Onderhoud indeling uitgebreide kaart
Met dit programma-onderdeel kunnen de stuurgegevens, waarmee het algemeen lijstprogramma een uitgebreide kaart kan maken, ingegeven of gewijzigd worden.
De uitgebreide kaart is in wezen een uitbreiding van de etiket-optie van het algemeen lijstprogramma. In plaats van maar één bestand kunnen op de uitgebreide kaart gegevens uit 10 bestanden gebruikt worden. Om bijvoorbeeld met de etiket-optie een klantenkaart te kunnen maken met gegevens uit meerdere bestanden moesten via het samenvoegen van bestanden alle af te drukken gegevens naar één bestand worden gehaald. Door beperkingen in o.a. het aantal velden en de recordlengte van zo'n samengevoegd bestand blijkt dit toch veel problemen te geven. Vandaar dit onderdeel, waarin deze beperkingen geen rol spelen.
In deze documentatie kunt u de belangrijkste verschillen met de etiket-optie terugvinden.
Ingave: - Naam van de kaart max. 6 A/N
Onder deze naam worden de stuurgegevens opgeslagen in
het bestand met stuurgegevens.
Met functietoets F3 kan naar de al aanwezige
kaarten gezocht worden.
Ingave: - Hoogte in regels (min. 4, max. 72 regels) 2 N
Ingave: - Breedte in tekens (min. 10, max. 132 tekens) 3 N
Ingave: - Omschrijving kaart max. 60 A/N
Hier kan de omschrijving van de kaart worden ingegeven.
Vervolgens kunnen maximaal 10 bestanden met pakketletter ingegeven
worden. Het eerste bestand moet altijd aanwezig zijn. Vanuit dit
eerste bestand worden per record en via de sleutel van dat record
(bijvoorbeeld het debiteurnummer) de overige bestanden gelezen als
daaruit een veld moet worden afgedrukt. Via functietoets F4 kan het
ingeven van bestandsnamen verlaten worden; via functietoets F7 kan
een bestandsnummer worden overgeslagen.
Let er op dat de sleutel in alle bestanden met hetzelfde veld moet
beginnen als het eerste bestand. Als het eerste bestand het debiteu-
renstambestand is, met als sleutel het debiteurennummer, dan moeten in
alle andere bestanden de sleutel ook met het debiteurennummer begin-
nen. De sleutel mag wel langer zijn. In het orderbestand in het boven-
staande voorbeeld (FBAO01) is de sleutel het debiteurnummer, gevolgd
door het ordernummer. Dat is dus een goed te gebruiken bestand op
deze kaart. Het artikelstambestand (FBAA01) begint niet met het debi-
teurnummer en is dus in deze kaart niet bruikbaar. Een bestand, waarin
wel een debiteurnummer staat, maar daar niet mee begint (sommige sta-
tistiekbestanden) kunnen via comprimeren op debiteurnummer naar het
juiste formaat 'omgebouwd' worden. Zie daarvoor Onderhoud gegevens
voor comprimeren/samenvoegen.
Per bestandsnaam ingeven:
Ingave: - Bestandsnaam van het bestand max. 6 A/N
Met funktietoets F3 kan een overzicht van de bestan-
den, waaruit een keuze gemaakt kan worden, op het
beeldscherm opgeroepen worden.
Ingave: - Pakketletter (mogelijke waarden: A = Agfta, 1 A/N
B = Basta, D = Drankta, K = Kavta, M = Meuta).
Met functietoets F3 kan naar de aanwezige pakket-
ten gezocht worden.
Na een keuze ingaven goed (respectievelijk J of N ingeven) wordt het volgende programma-onderdeel, invoer af te drukken regels, gestart.
Invoer af te drukken regels
Het invoeren van de af te drukken regels vindt op dezelfde wijze plaats als bij het etiket. Daarbij dient met het volgende rekening te worden gehouden:
De eerste 3 regels worden altijd bovenaan, op ieder blad, afgedrukt en worden daarom "kopregels" genoemd. Het is daarom niet mogelijk om op de eerste 3 regels gegevens uit een bestand af te drukken. Wel mogen in de kopregels "DAY", "TIME", "PAGE", "F#PR" en "F#JR" gebruikt worden. Bij het afdrukken worden deze vervangen door respectievelijk de systeemdatum, de systeemtijd, een automatische bladteller, de financiële periode of het jaar uit de financiële periode.
