629 Module euro-conversie

Met deze module kunnen de velden in uw bestanden van guldens naar euro's geconverteerd worden. Voordat u met de werkelijke conversie gaat beginnen, is het noodzakelijk dat van het betreffende bedrijf een back-up gemaakt wordt. Ook mag tijdens de conversie niet in het bedrijf gewerkt worden, men mag zelfs niet in het programmamenu van het betreffende bedrijf staan (uitgezonderd het scherm, waarop de conversie gaat lopen).

Inhoudsopgave:

Terugkeren naar het pakketmenu

Algemeen

Standaard wordt een database meegeleverd met alle bekende en op de laatste stand gebrachte indelingen van de bestanden. Aan deze bestanden zijn ook de te converteren velden al toegevoegd. Maakt u alleen gebruik van standaard bestanden, dan hoeft u niets meer aan de indelingen te wijzigen. Na het invoeren van de constanten kan de conversie in principe direct gestart worden. Maakt u echter gebruik van afwijkende en/of eigen bestanden, dan moeten deze indelingen aan de database toegevoegd worden. Let daarbij op: ook de "FLCS"-bestanden (Comprimeren/Samenvoegen) in het Algemeen lijstprogramma worden in dit kader als eigen bestanden beschouwd en ook deze indelingen (onder pakketletter "L") moeten overgezet worden. In het algemeen zijn afwijkende bestanden terug te vinden in uw systeembeschrijving. Weet u dat niet zeker, neem dan altijd contact op met Saldata. Gebruikers van het Algemeen lijstprogramma kunnen de daarin aanwezige "eigen"-bestandsindelingen in de module euro-conversie importeren. Daarna moeten de te converteren velden toegevoegd worden, voordat de indelingen door deze module te gebruiken zijn.

De op de laatste stand gebrachte indelingen van de bestanden van de standaardpakketten kunnen naar het Algemeen lijstprogramma geëxporteerd worden, waarna deze module ook over de nieuwste indelingen beschikt. Let wel op: indelingen van overzichten, samenvoegingen e.d. moeten opnieuw opgebouwd worden om gebruik te kunnen maken van de nieuwe indelingen.

Zorg er verder ook voor, dat voor de start van de werkelijke conversie bij alle valuta's de koers per 100 euro ingevoerd is. Gebruik daarvoor programma 108 (A/I/M Valuta). Via functietoets <F1> is het euro-gedeelte te bereiken. Na de euro-conversie zijn dat de enige koersen die overblijven. De koersen per 100 van de valuta in guldens worden verwijderd.

Installatie module

Voordat u de module kunt gaan gebruiken dient u deze eerst op uw systeem te installeren. Deze handleiding gaat uit van een 4mm-tape voor een Sun-systeem.

Ga op het console of een ander scherm naar unix toe en geef in: cd /usr/bbx/alg.prg en plaats daarna de tape in de unit. Geef in: tar -xvf /dev/rst4 en de programma's worden op het systeem geplaatst. Als u weer achter de unix-prompt staat, kan de tape uit de unit gehaald worden. Stuur de tape meteen terug, want Saldata heeft maar een klein aantal van dit soort tapes op voorraad.

Het kan zijn, dat een andere installatie-procedure meegeleverd is. In dat geval is bovenstaande installatieprocedure niet nodig, volg de meegeleverde procedure.

Installatie: Hoofdmenu

Met programma 607 (A/I/M Programma's) moet het volgende programma op een vrije plaats in het menu worden opgenomen: 


Programmanummer   : 629 (of een ander vrij nummer)
Omschrijving      : EURO-CONVERSIE
Programmanaam     : BEUR00

Wanneer u met meerdere bedrijven werkt, moet dit programma in elk bedrijf afzonderlijk in het menu geplaatst worden.

Installatie: Bestanden

Als het programma voor de eerste keer opgestart wordt, dan meldt het programma dat de bestanden voor de euro-conversie ontbreken. Met <RETURN> de bestanden aanleggen of met <F4> het programma verlaten.

Installatie: Systeemparameters

Voor deze module hoeven geen systeemparameters aangepast te worden, wel dienen een aantal constanten ingevuld te worden.

Installatie: Relatiecodes

Voor deze module hoeven geen relatiekodes ingebracht te worden.

