127 Koppeling Iris-module aan Btw-module

Met de IRIS-module kunnen gegevens met betrekking tot de ICT (Intra Communautaire Transacties) verplichting aan het CBS op uw systeem verzameld worden. Maandelijks kunnen deze gegevens via de 'import'-mogelijkheid van het door het CBS in Heerlen verstrekte 'IRIS'-pakket ingelezen worden.

Aanpassing: per 1 januari 2006 is het 'GEONOM'-gegeven vervangen door de eerste twee tekens van het btwnummer van de debiteur of de crediteur, de landcode. Dit heeft tot gevolg dat de koppeling tussen de landcode en de GEONOM-code in het constantenbestand niet meer nodig is. U dient bij het inlezen van het ascii-bestand in het IRIS-pakket de lengte van het betreffende veld 'Land van herkomst/bestemming' te verkleinen van 3 naar 2 posities.

Deze module werkt niet zelfstandig; hij kan alleen aan de btw-module gekoppeld worden.

Inhoudsopgave:

Terugkeren naar het pakketmenu

Algemeen

Boekingen worden op basis van factuurdatum en/of boekingsdatum in de IRIS-module opgenomen. Bij deze module horen dus nieuwe versies van een aantal boekingsprogramma's (magazijnontvangsten, goederenontvangsten binnen een inkoopmodule, gereedmelden en van de facturering(en). Deze boekingen worden alleen gedaan voor debiteuren en/of crediteuren met een ingevuld btw-nummer, waarvan de eerste twee posities (de landkode) niet gelijk zijn aan de eerste twee posities van uw eigen btw-nummer. Dat zijn dus debiteuren en crediteuren in andere E.U.-landen (Europese Unie).

Installatie module

Installatie: Hoofdmenu

Het is niet nodig om deze module onder een bepaalde keuze in het menu op te nemen. Via de <F1>-keuze in het hoofdmenu van de BTW-module kan de IRIS-module bereikt worden. Teruggaan naar de BTW-module kan via <F1> in het hoofdmenu van de IRIS-module.

Installatie: Bestanden

Deze module gebruikt naast de bestanden die u reeds op uw systeem heeft staan een aantal extra bestanden. Dat zijn de volgende bestanden (waarbij "." voor de bedrijfsletter staat): FB.BI1 t/m FB.BI5

Als de module voor het eerst opgestart wordt, dan verschijnt de mededeling:
BESTANDEN IRIS-MODULE ONTBREKEN
DEZE DIENEN EERST AANGELEGD TE WORDEN

Met toets <F4> wordt op dit punt het programma afgebroken en met toets <RETURN> worden de bestanden aangelegd. Komt deze melding op het moment dat u al een tijdje met de module werkt, dan betekent dat dat één of meerdere bestanden ontbreken. Neem dan kontakt met Saldata op.

Na afloop van de installatie verschijnt het menu van deze module op het beeldscherm.

Installatie: Systeemparameters

Voor deze module hoeven geen systeemparameters aangepast te worden, wel dienen een aantal stuurgegevens ingevuld te worden.

Installatie: Relatiecodes

Voor deze module hoeven geen relatiekodes ingebracht te worden.

Werkwijze

Als de module is geïnstalleerd kunt u ermee gaan werken. Dit hoofdstuk bevat een overzicht van de globale werkwijze van de module als geheel en een meer gedetailleerde beschrijving van de verschillende onderdelen.

Werkwijze: Algemeen

In grote lijnen verloopt het werken met de module als volgt: 

