Korte beschrijving verhuurmodule

Inleiding

De verhuuradministratie van Saldata is volledig afgestemd op de behoeften van een verhuurbedrijf of verhuurafdeling. De afhandeling van artikelen die verhuurd worden en de artikelen die terugkomen uit verhuur kunnen met enkele eenvoudige ingaven geregistreerd worden. Op ieder moment kan recente informatie over de verhuurvoorraad en het aantal artikelen dat in verhuur is, opgevraagd worden.

De verhuuradministratie is volledig geintegreerd met de overige administraties. De voorraadaantallen en de financiële boekingen worden automatisch bijgewerkt.

Terugkeren naar het pakketmenu

Installatie verhuuradministratie

In het menu dient per bedrijf een programma toegevoegd te worden via programma 607 (A/I/M Programma's):

Nr. Omschrijving                Prognm

555 Verhuuradministratie        KBV500

Deze module wordt geactiveerd door het trefwoord VERHUUR.

Het aanleggen van de extra bestanden binnen de verhuuradministratie dient ook per bedrijf te gebeuren en wel via het programma KVCREA. Niet vergeten om met prioriteit 9 in te loggen als u van de beveiliging gebruik maakt.

Deze module gebruikt voor de financiële boekingen extra relatiecodes, zodat onderscheid gemaakt kan worden met de financiële boekingen uit de verkoopmodule:

A00  t/m  A99  Voorraadrekeningen  (in plaats van 400 t/m 499)
B00  t/m  B99  Kostprijsrekening   (in plaats van 500 t/m 599)
C00  t/m  C99  Opbrengstrekeningen (in plaats van 600 t/m 699)

Trefwoorden

Deze module maakt alleen gebruik van de bestaande trefwoorden STATISTIEK, VERTEGENWOORDIGER en KORTING en de verhuurtrefwoorden VERHUUR en VERHUURDAGTEKST. Het trefwoord VERHUURDAGTEKST wordt gebruikt voor de vastlegging van de default dagtekst, zoals die in de verschillende bon- en factureerprogramma's binnen deze module gebruikt wordt. Deze dagtekst wordt daarin opgehaald en kan eventueel, alleen voor die verwerking, aangepast worden. Volg daarbij de aanwijzingen op het beeldscherm.

Toevoegingen in het artikelbestand

De verhuurartikelen kunnen meestal ook verkocht worden. Daarom moet dus een onderscheid gemaakt worden tussen verkoop- en verhuurvoorraad. Voor de verkoop wordt magazijn 0 en voor de verhuur wordt magazijn 1 gebruikt. Dat is hetzelfde magazijn dat in de voorraadmodule voor de winkelverkoop wordt gebruikt.

Met programma 406 (voorraadmutaties) kunnen eventueel aantallen van magazijn 0 naar magazijn 1 en andersom overgeboekt worden.

De menu's van de verhuurmodule

Hoofdmenu

Vanuit het hoofdmenu kunnen de submenu's met hulp van functietoetsen bereikt worden.

Submenu onderhoudsprogramma's

Vanuit dit menu kan het onderhoudsprogramma voor de artikelen, waarin de gegevens voor de verhuuradministratie in te geven of te wijzigen zijn, gestart worden.

Submenu afdruk- en verwerkingsprogramma's

Vanuit dit menu kunnen de programma's die met de verhuur zelf te maken hebben, zoals de verhuurorders, de in- en uit huur bonnen en de facturering, gestart worden.

Submenu statistieken

Vanuit dit menu kunnen de programma's die met de verhuurstatistiek te maken hebben gestart worden. Het zijn duplicaten van programma's uit de statistiekmodule, zodat de verkoop- en de verhuurstatistieken volkomen gescheiden zijn.

Submenu diversen

Met dit programma kan een prijslijst van de verhuurartikelen afgedrukt worden.

Programmabeschrijvingen

Veel programma's van deze module zijn afgeleid of zelfs duplicaten van programma's uit andere modulen. Daarom wordt alleen volstaan met een beschrijving van de wijzigingen ten opzichte van die programma's.

Onderhoud verhuurartikelen

Met dit programma kunnen, per artikel, de extra velden voor de verhuuradministratie ingegeven of gewijzigd worden:

- Prijs afdrukken J/N
- Minimum te factureren dagen
- Vooruit te factureren dagen
- Bladnummer prijslijst verhuur
- Standaard eenheid (standaard huurperiode):
  0 = Staffel
  1 = Dag
  2 = Week
  3 = 4 Weken
  4 = 3 Maanden
- Verhuur en verrekenprijzen per dag, per weekend, per week, per 4 weken
  en per 3 maanden

Indien bij de standaard eenheid 0 = staffel is ingevuld, dan zal bij de facturering door het systeem bepaald worden wat voor de afnemer de voordeligste berekening is en deze hanteren. Als bijvoorbeeld van een artikel de dagprijs 5,00 is en weekprijs is 20,00 dan zal in deze situatie bij een huur van 5 t/m 7 dagen het systeem de weekprijs van 20,00 hanteren.