Werkwijze

Nu de module is geïnstalleerd kunt u ermee gaan werken. Dit hoofdstuk bevat een overzicht van de globale werkwijze van de module als geheel en een meer gedetailleerde beschrijving van de verschillende onderdelen.

Werkwijze: Algemeen

In grote lijnen verloopt het werken met de module als volgt: 

- Met de keuze "Onderhoud konstanten" kunnen de vaste gegevens voor de
  euro-conversie ingevoerd worden. Daarbij valt te denken aan de valuta-
  code van de euro, wel of niet herstellen evenwicht in het grootboek,
  grootboekrekening waarop de verschillen geboekt worden etcetera.
- Met de keuze "Onderhoud bestandsindelingen" kunnen op gelijke wijze
  als in het Algemeen Lijstprogramma de meegeleverde bestandsindelingen
  gewijzigd worden.
- Met de keuze "Overzicht bestandsindelingen" kunnen de bestandsindelingen
  afgedrukt worden.
- Met de keuze "Toevoegen te converteren velden" kunnen aan de uit het
  Algemeen Lijstprogramma opgehaalde bestandsindelingen van "eigen"-
  bestanden en van "FLCS"-bestanden de te converteren velden toegevoegd
  worden.
- Met de keuze "Euro-conversie opstarten" wordt de werkelijke conversie
  in een bedrijf opgestart.

Binnen deze module is verder een hulpprogramma aanwezig, waarmee een compleet bedrijf naar een ander bedrijf overgezet kan worden. Dit bedrijf kan voor twee dingen gebruikt worden: testen euro-conversie en bewaren van een "guldens"-bedrijf, zodat na de euro-conversie de "toestand" in guldens van voor de conversie nog beschikbaar is.

Met een import- en een exportprogramma kunnen bestandsindelingen met het Algemeen Lijstprogramma uitgewisseld worden.

Werkwijze: Onderhoud constanten

Met dit programma kunnen de vaste gegevens ingevoerd en/of gewijzigd worden. 

De volgende velden zijn aanwezig:
- Valutacode euro. Na de euroconversie verwisselen valutacode 00 en de
  valutacode van de euro van plaats. De omschrijving van de valutacode
  wordt getoond. 
- Pakketletter(s) "Eigen"-bestanden algemeen lijstprogramma. Dit veld
  hoeft alleen ingevuld te worden bij gebruikers van het algemeen lijst-
  programma. Als voor bepaalde bestanden aangepaste indelingen inge-
  voerd zijn in het algemeen lijstprogramma, bijvoorbeeld onder
  de pakketletter "I", dan moet dat ook binnen deze module bekend zijn.
  Verder is het noodzakelijk, dat de betreffende indelingen via keuze
  Importeren bestandsindelingen aan deze module toegevoegd
  worden. Het is mogelijk om maximaal 10 pakketletters in te voeren.
  Vergeet niet om ook hier pakketletter "L" te vermelden (van de 'FLCS'-
  bestanden uit het algemeen lijstprogramma). 
- Eigen bestanden converteren bij conversie van bedrijf: vul hier de
  letter van het bedrijf in, waarbij u de door u zelf aangemaakte be-
  standen in het algemeen lijstprogramma wilt converteren. Ook in de
  door uzelf bedachte bestanden kunnen bedragen in guldens staan, die
  ook geconverteerd moeten worden. Deze bestanden worden gelijk met het
  hier opgegeven bedrijf geconverteerd. Ook hier geldt: niet vergeten
  om de betreffende bestandsindelingen aan de module euro-conversie toe
  te voegen via Importeren bestandsindelingen. 
- Evenwicht herstellen in grootboek na de euro-conversie: Door de
  afrondingen van de bedragen naar euro's kunnen verschillen ontstaan
  tussen het debiteurensaldo, het totaal van de openstaande posten van
  de betreffende debiteur en de totalen van de grootboekrekeningen de-
  biteuren, tussen het crediteurensaldo, het totaal van de openstaande
  posten van de betreffende crediteur en de totalen van de grootboek-
  rekeningen crediteuren en in de debet- en credit-tellingen in het
  grootboekschema zelf. Aan het einde van de euro-conversie kunnen deze
  verschillen automatisch gecorrigeerd worden door hier J in te
  vullen. Het is ook mogelijk om deze correctie achteraf uit te voeren.
- Grootboekrekening verschillen euro-conversie: in dit veld het groot-
  boekrekeningnummer vermelden, waarop de verschillen geboekt kunnen
  worden om het grootboek weer in evenwicht te brengen. Gebruik hiervoor
  bij voorkeur een nieuwe rekening. Heeft u meerdere boekjaren, dat moet
  deze rekening in alle boekjaren aangemaakt worden.

