Basta versie 5.8
Draai voor de installatie van deze update een overzicht van de permanenceboekingen uit via programma 122 (Overzicht Permanence). Controleer daarna of er nog permanenceboekingen uit de vorige eeuw met een laatste te verwerken periode tussen 70 en 99 aanwezig zijn. Verwijder de permanenceboekingen van deze oude boekjaren met programma 107 A/I/M Permanenceboekingen via de <F3>-toets. Daarna kan de update op het systeem gezet worden. Deze controle is nodig omdat voortaan permanenceboekingen tot eind boekjaar (20)99 ingevoerd kunnen worden en het zeker moet zijn dat oude permanenceboekingen tot eind boekjaar (19)99 verwijderd zijn.
Versie 5.8 van Basta was, net als de versies 5.4 tot en met 5.7, een update waar tussendoor aan gewerkt werd. De onderstaande punten zijn gewijzigd, verbeterd of toegevoegd:
Algemeen:
- Keuze bedrijf (programma 625): Voortaan komt dit programma direct in een info en keuzescherm terecht. Daarin zijn de aanwezige bedrijven te zien en kan meteen een keuze gemaakt worden naar welk bedijf men wil gaan.Basta financiëel:
- Dagboeken: Het aantal financiële dagboeken is uitgebreid. Naast de dag- boeken 1 t/m 19 zijn nu ook de dagboeken 50 t/m 99 beschikbaar. - Algemeen boekingsprogramma: de keuze J/N bij de vraag of het verschil bij het afboeken van een openstaande post van een debiteur of crediteur weg- geboekt moet worden is instelbaar gemaakt. Dit is te sturen via het pro- gramma BPRSRT. Dit programma is ook via de <F1>-toets in BAX130 (meestal programma 616) of BAX135 te bereiken via keuze <4>. - Permanenceboekingen: alle millenniumregels zijn met ingang van oktober 2007 uit de permanence-programma's verwijderd. Nieuw ingevoerde permanence- boekingen kunnen tot het einde van boekjaar 2099 ingevoerd worden. - Module automatische betalingen crediteuren (meestal programma 329): deze module is uitgebreid met de mogelijkheid om betalingen aan crediteuren in andere EU-landen via ABN AMRO BTL91 in combinatie met ‘OfficeNet’ te verwerken. Als proef zijn ook de RABO- en de ING-bank toegevoegd. Voor deze optie zijn nieuwe aanvullende bankgegevens voor uw eigen bankgege- vens en aanvullende bankgegevens voor de crediteuren nodig. De eerste keer dat bepaalde programma’s na de installatie van deze versie van Basta gestart worden, wordt automatisch gemeld dat een conversie nodig is. Deze programma’s en conversies zijn: - Programma 329 (Automatische betalingen): uw eigen bankgegevens moeten met een aantal velden uitgebreid worden. Het menuprogramma van deze module controleert na de start of deze eerste conversie al uitgevoerd is. Is dat nog niet het geval, dan vraagt dit programma of de conversie gestart moet worden. Na het ingeven van <J> wordt de conversie uitgevoerd en daarna meldt het programma dat de bankgegevens aangevuld moeten worden. Het pro- gramma “A/I/M Bankgegevens” van deze module start automatisch. Controleer iedere door u gebruikte bank en vul de nieuwe gegevens in. Het BTL91- formaat verwacht voor de plaats van de bank en uw eigen vestigingsplaats een postcode. Vermeld daarom in de "Postcode/plaats"-velden voor de plaatsnaam (eventueel afkorten) de postcode. Plaats één spatie tussen de cijfers en de letters van de postcode en ook een spatie tussen de postcode en de plaats. De RABO-bank controleert daar op! Het nieuwe veld ‘Land opdrachtgever’ is verplicht en het nieuwe veld ‘Code bedrijfstak Kamer van Koophandel’ is een gewenst veld, maar niet verplicht. Deze velden kunnen ook achteraf via keuze 12 en vervolgens optie 2 van programma 329 ingevoerd worden. - Programma 300 (A/I/M Crediteuren), 301 (Info crediteuren) of programma 329: ook de bankgegevens van de crediteuren moeten uitgebreid worden. De genoemde programma’s controleren allemaal of deze tweede conversie al uitgevoerd is. Is dat ook hier niet het geval, dan vraagt het betreffende programma of deze conversie gestart moet worden. Na het ingeven van <J> wordt de conversie uitgevoerd en na de melding dat de conversie uitgevoerd is, wordt het oor- spronkelijk aangevraagde programma