Invoeren/muteren gegevens tbv. comprimeren/samenvoegen
Met dit programma-onderdeel kunnen de stuurgegevens, waarmee het algemeen lijstprogramma een bestand kan comprimeren of twee bestanden kan samenvoegen, ingegeven of gewijzigd worden.
Met de mogelijkheid samenvoegen kunnen velden uit een bepaald bestand samengevoegd worden met velden uit een ander bestand. De uiteindelijke records worden in een nieuw bestand weggeschreven, dat dezelfde naam heeft als de naam waarmee de gegevens werden opgeslagen.
Op deze manier kunnen velden uit het debiteurenstambestand samengevoegd worden met velden uit bijvoorbeeld het openstaande postenbestand. De uit het eerste bestand afkomstige velden (in bovenstaand voorbeeld kunnen dat bijvoorbeeld debiteurnummer, naam en woonplaats zijn) worden ongewijzigd in het uiteindelijke bestand overgenomen. Daar worden de uit het tweede bestand afkomstige velden aan toegevoegd (bijvoorbeeld factuurbedrag en betaald bedrag). Omdat in het tweede bestand meer records kunnen staan, die bij een record uit het eerste bestand horen (een debiteur kan meer facturen hebben), worden de bij elkaar horende velden opgeteld. In bovenstaand voorbeeld per debiteur dus twee totalen: een totaal factuurbedrag en een totaal betaald bedrag, beiden van alle facturen bij elkaar geteld. Nu zijn alfanumerieke velden niet op te tellen. In dat geval wordt het gegeven van het laatst gelezen record uit het tweede bestand genomen. Hetzelfde gebeurt bij een numeriek veld, dat deel uitmaakt van de sleutel van het tweede bestand.
De bestandsindeling van dit nieuwe bestand wordt met pakketletter L in de database van het algemeen lijstprogramma opgenomen. Vanuit dat bestand kunnen dan overzichten, etiketten, etcetera gemaakt worden.
Waarschuwing
Als u de indeling van een dergelijk bestand verandert (meer, minder of andere velden) dan moet u alle indelingen van overzichten, etiketten, etcetera, waarin dat bestand gebruikt wordt, wijzigen of verwijderen en opnieuw opbouwen. Doet u dit niet, dan kunnen verkeerde omschrijvingen boven de kolommen komen te staan.
Met de mogelijkheid van comprimeren wordt een bestand als het ware "in elkaar geschoven" of "verdicht". Met een voorbeeld wordt dat wat duidelijker. Stel, de vraag komt om een overzicht te krijgen van de omzetten per rayon. Vanuit het debiteurenbestand dan dat wel door het bestand te sorteren op rayon, de omzetvelden per debiteur af te drukken, verticaal te tellen en de vraag "Tussentotaal bij wisseling rayonnummer" met J te beantwoorden. Als u veel debiteuren heeft kan het een aardig gezoek in deze lijst worden om de gewenste rayontotalen te vinden.
Door de mogelijkheid van comprimeren bent u in staat om, in dit geval, vanuit het debiteurenstambestand de gewenste omzetvelden te verdichten op rayon, deze in een tussenbestand op te slaan en deze daarna via een overzicht vanuit dat tussenbestand af te drukken. Op deze wijze krijgt u alleen de rayontotalen afgedrukt, dus een heel compact overzicht.
Verdichten is mogelijk op 1 of 2 velden. Deze velden moeten als eerste veld(en) bij de invoer opgegeven worden en in dezelfde volgorde ook als sorteerveld(en) opgegeven worden.
De bestandsindeling van dit nieuwe bestand wordt met pakketletter L in de database van het algemeen lijstprogramma opgenomen. Vanuit dat bestand kunnen dan overzichten, etiketten, etcetera gemaakt worden.
Ingave: - Naam compr./s. FLCS.. max. 2 A/N
Onder deze naam worden de stuurgegevens opgeslagen in
het bestand met stuurgegevens. Het bestand waarin uit-
eindelijk de gegevens worden vastgelegd krijgt ook
deze naam; de "C" wordt echter vervangen door de be-
drijfsletter. De eerste vier letters (FLCS) zijn dus
vast, u kunt een toevoeging van maximaal 2 cijfers
en/of letters maken, als nadere aanduiding van het
bestand. Voegt u dus '01' toe, dan wordt de naam
waarmee de stuurgegevens vastgelegd worden 'FLCS01'
en wordt de uiteindelijke bestandsnaam 'FLAS01'
in bedrijf A of 'FLBS01' in bedrijf B.