Een uitgebreide kaart bestaat, net als het etiket, in principe uit regels, waarin tekst en/of gegevens uit één van de bestanden staan. De tekst is altijd hetzelfde, maar de bestandsgegevens worden tijdens het afdrukken gevuld vanuit de records van het geselekteerde bestand.
Ingave: - Tekstregel, waarvan de lengte gelijk is aan de breedte van de
kaart. Een tekstregel, zonder verdere gegevens uit het bestand,
sluit u met af.
Met functietoets F1 kunt u door de indeling van het gekozen
bestand bladeren. Als nog niet eerder voor de info op een bestand
is gekozen, dan vraagt het programma om het bestandsnummer (1 t/m
10) van het gewenste bestand. Tijdens het opvragen van informatie
kan via <RETURN> doorgebladerd worden, via functietoets F2
een ander bestandsnummer worden ingegeven of via functietoets F4
de informatieroutine verlaten worden. De volgende keer dat de
informatie wordt opgeroepen, toont het programma, afhankelijk
van de plaats waarop de vorige informatieroutine werd verlaten,
de volgende 10 velden van het bestand of de 10 bestanden waarvan
de bestandsindeling getoond kan worden op het scherm.
Met functietoets F3 kunt u naar een bepaalde positie
binnen de regel gaan, waarna u weer verder kunt gaan met ingeven
van tekst. Het programma vraagt om de gewenste positie op de regel.
Met functietoets F7 kunt u vanaf een bepaalde positie op
de regel een bestandsgegeven afdrukken. Het is mogelijk om velden
uit verschillende bestanden volkomen willekeurig door elkaar heen
af te drukken. Het programma vraagt om de afdrukpositie op de regel,
het bestandsnummer van het bestand waaruit het veld gehaald moet
worden. Default is dit het bestandsnummer waarop voor het laatst
informatie is gepleegd. Als laatste wordt het gewenste veldnummer
uit de bestandsindeling van het af te drukken veld gevraagd.
Tijdens deze ingaven kan via functietoets F1 informatie op de
bestandsindelingen en/of de 10 bestandsnummers met bestandsnamen
worden opgevraagd. Op het scherm worden in de regel het bestands-
nummer en het veldnummer door een "/" gescheiden getoond. Achter
het bestandsgegeven kan weer tekst komen te staan.
Met functietoets F4 kan dit programma-onderdeel verlaten
worden, en wordt het volgende onderdeel, invoer sorteer/selectie-
velden gestart.
Enkele opmerkingen over vragen die het programma kan stellen:
Als bij de invoer van het eerste veld dat uit een bestand moet worden afgedrukt, blijkt dat per record uit het eerste bestand wel eens meerdere records in het zojuist ingegeven bestand aanwezig kunnen zijn (bijvoorbeeld het openstaande postenbestand), dan volgt de vraag "Per sleutel uit bestand 1 meer records uit bestand XXXXXX afdrukken <J>/<N>". Wordt de vraag met N beantwoord, dan wordt het gegeven uit het eerste via de sleutel van bestand 1 gelezen record in het betreffende bestand afgedrukt en kunnen op dezelfde regel ook velden uit andere bestanden worden afgedrukt. Wordt de vraag met J beantwoord, dan wordt deze regel net zo vaak afgedrukt als dat er records in het betreffende bestand staan die behoren bij de sleutel uit bestand 1. Worden op de regel meer velden afgedrukt, dan kunnen deze alleen uit datzelfde bestand komen. De ingave van het bestandsnummer wordt bij een tweede en ieder volgend af te drukken veld dan ook overgeslagen.