- Eenmalig moeten de constanten ingegeven worden. Hierbij bevin-
  den zich ook een aantal gegevens, die gebruikt worden als bij
  bepaalde artikelen, debiteuren en/of crediteuren geen aanvul-
  lende gegevens zijn toegevoegd (de defaults). 
- Eenmalig moeten de door u gebruikte goederencodes (voorheen sta-
  tistieknummers) ingevoerd worden.
- Eenmalig moeten voor ieder artikel de betreffende goederencode,
  aantal wel of niet mee naar IRIS en het netto gewicht per artikel
  ingevoerd worden, tenzij de defaults uit het constantenbestand
  voor dat artikel toepasbaar zijn. Dan hoeft u niets toe te
  voegen. Deze gegevens zijn ook in een 'window' bij 'Onderhoud
  artikelen' te wijzigen.
- Eenmalig per debiteur en crediteur in andere EU-landen (Euro-
  pese Unie) moeten de standaard vervoerwijze en de standaard
  haven van lading cq. lossing ingevoerd worden, tenzij de de-
  faults uit het constantenbestand voor die debiteur of crediteur
  toepasbaar zijn. Dan hoeft u niets toe te voegen. Verder is het
  mogelijk om aan te geven of de vervoerwijze en de haven tijdens
  een boeking gewijzigd mogen worden. Na het window van de 'Btw-
  module' verschijnt in 'Onderhoud debiteuren cq. crediteuren'
  een tweede 'window' om ook deze gegevens aan te kunnen passen.
- Tijdens de boekingen van goederenontvangsten en het gereedmel-
  den van verkooporders worden de gegevens tbv. IRIS verzameld.
  Voor het afdrukken en achteraf wijzigen zijn programma's be-
  schikbaar. Bij de boekingen via het programma 'magazijnontvang-
  sten' (waarin zonder inkooporder gewerkt wordt) wordt tijdens
  de boeking het krediteurnummer uit het artikel getoond. Op de
  vraag TOETS: <J>=AKKOORD; <N>=NUMMER WIJZIGEN; <F4>=GEEN IRIS-
  BOEKING met J antwoorden als de krediteur goed is, na ant-
  woord met N kan een ander nummer worden ingegeven of <F4>
  als geen boeking verricht moet worden.
- Maandelijks kunnen de gegevens overgezet worden naar een
  ASCII-bestand. Dit bestand kan daarna in het IRIS-pakket
  ingelezen worden via de import-mogelijkheid.
- Het verwijderen van gegevens gaat automatisch tijdens de maand-
  afsluiting van de btw-module.

Werkwijze: Onderhoud constanten

Met dit programma kunnen de constanten ingevoerd en/of gewijzigd worden. 

De volgende velden zijn aanwezig:
- Administratienummer (niet verplicht).
- Default goederencode (voorheen statistieknummer). Deze code
  wordt voor alle artikelen gebruikt waar geen goederencode toe-
  gevoegd is of vermeld is dat voor dat artikel geen statistiek
  hoeft te worden bijgehouden, maar waar toch op geboekt wordt.
- Default vervoertak (vervoerwijze) inkoop.
- Default verkeersgebied (haven van lossing) inkoop.
- Gegevens te wijzigen bij boeking inkoop J/N.
- Default vervoertak (vervoerwijze) verkoop.
- Default verkeersgebied (haven van lading) verkoop.
- Gegevens te wijzigen bij boeking verkoop J/N.
  Bovenstaande defaults worden bij crediteuren en/of debiteuren
  gehanteerd als deze niet expliciet toegevoegd zijn aan een be-
  paalde debiteur of crediteur, maar waar toch IRIS-boekingen
  voor gemaakt worden.
- Vermenigvuldigingsfactor inkoop (default 1.00).
- Vermenigvuldigingsfactor verkoop (default 1.00).
  Tijdens de boekingen wordt bij een inkoop altijd de verreken-
  waarde (magazijnontvangsten) of de inkoopwaarde (inkoopmodu-
  les) doorgegeven naar IRIS en bij een verkoop altijd de ver-
  koopwaarde. Dit wordt als statistische waarde gehanteerd. Naar
  wens kan deze waarde met bovenstaand faktoren vermenigvuldigd
  worden.
- Nulwaarden door '1' vervangen J/N. Bij het testen bleek dat
  IRIS helaas boekingen met in de velden gewicht, aantal of sta-
  tistische waarde een nul als 'fout' aanmerkt. Wordt hier een
  'J' gegeven, dan worden bij een aantal of gewicht van nul deze
  door '1' vervangen. Een statistische waarde van nul wordt nooit
  vervangen. Deze dient u altijd via 'Onderhoud boekingen' of via
  het 'IRIS'-pakket zelf aan te passen.
- De koppeling tussen landcode en GEONOM-code is per 1 januari 2006
  vervallen, de betreffende velden kunnen niet meer ingegeven of
  gewijzigd worden.