Werkwijze: Onderhoud bestandsindelingen

Met dit programma kunnen de meegeleverde bestandsindelingen gewijzigd worden. Na de start van het programma volgt een waarschuwing, dat het wijzigen van bestandsindelingen alleen in overleg met Saldata dient te gebeuren. Verkeerde indelingen zorgen voor foutieve conversies en onbruikbare bestanden. 

De volgende ingaven zijn mogelijk:
- Bestandsnaam: Geef de naam van het betreffende bestand in.
- Pakketletter: Geef de gewenste pakketletter in. Onder in het scherm
  staan een aantal pakketletters vermeld.
- Omschrijving: Omschrijving van het bestand.

Keuze: <M>=Info/Muteren; <V>=Verwijderen; <RETURN>=Naar bestandsnaam.
Bij de keuze <V> meldt het programma dat na verwijderen van de indeling
geen conversie meer mogelijk is. Geef <J> of <N> in.

Bij de keuze <M> verschijnt de indeling van het bestand. Daarna volgt
de keuze:
Wijzigen veldnr. (Toets: <RETURN>=Doorgaan; <F1>=Toevoegen; <F4>=Einde).

Met <RETURN> verder te bladeren door de velden. Met keuze <F1> kan een
nieuw veld aan het einde toegevoegd worden en met <F4> kan het wijzigen
beëindigd worden.

Bij het wijzigen of toevoegen van een veldnummer kunnen de volgende
velden ingegeven worden:
- Veldomschrijving    : Max. 20 tekens.
- N/A                 : Numeriek of alfanumeriek.
- Lengte              : Lengte van het veld. Via  <F3> of <F4> het
                        aantal decimalen aangeven.
- Omschrijving op ovz.: Max. 20 tekens, afhankelijk van de
                        lengte van het veld.
- Conv. naar euro     : J of N. Alleen J invullen als het veld
                        geconverteerd moet worden.

Keuze: Ingaves goed <RETURN>/<N>. Maak de gewenste keuze.

Bij de keuze <F4> (wijzigen beëindigen) worden de volgende
vragen gesteld:
- Laatste veldnummer in de key wijzigen? <RETURN>/<J>.
- Laatste veldnummer in de key (1 t/m 5 toegestaan): alleen in te
  geven bij <J> op de vorige vraag.
- Extra conversie-gegevens wijzigen? <RETURN>/<J>.

Wordt bovenstaande vraag met <J> beantwoord, dan zijn de volgende
ingaven mogelijk:
- Keuze: Moet dit bestand leeg zijn tijdens de conversie? <J>/<N>.
  Wordt deze vraag met <J> beantwoord, dan wordt voor de conversie
  gecontroleerd of het bestand leeg is. Is het bestand niet leeg,
  dan wordt dat op het conversieverslag gemeld en wordt de echte
  conversie niet opgestart. 
- Extra uit te voeren conversie (alleen invullen na overleg met
  Saldata).

Keuze: Ingaves goed: <RETURN>/<N>. Maak de gewenste keuze.

Als laatste wordt de vraag "Door middel van info op bestand indeling testen? <RETURN>/<J>". Met <RETURN> of <N> terug naar de ingave van de bestandsnaam. Met <J> kunt u door de records van het bestand bladeren. In de indeling is door middel van een "J" achter het veldnummer aangegeven of het veld naar euro's geconverteerd wordt. Via <F4> kan deze keuze verlaten worden. Volg voor de overige mogelijkheden de aanwijzigen in het scherm.

Werkwijze: Overzicht bestandsindelingen

Met dit programma kunnen de meegeleverde bestandsindelingen afgedrukt worden. 

De volgende selecties zijn mogelijk:
- Selectie op pakketletter J/N: Geef <J> of <N> in.
- Pakketletter                : Geef bij <J> op de vorige vraag
                                de pakketletter in.
- Selectie op bestand J/N     : Geef <J> of <N> in.
- Bestand van                 : Geef bij <J> op de vorige vraag
                                de naam van het eerste bestand in.
- Bestand t/m                 : Idem, naam van het laatste bestand.
- Printer                     : Kies de gewenste printer.
Keuze: Ingaves goed? Geef <RETURN>/<N>. Maak de gewenste keuze.