gestart. - Het is belangrijk dat u daarna via programma ‘A/I/M Crediteuren’ de bank- gegevens voor alle crediteuren in andere EU-landen, die u met de nieuwe optie wilt gaan betalen, aanvult. Het veld ‘Code bank/giro’ moet bij deze crediteuren op ‘3’ staan of op ‘3’ gezet worden. Kiest u voor het wijzigen van dat veld of voor het wijzigen van één van de bijbehorende velden ‘Bank- /gironummer’, ‘Naam bank’ of ‘Plaats bank’ als het veld ‘Code bank/giro’ al op ‘3’ staat, dan moet een nieuw scherm verschijnen dat de naam “Onder- houd bankgegevens buitenland” heeft. Let op: neem contact met ons op als dat nieuwe scherm niet verschijnt. Het kan zijn dat u een individuele ver- sie van het programma gebruikt dat nog aangepast moet worden, of het veld "Zoeksleutel bank-/giro-/fakt.nr." staat in het betreffende bedrijf niet goed. Deze dient via programma "BAX135", keuze "Muteren bedrijf" op bij- voorbeeld "1" gezet te worden. In het nieuwe scherm voor de bankgegevens kunnen per crediteur de nieuwe velden ‘IBAN’, ‘BIC’ en ‘ISO-landcode bank’ ingegeven of gewijzigd worden. Per veld is aangegeven of dat veld voor een betaling via BTL91 optioneel of verplicht is. De velden ‘IBAN’ en ‘BIC’ zijn bijvoorbeeld verplichte gegevens, die u bij uw leverancier kunt opvragen. Controleer of alle andere bankgegevens ook gevuld zijn, zoals naam en plaats van de bank. Het Bank-/gironummer wordt alleen vastgelegd voor de eventuele koppeling met de module ‘Verwerking elektronisch dagafschrift’, voor de beta- ling zelf zijn de IBAN en BIC van belang. De plaats van de bank is verplicht bij een boeking via BTL91, net als de bijbehorende ISO-landcode. Zorg dat alle velden gevuld zijn en controleer verder of het BTW-nummer van de cre- diteur aanwezig is, met name de eerste 2 posities van het BTW-nummer, de ISO-landcode, zijn van belang. Bij het testen hebben wij gemerkt dat in ieder geval de ABN-AMRO de IBAN-nummers niet goed inleest als daarin streep- jes zijn opgenomen. - De programma’s ‘A/I/M Crediteuren’ van Meuta en Kavta zijn aan deze versie van Basta aangepast. Drankta kent geen eigen versie van dit programma en ge- bruikt de Basta-versie. - Voor de opbouw van de betaaladviezen voor betalingen via BTL91 gebruikt u, net als anders, keuze 1 van programma 329, ’Betaaladviezen opbouwen’. Geef de gewenste datum vanaf en datum tot en met in. Kies daarna voor de nieuwe optie 4, ‘Betalingen EU via BTL91 en IBAN/BIC’. Let op: met keuze 4 worden alleen de te betalen facturen voor crediteuren met ‘Code bank/giro’ = ‘3’ in het bestand met de betaaladviezen opgenomen, waarvan de bankgegevens vol- ledig gevuld zijn, dus inclusief ‘IBAN’ en ‘BIC’. Kies voor deze verwerking dus niet voor optie 3 (Buitenland) of ga het bestand met de betaaladviezen daarna ook niet aanvullen met één van de andere opties (0 t/m 3 of de <F1>- toets). Kies na de opbouw van een betaaladvies met optie 4 meteen voor <F3>, het beginmenu. Werk dit betaaladvies daarna eerst volledig af, voordat u een ander type betaaladvies gaat maken. - Tijdens het opbouwen van de betaaladviezen (keuze 1 van de module) wordt voortaan gecontroleerd of de code bankgiro in het bestand FBAK15 (facturen crediteuren op betaaldatum en daarbinnen op code bankgiro) nog juist is. Zonodig wordt het betreffende record aan de hand van de actuele code uit de crediteur aangepast. In dat geval wordt ook het actuele giro- of bank- nummer opgenomen in het betaaladvies. - U kunt keuze 2 en 3 van het menu gebruiken om de betaaladviezen af te drukken of te wijzigen. - Verwerk de betaaladviezen met betalingen EU uit optie 4 met de nieuwe keuze 6 van het hoofdmenu, ‘Betaalopdrachten EU verwerken (BTL91 IBAN/BIC)’, en niet met keuze 4 van dat menu, ‘Betaalopdrachten verwerken (ClieOp03)’. Die verwerking is alleen bedoeld voor de binnenlandse betalingen via ‘ClieOp03’. De bediening en de keuze’s van de verwerking via BTL91 zijn wel gelijk aan die van keuze 4 en worden daarom hier niet verder besproken. Wel dient de gewenste bank gekozen te worden (op dit moment ABN/AMRO, RABO of ING) en wordt het