Vervolgscherm:
Via de <F1>-toets kunt u op het veld 'Administratienummer'
naar het vervolgscherm gaan. Op dit scherm kunt u invullen:
- Statistische gegevens (goederencode, land van herkomst
  [wordt gevuld aan de hand van de landkode van uw eigen BTW-
  nummer, meestal Nederland dus], wijze van vervoer en gewicht)
  afdrukken op factuur J/N.
- Taalcode. ALs u met verschillende taalcodes werkt, dan kan de
  voor de statistische gegevens af te drukken omschrijving op de
  factuur per taal verschillen. Werkt u zonder taalcode, dan de
  omschrijving onder taalcode '0' invoeren.
- Omschrijving (wordt default met een voorbeeld gevuld), de sta-
  tistische gegevens worden, onderling gescheiden door "/", ach-
  ter deze omschrijving afgedrukt. Andere statistische gegevens
  zijn helaas NIET voorhanden in het systeem. 
In dit scherm kunt u op het eerste veld via de <F1>-toets naar het
hoofdscherm terugkeren.

Werkwijze: Onderhoud goederencodes

U hoeft alleen de door u gebruikte goederencodes (voorheen statistieknummers) in te geven. 

Per goederencode ingeven:
- Omschrijving.
- Reserveveld (voorheen BOE-code [Bijzondere Opgave Energie],
  maar deze code is vervallen).

Werkwijze: Onderhoud aanvullende artikel-/deb./crediteurgegevens 

Kode: <A> voor artikelen, <D> voor debiteuren of <K> voor credi-
teuren.

Keuze 'artikelen':
- Ingave artikelnummer of <F1> om automatisch het volgende
  artikel op te halen. Omschrijving wordt getoond.
- Goederencode (voorheen statistieknummer). Omschrijving wordt
  getoond. Als als goederencode **GEEN** wordt ingevoerd, dan
  worden voor dat artikel nooit IRIS-gegevens weggeschreven.
- Het reserveveld (voorheen BOE-code) wordt overgeslagen.
- Aantal meenemen J/N. Het verdient aanbeveling of om alle aan-
  tallen mee te nemen of niets mee te nemen (en bij het impor-
  teren opgeven dat u geen aantallen heeft, hiermee voorkomt u
  grote aantallen 'foute' records in IRIS).
- Netto gewicht per artikel in kilogrammen met 2 decimalen.
Indien de defaultwaarde uit het constantenbestand van toepassing
is, dan niets ingeven voor dit artikelnummer. Bij de default-
waarde wordt het aantal WEL meegenomen, maar is het gewicht
uiteraad nul.

Keuze 'debiteuren' en 'crediteuren':
- Ingave debiteur-/crediteurnummer of <F1> om automatisch de vol-
  gende debiteur cq. crediteur op te halen. Adressering wordt ge-
  toond, incl. het btw-nummer. Voor debiteuren of crediteuren on-
  der btw-nummer of binnenlandse debiteuren of crediteuren heeft het
  geen nut om gegevens in te voeren. Daarvoor worden geen IRIS-
  gegevens aangemaakt.
- Vervoertak/-wijze. De mogelijke keuze's staan onder in het
  scherm vermeld.
- Haven. Alleen bij vervoertak/-wijze '1', '4' en '8' in te ge-
  ven, bij de andere kodes wordt '90' vermeld. Voor de mogelijke
  inhoud van dit veld wordt u naar de CBS-gegevens verwezen.
- Wijzigen bij boeking J/N. Indien 'J', dan kunnen tijdens de
  boeking de velden 'vervoertak/-wijze' en 'Haven van lossing
  cq. lading' voor die boeking gewijzigd worden.
Indien de defaultwaarden uit het constantenbestand van toepas-
sing zijn door een bepaalde debiteur of crediteur, dan niets
ingeven.

Werkwijze: Onderhoud boekingen

Voor het overzetten van de boekingen naar IRIS kunt u deze altijd handmatig wijzigen. De boekingen worden stuk voor stuk onder een volgnummer opgeslagen. Bij de start van dit programma wordt altijd de eerste boeking getoond, die in het bestand staat.