Het overzicht met de bestandsindelingen wordt afgedrukt.

Werkwijze: Toevoegen te converteren velden aan (geïmporteerde) bestandsindelingen

Met dit programma kunnen aan bestandsindelingen uit het algemeen lijstprogramma, die via de keuze Importeren bestandsindelingen toegevoegd zijn, de te converteren velden toegevoegd worden. Het programma start met een opmerking, hoe bepaald wordt of een veld wel of niet voor conversie in aanmerking komt (alleen numerieke velden met 2 cijfers achter de komma en 3 of meer cijfers voor de komma). Het programma kan echter geen onderscheid tussen aantallen en bedragen maken en zal beiden als te converteren voorstellen. Na het toevoegen altijd via keuze Onderhoud bestandsindelingen de bestandsindelingen nakijken en eventueel corrigeren. Dit nakijken moet goed gebeuren, want de bruikbaarheid van een bestand na de euroconversie is van deze controle afhankelijk! 

De volgende ingaves zijn mogelijk:
- Selectie J/N: Met <N> worden alle bestandsindelingen in de
                database, waaraan nog geen conversievelden zijn
                toegevoegd, doorlopen.
- Pakketletter: Wordt bij de vorige vraag een <J> ingegeven,
                dan hier de gewenste pakketletter ingeven.
Keuze: Ingaves goed? Geef <RETURN>/<N>. Maak de gewenste keuze.

De database wordt doorlopen en aan alle bestandsindelingen van de eventuele pakketletter worden de te converteren velden toegevoegd. Bestanden, die al eens gecontroleerd zijn, worden overgeslagen.

Herhaal deze procedure voor alle gewenste pakketletters van uw "eigen"-bestanden. Denk ook om de pakketletter "L" van de "FLCS-bestanden"!

Werkwijze: Euro-conversie opstarten

Dit programma is het hart van deze module. Het converteert de geselecteerde velden naar euro's toe en herstelt na de conversie eventueel het evenwicht in het grootboek. Het programma start met een opmerking, waarin duidelijk gemaakt wordt, dat tijdens de conversie niet in het bedrijf gewerkt mag worden (men mag zelfs niet in het menu van het betreffende bedrijf staan). Voor de conversie moet een backup gemaakt worden. Loopt de conversie fout, dan kan men altijd terug naar de backup.

Na de start van het programma worden een aantal bestanden geopend en exclusief voor de euro-conversie gereserveerd. Op dat moment kunnen foutmeldingen optreden, waaruit blijkt dat het menubestand, het debiteurenbestand, het crediteurenbestand of het grootboekbestand ergens in gebruik is. Na <RETURN> keert het programma terug naar het menu-programma. De euro-conversie is op dat moment niet mogelijk.

Daarnaast wordt gewaarschuwd als het programma geen debiteurenbestand, crediteurenbestand of grootboekbestand kan vinden. Dit is echter geen reden om de euro-conversie af te breken.

De vooringave in dit programma bestaat uit de keuze voor een printer. Geef het gewenste printernummer in. Na een keuze "Ingave goed? Geef <RETURN>/<N>/<F4>=Einde programma" kan het programma gestart worden. Eventueel met <F4> het programma verlaten.

Het programma leest de constanten in (Zie Onderhoud constanten). Als daar problemen mee zijn, dan wordt dat gemeld en wordt de euro-conversie niet uitgevoerd. Wijzig de constanten met het programma Onderhoud constanten en probeer het dan nog eens.

Vervolgens worden in een hulpbestand alle bestandsnamen verzameld, die bij het bedrijf horen. In de volgende fase controleert het programma de bestanden. Het kan zijn, dat bij bepaalde bestanden geen bestandsindeling te vinden is. In dat geval volgt de mededeling "Onbekende bestanden aanwezig/fout 0 (lock) opgetreden, doorgaan? <J>/<N>". Kies de eerste keer altijd voor <N>. Op de printer wordt dan het verslag afgedrukt, waarop de bestanden staan, waarvoor geen bestandsindeling in de database te vinden is, of die een fout 0 tijdens de controle gaven. Per bestand bekijken of de betreffende indeling alsnog ingevoerd kan worden in de database met bestandsindelingen. Fout 0 kan optreden als ondertussen andere personen in het bedrijf aan het werk zijn gegaan. Ook bij Bbx/Pro5 op een pc/netwerk treden fout 0 op, omdat het programma bijvoorbeeld bepaalde DLL en EXE files (systeembestanden/programma's) probeert te openen. Deze fouten 0 kunnen geen kwaad. Neem bij twijfel altijd contact met Saldata op. Bij ingave van <J> slaat het programma bij de euro-conversie de onbekende bestanden over. Eventuele bedragen blijven dan guldens, met alle gevolgen van dien.