bestand met betaaladviezen gecontroleerd of alleen betalingen voor de EU aanwezig zijn en de bankgegevens volledig gevuld zijn. Zo nodig krijgt u waarschuwingen bij welke crediteur dat niet het geval is. Het uiteindelijke bestand met de betaalopdrachten heet altijd A00BTL91.TXT en dat bestand moet op de gebruikelijke wijze overgebracht worden naar de pc waar bijvoorbeeld het OfficeNet-pakket aanwezig is. Volgens de documentatie van de ABN AMRO dient het bestand met de betaalopdrachten voor BTL91 in de directory ‘in- stallatiedirectory’\BTL91 van OfficeNet terecht te komen. Het bestand bevat geen Des Hash code (deze is ook niet verplicht) en om BTL91 bestanden zonder deze code te importeren moet de hoofdgebruiker in het OfficeNet- pakket onder ‘Instellingen’, ‘Geavanceerd’, de optie ‘Buitenlandse beta- lingen zonder hash accepteren’ aanvinken. - Aanvullende criteria waar u rekening mee dient te houden: - Overgemaakte bedragen zijn altijd in euro’s. - Per EU-betaling kan maximaal 50.000,00 euro overgemaakt worden. - De kosten voor de verwerking van de betaling worden gedeeld tussen de opdrachtgever en de begunstigde. - Vul het rekeningnummer van de begunstigde correct en in IBAN formaat in. - Vermeld de correcte en volledige BIC van de bank van de begunstigde. - De rekening van de begunstigde moet in één van de EU-landen worden aange- houden, vul daarom de plaats van de bank en de ISO-landcode correct in. - Aanvullende betalingsinstructies zijn niet mogelijk. - Module elektronisch bankafschrift: in deze module zijn enkele aanpassingen gemaakt: - Bij de verwerking van het bestand met de bankafschriften van de ING-bank volgens de ‘Swift MT940’-indeling is gebleken dat men de recordcode van het record, waar het afschriftnummer in staat, veranderd heeft. Het con- versieprogramma (keuze 2 van het menuprogramma) kan nu ook de nieuwe in- deling aan, waardoor het afschriftnummer weer zichtbaar is bij de inge- lezen bankmutaties. - Net als in het algemeen boekingsprogramma worden bij het afletteren van facturen bij keuze ‘5’ van deze module, het handmatig afstemmen, de open- staande posten naar keuze op factuurnummer of op factuurdatum (nieuw in deze release) getoond. Deze volgorde is instelbaar via programma BAX135 (intikken achter ‘Keuze:’, wel eventueel met hoogste prioriteit inloggen) of via BAX130 (meestal programma 616). In het vervolgscherm binnen die programma’s kan via keuze ‘4’ (programma BPRSRT, ook direct opstartbaar achter ‘Keuze:’) de volgorde van de facturen bij het afletteren ingesteld worden: op nummer (default) of op factuurdatum. In dat geval worden tij- dens het afletteren de openstaande posten even snel gesorteerd en getoond op factuurdatum, de oudste factuur eerst (alleen bij het afletteren, niet bij de info’s). - Bij het invoeren van een vooruitbetaling of bij het boeken van een restant bij het afletteren wordt vanaf deze release in hetzelfde programma “hand- matige afstemming” voor de nieuwe openstaande post/factuur de factuurdatum getoond. Het programma vraagt of deze datum goed is, net als al in het algemeen boekingsprogramma. Aanpassen van de factuurdatum is mogelijk. Deze factuurdatum wordt in het tussenbestand opgenomen en bij het door- verwerken (keuze 7) gebruikt bij het aanmaken van de betreffende open- staande post/factuur. Bestaat deze op dat moment al wel, dan blijft de oorspronkelijke factuurdatum gehandhaafd. - Fout 12 (bestand niet aanwezig) in het onderdeel ‘Onderhoud constanten’, keuze ‘Onderhoud bankrekeningen’, bij het verwijderen van oude bankreke- ningen als het betreffende bedrijf verwijderd is, is opgelost. Wel krijgt men de melding dat het betreffende bedrijf onbekend is. Na <RETURN> gaat het programma verder en kan het bankrekeningnummer verwijderd worden. - “Girotel zakelijk” levert tegenwoordig de rekeninginformatie aan in “Swift MT940”-formaat, net als bijvoorbeeld de ING-bank en de ABN/AMRO-bank. Het conversieprogramma kan dat formaat nu aan voor “Girotel zakelijk”. In het testbestand dat wij ontvingen om te testen ontbraken echter de