Per boeking kan gekozen worden voor einde programma (toets <F4>), naar de volgende boeking (toets <RETURN>), boeking muteren (toets <M>), boeking verwijderen (toets <V>) of zoeken naar een bepaald gegeven in een boeking (toets <Z>).

Wordt voor muteren gekozen, dan kan het veldnummer van het te wijzigen veld worden ingegeven, alleen de velden 1 t/m 3 mogen nooit aangepast worden. Met <99> kan aangegeven worden dat de boeking goed is. De boeking wordt weggeschreven, vanuit het bestand opnieuw getoond en het programma komt terug op bovenstaande keuze.

Bij veld 9, 'Herkomst/bestemming' kan zowel de oude, vervallen, GEONOM-code als de per 1 januari 2006 verplichte landcode uit het btwnummer van de debiteur- of crediteur zichtbaar zijn. Bij het programma 'Overzetten boekingen naar ASCII-bestand tbv. Iris' wordt een eventuele oude GEONOM-code automatisch omgezet naar de betreffende 2-letterige landcode.

Wordt voor verwijderen gekozen, dan stelt het programma de vraag of u zeker weet, dat de betreffende boeking verwijderd moet worden. Antwoorden met <J> (verwijderen) of <N> (niet verwijderen).

Met de keuze 'zoeken' kan naar een willekeurig gegeven in een boeking gezocht worden. Omdat in de boeking (veld 21, info veld) ook gegevens als krediteurnummer, debiteurnummer, ordernummer, bonnummer etcetera staan, kan ook daarnaar gezocht worden. Stel dat van ordernummer 93048300 regelnummer 3 gewijzigd moet worden, dan zou gezocht kunnen worden naar 93048300 en dan doorbladeren tot regel 3 getoond wordt of zoeken naar 93048300/03. Kijk hoe het infoveld in elkaar zit en doe daar u voordeel mee bij het zoeken! Dit kan het opzoeken van bepaalde boekingen een stuk makkelijker maken.

Werkwijze: Overzicht goederencodes 

Ingaves: - Goederencode vanaf;
         - Goederencode t/m;
         - Printernummer (maak een keuze uit de getoonde printers).

Na een keuze goed/fout wordt het overzicht op de gewenste printer afgedrukt.

Werkwijze: Overzicht aanvullende gegevens 

Ingaves: - <A> voor artikelgegevens, <D> voor debiteurgegevens
           of <K>  voor crediteurgegevens;
         - Nummer vanaf;
         - Nummer t/m;
         - Printernummer (maak een keuze uit de getoonde printers).

Na een keuze goed/fout wordt het overzicht op de gewenste printer afgedrukt.

Werkwijze: Overzicht boekingen 

Ingaves: - Periode (JJMM) vanaf;
         - Periode (JJMM) t/m;
         - Printernummer (maak een keuze uit de getoonde printers).

Na een keuze goed/fout wordt het overzicht op de gewenste printer afgedrukt. Op het overzicht zijn de velden met inhoud '0', die na importeren in IRIS een fout record opleveren, van een '*' voorzien.

Werkwijze: IRIS-gegevens naar ASCII-bestand overzetten

Na de start wordt gevraagd of het programma opgestart moet worden worden. Geef J of N (terug naar menu) in. Op het scherm staat vermeld van welke periode de gegevens overgezet gaan worden. Deze periode komt uit de BTW-module. Het overzetten van de gegevens naar IRIS moet dus gebeuren voordat de betreffende periode in de BTW-module wordt afgesloten!

Komt het programma in een boeking nog een oude, vervallen, GEONOM-code tegen in plaats van de per 1 januari 2006 verplichte landcode uit het btwnummer van de debiteur- of crediteur, dan wordt deze GEONOM-code automatisch omgezet naar de betreffende 2-letterige landcode.

De volgende vragen kunnen in dit programma gesteld worden:

BESTAND MET OUDE IRIS-GEGEVENS AANWEZIG; OVERSCHRIJVEN? <J>/<N>. Op het systeem is een bestand met de naam fb.irs (met op de punt de bedrijfsletter) gevonden. Met N het programma afbreken of met J het bestand overschrijven.

