In verband met onder andere het onderhoud van gegevens in de bestanden van de modules moeten deze bestanden in de data dictionary worden beschreven met dit programma.

De volgende velden moeten worden ingegeven:

Velden	Type	Lengte	Toegestane waarden
Gegevensgroep	A	6
Omschrijving	A	30
Sleutelvelden	A	30
Module	A	6
Bestand	A	12
Field-separator	A	1	J,j,N,n
Call programma	A	12

• gegevensgroep
  Hier wordt de naam van een gegevensgroep ingegeven. Deze logische naam mag afwijken van veld 5, 'bestand', zijnde de fysieke naam van het bestand zoals dit op het systeem aanwezig is. Dit is bedoeld om ook bestandsnamen met meer dan zes karakters aan te kunnen en meerdere recordsoorten in een en hetzelfde bestand. Meerdere gegevensgroepen kunnen derhalve verwijzen naar het zelfde fysieke bestand, indien een dergelijk bestand uit meerdere recordsoorten is opgebouwd. De gegevensgroep kan met behulp van het programma BESTANDSINDELINGEN verder worden beschreven.

  Wanneer de gegevensgroep is opgebouwd uit een filecode (administratienummer) en een vast gedeelte, wordt de filecode in de naam van de gegevensgroep voorgesteld door een aantal keer de letter x. Op het moment dat de betreffende gegevensgroep (dus eigenlijk de fysieke bestandsnaam, zie veld 5 'fysiek bestand') door de programmatuur moet worden geopend, worden de letters x in de naam vervangen door de filecode, welke in de parameters van relatiebeheer is opgeslagen. De gegevensgroep is dus de naam welke de module relatiebeheer gebruikt en de fysieke bestandsnaam de bestandsnaam, zoals deze op schijf aanwezig is.

• omschrijving
  Hier kan een omschrijving ter herkenning van de betreffende gegevensgroep worden ingegeven. Op een aantal plaatsen in de module relatiebeheer wordt deze omschrijving gebruikt om aan te geven om welke gegevensgroep het gaat.
• sleutelveld(en)
  In de sleutelveld(en) wordt aangegeven uit welke velden van het record de sleutel van het record is opgebouwd. Cijfers staan voor veldnummers, xxx voor het bedrijfsnummer en zaken tussen aanhalingstekens betreffen letterlijke tekst. Bijvoorbeeld 1+"2"+xxx+3 betekent dat het sleutelveld bestaat uit veld 1, plus het karakter 2, plus het driecijferig bedrijfsnummer plus veld 3.
• module
  Het veld, "module" moet alleen ingevuld worden voor bestanden die rechtstreeks gelezen of geschreven moeten worden met relatiegegevens. Bij bestanden die wel behoren tot een module, maar bijvoorbeeld rayon- of landcodes bevatten, moet dit veld leeg blijven.
• fysiek bestand
  Dit veld hoeft alleen te worden ingevuld, indien de naam van het fysiek te openen bestand door de programmatuur afwijkt van de naam van de gegevensgroep. Dit kan bijvoorbeeld van toepassing zijn, indien de fysieke bestandsnaam uit meer dan zes karakters bestaat en/of een bestand bestaat uit meerdere recordsoorten. Met behulp van de gegevensgroep kan de te hanteren naam binnen de module relatiebeheer worden opgegeven en met behulp van het veld 'fysieke bestandsnaam' de echte bestandsnaam zoals deze op uw systeem is gedefinieerd. Indien dit veld niet is ingevuld, wordt het bestand door de module relatiebeheer geopend met de naam van de gegevensgroep. Het fysieke bestand wordt uiteindelijk benaderd met de bij veld 3, zijnde sleutelveld(en) opgegeven sleuteldefinitie.
• field separator
  Als standaardwaarde wordt door het systeem 'J' gebruikt. Met dit veld wordt, door middel van 'J' of 'j', aan het systeem kenbaar gemaakt, of de records van de opgegeven gegevensgroep worden gescheiden door een fieldseparator. Zijn de records in de gegevensgroep niet gescheiden door een fieldseparator dan dient u hier 'N' of 'n' in te vullen.
• call programma
  Dit veld is bedoeld om overweg te kunnen met bestanden waarin meerdere recordsoorten zijn opgeslagen. Er kan een speciaal programma geschreven zijn om de juiste informatie te kunnen tonen. Als zo'n programma niet bestaat, dient hier niets te worden ingevuld.

Men kan bestanden verwijderen die nog aan attributen gekoppeld zijn. Dit kan uw bedoeling zijn, maar vaak is dat niet zo, dus pas op met wat u verwijdert.