300 Aanmaken/info/muteren crediteuren
Met programma 300 maakt u nieuwe crediteuren aan of wijzigt u bestaande crediteuren. Maakt u gebruik van de Btw-module en van de Iris-module (statistiek CBS) dan kunnen naast de stamgegevens ook de crediteurgegevens voor deze modulen ingevoerd of gewijzigd worden. Met het programma kunt u ook informatie van de stamgegevens op het beelscherm oproepen of crediteuren uit het systeem verwijderen.
Regelmatig is de vraag gesteld wanneer men de mogelijkheid krijgt om meer crediteurgegevens zoals een webadres, een emailadres en contactpersonen in te geven. Met andere woorden: het toevoegen van een stukje extra relatiebeheer. Daarvoor zijn na de eventuele Btw- en Irisschermen twee nieuwe schermen toegevoegd. Het eerste scherm is een scherm met algemene aanvullende gegevens voor de crediteur, zoals een emailadres en een webadres. Het tweede scherm is een scherm waarin voor maximaal 100 (00 t/m 99) contactpersonen per bedrijf gegevens als naam, afdeling, telefoonnummer, faxnummer, mobielnummer, privenummer en emailadres ingevoerd kunnen worden. Ieder in te geven veld is maximaal 50 tekens groot. U ziet echter ook reservevelden. De omschrijving van deze reservevelden en de hierboven genoemde velden kunt u naar eigen inzicht aanpassen. Daarvoor gebruikt u het nieuwe programma BADC10 keuze 1. Desgewenst kunt u dat programma met programma 607 op een vrije plaats in het menu opnemen met als omschrijving "ONDERHOUD AANV.GEG.". Na de start van deze keuze kiest u door K (voor crediteuren) en daarna voor S of C (voor de aanvullende stamgegevens, het eerste scherm, of voor de contactpersonen, het tweede scherm). Vervolgens verschijnen de omschrijvingen van de velden die bij de gekozen selectie horen op het scherm en kunt u de omschrijvingen wijzigen. Heeft u een ander pakket of een individuele versie van dit programma, dan zullen deze schermen niet automatisch verschijnen. Neem daarvoor contract met Saldata op.
Aanmaken crediteuren
Het crediteurnummer is bij de aanmaak van een crediteur vrij te kiezen, bijvoorbeeld aan de hand van een micro-sectielijst. U kunt het crediteurnummer later niet meer wijzigen.
Stamgegevens
Van elke nieuw in het systeem op te nemen crediteur moeten de stamgegevens worden vastgelegd. De primaire sleutel van de stamgegevens wordt gevormd door het crediteurennummer: deze is vrij te kiezen. Daarnaast kunt u (secundaire) zoeksleutels inbouwen: twee zoeksleutels op de naam, één op de postcode en één op de woonplaats. De betekenis van de diverse velden vindt u in de beschrijving per rubriek.
Financiële gegevens
Bij het aanmaken van een crediteur kunt u saldigegevens invoeren: op deze wijze kunt u de omschakeling naar deze administratie vloeiend laten verlopen. Bij nieuwe crediteuren wordt u geadviseerd om geen saldigegevens in te voeren: deze dienen via de boekingsprogramma's te ontstaan.
Werkwijze Start programma 300.
1 - Crediteurnummer Geef het crediteurnummer in.
2 - Gegevens In een aantal schermen worden de stamgegevens,
de bank/giro-gegevens, de eventuele saldigegevens en
de gegevens voor de Btw- en de Iris-module ingevoerd.
Geeft u geen saldigegevens in, dan worden deze op nul
gesteld. Het ingeven van de gegevens voor de BTW-
en Iris-module kan alleen als deze modulen geactiveerd
zijn.
3 - Einde Het programma keert terug naar stap 1, waarna
u een volgende crediteur kunt invoeren, of het
programma met functietoets <F4> kunt
verlaten.
Geeft u een bestaand nummer in, dan kunt u een andere
functie van programma 300 gebruiken: info, muteren of
verwijderen.
Muteren crediteuren
Alleen stamgegevens De stamgegevens van een bestaande crediteur kunt u
wijzigen, nadat u deze via het crediteurnummer of
één van de zoeksleutels heeft opgeroepen.
De financiële gegevens en het bladnummer kunt u
niet via dit programma wijzigen. Deze rubrieken
worden vanuit de boekingsprogramma's bijgehouden.
Werkwijze Start programma 300.
1 - Crediteurnummer Geef het crediteurnummer in of maak gebruik van een
zoeksleutel. Als u een zoeksleutel heeft inge-
geven, dan verschijnt een zoekscherm. Via de
ingave van het twee-cijferige nummer dat voor
het crediteurnummer staat kunt u een crediteur
selecteren. Via functietoets <F3> kunt u verder
zoeken, via <F1> kunt u terugzoeken of via <F2>
kunt u terug naar de ingave van het crediteur-
nummer.