Orderinvoer verhuur

Een verhuurorder krijgt een uniek verhuurnummer. Tevens is het mogelijk om verhuurorders onder te brengen bij een werknummer. Dit werknummer kan aan verschillende verhuurorders gekoppeld worden, denk bijvoorbeeld aan een groot bouwproject waarbij per bouwfase nieuwe artikelen gehuurd moet worden.

Per verhuurregel kan per aantal-in-verhuur een begin- en een einddatum worden ingegeven. Het is altijd mogelijk om van hetzelfde artikel op een later tijdstip opnieuw een aantal te verhuren met een andere begin- en einddatum. Deze mutaties worden bij dezelfde verhuurregel bijgehouden. Ook kunnen regels altijd worden toegevoegd en verwijderd.

Het is mogelijk om bij de verhuur vervoerskosten te berekenen. Bij het retour nemen van de goederen kunnen reparatie- en/of mancokosten worden berekend. In tekstregels kunnen mededelingen en voorwaarden worden opgenomen.

Per verhuurorder kunnen 'in huur'-bonnen en 'uit huur'-bonnen afgedrukt worden.

Een verhuurorder kan gewijzigd worden totdat een einddatum van het verhuurproject is bereikt en de laatste regels gefactureerd zijn.

Na ingave van de debiteur kunnen het factuuradres en het verhuuradres gewijzigd worden. De volgende gegevens worden in de orderkop ingegeven en vastgelegd:

- Verhuurnummer (wordt door het systeem wordt toegekend); 
- Referentie (maximaal 20 tekens);
- Besteldatum;
- Werknummer (maximaal 12 tekens);
- 5 regels van elk maximaal 30 tekens die op de 'inhuurbon' worden afgedrukt;
- 5 regels van elk maximaal 30 tekens die op de 'uithuurbon' worden afgedrukt.

De einddatum van de huur wordt pas ingevoerd als de huur beëindigd wordt.

Bij het invoeren en wijzigen van verhuurregels kunnen zes soorten regels gebruikt worden:

- A = Artikelregel;
- C = Combinatieregel, hierbij kan een pakket bestaande uit meerdere artikelen
      worden samengesteld;
- R = Reparatieregel, hiermee kunnen extra kosten in rekening gebracht worden
      bij gebleken schade bij het terugbrengen van de goederen; 
- T = Tekstregel;
- V = Vervoerregel, bijvoorbeeld aan- en/of afvoerkosten van het verhuur-
      materiaal, ingeven als een artikelregel;
- M = Mancoregel, bij deze mogelijkheid wordt een niet retour gekomen artikel
      berekend en gecorrigeerd in de voorraad.

Wijzigen verhuurorders

Indien een verhuurorder gewijzigd moet worden kan in eerste instantie gekozen worden of de orderkop of de orderregel gewijzigd moeten worden.

In de kop van de verhuurorder kunnen de volgende gegevens gewijzigd worden:

- Factuuradresgegevens;
- Verhuuradresgegevens;
- Referentie;
- Bestel- en einddatum van de verhuur;
- Opmerking in- en uit-huur.

Binnen de order kunnen regels worden toegevoegd of verwijderd worden. Daarnaast kunnen meerdere regels teruggemeld worden door het invullen van de 'uit huur'-datum. Als een artikelnummer vervangen wordt dan moet de hele regel 'uit huur' genomen worden en daarna moet een nieuwe regel met het nieuwe artikelnummer toegevoegd worden.

Na keuze voor het muteren van orderregels is het aan te raden om even goed naar de verschillende opties te kijken, welke onder aan het scherm worden getoond. U start namelijk in de 'invoegstand', waarmee nieuwe regels kunnen worden tussengevoegd. Dit is niet altijd wat u zoekt. De volgende opties zijn dat misschien wel:

• <F7>, muteren bestaande regel
  Gebruik deze optie om een bestaand regelnummer in te kunnen geven en die regel te muteren. Het kan zijn dat u het regelnummer vergeten bent. Dan kan met <F8> het bladeren door de orderregels gestart worden.
• <F8>, bladeren
  Gebruik deze optie om het bladeren op te starten. Na ingave van een regelnummer van waaraf gebladerd moet worden, kan men verder bladeren met <RETURN>.

  Mogelijk ziet u tijdens het bladeren enkele keren achtereen hetzelfde regelnummer. Dat is geen reden voor paniek. Als u kijkt naar het eveneens getoonde subregelnummer, zult u zien dat dit oploopt. Subregel 0 betreft de eigenlijke orderregel. Hogere subregelnummers betreffen gemelde ontvangsten voor die orderregel. De ontvangsten worden oplopend genummerd, dus de oudste ontvangst heeft subregel 1.

