200 Aanmaken/info/muteren debiteuren
Met programma 200 maakt u nieuwe debiteuren aan of wijzigt u bestaande debiteuren. Maakt u gebruik van de Btw-module en van de Iris-module (statistiek CBS) dan kunnen naast de stamgegevens ook de debiteurgegevens voor deze modulen ingevoerd of gewijzigd worden. Met het programma kunt u ook informatie van de stamgegevens op het beelscherm oproepen of debiteuren uit het systeem verwijderen.
Regelmatig is de vraag gesteld wanneer men de mogelijkheid krijgt om meer debiteurgegevens zoals een webadres, een emailadres en contactpersonen in te geven. Met andere woorden: het toevoegen van een stukje extra relatiebeheer. Daarvoor zijn na de eventuele Btw- en Irisschermen twee nieuwe schermen toegevoegd. Het eerste scherm is een scherm met algemene aanvullende gegevens voor de debiteur, zoals een emailadres en een webadres. Het tweede scherm is een scherm waarin voor maximaal 100 (00 t/m 99) contactpersonen per bedrijf gegevens als naam, afdeling, telefoonnummer, faxnummer, mobielnummer, privenummer en emailadres ingevoerd kunnen worden. Ieder in te geven veld is maximaal 50 tekens groot. U ziet echter ook reservevelden. De omschrijving van deze reservevelden en de hierboven genoemde velden kunt u naar eigen inzicht aanpassen. Daarvoor gebruikt u het nieuwe programma BADC10 keuze 1. Desgewenst kunt u dat programma met programma 607 op een vrije plaats in het menu opnemen met als omschrijving "ONDERHOUD AANV.GEG.". Na de start van deze keuze kiest u door D (voor debiteuren) en daarna voor S of C (voor de aanvullende stamgegevens, het eerste scherm, of voor de contactpersonen, het tweede scherm). Vervolgens verschijnen de omschrijvingen van de velden die bij de gekozen selectie horen op het scherm en kunt u de omschrijvingen wijzigen. Heeft u een ander pakket of een individuele versie van dit programma, dan zullen deze schermen niet automatisch verschijnen. Neem daarvoor contract met Saldata op.
Aanmaken debiteuren
Het debiteurnummer is bij de aanmaak van een debiteur vrij te kiezen, bijvoorbeeld aan de hand van een micro-sectielijst. U kunt het debiteurnummer later niet meer wijzigen.
Stamgegevens
Van elke nieuw in het systeem op te nemen debiteur moeten de stamgegevens worden vastgelegd. De primaire sleutel van de stamgegevens wordt gevormd door het debiteurennummer: deze is vrij te kiezen. Daarnaast kunt u (secundaire) zoeksleutels inbouwen: twee zoeksleutels op de naam, één op de postcode en één op de woonplaats. De betekenis van de diverse velden vindt u in de beschrijving per rubriek.
Financiële gegevens
Bij het aanmaken van een debiteur kunt u saldigegevens invoeren: op deze wijze kunt u de omschakeling naar deze administratie vloeiend laten verlopen. Bij nieuwe debiteuren wordt u geadviseerd om geen saldigegevens in te voeren: deze dienen via de boekingsprogramma's te ontstaan.
Werkwijze Start programma 200.
1 - Debiteurnummer Geef het debiteurnummer in.
2 - Gegevens In een aantal schermen worden de stamgegevens,
de bank/giro-gegevens, de eventuele saldigegevens en
de gegevens voor de Btw- en de Iris-module ingevoerd.
Geeft u geen saldigegevens in, dan worden deze op nul
gesteld. Het ingeven van de gegevens voor de BTW-
en Iris-module kan alleen als deze modulen geactiveerd
zijn.
3 - Einde Het programma keert terug naar stap 1, waarna
u een volgende debiteur kunt invoeren, of het
programma met functietoets <F4> kunt
verlaten.