rekening- nummers van de betalers. Het gevolg is, dat deze betalingen alleen via de “handmatige afstemming” verwerkt kunnen worden. - Nieuw programma BADRES: met dit nieuwe gratis programma, dat u eventueel met programma 607 (A/I/M Programma’s) op een vrije plaats in het menu kunt zetten, kunt u op eenvoudige wijze de adresgegevens van een Basta-debiteur op het scherm oproepen en deze gegevens via ‘kopiëren en plakken’ naar een ander document overzetten (bijvoorbeeld naar een Word-document). De gegevens kunnen via de ingave van het debiteurnummer of via een zoeksleutel benaderd worden. Het programma doet een poging om de gegevens naar hoofd- en kleine letters om te zetten bij het tonen van het standaardadres en het eventuele afwijkende afleveradres of factuuradres. De manier waarop het ‘kopiëren en plakken’ plaats moet vinden is afhankelijk van het gebruikte terminalemula- tiepakket. Bij “Tera Term (Tterm Pro)” sleept u de muis met ingedrukte linkermuisknop over de te kopiëren tekst zodat deze ‘geselecteerd’ wordt. Daarna kies u voor ‘Edit’ (in de bovenbalk) en vervolgens voor ‘Copy’ of u gebruikt ALT+C. De geselecteerde tekst wordt daardoor naar het klembord overgebracht. Bij “Hostaccess” sleept u ook de muis met ingedrukte linker- muisknop over de te kopiëren tekst zodat deze ‘geselecteerd’ wordt. Daarna klikt u op de rechtermuisknop en kiest u voor ‘Copy’ om de tekst naar het klembord over te zetten. In het document, waar u het betreffende adres in wilt gaan gebruiken, gebruikt u de “plak”-functie van het betreffende pakket om het adres weer van het klembord af te halen. In Word doet u dat bijvoorbeeld via ‘Edit’ en ‘Paste’ (of CTRL+V). Op het veld “Debiteur” kunt u ook via de <F1>-toets naar de crediteur-versie dan dit programma, BADRCR, gaan. - Nieuw programma BADRCR: dit gratis programma doet hetzelfde voor de cre- diteuren als BADRES voor de debiteuren doet, alleen kennen de crediteuren geen afwijkende adressen. Via de <F1>-toets op het veld “Crediteur” kunt u naar de debiteur-versie van dit programma, BADRES, gaan. - Nieuw hulpprogramma BPRACR: dit is een automatisch lopend hulpprogramma om records uit de aanvullende crediteurbestanden FBAK41 (Basta) en FMAK11 (alleen Meuta) te verwijderen als de betreffende crediteuren niet meer aanwezig zijn. Bestand FMAK11 wordt overgeslagen als het niet aanwezig is bij andere pakketten zoals Kavta. - Menuprogramma: voortaan zijn bij gebruikers met een prioriteit lager dan 9 ook de mogelijkheden “uit” en “tim” (dus in kleine letters) toegestaan. “UIT” en “TIM” waren altijd al wel mogelijk. - Nulstellen administratie BAXNUL: het programma om een complete administratie financieel leeg te maken (op nul stellen) is herzien en uitgebreid met alle in de loop van de tijd aan Basta financiël toegevoegde bestanden. Het programma vraagt wel of de twee bestanden met de tekstblokken, die aan de debiteuren en crediteuren gekoppeld zijn, ook leeggemaakt moeten worden. Advies: bevatten deze tekstblokken alleen informatie over openstaande pos- ten, dan leegmaken. - Zoeken naar grootboekrekeningen: in een aantal boekingsprogramma’s werden in het geval van de aanwezigheid van twee boekjaren in combinatie met het boeken in de eerste periode van het volgende boekingsjaar bij het zoeken naar grootboekrekeningen een verkeerde keuze voor de boekjaren voorgesteld. Dit is hersteld in deze update. - Budgetvergelijking (programma 152): dit programma is uitgebreid met de vraag of het betreffende overzicht gesorteerd op code balans/verlies & winst afgedrukt moet worden. - Info financiële historie (als onderdeel van programma 100): deze info handelde de periode-totalen aan het einde van een boekjaar niet goed af, terwijl de- zelfde info via programma 128 (info financiële historie) wel de juiste ge- gevens toonde. Dat is met deze release gecorrigeerd. - Info historische saldi (programma 124): op verzoek is het onderdeel “Overzicht in ASCII-formaat” van deze module bij de keuze’s 3 (de kolommenbalans), 4 (de proefsaldibalans), 5 (het overzicht verlies & winst), 6 (de