• <F9>, toevoegen nieuwe regel aan einde order
  Deze optie laat het toevoegen van nieuwe regels na de aanwezig regels toe. Het programma bepaalt automatisch een geschikt regelnummer.

Direct na het invoeren of wijzigen van een verhuur krijgt men de keuze om direct de 'in huur'- of de 'uit huur'-bon te printen. Het is mogelijk om aan te geven dat de prijzen, aantallen, eventuele tekstregels, retouren en eventuele combinaties gedetailleerd weergegeven moeten worden.

Printen bonnen

Van de 'in huur' kunnen bonnen worden afgedrukt. Daarbij zijn selecties mogelijk op debiteurennummer (van en t/m), verhuurnummer (van en t/m) en besteldatum (van en t/m).

Tevens kan men hier vooraf bepalen of de prijzen, aantallen, eventuele tekstregels, retouren en bij een combinatie de detailregels moeten worden weergegeven. Deze mogelijkheden heeft men ook bij de 'uit huur'-bon.

Ook kan de dagtekst (trefwoord VERHUURDAGTEKST) voor deze verwerking aangepast worden.

De bonnen worden op 12 inch papier afgedrukt.

Overzichten

Naast de 'in huur'-bon voor het personeel in het magazijn kan voor de klant een overzicht van de artikelen die gehuurd zijn, worden afgedrukt. Voor de 'uit huur' kan een lijst met aantallen en een lijst zonder aantallen (controlelijst) worden afgedrukt. Voor de verhuur kan per projectnummer (werknummer) een uitgebreide specificatie van de artikelen worden afgedrukt.

Facturering

Het is niet nodig om ontvangsten te boeken, voordat gefaktureerd kan worden. Het is tenslotte niet onmogelijk dat men iets voor een aantal maanden verhuurt en toch elke maand een faktuur wenst te sturen.

Factureren van een verhuurorder kan in etappes gebeuren. Aan het eind van de facturering wordt een lijst 'Einde verhuur' afgedrukt. Op deze lijst komen alle orders waarvan zojuist de laatste regels zijn gefactureerd. Bij de facturering kunnen verschillende selecties worden opgegeven. Tevens moet een aantal dagen worden ingegeven waarna een vervolgfaktuur mag worden vervaardigd.

Als u het idee heeft dat een fakturering het soms wel en soms niet doet, heeft dat wellicht te maken met zo'n vervolgfaktuur. De eerste faktuur kan namelijk altijd worden gemaakt als de verhuurorder maar voor fakturering gereed is gemeld. Voor afdruk van een tweede faktuur, een vervolgfaktuur, is alleen gereedmelden niet genoeg, er wordt ook nog gekeken of het aantal opgegeven dagen inmiddels vervallen is.

Het is mogelijk om eerst een 'proeffactuur' te vervaardigen zodat er een conrole vooraf kan plaatsvinden. Hierbij vinden geen bestandsmutaties of andere boekingen plaats. Als vooringaven invoeren:

- Debiteurennummer vanaf en t/m;
- Verhuurnummer van en t/m;
- Inhuurdatum van en t/m;
- Factuurdatum;
- Vervolgfactuur na xx dagen. Bij de orderingave kan opgegeven worden of
  wel of geen (=B) vervolgnota's vervaardigd moeten worden.

Ook kan de dagtekst (trefwoord VERHUURDAGTEKST) voor deze verwerking aangepast worden.

De echte facturering gaat op dezelfde wijze alleen worden nu de bestanden wel aangepast en vindt journalisering plaats.

Statistieken

De statistieken zijn, wat betreft de bediening, helemaal afgeleid van de overeenkomstige programma's in de verkoopmodule en worden daarom hier niet verder beschreven.

De verhuuraantallen en bedragen worden opgenomen in de volgende statistieken:

- Per debiteur per omzetgroep (info);
- Per ververtegenwoordiger per omzetgroep (info);
- Per artikelgroep (info);
- Per vertegenwoordiger per rayon per debiteur per omzetgroep (overzicht);
- Per per vertegenwoordiger (overzicht);
- Per artikelgroep (info).

De verwerking van de verhuurstatistiek en de bijbehorende periode- en jaarafsluiting moeten dus ook apart van de verkoopstatistieken gestart worden.

Prijslijsten

Het is mogelijk om prijslijsten van de verhuurartikelen af te drukken. Per artikel kan hiervoor een bladnummer opgegeven worden. De bediening is te vergelijken met het programma 'Prijslijst op bladnummer' uit de afsprakenmodule.

Terugkeren naar het pakketmenu