OUDE BESTAND MET IRIS-GEGEVENS KAN NIET VERWIJDERD WORDEN; GEEF <RETURN>. Waarschijnlijk is het bestand op een ander scherm in gebruik. Het programma gaat terug naar het menu.

BESTANDEN IRIS-MODULE OOK ELDERS IN GEBRUIK (BIJV. FAKTURERING); GEEF <RETURN>. Op dit moment kunnen geen gegevens naar een ASCII-bestand geschreven worden. Later opnieuw proberen.

Het bestand fb.irs (met op de punt de bedrijfsletter, de bestandsnaam is altijd in kleine letters) moet na afloop overgebracht worden naar het Iris-pakket. Het bestand fb.irs wordt op Sun-systemen meestal in de directory /usr/bbx/tmp aangelegd. Op een pc waar deze direcory via het netwerk als extra disk is aangekoppeld kunt u het bestand via 'windows verkenner' op eenvoudige wijze naar de folder met het Iris-pakket dupliceren. Op pc's met Bbx of (Visual) Pro5 kunt u het bestand meestal in de folder \basis\vpro5 vinden. Op sommige pc's echter ook een nivo dieper, in de folder \basis\vpro5\tmp. Gebruik voor het zoeken en dupliceren ook hier 'windows verkenner'. Geef het bestand in de Iris-folder ook een duidelijke naam, zodat u later kunt herkennen wat het was, bijvoorbeeld "IrisJan.txt". Het wijzigen van de naam kan ook met 'windows verkenner' gedaan worden.

Binnen IRIS kiest u vervolgens voor 'importeren' en dan voor de keuze 'opgaven'. Vervolgens dient u de volledige padnaam in te geven. Daarna moet u de eerste keer van het te importeren bestand de indeling ingeven. IRIS onthoudt deze indeling voor de volgende keer. De volgende tabel geeft de indeling van het bestand weer zoals de IRIS-module deze aanmaakt. Voor niet genoemde velden moet u in de kolom 'Begin' niets ingeven. 

Veldnaam           Begin   Lengte Opmerkingen 
----------------------------------------------------------------
Periode (JJJJMM)       1        6
Informatieplichtige    7       12 Uw btw-nummer zonder landcode.
Administratienummer   19       10 Alleen als dit in uw konstan-
                                  ten is ingevoerd, anders bij
                                  'Begin' niets invoeren.
Rubriek               29        1 Hierin staat altijd 6 (inkoop)
                                  of 7 (verkoop).
Goederencode          30        8 
Stelsel               38        2 Rubriek 6: 00
                                  Rubriek 7: 02
Transactie            40        1 Rubriek 6: 1
                                  Rubriek 7: 1, 2 (negatieve ver-
                                  koop) of 3 (gratis verkoop, de
                                  stat. waarde staat dan op 0 en
                                  dient u zelf aan te passen).
Land van herkomst/
bestemming            41        2 Landcode uit btwnummer
Land van oorsprong    44        3 Altijd '000' gevuld, niet meer
                                  verplicht.
Vervoertak of -wijze  47        1
Container             48        1 Altijd met '0' gevuld.
Verkeersgebied        49        2
Gewicht               51        9
Maatstaf              60        9 Niets invoeren als u geen aan-
                                  tallen laat bijhouden.
Factuurwaarde         69        9 Hier staat altijd '000000000'
                                  in. Dit veld is voor loonver-
                                  edeling bedoeld en niet voor
                                  gewone transacties.
Statistische waarde   78        9
Reserve               87        2 Voorheen BEO-code, altijd '00'.
Reserve               89        1 Voorheen affiliates, altijd '0'.
Reserve               90        1 Voorheen CSA-code, altijd '0'.
Code valuta           91        1 G of E, automatisch.

Tijdens het importeren merkt het IRIS-pakket alle 'foute' of 'verdachte' records. Na het importeren krijgt u eenmalig de gelegenheid om door deze 'foute' records heen te lopen en waar nodig aan te passen.