In dezelfde fase wordt ook gecontroleerd of bestanden, waarbij in de database met bestandsindelingen is opgegeven, dat deze leeg moeten zijn, ook daadwerkelijk leeg zijn. Hierbij valt te denken aan de tussenbestanden van een facturering. Als een dergelijk bestand niet leeg is, dan is een bepaalde verwerking niet goed afgesloten. Dit moet dan ook eerst gecorrigeerd worden. Op het printverslag staan de bestanden vermeld, waar dit voor geldt. Na de controlefase start het programma in deze situatie de echte euro-conversie niet op. Neem contact op met Saldata om te kijken wat in deze gevallen moet gebeuren.

Als bestandsnamen incl. directory-namen langer dan 100 tekens zijn, kan het programma deze ook niet goed verwerken. In normale situaties zal dit nooit het geval zijn, maar het programma controleert het wel. Treedt de situatie toch op, dan staat de betreffende naam met de vermelding "Te lange naam" op het printverslag vermeld. Na de controlefase start het programma in deze situatie de echte euro-conversie niet op. Neem contact op met Saldata om te kijken wat in deze gevallen moet gebeuren.

De laatste foutsituatie treedt op als een bestand wel in de database aanwezig is, maar daar nog geen conversiegegevens aan toegevoegd zijn. Dit kan alleen optreden als bestandsindelingen uit het Algemeen lijstprogramma geïmporteerd zijn (zie Importeren bestandsindelingen 'eigen'-bestanden en 'FLCS'-bestanden), maar de te converteren velden nog niet toegevoegd zijn. Treedt de situatie op, dan staat de betreffende naam met de vermelding "Conv.geg. afwezig" op het printverslag vermeld. Na de controlefase start het programma in deze situatie de echte euro-conversie niet op. Voeg de te converteren velden toe (zie Toevoegen te converteren velden aan (geïmporteerde) bestandsindelingen en Onderhoud bestandsindelingen) en probeer het nog eens.

Natuurlijk moet de euro-koers voor de gulden aanwezig zijn. Is dat niet het geval, dan volgt de mededeling "Geen EUR-koers gevonden, conversie wordt afgebroken; geef <RETURN>". Voer via programma A/I/M Valuta de eurokoersen in. Met functietoets <F1> is het euro-gedeelte van het programma te bereiken. Daarna kan de conversie opnieuw gestart worden. Controleer ook meteen of voor alle andere valuta de koers per 100 euro is ingevoerd.

Tijdens de euro-conversie wordt op het printverslag per bestand vermeld of een bestand geconverteerd is, of dat het niet nodig is om het bestand te converteren. Ook als een poging gedaan wordt om een bedrijf voor de tweede keer te converteren, dan zal dat vermeld worden op het printverslag. Als bij een bestand de mededeling "Conv.gegevens weg" staat, dan zijn de te converteren velden verdwenen, terwijl deze in de controlefase nog wel aanwezig waren. Dit kan eigenlijk niet optreden.

Treedt tijdens de conversie een echte fout op, dan volgen aan het einde van het programma de mededelingen "Fout opgetreden tijdens de conversie; wordt afgebroken; geef <RETURN>" en "De backup dient teruggezet te worden; geef <RETURN>".

Komt het programma door deze fase heen, dan zijn de valutabestanden aan de beurt. De euro wordt valuta "00" en de gulden verhuist naar de oude plaats van de euro. De euro-koersen nemen de plaats van de oude koersen is. In de openstaande posten worden, indien mogelijk, de oorspronkelijke bedragen in guldens ook als "vreemde valuta" opgenomen, tenzij deze velden al gevuld zijn met een andere valuta. Op het printverslag wordt eventueel aangegeven, dat het programma een valuta zonder euro-koers heeft gevonden. Controleer altijd de nieuwe koersen van de valuta's op hun juistheid!