Geeft u een bestaand nummer in, dan kunt u een andere
functie van programma 200 gebruiken: info, muteren of
verwijderen.
Muteren debiteuren
Alleen stamgegevens De stamgegevens van een bestaande debiteur kunt u
wijzigen, nadat u deze via het debiteurnummer of
één van de zoeksleutels heeft opgeroepen.
De financiële gegevens en het bladnummer kunt u
niet via dit programma wijzigen. Deze rubrieken
worden vanuit de boekingsprogramma's bijgehouden.
Werkwijze Start programma 200.
1 - Debiteurnummer Geef het debiteurnummer in of maak gebruik van een
zoeksleutel. Als u een zoeksleutel heeft inge-
geven, dan verschijnt een zoekscherm. Via de
ingave van het twee-cijferige nummer dat voor
het debiteurnummer staat kunt u een debiteur
selecteren. Via functietoets <F3> kunt u verder
zoeken, via <F1> kunt u terugzoeken of via <F2>
kunt u terug naar de ingave van het debiteur-
nummer.
Via functietoets <F4> kunt u dit programma ver-
laten en terugkeren naar het menu van waaruit
dit programma werd opgestart.
2 - Keuzescherm Kies in het keuzescherm de functie M (muteren)
of ga met <RETURN> terug naar de ingave van het
debiteurnummer.
3 - Gegevensscherm Geef het nummer van de te wijzigen rubriek in. Via
ingave van 98 kunt u naar het vervolgscherm toe. Via
ingave van 99 geeft u aan dat u klaar met wijzigen
bent. De gegevens worden teruggeschreven en het
programma keert terug naar stap 1.
In de vervolgschermen kunt u, indien aanwezig, de
btw- en de iris-gegevens wijzigen.
4 - Wijzigen Wijzig de gekozen rubriek. Het programma gaat
daarna terug naar stap 3.
Verwijderen debiteuren
Geen openst. posten U kunt een debiteur alleen verwijderen als de debet-
en creditgegevens en het beginsaldo gelijk zijn aan
nul. Tevens mogen er geen openstaande facturen aan-
wezig zijn. U kunt dat eventueel met programma
205 Info openstaande posten controleren.
In de praktijk betekent dit dat u een debiteur al-
leen kunt verwijderen als er geen enkel financieel
contact geweest is, of na een jaarafsluiting.
Werkwijze Start programma 200.
1 - Debiteurnummer Geef het debiteurnummer in of maak gebruik van een
zoeksleutel. Als u een zoeksleutel heeft inge-
geven, dan verschijnt een zoekscherm. Via de
ingave van het twee-cijferige nummer dat voor
het debiteurnummer staat kunt u een debiteur
selecteren. Via functietoets <F3> kunt u verder
zoeken, via <F1> kunt u terugzoeken of via <F2>
kunt u terug naar de ingave van het debiteur-
nummer.
Via functietoets <F4> kunt u dit programma ver-
laten en terugkeren naar het menu van waaruit
dit programma werd opgestart.
2 - Keuzescherm Kies in het keuzescherm de functie VERW (ver-
wijderen) of ga met <RETURN> terug naar de
ingave van het debiteurnummer.
Het programma vraagt:
IS DIT HET JUISTE NUMMER <J>/<N>
Met N terug naar stap 1, met J aangeven dat
de debiteur verwijderd kan worden.
3 - Controle Het programma controleert of de debiteur verwijderd
kan worden. Is dat niet het geval, dan volgt daarvan
een melding. Na <RETURN> terug naar stap 1.
Mag de debiteur wel verwijderd worden, dan gebeurd
dat zonder verdere mededelingen. Het programma keert
terug naar stap 1.
Info debiteuren
Inhoud U kunt alle rubrieken van het debiteurenstambestand op
het scherm raadplegen.
Werkwijze Start programma 200.