gecompri- meerde balans) en 7 (het gecomprimeerde verlies & winstoverzicht) uitge- breid. Het is voortaan mogelijk om bij de keuze <F1> (actuele huidige periode) in plaats van die periode de actuele huidige stand van het vorige boekjaar, dus van de correctieperiode, over te zetten naar ASCII-formaat. Beantwoord daarvoor de vraag ‘Wilt u vorig boekjaar overzetten’ met ‘J’ of kies bij de proefsaldibalans voor optie ‘1’ (Balans van het voorgaande jaar tijdens onderstaande periode). Deze keuze’s zijn bij de actuele hui- dige periode alleen beschikbaar als het vorige boekjaar nog niet afgeslo- ten is. De betreffende bestanden krijgen in hun naam achter het jaar en periode de tekst ‘corr’ mee, zodat de ASCII-bestanden, die betrekking op de correctieperiode hebben, te onderscheiden zijn. Genoemde keuze’s zijn overigens ook mogelijk bij een al afgesloten periode, zolang het vorige boekjaar op het moment van afsluiten van die periode nog niet afgesloten was. In het ASCII-bestand wordt dan de stand van het vorige boekjaar (de correctieperiode) opgenomen op het moment van het afsluiten van de betref- fende periode van het volgende boekjaar. - Aanpassing SPLSUN: voortaan is het mogelijk om tijdens het bekijken van een printbestand via de pijltjestoetsen ‘omlaag’ en ‘omhoog’ (‘page down’ en ‘page up’ werken ook) direct het volgende of het vorige printbestand te bekijken. Hiermee kan veel sneller een bepaald printbestand opgezocht wor- den, omdat je niet steeds terug hoeft te gaan naar het zoekscherm met de printbestanden. In het overzicht van de printbestanden is voortaan ook de grootte van het overzicht te zien. Verder kan via functietoets <F1> naar het nieuwe programma SPLASC gegaan worden om een printbestand om te zetten naar ASCII-formaat (tekstformaat), zodat het inlezen in bijvoorbeeld de kolommen van een spreadsheet zoals Ms-Excel van een printbestand mogelijk is (zie later in deze documentatie). Tijdens het tonen van een printbestand wordt voortaan achter de tekst “**** NIEUW BLAD ****” tussen twee haakjes getoond hoe vaak in het betreffende printbestand een bladwissel heeft plaatsgevonden. Dat gegeven kan gebruikt worden om bij de herafdruk een gedeelte van het printbestand af te kunnen drukken. Lang niet alle printbestanden zijn voorzien van een bladtelling (pakbonnen, facturen) en daarom is voor deze mogelijkheid gekozen. De herafdrukfunctie, tijdens het tonen van een printbestand te bereiken via de <F7>-functietoets, is als proef voorzien van de mogelijkheid om een ge- deelte van een printbestand opnieuw af te drukken. Om deze nieuwe optie te kunnen gebruiken moet het printernummer met <F3> ingegeven worden. Vervol- gens kan aangegeven worden welk deel van het printbestand opnieuw afgedrukt moet worden. Dat gaat altijd op basis van “bladwissel vanaf” en “bladwissel t/m”. De telling van het aantal bladwisselingen is bij het tonen van het printbestand te zien achter de tekst “**** NIEUW BLAD ****” en is tussen twee haakjes afgebeeld. Om vanaf het begin te kunnen printen kan bij “blad- wissel vanaf” een ‘0’ worden ingegeven. Wilt u een printbestand in zijn ge- heel opnieuw afdrukken, geef dan het printernummer met <RETURN> in. Dat is overigens ook een veel snellere optie omdat het printbestand in zijn geheel opnieuw aan de printer aangeboden wordt. Vervolgens vraagt het programma of de ingegeven start- en eindpunten goed zijn. Na de goedkeuring wordt de bladwissel, die als beginpunt opgegeven is, opgezocht en vanaf dat punt wordt het printbestand afgedrukt tot en met de bladwissel die als eindpunt opgegeven is. Deze herafdruk heeft voorlopig een experimenteel karakter omdat printbestanden uiterst complex van inde- ling zijn. Geen garantie kan gegeven worden dat bij deze vorm van her- afdruk alles 100% juist wordt afgedrukt omdat het printbestand nu in stuk- jes en beetjes aan de printer aangeboden moet worden. - Omzetten spoolfile naar ascii-formaat SPLASC: met dit nieuwe, gratis, pro- gramma kan een poging ondernomen worden om een spoolfile (printbestand) om te zetten naar