Bij de omrekening naar de euro-bedragen is het niet te voorkomen dat afrondingsverschillen optreden. Twee bedragen in guldens, die een cent verschillen, kunnen hetzelfde euro-bedrag opleveren. Het gevolg is, dat de debiteurensubadministratie, de crediteurensubadministratie en het grootboek uit evenwicht zullen raken. Als in de constanten opgegeven is, dat het evenwicht hersteld moet worden, dan wordt dit als laatste uitgevoerd. Op het printverslag wordt vermeld als het automatische herstel van het evenwicht niet uitgevoerd is, samen met de mededeling, dat achteraf een automatisch herstel mogelijk is door het programma BEUR5D vanuit het menu op te starten.

Bij het automatisch herstel van het evenwicht wordt het saldo van de debiteuren en de crediteuren gelijk gemaakt aan het totale bedrag van de openstaande posten van de betreffende debiteur of crediteur. Bij een saldo, dat alleen bestaat uit een balansbedrag wordt het balansbedrag aangepast en in het andere geval wordt debet periode of credit periode aangepast, zodat het saldo weer sluit met de openstaande facturen.

Het totaal van alle openstaande posten wordt vergeleken met de saldi van de betreffende grootboekrekeningen debiteuren of crediteuren. Deze rekeningen worden via een eenzijdige financiële boeking in de huidige periode aangepast aan het saldo van de openstaande posten. Als laatste wordt het grootboekstambestand per boekjaar doorlopen en de verschillen bepaald. Het totaal verschil wordt via een eenzijdige boeking op de grootboekrekening "Verschillen euro-conversie" uit het constantenbestand geboekt, zodat het evenwicht hersteld is.

Op de dagafsluiting zal bij deze boekingen uiteraard gemeld worden, dat deze niet in evenwicht zijn. Als men echter na de dagafsluiting een evenwichtscontrole uitvoert, dan zal blijken dat alles in evenwicht is. Daarbij is het wel mogelijk, dat bijvoorbeeld de periode-gegevens en de gegevens t/m de vorige periode uit evenwicht zijn (je kan niet meer in een afgesloten periode boeken), maar per saldo zal een boekjaar altijd weer in evenwicht zijn. Controleer één en ander goed, wat met deze bedragen gaat u verder werken.

Op dit moment is nog niet te overzien, of de euro-conversie andere, vreemde verschijnselen tot gevolg heeft. Om met dit soort verschijnselen vertrouwd te raken, verdient het aanbeveling om vooraf in een testbedrijf een proefconversie uit te voeren. Binnen deze module is een programma aanwezig, waarmee u vanuit een bestaand bedrijf op eenvoudige wijze een testbedrijf kunt aanmaken (Dupliceren compleet bedrijf t.b.v. (test) euro-conversie). Neem bij vragen of vreemde verschijnselen bij de proefconversie altijd contact met Saldata op, voordat de echte euro-conversie in een bedrijf uitgevoerd wordt.

Slechts in een beperkt aantal gevallen moeten achteraf nog bedragen handmatig in euro's gewijzigd worden, bijvoorbeeld bepaalde constanten. Dat is ondermeer het geval bij het maximale verschilbedrag in de module 'Electronisch dagafschrift' en bij 'eigen constanten' in het Algemeen lijstprogramma. Niet vergeten!

Voor het pakket 'Meuta' komt een extra programma, dat na de euroconversie uitgevoerd moet worden. Dat komt omdat in bepaalde Meutabestanden bedragen zitten die soms wel en soms niet naar eurobedragen omgerekend moeten worden.

Indien in door u gebruikte programma's vaste bedragen zitten, zoals vaste kosten, dan moeten de programma's aangepast worden om deze te vervangen door bedragen in euro's. Neem daarvoor contact met Saldata op.

Bij sommige versies van het programma 'A/I/M Debiteuren' kan de valutacode voor de factuur ingesteld worden. Deze code wordt niet door de euroconversie gewijzigd. U dient dus zelf de valutacode te veranderen, bijvoorbeeld naar valutacode '00' voor debiteuren die vroeger in DEM of EUR werden gefactureerd. Als u dit vergeet dan geeft dat vooral bij de laatstgenoemde valuta een raar effect: omdat de valutacode's van de euro en de gulden omgewisseld zijn krijgen die debiteuren na de euroconversie plotseling een factuur in NLG als u de valutacode niet aanpast.