Met functietoets F3 kan de aanwezige namen gezocht
worden.
Ingave: - Comprimeren/samenvoegen 1 A/N
Mogelijke waarden: C = Comprimeren, S = Samenvoegen.
Ingave: - Bestandsnaam van het eerste bestand max. 6 A/N
Met functietoets F3 kan een overzicht van de bestan-
den, waaruit een keuze gemaakt kan worden, op het
beeldscherm opgeroepen worden.
Ingave: - Pakketletter (mogelijke waarden: A = Agfta, 1 A/N
B = Basta, D = Drankta, K = Kavta, M = Meuta).
Met functietoets F3 kan naar de aanwezige pakketten
gezocht worden.
Ingave: - Omschrijving max. 60 A/N
Hier kan de omschrijving van het nieuwe bestand
worden ingegeven. Deze tekst wordt meegenomen in
de bestandsindeling van het bestand waarin de
gegevens van het comprimeren/samenvoegen worden
vastgelegd.
Na een keuze ingaven goed (respectievelijk J of N ingeven) wordt het volgende programma-onderdeel, invoer velden, gestart.
Invoer velden
Op het scherm verschijnt in het linkerdeel van het scherm de indeling van het
gekozen bestand. Met functietoets F1 kan door de bestandsindeling "gebladerd"
worden. Deze indeling verschijnt in het linkerdeel van het beeldscherm.
Ingave: - Veldnummer van het veld 2 N
Bij de keuze "samenvoegen" verschijnen automa-
tisch de velden waaruit de sleutel bestaat in
het rechterdeel van het scherm onder "Geselec-
teerde velden". Deze moeten bij het samenvoe-
gen meegenomen worden. Numerieke en alfanume-
rieke velden welke meegenomen moeten worden
bij het samenvoegen kunnen in de door u gewen-
ste volgorde ingegeven worden.
Bij de keuze "comprimeren" moeten als eerste en
eventueel tweede veld de velden, waarop gecompri-
meerd moet worden, ingegeven worden. Deze twee
velden mogen numeriek of alfanumeriek zijn. Het
derde en de volgende velden moeten numeriek zijn.
Dit programma-onderdeel kan bij deze keuze niet
verlaten worden zonder minimaal één veld geselec-
teerd te hebben.
Met functietoets F4 kan dit programma-onderdeel
verlaten worden, en wordt het volgende onderdeel,
invoer velden horizontale telling, gestart.
Invoer velden horizontale telling
Bij het comprimeren of het samenvoegen is het mogelijk om een veld met een horizontale telling aan het bestand toe te voegen. De vraag "Wilt u van bepaalde velden een horizontale telling?" moet dan met J beantwoord worden. Wordt deze met N beantwoord, dan wordt het volgende programma-onderdeel, invoer sorteer/selectievelden, gestart.
Ingave: - Omschrijving horizontale telling max. 20 A/N
Hier kan de omschrijving van de horizontale telling
worden ingegeven.
Ingave: - Veldnummer van het te tellen veld 2 N
De in de horizontale telling te verwerken velden
kunnen ingegeven worden. De geselecteerde velden
worden onder "Geselecteerde velden" op het beeld-
scherm bijgehouden. Naast velden uit het bestand
kunnen ook constanten worden gebruikt. Voor deze
velden worden de veldnummers 61 t/m 89 gebruikt.
Deze constanten kunnen ingegeven worden met het
programma "Onderhoud constanten". Dat is keuze 5
van het onderdeel Kopieerfuncties en hulpprogramma's.
Als een veld van de telling afgetrokken moet worden,
dan moet het veld met functietoets F3 worden ingege-
ven. Achter het veldnummer wordt dan een "-" afge-
beeld. Let op! Creditvelden in de records van een be-
stand hebben meestal van zichzelf al een minteken.
Deze hoeven dus niet met F3 ingegeven te worden. Bij
twijfel kan -vooraf- het bestand met de keuze
Onderhoud eigen bestanden/info op standaard bestanden
bekeken worden.
Ook is het mogelijk om een vermenigvuldiging uit te
laten voeren binnen de horizontale telling. Het veld
waarmee de tot op dat moment opgebouwde telling ver-
menigvuldigd moet worden, moet met functietoets F7
worden ingegeven. Achter het veldnummer wordt dan
een "*" afgebeeld.
Op gelijke wijze kan met functietoets F8 de tot op dat
moment opgebouwde telling door een veld gedeeld worden.