ASCII-formaat, waardoor het mogelijk wordt om een over- zicht in te lezen in de kolommen van bijvoorbeeld een spreadsheet zoals Ms-Excel. Voor de scheiding tussen de kolommen in het ASCII-bestand en het decimaal- teken in aantallen en bedragen worden ook de stuurgegevens van programma 124 (Info historische saldi), keuze 1, gebruikt. Deze stuurgegevens moe- ten aanwezig zijn, anders volgt een melding bij de start van het pro- gramma dat deze stuurgegevens nog ontbreken. Na de start van het programma kan een printbestand op dezelfde manier op- gezocht en bekeken worden als bij optie 5 (‘Info spoolfiles’) van het pro- gramma SPLSUN. Eerst de betreffende printer kiezen en daarna worden de bij die printer aanwezige spoolfiles (printbestanden) getoond. Overigens kan in het programma SPLASC bij de selectie van de printer via functietoets <F1> ook naar het programma SPLSUN toegegaan worden, net zoals het ook mogelijk is om van SPLSUN naar SPLASC over te stappen via functietoets <F1> in het hoofdmenu. Selecteer het gewenste printerbestand. Ook in dit pro- gramma zijn de nieuwe bladerfuncties uit SPLSUN aanwezig, waardoor via de pijltjestoetsen ‘omlaag’ en ‘omhoog’ (‘page down’ en ‘page up’ werken ook) direct het volgende of het vorige printbestand te bekijken is. Om het overzetten naar ASCII-formaat te starten kan tijdens het bekijken van het print-bestand de <F8>-functietoets (‘Ascii’) gebruikt worden. Bij SPLSUN wordt dan de zogenaamde splint-optie gestart. Dat is ook een soort ASCII-bestand, maar dan één waarbij iedere printregel een gewone tekstregel wordt. Dit type bestand is eigenlijk alleen goed in te lezen in een tekst- verwerker. Het ASCII-bestand uit SPLASC is vooral bedoeld om een printbe- stand, waarin veel aantal- en bedragkolommen staan (omzetoverzichten, sta- tistische overzichten) om te zetten naar een ASCII-formaat dat beter bruik- baar is in spreadsheets als een bestand uit de splint-optie van SPLSUN. Het overzetten van een printbestand naar ASCII-formaat bestaat uit een aan- tal fasen. In de eerste fase, die het langste duurt, wordt de kolomindeling van het overzicht bepaald. Hiervoor worden maximaal alleen de eerste 4000 printregels gebruikt, anders duurt deze fase bij zeer grote overzichten wel erg lang. In de korte tweede en derde fase wordt deze indeling geoptimali- seerd. Uit de eerste reacties van gebruikers is gebleken dat de indeling van de ko- lommen soms wat handmatige bijstelling kan gebruiken. Daarom wordt na deze fase van het programma de voorgestelde indeling van de kolommen op het beeld- scherm getoond: [K1 ][K2 ][K3 ] ... [K.. ] Daaronder eventueel de bedrijfsnaam en de omschrijving van het overzicht uit de eerste bladkop. Vervolgens verschijnen de regels uit het overzicht, ge- splitst volgens de voorgestelde kolomindeling. Ieder veld, dat straks in het ASCII-bestand in een aparte 'cel' komt te staan, staat ook tussen blokhaken afgebeeld, bijvoorbeeld: [ 01001][KAS ][ 1050.00] ... [ 2075.00] Via de <RETURN>-toets verder bladeren, via de <F2>-functietoets opnieuw vanaf het begin van het document de kolommen tonen of via de <F9>-functie- toets de verder naar rechts staande kolommen tonen. Waarschijnlijk valt het nu direct op als ergens een kolom te groot of te klein is, een kolom nog gesplitst moet worden in twee aparte kolommen of twee kolommen juist weer samengevoegd moeten worden tot één kolom. Dat kan via de <F1>-functietoets geregeld worden. Let op: bijna altijd zullen mintekens van bedragen in de volgende kolom worden afgebeeld. Daar hoeft de kolomindeling echter niet voor aangepast te worden. Tijdens het defi- nitieve overzetten zorgt het programma er voor dat de mintekens bij de juiste bedragen terechtkomen. Bij het aanpassen van de kolomindeling kan per kolom in een klein 'window' de voorgestelde lengte van de kolom groter of kleiner gemaakt worden. Het programma zal daarna de beginpositie en de lengte van de volgende kolom automatisch aanpassen. De lengte van de laatste kolom kan niet gewijzigd worden omdat dat altijd de rest van de regel is. Het programma