De invoer van de regels moet worden afgesloten met een regel waar alleen *SKIP* of *EIND* in staat. Deze regel wordt niet afgedrukt, maar geeft aan wat het programma moet doen voordat het volgende record uit bestand 1 afgedrukt gaat worden. Met *SKIP* wordt altijd op een nieuw blad verder gegaan; met *EIND* wordt een lege regel afgedrukt en gaat het afdrukken op de volgende regel verder. Dus: *SKIP* gebruiken als echt op kaartjes afgedrukt moet worden en *EIND* bij afdrukken op lijstpapier waarbij niet op een nieuw blad begonnen hoeft te worden.
Bij het wijzigen van regels wordt per regel de vraag "Regel wijzigen <J>/<RETURN>" gesteld. Wordt hierop met J geantwoord, dan wordt de regel schoongemaakt, en moet dan opnieuw, in zijn geheel, ingegeven worden. In het andere geval wordt de volgende regel zichtbaar gemaakt.
Invoer sorteer-/selectievelden
In het algemeen lijstprogramma is het mogelijk om tijdens het afdrukken op maximaal 2 velden te sorteren en/of maximaal 2 velden te selecteren. De vraag "Wilt u tijdens het afdrukken sorteren en/of selecteren?" moet dan met J beantwoord worden. Wordt deze met N beantwoord, dan is het invoeren van de stuurgegevens voor deze kaart klaar.
Voor een uitvoerige beschrijving van de de sorteer- en selecievelden: zie dezelfde paragraaf van het onderdeel Onderhoud indeling overzicht van deze documentatie.
Bij een uitgebreide kaart is het gebruik van de funktietoetsen F3 en F8 (voor respectievelijk de selectie op een horizontale telling en selectie op een willekeurig zoekgegeven) NIET mogelijk.
Ingave: - Veldnummer van het sorteer- of selectieveld 2 N
Voor beschrijving van de functietoetsen en de ge-
stelde vragen: Onderhoud indeling overzicht,
onderdeel "Invoer sorteer-/selectievelden".
Na invoer van de eventuele sorteer- en/of selectievelden zijn alle stuurgegevens voor deze kaart aanwezig en keert het programma terug naar de ingave van de naam van de kaart. Daar kan de volgende uitgebreide kaart worden ingevoerd of via functietoets F4 het programma verlaten worden.
Volgende stap
Nadat de gegevens voor een kaart vastgelegd zijn, kan de kaart net zo vaak afgedrukt worden als u dat zelf wilt. Gebruik daarvoor Afdrukken uitgebreide kaart uit het submenu "Afdruk- en verwerkingsprogramma's".
Vragen en mededelingen in dit programma
- Veld komt niet in bestand voor; <RETURN> Het ingegeven veldnummer kan niet in de bestandsindeling gevon- den worden. - Foute positie; <RETURN> De zojuist ingegeven positie kan op deze regel niet gebruikt worden. - Veld past er niet (meer) op; <RETURN> Het ingegeven veldnummer past niet op de regel. - Bestand onbekend; <RETURN> Niet aanwezig bestand ingegeven. - <M> = Muteren; <V> = Verwijderen; <RETURN> = naar naam kaart Naam kaart komt al voor, maak de gewenste keuze. - Wilt u de af te sorteer/selectie velden wijzigen? <J>/<N> Als deze vraag met J beantwoord wordt, kunnen de selectie- velden gewijzigd worden. Wordt N geantwoord, dat wordt het volgende programma-onderdeel opgestart. U kunt nieuwe veld- nummers ingeven of met <RETURN> de oude veldnummers overnemen. Gebruikt u vroegtijdig de <F4>-toets om af te sluiten met tot dan toe minder geselecteerde velden als voorheen, dat volgt een waarschuwing dat u mogelijk gegevens verliest. U kunt kiezen om wel of niet door te gaan. Kiest u om niet door te gaan, dan gaat u terug naar het selecteren van veldnummers. Neem vervolgens de overige velden met <RETURN> over om deze velden alsnog te selec- teren en sluit dan pas af. Gaat u echter wel door, dan verdwij- nen alle nog niet opnieuw geselecteerde velden uit de selectie.