Achter het veldnummer wordt een "/" afgebeeld.
Met functietoets F9 kan een percentage-berekening uitge-
voerd worden. De tot op dat moment opgebouwde telling
wordt dan uitgedrukt in een percentage van het opgege-
ven veld. Het resultaat gaat de horizontale telling in.
Met veldnummer 98 kan de systeemdatum in de horizontale
telling gebruikt worden. Dit veld mag alleen gebruikt
worden in combinatie met een ander datumveld. Deze zijn
te herkennen aan *D* of *d* in de kolom "Veldomschrij-
ving". Gebruik als eerste veld de systeemdatum en trek
daar als tweede veld een ander datumveld af. Het alge-
meen lijstprogramma voert dan geen normale aftrekking
uit, maar rekent het aantal DAGEN verschil tussen de 2
data uit. Het resultaat gaat de horizontale telling in.
Met functietoets F4 kan dit programma-onderdeel verla-
ten worden, en wordt het volgende onderdeel, invoer
sorteer/selectievelden gestart.
Invoer sorteer-/selectievelden
Bij de keuze "samenvoegen" kunnen geen sorteervelden opgegeven worden, wel maximaal 5 selectievelden. Bij de keuze "comprimeren" moet minimaal één sorteerveld worden opgegeven. Dat eerste sorteerveld wordt automatisch gevuld met het eerste geselecteerde veldnummer en als het tweede geselecteerde veld een alfanumeriek veld is wordt het tweede sorteerveld automatisch daarmee gevuld. Kan een tweede sorteerveld ingegeven worden, dan moet dat gelijk zijn aan het tweede geselecteerde veldnummer (alleen mogelijk als het tweede geselecteerde veld een numeriek veld is).
Alleen bij de keuze "samenvoegen" wordt de vraag "Wilt u selecteren?" gesteld. Wordt deze met N beantwoord, dan wordt het volgende programma-onderdeel, selectie op een tweede bestand, gestart.
Moet niet het hele bestand worden verwerkt, maar een deel, dan kunnen maximaal 5 selectievelden worden opgegeven. Bij het afdrukken zelf wordt om de grenswaarden gevraagd ("van" en "t/m"), hier wordt alleen bepaald op welke velden geselecteerd moet gaan worden.
Ingave: - Veldnummer van het sorteer- of selectieveld 2 N
De sorteer- en selectievelden kunnen ingegeven worden.
De geselecteerde velden worden in het rechterdeel van
het beeldscherm bijgehouden. In de handleidingregels
wordt aangegeven welk veld gevraagd wordt (sorteerveld
1, sorteerveld 2, selektieveld 1 t/m 5).
Achter een sorteerveld wordt een "S" afgebeeld.
Achter een selectieveld wordt de letter "T" af-
gebeeld.
Als op de horizontale telling gesorteerd of geselec-
teerd moet worden, dan is het voldoende om bij de
keuze van het betreffende veld functietoets F3 te
drukken. Als veldnummer wordt in dat geval "99" afge-
beeld.
Naast een selektie op een vast veld is ook een selec-
tie op een willekeurig zoekgegeven mogelijk.
Bij het betreffende selectieveld moet dan functietoets
F8 gedrukt worden. Bij het afdrukken van de lijst wordt
in dit geval niet om een "van" en een "t/m" waarde ge-
vraagd, maar om het betreffende zoekgegeven. Een zoek-
gegeven is niet gebonden aan een bepaald veldnummer,
maar mag overal staan. Als veldnummer wordt wel "97"
afgebeeld, maar het algemeen lijstprogramma weet daar-
door dat het om een willekeurig zoekgegeven gaat, en
zoekt alle veldnummers na of ergens het ingegeven zoek-
gegeven staat.
Moet een sorteer- of selectieveld overgeslagen worden,
dan kan dat met functietoets F7 gedaan worden.
Met functietoets F4 kan dit programma-onderdeel verla-
ten worden, en wordt het volgende onderdeel, koppelen
van een 2e bestand, gestart.
Koppelen van een tweede bestand
Bij de keuze "comprimeren" is het niet mogelijk om records uit een tweede bestand te verwerken. In dat geval zijn de stuurgegevens klaar.
Bij de keuze "samenvoegen" wordt de vraag "Wilt u per record uit een 2e bestand records afdrukken?" gesteld. Wordt deze met N beantwoord, dan is de invoer van de stuurgegevens voor deze samenvoeging klaar.