Via functietoets <F4> kunt u dit programma ver-
laten en terugkeren naar het menu van waaruit
dit programma werd opgestart.
2 - Keuzescherm Kies in het keuzescherm de functie M (muteren)
of ga met <RETURN> terug naar de ingave van het
crediteurnummer.
3 - Gegevensscherm Geef het nummer van de te wijzigen rubriek in. Via
ingave van 98 kunt u naar het vervolgscherm toe. Via
ingave van 99 geeft u aan dat u klaar met wijzigen
bent. De gegevens worden teruggeschreven en het
programma keert terug naar stap 1.
In de vervolgschermen kunt u, indien aanwezig, de
btw- en de iris-gegevens wijzigen.
4 - Wijzigen Wijzig de gekozen rubriek. Het programma gaat
daarna terug naar stap 3.
Verwijderen crediteuren
Geen openst. posten U kunt een debiteur alleen verwijderen als de debet-
en creditgegevens en het beginsaldo gelijk zijn aan
nul. Tevens mogen er geen openstaande facturen aan-
wezig zijn. U kunt dat eventueel met programma
305 Info openstaande posten controleren.
In de praktijk betekent dit dat u een crediteur al-
leen kunt verwijderen als er geen enkel financieel
contact geweest is, of na een jaarafsluiting.
Werkwijze Start programma 300.
1 - Crediteurnummer Geef het crediteurnummer in of maak gebruik van een
zoeksleutel. Als u een zoeksleutel heeft inge-
geven, dan verschijnt een zoekscherm. Via de
ingave van het twee-cijferige nummer dat voor
het crediteurnummer staat kunt u een crediteur
selecteren. Via functietoets <F3> kunt u verder
zoeken, via <F1> kunt u terugzoeken of via <F2>
kunt u terug naar de ingave van het crediteur-
nummer.
Via functietoets <F4> kunt u dit programma ver-
laten en terugkeren naar het menu van waaruit
dit programma werd opgestart.
2 - Keuzescherm Kies in het keuzescherm de functie VERW (ver-
wijderen) of ga met <RETURN> terug naar de
ingave van het crediteurnummer.
Het programma vraagt:
IS DIT HET JUISTE NUMMER <J>/<N>
Met N terug naar stap 1, met J aangeven dat
de crediteur verwijderd kan worden.
3 - Controle Het programma controleert of de crediteur verwijderd
kan worden. Is dat niet het geval, dan volgt daarvan
een melding. Na <RETURN> terug naar stap 1.
Mag de crediteur wel verwijderd worden, dan gebeurd
dat zonder verdere mededelingen. Het programma keert
terug naar stap 1.
Info crediteuren
Inhoud U kunt alle rubrieken van het crediteurenstambestand op
het scherm raadplegen.
Werkwijze Start programma 300.
1 - Crediteurnummer Geef het crediteurnummer in of maak gebruik van een
zoeksleutel. Als u een zoeksleutel heeft inge-
geven, dan verschijnt een zoekscherm. Via de
ingave van het twee-cijferige nummer dat voor
het crediteurnummer staat kunt u een crediteur
selecteren. Via functietoets <F3> kunt u verder
zoeken, via <F1> kunt u terugzoeken of via <F2>
kunt u terug naar de ingave van het crediteur-
nummer.
Via functietoets <F4> kunt u dit programma ver-
laten en terugkeren naar het menu van waaruit
dit programma werd opgestart.
2 - Keuzescherm Kies in het keuzescherm de functie I (info)
of ga met <RETURN> terug naar de ingave
van het crediteurnummer.
3 - Gegevensscherm Het eerste scherm met stamgegevens wordt getoond.
Per scherm met functietoets <F4> terug naar ingave
van het crediteurnummer of met <RETURN> naar het
volgende scherm.
Als laatste info-scherm wordt het scherm met
financiële gegevens getoond.
AANVULLENDE INFO? <J>/<N>:
Geef N om terug te gaan naar de ingave van het
crediteurnummer of J om het volgende scherm te
tonen.
De eventuele schermen met de gegevens van de Btw-
en Iris-module worden getoond. Met <RETURN> wordt
ieder scherm afgesloten. Na het laatste scherm
terug naar de ingave van het crediteurnummer.
Inhoud en betekenis van de meest gebruikte rubrieken
De rubrieken in het crediteurenstambestand zijn in een aantal groepen te verdelen: de algemene gegevens (rubriek 1 tot 16 in het eerste scherm), de financiële gegevens (rubriek 17 tot 29 in het vervolgscherm) en de schermen met de gegevens voor de Btw- en de Iris-modulen.