geeft dan de melding dat het einde van de kolomindeling bereikt is en begint daarn weer bij de eerste kolom. Om het effect van een aanpassing te zien kan de <F4>-functietoets ('Einde') gebruikt worden. Het overzicht wordt dan volgens de eventueel gewijzigde kolomindeling getoond. Uiteraard kan de kolomindeling daarna opnieuw aan- gepast worden via de <F1>-functietoets. Het kan zijn, dat een bepaalde kolom in twee aparte kolommen gesplitst moet worden. Geef dan de lengte van de eerste kolom in met de <F1>-functie- toets. Deze lengte moet kleiner zijn dat de oude lengte van de te split- sen kolom. Het programma voegt daarna automatisch een nieuwe kolom toe en rekent ook de lengte van de nieuwe kolom uit. Daarna kan eventueel de lengte van de tweede, toegevoegde, kolom nog aangepast worden. Het effect van het splitsen van de kolommen kan daarna direct bekeken worden door de <F4>-toets te gebruiken, zoals hiervoor beschreven is. De laatste mogelijkheid is het samenvoegen van twee kolommen. Gebruik daarvoor de <F3>-functietoets op het veld lengte van de eerste van de twee betrokken kolommen. Het programma telt de lengte van de twee ko- lommen op en verwijdert de kolomscheiding. Het effect van het samen- voegen van twee kolommen kan direct bekeken worden door de <F4>-toets te gebruiken. Als de kolomindeling in orde is, kan de laatste fase, het omzetten van het hele printbestand volgens de kolomindeling naar ASCII-formaat, ge- start worden. Daarvoor kan de <F8>-functietoets ('Bestand aanmaken') gebruikt worden. De kolomomschrijvingen worden zo goed mogelijk, op basis van de posities van de onderliggende kolommen, eenmalig boven de kolommen gezet. Omdat deze omschrijvingen bij de overzichten lang niet altijd precies boven de kolommen staan, kan het gebeuren dat enkele tekens van kolomomschrijvingen in de vorige of de volgende kolom terechtkomen, maar dat kan eenvoudig handmatig in de spreadsheet aangepast worden. Deze kolomindeling wordt maar één keer in het bestand opgenomen. Bij de overige bladwisselingen van het overzicht worden de kopregels overgeslagen. Na het aanmaken wordt de naam van het bestand in ascii-formaat getoond. De naam bestaat uit de tekst “spl”, gevolgd door de 1e drie tekens van de login-naam van de gebruikers. De extensie is altijd ‘.txt’. Via een pro- gramma als ‘Windows verkenner’ kan het bestand op de gebruikelijke wijze naar een pc overgebracht worden. Ook het openen van het bestand en inle- zen van het ASCII-bestand gebeurt op dezelfde manier als een bestand uit bijvoorbeeld programma 124 (Info historische saldi). Na het inlezen van het bestand hoeft u alleen eventueel de kolomopschrif- ten wat aan te passen, eventueel de kolommen wat te verbreden of kleiner te maken en de eigenschappen van de kolommen wat aan te passen. - Omzetten printbestand naar ascii-formaat WINASC onder ‘Windows’: de boven- genoemde programma’s SPLSUN en SPLASC zijn vooral gericht op Sun-systemen, omdat deze beschikken over een printsysteem onder de unix-variant “Solaris” met spoolfiles die gemakkelijk te benaderen zijn door deze twee programma’s. Bij het werken onder “Windows” is dat een heel ander verhaal. Zodra de te printen gegevens naar een printer onder “Windows” zijn gestuurd, zijn deze niet meer te benaderen en is het aanmaken van een bestand in ASCII-formaat dus ook niet mogelijk. Door een relatief eenvoudige aanpassing in de configuratie van Bbx of Visual Pro5 kan echter een nieuwe printer gedefinieerd worden, die de gegevens in een printbestand opslaat in plaats van naar een printer stuurt. Met het nieuwe, gratis, programma WINASC kan een poging ondernomen worden om dit printbestand om te zetten naar ASCII-formaat, waardoor het ook onder ‘Win- dows’ mogelijk wordt om een overzicht in te lezen in de kolommen van bij- voorbeeld een spreadsheet zoals Ms-Excel. Stel dat printer P12 nog niet door u gebruikt wordt, dan kan in het confi- guratiebestand “config.bbx” de volgende regel toegevoegd worden: ALIAS P12 ./spl "printbestand" O_CREATE,O_TRUNC,SPCOLS=250,CPCOLS=250 U kunt