup moet worden gemaakt is afhankelijk van het door u gebruikte besturingssyteem, bijvoorbeeld DOS, Windows, Novell of Unix.

Het beste is dagelijks een backup te maken van alles wat er op de harde schijf staat. De backup bevat dan alle bestanden, alle systeemprogrammatuur en alle pakket programmatuur. Er zijn echter omstandigheden waarbij deze oplossing niet voldoet :

• uw besturingssysteem gebruikt een speciaal programma om een backup van de systeemprogrammatuur te maken
• u zet de machine voor alle veiligheid 's nachts uit, zodat u geen automatische backup kunt laten maken als iedereen naar huis is
• u heeft zoveel op de schijf staan dat het niet meer allemaal op een enkele tape past

Het eerste geval komt bij moderne systemen hopelijk niet meer voor. Het tweede geval zal er toe leiden dat er een kopie moet worden gemaakt die zo min mogelijk tijd kost. Het derde geval maakt een kopie van zo min mogelijk gegevens noodzakelijk. De oplossing voor de beide laatste gevallen is hetzelfde, maak alleen een kopie van wat echt nodig is :

• systeemprogrammatuur alleen na update van het besturingssysteem
• pakketprogrammatuur alleen na ontvangst van programmawijzigingen
• bestanden elke dag

Het is meestal mogelijk om een backup te maken met alleen gewijzigde bestanden vanaf een bepaalde datum en/of sinds de laatste backup. Dit kost een minimum aan ruimte en aan tijd. Doe het echter niet. Maak altijd een volledige kopie van de bestanden. U kunt nooit een backup te veel hebben. Als het echt mis is en u moet een backup terugzetten dan bent u niet in de stemming om een hele rij tapes in de juiste volgorde terug te zetten. Mogelijk is de juiste volgorde zelfs niet te achterhalen of zit bij u op elke tape altijd wel een etiket met de juiste tekst? Verder bestaat het risico dat in de terug te zetten serie tapes plotseling een tape kuren begint te vertonen.

Als u altijd een backup maakt van alle bestanden, weet u zeker dat de bestanden op die tape zonder problemen samen gebruikt kunnen worden. Bij een tape met slechts een deel van de bestanden is dat niet te garanderen. Mocht er eens een tape beschadigd raken waardoor een gewijzigd debiteuren bestand niet zou kunnen worden teruggezet dan kunt u bijvoorbeeld op latere tapes orders hebben staan met onbekende debiteuren. Indien u altijd een backup maakt van alle bestanden zal u deze ellende bespaard blijven.

Maak ook voldoende backups. Gebruik niet elke dag dezelfde tape voor een backup. Het beste is om 10 tapes te gebruiken :

4 voor elke maandag, dinsdag, woensdag en donderdag
4 voor elke week op de vrijdag
1 voor elke maand
1 reserve, voor als een tape kapot mocht gaan

Zorg ook voor een backup waarmee u het systeem kunt opstarten. Vooral PC gebruikers hebben er nogal een handje van om dit te vergeten. Zorg voor een bootfloppy met in ieder geval een juiste versie van \AUTOEXEC.BAT en \CONFIG.SYS plus de benodigde opstartfiles. Het is al akelig genoeg als uw harde schijf kuren vertoond, maar het is nog veel lastiger als de schijf moet worden vervangen en u hierna niet meer op de gebruikelijke manier kan opstarten omdat er geen kopie is van allerlei stuurbestanden en batch files.