Ingave: - Veldnummer waarmee het 2e bestand gele-
zen moet worden max. 2 N
Het koppelen van twee bestanden is alleen mogelijk als
een gemeenschappelijk kenmerk aanwezig is, dus een
veld dat in beide bestanden voorkomt. Hier moet het
veldnummer uit het eerste bestand worden ingegeven,
dat het gemeenschappelijke kenmerk is, bijvoorbeeld
het debiteurennummer.
De vraag "Het 2e bestand wordt via veld xx gelezen. Goed? <RETURN>/<N>" wordt gesteld. Met N terug naar de vraag "Wilt u per record uit een 2e bestand records afdrukken?". Met <RETURN> door naar ingave bestandsnaam.
Ingave: - Bestandsnaam 2e bestand max. 6 A/N
Met funktietoets F3 kan een overzicht van de bestan-
den, waaruit een keuze gemaakt kan worden, op het
beeldscherm opgeroepen worden.
Ingave: - Pakketletter (mogelijke waarden: A = Agfta, 1 A/N
B = Basta, D = Drankta, K = Kavta, M = Meuta).
Met functietoets F3 kan naar de aanwezige pakketten
gezocht worden.
Ook voor het 2e bestand worden de programma-onderdelen "invoer af te drukken velden", "invoer velden horizontale telling" en "invoer sorteervelden" doorlopen. Bij de ingave van sorteerveld 1 en 2 kan alleen op de normale volgorde gesorteerd worden. Dat heeft alles te maken met de volgende regel:
Als het veld, waarmee het eerste en het tweede bestand gekoppeld worden ook het eerste veld in de sleutel van het tweede bestand is (zie bestandsindeling van het betreffende bestand), mag het tweede bestand niet gesorteerd worden. In alle andere gevallen moet het tweede bestand gesorteerd worden en wel op het veldnummer in het tweede bestand dat het gemeenschappelijk kenmerk is.
Selecteren op velden is voor het tweede bestand niet mogelijk.
Volgende stap
Nadat de gegevens vastgelegd zijn, kunnen daarmee net zo vaak FLCS-bestanden aangemaakt worden als u dat zelf wilt. Gebruik daarvoor Comprimeren bestand/ samenvoegen bestanden uit het submenu "Afdruk- en verwerkingsprogramma's".
Vragen en mededelingen in dit programma
- Maximum lengte bestand XXXXXX bereikt; <RETURN> Het zojuist geselekteerde veld past niet meer in het bestand. - Veld komt niet in bestand voor; <RETURN> Het ingegeven veldnummer kan niet in de bestandsindeling gevon- den worden. - Dit veld is geen numeriek veld; <RETURN> Het ingegeven veld is een alfanumeriek veld, en kan dus niet gebruikt worden. - Sorteerveld komt niet overeen met ingevoerde indeling; <RETURN> Bij "comprimeren" moeten de sorteervelden overeenkomen met het eerste en het tweede ingevoerde veld. - Bestand onbekend; <RETURN> Niet aanwezig bestand ingegeven. - <M> = Muteren; <V> = Verwijderen; <RETURN> = naar naam Naam komt al voor, maak de gewenste keuze. Bij het verwijderen van de gegevens wordt gevraagd of de bestandsindeling uit de database verwijderd moet worden. De bestanden zelf worden niet verwijderd. - Wilt u de velden t.b.v. comprimeren/samenvoegen wijzigen? <J>/<N> Als deze vraag met J beantwoord wordt, kunnen de velden gewijzigd worden. Wordt N geantwoord, dat wordt het volgende programma- onderdeel opgestart. U kunt nieuwe veldnummers ingeven of met <RETURN> de oude veldnummers overnemen. Gebruikt u vroegtijdig de <F4>-toets om af te sluiten met tot dan toe minder geselecteerde velden als voorheen, dat volgt een waarschuwing dat u mogelijk gegevens verliest. U kunt kiezen om wel of niet door te gaan. Kiest u om niet door te gaan, dan gaat u terug naar het selecteren van veldnummers. Neem vervolgens de overige velden met <RETURN> over om deze velden alsnog te selec- teren en sluit dan pas af. Gaat u echter wel door, dan verdwij- nen alle nog niet opnieuw geselecteerde velden uit de selectie. - Wilt u de velden voor de horizontale telling wijzigen? <J>/<N> Zie antwoord op de vorige vraag, maar dan voor deze velden. - Wilt u de sorteer/selectie velden wijzigen? <J>/<N> Zie antwoord op de vorige vraag, maar dan voor deze velden.