Werkwijze: Dupliceren compleet bedrijf t.b.v. (test) euro-conversie

Dit dupliceerprogramma heeft twee doelen: het aanmaken van een testbedrijf om daarin de euro-conversie te kunnen testen en het dupliceren van een bedrijf naar een ander bedrijf, zodat daarin de 'oude' gulden-bedragen nog aanwezig zijn, terwijl in het oorspronkelijke bedrijf de euro-conversie wordt uitgevoerd.

Tijdens het aanmaken van het nieuwe bedrijf worden alle bedrijfsgegevens in orde gemaakt, zodat na afloop van het dupliceren via programma "Keuze bedrijf" direct naar het nieuwe bedrijf gewisseld kan worden.

Het is niet mogelijk om met dit programma een nieuw leeg bedrijf te maken. Daarvoor moet programma BPR600 gebruikt worden. Dit programma is wel in staat om het nieuwe bedrijf in een andere directory te laten ontstaan als het oorspronkelijke bedrijf. Deze directory moet al wel aanwezig zijn (en niet vergeten om de Bbx-configuratie daaraan aan te passen). Neem hiervoor altijd contact met Saldata op.

Als het programma gestart is, volgt een opmerking met de nodige waarschuwingen, let daar goed op! Het programma vraagt of het dupliceerprogramma BPR610 opgestart moet worden. Geef <RETURN> of <N>. Het programma meldt, dat het de bedoeling is, dat niemand in het bedrijf aan het werk is. 

De volgende ingaven zijn nodig:
- Van bedrijf: dit bedrijf moet aanwezig zijn, anders meldt het
  programma Geen debiteurenbestand van bedrijf X bekend; geef
  <RETURN>.

- Naar bedrijf: als het bedrijf al aanwezig is, dan meldt het
  programma in welke directory uit de huidige configuratie het
  debiteurenstambestand staat en vraagt Bedrijf bestaat al;
  doorgaan? <J>/<N>. Het kan immers zijn, dat een bestaand
  testbedrijf overschreven moet worden of dat het nieuwe bedrijf
  in een andere directory aangemaakt moet worden (zie volgende
  ingave).

- In directory: default staat hier 'huidig' in. Dat is in
  normale gevallen altijd goed. Het nieuwe bedrijf wordt dan
  in dezelfde directory aangelegd als het te dupliceren bedrijf.
  In dat geval kunnen 'Van bedrijf' en 'Naar bedrijf' niet
  hetzelfde zijn (mededeling Het is niet mogelijk om een
  bedrijf naar zichzelf te dupliceren) en het is niet
  mogelijk om het 'A'-bedrijf  te overschrijven (mededeling
  Het is niet mogelijk om naar het A-bedrijf te dupliceren").
  Het is mogelijk om een andere, bestaande directory-naam in
  te geven. In dat geval kan wel een A-bedrijf aangemaakt of
  overschreven worden. Als deze directory niet bestaat, dan
  meldt het programma Directory niet aanwezig; geef <RETURN>".
  Ook nu wordt gekeken of het debiteurenstambestand al in
  deze directory aanwezig is. In dat geval vraagt het programma
  Bedrijf bestaat al; doorgaan? <J>/<N>". Wil men van deze
  laatste mogelijkheid gebruik gaan maken, dan vooraf contact
  met Saldata opnemen. Het kan nodig zijn, dat de configuratie
  van Bbx of (Visual) Pro5 aangepast moet worden en/of andere
  inlognamen of inlogprocedures nodig zijn.

Na deze vooringaven vraagt het programma Kan het dupliceren gestart worden? Geef <J>/<N>. Het programma doorloopt alle directory's uit de zgn. 'Prefix' van de Bbx of (Visual) Pro5 configuratie (daarin staan alle directory's die bij het openen van een bestand doorlopen worden) en maakt per directory een lijst aan met de bestanden, die aan de voorwaarden voldoen. Deze bestanden worden naar de huidige of naar de opgegeven directory gedupliceerd, waarbij een bestaand bestand van tevoren weggegooid wordt.