eventueel meerdere printers (P12, P13, P14 et cetera) op deze manier toevoegen, maar u moet dan ook meerdere printbestanden gebruiken (./spl1, ./spl2, ./spl3 et cetera). Het aanpassen van de configuratie kunt u in principe zelf onder onze tele- fonische begeleiding uitvoeren. Neem daarvoor even contact met de helpdesk op. Het kan zijn dat al een dergelijk printbestand in de configuratie be- staat, maar de kans is groot dat het printbestand op een verkeerde plaats terechtkomt en dat de definitie van het printbestand niet helemaal goed is. Meestal ontbreekt ‘./’ voor de naam ‘spl’ en is de regel aangevuld met ‘,FF=’. Om goed met ‘WINASC’ te kunnen werken moet de bestaande definitie gewijzigd worden, zodat de regel meer overeenkomt met bovenstaande voor- beeldregel, dus ‘./’ toevoegen voor de naam 'spl' en ‘,FF=’ verwijderen. Na de start van het programma WINASC vraagt het programma om de naam van het printbestand. Standaard komt het programma op met ‘spl’, maar als u met meerdere printbestanden werkt, dan kunt u ook ‘spl1’, ‘spl2’ of ‘spl3’ ingeven, als u tenminste de namen uit bovenstaand voorbeeld overgenomen heeft. Daarna is de bediening van dit programma gelijk aan die van SPLASC. In principe wordt bij de conversie naar ASCII-formaat via de <F8>-functie- toets een bestand “spl.txt” in de werkdirectory van Bbx of Visual Pro5 aangelegd. Meestal is dat in C:\basis\vpro5, maar dat is afhankelijk van de instellingen op uw systeem. Als u belt voor de aanpassing van de con- figuratie, dan kan dat meteen even nagekeken worden. Met een programma als “Ms-Excel” kunt u dan het genoemde bestand opzoeken, openen en importeren in een spreadsheet. - Irismodule: het CBS heeft per 1 januari 2006 het 'GEONOM'-gegeven definitief vervangen door de eerste twee tekens van het btwnummer van de debiteur of de crediteur, de landcode. Dit heeft tot gevolg dat de koppeling tussen de land- code en de GEONOM-code in het constantenbestand niet meer nodig is. Vanaf het moment van de installatie van deze versie worden in de Iris-boekingen de land- code van de debiteur of de crediteur opgenomen in plaats van de GEONOM-code. Bij het aanmaken van het ascii-bestand met de boekingen voor het Irispakket worden eventueel in de boekingen aanwezige GEONOM-codes automatisch omgezet naar de overeenkomstige landcode. U dient bij het inlezen van het ascii-bestand in het Irispakket de lengte van het betreffende veld ‘Land van herkomst/bestemming’ te verkleinen van 3 naar 2 posities omdat de GEONOM-code 3 posities lang was en de landcode uit de btwnummers nog maar twee posities lang is. De rest van de posities is onge- wijzigd. Nu kan het zijn, dat een ascii-bestand aangemaakt is met de oude codes en dat de boekingen door het Irispakket geweigerd worden. Bij deze update is een conversieprogramma gevoegd om dit ascii-bestand te converteren. Dit programma heet BAIRCN. Na de start van het programma vraagt het programma om de naam van het ascii-bestand met de Irisgegevens. Zorg dat het bestand dus nog in /usr/bbx/tmp staat. Geef de juiste naam van het bestand in. Het programma opent het bestand voor exclusief gebruik. Daarna vraagt het programma om de naam van het nieuwe, geconverteerde uitvoerbestand. Deze naam kan niet de- zelfde naam zijn als het invoerbestand. Bestaat het bestand al, dan vraagt het programma of het bestand overschreven mag worden, geef <J> of <N> in. Vervolgens wordt het invoerbestand geconverteerd. De eventuele GEONOM-codes worden naar de bijbehorende landcodes geconverteerd. Daarna kan het uitvoer- bestand met het resultaat overgezet worden naar de pc met Iris en moet het inlezen nu beter gaan. Vergeet niet om bij de importgegevens de lengte van het veld ‘Land van herkomst/bestemming’ van 3 naar 2 posities te verkleinen. - Algemeen boekingsprogramma: bij boekingen in een dagboek zonder vaste tegen- rekening (memoriaal) werd het saldo van de “tijdelijke tegenrekening” (wanneer men boekt op debiteuren of crediteuren) niet altijd correct getoond. Dit speelde alleen in een jaarovergangs-situatie en is verbeterd.