1 - Debiteurnummer Geef het debiteurnummer in of maak gebruik van een
zoeksleutel. Als u een zoeksleutel heeft inge-
geven, dan verschijnt een zoekscherm. Via de
ingave van het twee-cijferige nummer dat voor
het debiteurnummer staat kunt u een debiteur
selecteren. Via functietoets <F3> kunt u verder
zoeken, via <F1> kunt u terugzoeken of via <F2>
kunt u terug naar de ingave van het debiteur-
nummer.
Via functietoets <F4> kunt u dit programma ver-
laten en terugkeren naar het menu van waaruit
dit programma werd opgestart.
2 - Keuzescherm Kies in het keuzescherm de functie I (info)
of ga met <RETURN> terug naar de ingave
van het debiteurnummer.
3 - Gegevensscherm Het eerste scherm met stamgegevens wordt getoond.
Per scherm met functietoets <F4> terug naar ingave
van het debiteurnummer of met <RETURN> naar het
volgende scherm.
Als laatste info-scherm wordt het scherm met
financiële gegevens getoond.
AANVULLENDE INFO? <J>/<N>:
Geef N om terug te gaan naar de ingave van het
debiteurnummer of J om het volgende scherm te
tonen.
De eventuele schermen met de gegevens van de Btw-
en Iris-module worden getoond. Met <RETURN> wordt
ieder scherm afgesloten. Na het laatste scherm
terug naar de ingave van het debiteurnummer.
Inhoud en betekenis van de meest gebruikte rubrieken
De rubrieken in het debiteurenstambestand zijn in een aantal groepen te verdelen: de algemene gegevens (rubriek 1 tot 27 in het eerste scherm), de financiële gegevens (rubriek 28 tot 40 in het vervolgscherm) en de schermen met de gegevens voor de Btw- en de Iris-modulen.
Voor meer informatie: zie de handleiding van de Btw-module en van de Iris-module.
1 - Debiteurnummer 6N
Het debiteurnummer is bij het aanmaken van een nieuwe
debiteur vrij te kiezen. Het kan niet gewijzigd
worden.
2 - Naam 23 A
U kunt twee zoeksleutels van ieder maximaal 9 posities
ingeven. U start een zoeksleutel door op de gewenste
plaats <F1> te geven. Na maximaal 9 tekens moet u de
zoeksleutel met <F3> afsluiten. U kunt het veld daarna
aanvullen. De zoeksleutels worden rechts in het scherm
getoond.
3 - Adres 23 A
4 - Woonplaats 17 A
U kunt één zoeksleutel van maximaal 9 posities ingeven.
5 - Land 17 A
6 - Postcode 6 A
U kunt de hele postcode of een deel daarvan als zoek-
sleutel ingeven.
7 - Telefoonnummer 12 A
8 - Afdeling 2 N
De afdelingscode kunt u gebruiken om de debiteuren naar
eigen inzicht te groeperen in overzichten, zie daarvoor
215 Diverse debiteuroverzichten.
Bij het invoeren van verkoop- en balansfacturen verschijnt
deze code en kan daar per openstaande post alsnog gewij-
zigd worden. Deze code kan dan gebruikt worden om indi-
viduele openstaande posten in een andere afdeling te
plaatsen.
9 - Code rayon/vert. 2 N
10 - Reserve code 3 N
11 - Code dagboek 1 N
Deze code verwijst naar één van de systeemdagboeken
die voor de debiteurenadministratie kunnen worden ge-
bruikt, zowel bij handmatige als bij de automatische
facturering.
Code Systeemdagboek
0 20 en 24
1 21 en 25
2 22 en 26
3 23 en 27
De systeemdagboeken 20 - 23 worden gebruikt bij de
handmatige facturering, systeemdagboeken 24 - 27
voor de automatische facturering.
Voor meer informatie: zie de beschrijving van de
grootboekadministratie
12 - Speciale code 2 N
13 - Soort bedrijf 1 N
14 - Debiteur korting 2 D 1
Percentage vaste debiteurkorting.