Een bestaande FBAX10 (bedrijfsgegevens) wordt nooit weggegooid of overschreven. Wel wordt in het geval van een andere dan de huidige directory gevraagd of een nieuwe FBAX10 aangelegd moet worden, als deze nog niet bestaat: FBAX10 aanleggen? Geef <J>/<N>. Met <N> worden de bedrijfsgegevens in de 'huidige' FBAX10 bijgewerkt. Met <J> wordt een nieuwe FBAX10 aangelegd en volledig gevuld vanuit de huidige FBAX10 (users, terminals etc.). In dat geval is een nieuwe login-procedure en configuratie nodig om met het nieuwe bedrijf te kunnen werken. Dat is werk voor Saldata.

Als laatste worden FBAX10 en FB.X11 in orde gemaakt, zodat, zolang met kiest voor de 'huidige'-directory, meteen naar het nieuwe bedrijf gewisseld kan worden. Omdat het een nieuw bedrijf is, moeten de de gegevens voor de euro-conversie van dat nieuwe bedrijf nog wel ingegeven worden met Onderhoud constanten. Die gegevens van het 'oorspronkelijke' bedrijf worden niet mee gedupliceerd.

Werkwijze: Importeren bestandsindelingen

Dit programma kan alleen gebruikt worden op systemen waarop het "Algemeen lijstprogramma" aanwezig is. In dat pakket kunnen zelfbedachte bestanden (de 'eigen'-bestanden) aanwezig zijn, bestanden uit het samenvoegen/comprimeren gedeelte (de 'FLSC'-bestanden) en andere bestanden, die wel in het Algemeen Lijstprogramma aanwezig zijn, maar (nog) niet in deze database. De indelingen van deze bestanden kunnen aan de database met bestandsindelingen voor de euro-conversie en voor de ad-hoc programma's (vanaf Basta release 5.6) toegevoegd worden. De pakketletter voor de 'FLCS'-bestanden is altijd "L", maar de pakketletter van de zelfbedachte bestanden dient men zelf te kennen.

Na de start van het programma verschijnt een opmerking, waaruit blijkt dat men na het importeren van de bestandsindelingen de te converteren velden moet gaan toevoegen (zie Toevoegen te converteren velden aan (geïmporteerde) bestandsindelingen voor het automatisch toevoegen en Onderhoud bestandsindelingen voor het handmatig aanpassen).

Het programma vraagt daarna om de pakketletter van de bestanden. Geef de gewenste letter in. Met de keuze O geeft u aan dat u alle bestandsindelingen wilt importeren, die wel in de database van het Algemeen Lijstprogramma aanwezig zijn, maar nog niet in de database van de euroconversie en van de ad-hoc programma's. Na de keuze Ingave goed? Geef <RETURN>/<N> worden de bestandsindelingen opgehaald en toegevoegd.

Herhaal deze procedure voor alle pakketletters, die gebruikt zijn voor de 'eigen'-bestanden. Vergeet niet om pakketletter 'L' over te zetten voor de 'FLCS'-bestanden. Niet vergeten om de pakketletters in het konstantenbestand te vermelden, ook pakketletter L (zie Onderhoud constanten).

Werkwijze: Exporteren bestansindelingen

Dit programma kan alleen gebruikt worden op systemen waarop het "Algemeen lijstprogramma" aanwezig is. Omdat de database met bestandsindelingen voor de euro-conversie vergelijkbaar is met die van het Algemeen lijstprogramma kunnen de meest recente indelingen van de gebruikte pakketten (Basta, Kavta, Drankta, etc.) vanuit de database met bestandsindelingen voor de euro-conversie overgezet worden naar de database van het Algemeen lijstprogramma, zodat dat pakket ook over de complete en meest recente bestandsindelingen beschikt.

Na de start van het programma verschijnt een opmerking, waarin bovenstaande uitleg in wat andere bewoordingen herhaald wordt.

Het programma vraagt daarna om de pakketletter van de bestanden. Onder in het scherm worden de mogelijke pakketten vermeld. Het heeft weinig zin om indelingen van pakketten die niet gebruikt worden over te zetten. Dat kost alleen maar diskruimte. Geef de gewenste letter in. Na de keuze Ingave goed? Geef <RETURN>/<N> worden de bestandsindelingen opgehaald en toegevoegd.

Herhaal deze procedure voor alle pakketletters, die gebruikt worden.

Let wel op: indelingen van overzichten, samenvoegingen e.d. moeten opnieuw opgebouwd en uitgevoerd worden om gebruik te kunnen maken van de nieuwe indelingen.