Voor meer informatie: zie de handleiding van de Btw-module en van de Iris-module.
1 - Crediteurnummer 6N
Het crediteurnummer is bij het aanmaken van een nieuwe
crediteur vrij te kiezen. Het kan niet gewijzigd
worden.
2 - Naam 23 A
U kunt twee zoeksleutels van ieder maximaal 9 posities
ingeven. U start een zoeksleutel door op de gewenste
plaats <F1> te geven. Na maximaal 9 tekens moet u de
zoeksleutel met <F3> afsluiten. U kunt het veld daarna
aanvullen. De zoeksleutels worden rechts in het scherm
getoond.
3 - Adres 23 A
4 - Woonplaats 17 A
U kunt één zoeksleutel van maximaal 9 posities ingeven.
5 - Land 17 A
6 - Postcode 6 A
U kunt de hele postcode of een deel daarvan als zoek-
sleutel ingeven.
7 - Telefoonnummer 12 A
8 - Afdeling 2 N
De afdelingscode kunt u gebruiken om de crediteuren naar
eigen inzicht te groeperen in overzichten, zie daarvoor
315 Diverse crediteuroverzichten.
Bij het invoeren van verkoop- en balansfacturen verschijnt
deze code en kan daar per openstaande post alsnog gewij-
zigd worden. Deze code kan dan gebruikt worden om indi-
viduele openstaande posten in een andere afdeling te
plaatsen.
9 - Code dagboek 1 N
Deze code verwijst naar één van de systeemdagboeken
die voor de crediteurenadministratie kunnen worden ge-
bruikt bij de handmatige invoer van de facturen.
Code Systeemdagboek
0 28
1 29
2 30
3 31
Voor meer informatie: zie de beschrijving van de
grootboekadministratie
10 - Speciale code 2 N
11 - Crediteur kort. 2 D 1
Percentage vaste crediteurkorting.
12 - Afnamelimiet 6 N
Informatief gegeven.
13 - Code bank/giro 1 N
0: Geen bank of giro
1: Bankrekening
2: Girorekening
3: Alle betalingen buitenland
4: Bankrekening factoringmaatschappij
5: Girorekeing factoringmaatschappij
14 - Bank- of giro- 8 N of 10 N
nummer
15 - Banknaam 23 A
Alleen bij code bank/giro '1' of '4'
16 - Bankplaats 17 A
Alleen bij code bank/giro '1' of '4'
Zorgvuldig invoeren Voer onderstaande gegevens zorgvuldig in; na het in-
voeren kunnen deze gegevens uitsluitend gewijzigd wor-
den via de boekingsprogramma's. Verwijderen van een
crediteur is alleen mogelijk nadat door middel van
die programma's de gegevens op nul gesteld zijn.
17 - Omzet deze 8 N
periode
18 - Omzet t/m vorige 8 N
periode
19 - Omzet volgende 8 N
periode
20 - Omzet vorig jaar 8 N
21 - Omzet 2 jaar 8 N
terug Velden 28 t/m 32 invoeren als geheel getal, eventuele
decimalen worden afgerond.
22 - Debet deze 8 D 2
periode
23 - Debet t/m vorige 8 D 2
periode
24 - Credit deze 8 D 2
periode
25 - Credit t/m vo- 8 D 2
rige periode
26 - Debet volgende 8 D 2
periode
27 - Credit volgende 8 D 2
periode
28 - Beginbalans 8 D 2
Het saldo aan het begin van het boekjaar (eindsaldo van
de openstaande posten vorig boekjaar).
29 - Bladnummer 4 N
Geeft het bladnummer van het laatste rekeningkaartje dat
bij een periode-afsluiting is afgedrukt; deze rubriek
kunt u ter informatie en controle gebruiken.
Indien u gebruik maakt van de Btw- en Iris-module, dan kunnen in aparte 'schermen' de Btw- en Iris-gegevens van de crediteur ingevoerd worden.
Bij de btwgegevens gaat het om het btwnummer van de crediteur en het eventuele nummer bij de kamer van koophandel. Bij crediteuren in andere EU-landen moet het btwnummer ingevoerd worden. Bij Nederlandse crediteuren moet u minimaal NL als btwnummer invoeren, anders ziet het systeem de crediteuren als crediteuren van buiten de EU.
Bij de Irisgegevens gaat het om de code vervoerstak, de eventuele haven van lossing en de mogelijkheid om deze gegevens wel of niet te kunnen wijzigen bij de boeking.
Voor meer informatie: zie de handleiding van de Btw-module en van de Iris-module.