15 - Kredietlimiet 6 N
Bij orderinvoer wordt een eventuele overschrijding
van dit bedrag op het scherm gemeld. Invoeren als
geheel getal, na de punt wordt afgerond!
Default (<RETURN>) is 0, geen kredietlimiet.
16 - Artikelgroepen 40 A
Maximaal 20 artikelgroepen van ieder 2 cijfers,
mag leeg blijven. In dat geval kunt u geen kor-
ting in veld 17 invoeren.
17 - Kortingen 40 A
Maximaal 20 kortingen van ieder 2 cijfers, moet
overeenkomen met de artikelgroepen in veld 16. Als
u 4 groepen in veld 16 heeft staan, moet u dus ook
4 kortingen in dit veld invoeren (hele percentages).
18 - Code afwijkend 3 N
adres U kunt hier de code van een 'vast' afwijkend
adres ingeven:
0 : Geen afwijkend adres (naar veld 24);
100: Afwijkend factuuradres;
200: AFwijkend verzendadres.
19 - Naam 23 A
Naam afwijkend adres
20 - Adres 23 A
Adres afwijkend adres
21 - Plaats 17 A
Plaats afwijkend adres
22 - Land 17 A
Land afwijkend adres
23 - Ptt-code 6 A
Postcode afwijkend adres
24 - Code bank/giro 1 N
0: Geen bank of giro
1: Bankrekening
2: Girorekening
3: Gemeentegiro
25 - Bank- of giro- 8 N of 10 N
nummer
26 - Banknaam 23 A
Alleen bij code bank/giro '1'
27 - Bankplaats 17 A
Alleen bij code bank/giro '1'
Zorgvuldig invoeren Voer onderstaande gegevens zorgvuldig in; na het in-
voeren kunnen deze gegevens uitsluitend gewijzigd wor-
den via de boekingsprogramma's. Verwijderen van een
debiteur is alleen mogelijk nadat door middel van
die programma's de gegevens op nul gesteld zijn.
28 - Omzet deze 8 N
periode
29 - Omzet t/m vorige 8 N
periode
30 - Omzet volgende 8 N
periode
31 - Omzet vorig jaar 8 N
32 - Omzet 2 jaar 8 N
terug Velden 28 t/m 32 invoeren als geheel getal, eventuele
decimalen worden afgerond.
33 - Debet deze 8 D 2
periode
34 - Debet t/m vorige 8 D 2
periode
35 - Credit deze 8 D 2
periode
36 - Credit t/m vo- 8 D 2
rige periode
37 - Debet volgende 8 D 2
periode
38 - Credit volgende 8 D 2
periode
39 - Beginbalans 8 D 2
Het saldo aan het begin van het boekjaar (eindsaldo van
de openstaande posten vorig boekjaar).
40 - Bladnummer 4 N
Geeft het bladnummer van het laatste rekeningkaartje dat
bij een periode-afsluiting is afgedrukt; deze rubriek
kunt u ter informatie en controle gebruiken.
Indien u gebruik maakt van de Btw- en Iris-module, dan kunnen in aparte 'schermen' de Btw- en Iris-gegevens van de debiteur ingevoerd worden.
Bij de btwgegevens gaat het om het btwnummer van de debiteur en het eventuele nummer bij de kamer van koophandel. Bij debiteuren in andere EU-landen moet het btwnummer ingevoerd worden. Bij Nederlandse debiteuren moet u minimaal NL als btwnummer invoeren, anders ziet het systeem de debiteuren als debiteuren van buiten de EU.
Bij de Irisgegevens gaat het om de code vervoerstak, de eventuele haven van lossing en de mogelijkheid om deze gegevens wel of niet te kunnen wijzigen bij de boeking.
Voor meer informatie: zie de handleiding van de Btw-module en van de Iris-module.