Afdrukken van fakturen

Dit programma doet aanzienlijk meer dan alleen het afdrukken van fakturen. Het houdt zich o.a. ook bezig met :

• het verrichten van de noodzakelijke boekingen
• het bijwerken van diverse statistieken
• het bijwerken van de orderhistorie
• het bijwerken van de gegevens voor de BTW afdracht
• het bijwerken van de voorraad
• het verwijderen van de gefaktureerde orders
• het eventueel gereedmelden uit produktie van gefaktureerde regels

Nadat de voor fakturering gereedgemelde fakturen zijn afgedrukt, wordt gevraagd of het afdrukken goed is gegaan. Als de printer problemen vertoonde tijdens het afdrukken, kan men een herafdruk maken door in te geven dat de afdruk niet goed is verlopen. Pas als men heeft aangegeven dat de afdruk accoord is, wordt het grootste deel van de boekingen uitgevoerd. Daarna keert het programma terug naar het menu.

Men kan de datum opgeven die op de faktuur moet worden afgedrukt. Als men pas na de afdruk ziet dat men de verkeerde datum heeft ingegeven, kan men desnoods een herafdruk maken met een nieuwe datum door in te geven dat de afdruk niet accoord is en vervolgens de bij de datumingave de juiste datum in te geven. Hierbij zit echter een addertje onder het gras. De nieuwe datum dient namelijk wel in hetzelfde jaar te liggen als de oorspronkelijk opgegeven datum. Normaal gesproken vormt dit geen probleem, maar het kan lastig zijn rond de jaarwisseling.

De reden van deze beperking is dat tijdens de eerste afdruk alle te verwerken gegevens al worden opgeslagen in tijdelijke bestanden. De herafdrukken laten die bestanden verder links liggen en bemoeien zich alleen met het afdrukken. Eén van de gegevens die tijdens de eerste afdruk wordt opgeslagen, is het faktuurnummer dat bestaat uit het jaar van de opgegeven datum en een volgnummer. Als men een datum uit een ander jaar zou kiezen, wordt op de herdruk dus een ander faktuurnummer afgedrukt, dan in het bestand is opgeslagen. Men vindt het faktuurnummer uit het nieuwe jaar dan bijvoorbeeld niet terug bij de openstaande posten. Daarin staat een faktuur met het jaar uit de eerst ingegeven datum en dat wekt verwarring.

Mocht er tijdens het draaien van dit programma iets verkeerd gaan, zoals bijvoorbeeld een stroomstoring, dan is het, i.v.m. het bijwerken van de vele bestanden, daarom aan te bevelen om terug te gaan naar de backup. Dit is een van de redenen waarom het, indien mogelijk, het beste is om de fakturen zo vroeg mogelijk op de dag te draaien, als men alleen 's avonds een backup maakt. Dit laatste geldt overigens ook voor andere programma's welke een groot aantal bestanden tegelijk bijwerken, zoals bijvoorbeeld dag-, periode-, en jaarafsluitingen binnen het BASTA deel van de programmatuur. Helaas kiezen veel bedrijven er voor om dit soort programma's aan het einde van de dag te draaien om de werkzaamheden voor die dag af te ronden. Probeer deze gewoonte af te leren. Het draaien van een programma als fakturering kost meestal maar een paar minuten en als u tot ochtend van de volgende dag wacht, heeft u in ieder geval een recente kopie waarop u desnoods terug kunt vallen. Draait u een fakturering aan het eind van een dag en gaat er iets mis, dan moet u terug naar de kopie van de vorige nacht en dient alles wat u en uw collega's overdag hebben ingevoerd opnieuw te worden ingevoerd, omdat het nog niet op de tape staat.

Menu : verkopen